In diesem Artikel erfahren Sie mehr über das Fallmanagement in Personio Whistleblowing und wie Sie Verantwortliche für das Fallmanagement zuweisen und externe Benutzende einbinden.

Fallmanagement in Personio Whistleblowing

Informationen über das Fallmanagement

Verantwortliche für das Fallmanagement sind:

designierte Mitglieder Ihres Unternehmens (oder externe Dienstleister, z.B. juristische Fachkräfte) mit Zugriff auf die Ansicht von Whistleblowing-Vorfällen innerhalb der Meldungskanäle, denen sie zugewiesen sind
Personen, die über die EU-Whistleblowing-Gesetzgebung informiert wurden und in der Regel aus Ihrem HR-, Rechts- oder Managementteam stammen
als Fallmanagement angegeben, wenn Meldende ihre Vorfälle nachverfolgen. Das bedeutet, dass der Name von Verantwortlichen für das Fallmanagement für Meldende sichtbar und mit allen Antworten oder Aktualisierungen verknüpft ist, die im Protokoll eines Vorfalls bereitgestellt werden. Wenn Verantwortliche für das Fallmanagement nicht möchten, dass ihre Identität Meldenden offengelegt wird, sollten Sie als Workaround eventuell ein neues Mitarbeitendenprofil in Betracht ziehen.

Aufgrund der Art und Sensibilität der Inhalte des Whistleblowing-Tools haben nur die dem Fallmanagement zugewiesenen Personen entsprechenden Zugriff. Unter Unterschiedliche Zugriffsebenen für das Fallmanagement finden Sie alle Möglichkeiten, wie der Zugriff des Fallmanagements variieren kann.

Tipp:
Die Whistleblowing-App für das Fallmanagement ist vom Meldeformular getrennt. Das Meldeformular ist über den Meldeformular-Link des Unternehmens allen zugänglich.

Unterschiedliche Zugriffsebenen für das Fallmanagement

Der Umfang des Zugriffs, den das Fallmanagement innerhalb der Whistleblowing-App hat, hängt von den Berechtigungen Nutzender in Personio ab und davon, ob sie in einem oder mehreren Meldungskanälen in der Whistleblowing-App dem Fallmanagement zugewiesen sind. Abhängig von der Kombination dieser beiden Variablen gibt es für das Fallmanagement drei Zugriffsvarianten:

Nur Fallmanagement

Diese Personen wurden dem Fallmanagement in einem oder mehreren Meldungskanälen in der Whistleblowing-App zugewiesen. Nur Personio Admins oder Mitarbeitende mit den Berechtigungen „Kanal-Admin“ können das Fallmanagement zuweisen. Diese Nutzenden:

können Vorfälle nur in den Meldungskanälen einsehen und beantworten, denen sie zugewiesen sind
können die Whistleblowing-Einstellungen einsehen (einschließlich Meldungskanäle und Fallmanagement)
können weder Meldungskanäle bearbeiten noch neue Verantwortliche für das Fallmanagement hinzufügen
können Kategorien in den Whistleblowing-Einstellungen hinzufügen, bearbeiten und entfernen

Nur Personio-Admin oder nur Kanal-Admin

Diese Personen sind Personio-Admins oder Benutzende, denen in Personio die Berechtigung „Kanal-Admin“ zugewiesen wurde. Diese Nutzenden:

haben keinen Zugriff auf Listen oder Details von Vorfallsmeldungen
haben nur Zugriff auf die Whistleblowing-Einstellungen (um Meldungskanäle verwalten zu können)
können Meldungskanäle anzeigen, hinzufügen, bearbeiten und archivieren
können Verantwortliche für das Fallmanagement zu Meldungskanälen hinzufügen und daraus entfernen
können auf den Meldeformular-Link zugreifen und ihn kopieren, um ihn zu verteilen
Personio Admins, die nicht gleichzeitig dem Fallmanagement angehören, werden keine Whistleblowing-Vorfälle angezeigt, wenn sie sich als andere Nutzende von Personio anmelden, die dem Fallmanagement angehören.

Hinweis: Personio Admins und Kanal-Admins können zwar Verantwortliche für das Fallmanagement zu Meldungskanälen hinzufügen und daraus entfernen, sie können sich jedoch nicht selbst zum Fallmanagement hinzufügen.

