Dieser Artikel bietet einen Überblick über die Implementierung von Personio Payroll.

Personio Payroll Implementierung auf einen Blick

Die Implementierung von Personio Payroll ermöglicht einen reibungslosen Übergang von Ihrem bisherigen Lohnabrechnungssystem. Der Prozess umfasst vier Hauptphasen:

Pre-Implementation
Account-Einrichtung
Parallel Phase
Go-live

In jeder Phase arbeiten Sie eng mit zugewiesenen Payroll Specialists zusammen, die Sie unterstützen und für Fragen bereitstehen.

Verantwortliche während der Implementierung

Vor Beginn der Implementierung kontaktieren Sie Ihre Payroll Specialists, die als Ihre Hauptansprechpersonen fungieren. Gemeinsam legen Sie einen Zeitplan fest und klären alle notwendigen Schritte. Es ist wichtig, dass in Ihrem Unternehmen eine oder mehrere Personen die Implementierung aktiv begleiten und als Ansprechpersonen fungieren, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Tandem-Implementierung: Personio Payroll und Core nahtlos integrieren

Die Tandem-Implementierung ist für Neukundinnen und -Kunden von Personio Payroll konzipiert. Sie optimiert das Onboarding, indem sie die Implementierung von Personio Core und Personio Payroll koordiniert. Dabei werden Zeitpläne, Check-points und Umfang angepasst, und eine effiziente Einrichtung des von Personio Core und Personio Payroll gewährleistet.

Ablauf einer Tandem-Implementierung

Die Tandem-Implementierung umfasst die vier Hauptphasen der Personio Payroll Implementierung und integriert wichtige Check-points mit der Implementierung von Personio Core. Hier ist der Ablauf im Überblick. Wir gehen dabei ausschließlich auf den zeitlichen Ablauf der Implementierung ein. Einen detaillierten Überblick der Implementierung von Personio Payroll finden Sie im nächsten Abschnitt. Den Überblick über die Implementierung von Personio Core finden sie im entsprechenden Artikel.

Phase	Payroll Specialists (Personio Payroll)	Professional Services (Personio Core)
Pre-Implementation	Kick-off Meeting: Vor Beginn der Pre-Implementation. Klären von Verantwortlichkeiten.
Account-Einrichtung	1. Gemeinsamer Check-point: Mit Payroll Specialists und Professional Services. Einführung des Projekt-Trackers und Abstimmung der zeitlichen Abläufe.
	Check-ins: Zur Einrichtung der für Payroll relevanten Bereiche je nach Implemplementierungs-Plan.
	2. Gemeinsamer Check-point: Mit Payroll Specialists und Professional Services. Klären offener Fragen.
		Check-ins: Zur Einrichtung der weiteren für Personio Core relevanten Bereiche.
Parallel Phase	Unterstützung je nach Plan.
Go-live	Unterstützung je nach Plan.
Nach Abschluss der Implementierung		Set-up weiterer gebuchter Apps und Pläne.

Die Implementierungsphasen

Pre-Implementation

Zeitraum	Vier Wochen vor der Account-Einrichtung
Ziel	Vorbereitung auf die Implementierung
Aufgaben	Konfigurieren Sie erste Einstellungen im Onboarding-Portal von Personio

Detaillierte Informationen zur Pre-Implementation, einzelnen Aufgaben und benötigten Dokumenten finden Sie in unserem zugehörigen Artikel.

Die Pre-Implementation kann aktuell von Nutzenden der DATEV-Integration nicht über das Onboarding-Portal durchgeführt werden. Für sie gibt es einen separaten Prozess. Weitere Informationen erhalten Sie im Artikel zur Pre-Implementation und von Ihren zuständigen Payroll Specialists.

Account-Einrichtung

Zeitraum	Nach Abschluss der Pre-Implementation
Ziel	Einrichtung Ihres Personio Accounts
Aufgaben	Ihre Payroll Specialists helfen Ihnen, Ihren Account passend für Ihr Unternehmen einzurichten. Einrichten von Gesellschaften und Krankenkassen Importieren Mitarbeitendendaten in den Personio Account Überprüfen und validieren importierter Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit Ergänzung weiterer notwendiger Arbeitgeberinformationen

Wenn Sie von der Integration mit DATEV zu Personio Payroll wechseln, kann die DATEV-Integration nicht weiter verwendet werden, sobald Personio Payroll aktiviert ist. Sie müssen daher Daten bei einer weiteren Nutzung von DATEV-Produkten ab Beginn der Personio Payroll Implementierung manuell übermitteln. Laden Sie daher vor dem Account-Set-up alle DATEV-Dokumente herunter, bevor Personio Payroll aktiviert wird, und stimmen Sie sich mit für Sie zuständigen Payroll Specialists ab.

Parallel Phase

Zeitraum	Ein oder mehrere Abrechnungszyklen nach der Account-Einrichtung
Ziel	Testen des Systems im Parallelbetrieb
Aufgaben	Durchführen von Lohnabrechnungen sowohl mit Ihrem bisherigen System als auch mit Personio Payroll. Vergleichen der Abrechnungsergebnisse, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt sind. Nutzen Sie diese Phase, um sich mit den Funktionen und Prozessen von Personio Payroll vertraut zu machen.

Go-live (Produktivstart)

Zeitraum	Nach erfolgreicher Parallel Phase
Ziel	Vollständige Nutzung von Personio Payroll
Aufgaben	Deaktivieren Ihres bisherigen Lohnabrechnungssystems Personio übernimmt die komplette Abwicklung der Lohnabrechnungen und die Kommunikation mit den Behörden. Importieren, falls noch nicht geschehen, der Year-to-Date Datei, um alle steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge korrekt zu ermitteln.

Erfolgreicher Abschluss der Implementierung

Nach der Implementierung bleiben Sie regelmäßig mit Ihren Payroll Specialists in Kontakt, um sicherzustellen, dass Personio Payroll reibungslos funktioniert und alle Anforderungen erfüllt sind. Wir empfehlen, ein bis zwei Mitarbeitende als Personio Payroll-Verantwortliche zu benennen, die fortlaufend für die Kommunikation mit den Payroll Specialists zuständig sind. Dieser strukturierte Prozess gewährleistet einen effizienten Übergang zu einem modernen Lohnabrechnungssystem mit Personio Payroll.

Wie können wir Ihnen helfen?

Personio Payroll Implementierung im Überblick