Personio-Admin/Kanal-Admin und Fallmanagement

Diese Nutzenden sind Personio Admins oder besitzen in Personio Berechtigungen als „Kanal-Admins“. Sie sind außerdem auch einem oder mehreren Meldungskanälen als Fallmanagement zugewiesen. Diese Benutzenden haben vollen Zugriff auf das Tool. Das heißt, sie:

können alle Vorfälle in den Meldungskanälen einsehen und beantworten, denen sie zugewiesen sind
können Whistleblowing-Einstellungen einsehen und bearbeiten, z. B. Meldungskanäle und Kategorien
können Verantwortliche für das Fallmanagement zu Meldungskanälen hinzufügen und daraus entfernen

Fallmanagement hinzufügen oder entfernen

Fallmanagement zu einem Meldungskanal hinzufügen

Personio Admins oder Nutzende mit der Berechtigung „Kanal-Admin“ können das Fallmanagement hinzufügen. Um einem Meldungskanal ein Fallmanagement hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Vergewissern Sie sich, dass der oder die Benutzende über ein Personio-Profil verfügt. Auch wenn es sich um externe Benutzende handelt, brauchen sie ein Personio-Profil. Siehe Externe Benutzende als Fallmanagement zuweisen.
Wählen Sie in Personio in der Navigationsleiste Whistleblowing aus.
Die Whistleblowing-App wird in einem neuen Fenster geöffnet. Klicken Sie oben links auf Whistleblowing > Einstellungen.
Wählen Sie in der linken Seitenleiste Meldungskanäle aus.
Klicken Sie neben dem Meldungskanal, zu dem Sie ein Fallmanagement hinzufügen möchten, auf Verwalten.
Klicken Sie oben rechts auf Fallmanagement hinzufügen, wählen Sie die gewünschte Person aus der Drop-down-Liste aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Diese Person erscheint nun auf der Seite mit den Meldungskanälen im Fallmanagement.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Meldungskanäle, denen diese Person für das Fallmanagement zugewiesen werden soll.

Tipp:
Personio Admins und Mitarbeitende mit der Berechtigung „Kanal-Admin“ können sich nicht selbst zum Fallmanagement zuweisen; dies können nur andere Personen für sie tun.

Externe Benutzende als Fallmanagement zuweisen

Whistleblowing nutzt die Personio-Authentifizierung, um Zugriff auf das Produkt zu geben. Um externe Benutzende dem Fallmanagement eines Meldungskanals zuzuweisen, müssen diese einen Personio-Account besitzen. Um für externe Benutzende einen Personio-Account zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Wählen Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio Mitarbeitende > Personalliste.
Klicken Sie oben rechts auf Mitarbeitende hinzufügen.
Geben Sie die Details des bzw. der externen Benutzenden ein. Wenn externe Benutzende anonym bleiben möchten, achten Sie darauf, keine echten Vor- oder Nachnamen einzugeben.
Wählen Sie unter Personalinformationen > Anstellungsart die Option Extern und klicken Sie auf Mitarbeitende hinzufügen.
Fügen Sie die neue benutzende Person dann dem Fallmanagement hinzu, indem Sie die Schritte unter Fallmanagement hinzufügen oder entfernen ausführen.

Hinweis:
Externe Mitarbeitende zählen zu Ihrem Rechnungspaket und werden in der Anzahl der Mitarbeitenden Ihres aktuellen Plans berücksichtigt. Ebenso werden externe Mitarbeitende auch im Orgchart abgebildet.

Fallmanagement entfernen

Wenn Sie eine Person aus dem Fallmanagement entfernen, kann sie nicht mehr auf aktuelle und zukünftige Vorfälle im betreffenden Meldungskanal zugreifen. Um Verantwortliche für das Fallmanagement aus einem Meldungskanal zu entfernen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Wählen Sie in Personio in der Navigationsleiste Whistleblowing aus.
Dies öffnet ein separates Whistleblowing-Fenster. Klicken Sie oben links auf Whistleblowing > Einstellungen.
Klicken Sie unter Einstellungen in der linken Seitenleiste auf Meldungskanäle.
Klicken Sie neben dem Meldungskanal, aus dem Sie das Fallmanagement entfernen möchten, auf Verwalten.
Suchen Sie diese Person in der Liste der Verantwortlichen für das Fallmanagement und klicken Sie auf Entfernen.
Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Deaktivieren.

Wiederholen Sie diese Schritte für alle anderen Meldungskanäle, für die Sie diese Personen aus dem Fallmanagement entfernen möchten.

Prüfpfad von Personen ansehen, die dem Fallmanagement hinzugefügt oder daraus entfernt wurden

Alle Änderungen am Fallmanagement werden protokolliert. Dabei wird ein Prüfprotokoll erstellt, das festhält, wer einzelne Verantwortliche für das Fallmanagement wann hinzugefügt hat. Dies hilft, die Compliance sicherzustellen. Um alle Änderungen zu sehen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Wählen Sie in Personio in der Navigationsleiste Whistleblowing aus.
Dies öffnet ein separates Whistleblowing-Fenster. Klicken Sie oben links auf Whistleblowing > Einstellungen.
Klicken Sie unter Einstellungen in der linken Seitenleiste auf Meldungskanäle.
Klicken Sie neben dem Meldungskanal, den Sie prüfen möchten, auf Verwalten.
Dies ruft eine Liste der Verantwortlichen für das Fallmanagement auf. Hier sehen Sie Folgendes:
- unter Name: die hinzugefügten Personen
- unter Aktiv seit: das Datum, an dem die Personen hinzugefügt wurden
- unter Hinzugefügt von: den Namen der Person, die das Fallmanagement zugewiesen hat

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