Dieser Artikel bietet eine Einführung in den Bereich Vorbereitende Lohnbuchhaltung und erklärt die Struktur und die wichtigsten Funktionen der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und der Lohnbuchhaltungstabelle. Der Bereich Vorbereitende Lohnbuchhaltung vereint alle abrechnungsrelevanten Daten und hilft Ihnen, monatliche Lohnbuchhaltungsprozesse effizient zu verwalten. Hier können Sie:

• Personal- und Vergütungsdaten und Abwesenheiten sowie Datenänderungen seit der letzten Freigabe prüfen.
• Details zu Datenänderungen einsehen und Mitarbeitendenprofile aufrufen, um Anpassungen vorzunehmen.
• Die monatliche Lohnbuchhaltung freigeben und die Reiter Personaldaten, Gehalt und Abwesenheit einfrieren, damit Sie genau wissen, welche Daten für diesen Abrechnungszeitraum berücksichtigt werden.
• Jederzeit einen Export der vorbereitenden Lohnbuchhaltung erstellen, in dem die aktuellen Änderungen in der Excel-Datei markiert sind.
• Die Einstellungen der vorbereitenden Lohnbuchhaltung im Reiter Verwalten bearbeiten.

Wie Sie die Einstellungen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung konfigurieren, erfahren Sie in unserem Artikel zu diesem Thema. Weitere Informationen zu den Methoden der vorbereitenden Lohnbuchhaltung finden Sie in unserem Artikel zu häufig gestellten Fragen in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.

Hinweis:
Irgendetwas scheint anders zu sein? Einstellungen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung werden aus dem Bereich Einstellungen in den Reiter Verwalten verschoben. Nachdem der erste Rollout abgeschlossen ist, können Sie während der Übergangsphase von beiden Orten aus darauf zugreifen. Später werden sie nur noch im Reiter Verwalten verfügbar sein.

Die Lohnbuchhaltungstabelle

Der Bereich Vorbereitende Lohnbuchhaltung ist nach Abrechnungsmonat und Abrechnungsgruppe geordnet, sofern diese Option aktiviert ist. Um auf diesen Bereich zuzugreifen, gehen Sie in der Navigationsleiste links zu Lohnbuchhaltung. Nutzende, die für einige ihrer Gesellschaften Personio Payroll (nur Deutschland) oder Lohnbuchhaltungs-Integrationen verwenden, können je nach Gesellschaft zwischen vorbereitender Lohnbuchhaltung, Personio Payroll oder ihrer Integration wählen. 

Hinweis:
Mit diesen Integrationen haben Sie keinen Zugriff auf die vorbereitende Lohnbuchhaltung von Personio: Xero, A3 und Loket. Wenn Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung zusammen mit einer Integration verwenden möchten, wenden Sie sich bitte an den Support.

Hier können Sie:

• Monat, Gruppe und Reiter für die Lohnbuchhaltung auswählen: Verwenden Sie das Drop-down-Menü oben links, um zum gewünschten Abrechnungsmonat zu navigieren.
• Die Vorbereitende Lohnbuchhaltung freigeben: Oben rechts in der Tabelle für die vorbereitende Lohnbuchhaltung wird in einer Übersicht der Status für den ausgewählten Monat sowie das Datum angezeigt, seit dem Änderungen markiert wurden. Sie können sie freigeben, indem Sie oben rechts auf den entsprechenden Button klicken. Es wird automatisch ein Export generiert.
• Export generieren: Sie können jederzeit vor und nach der Freigabe der vorbereitenden Lohnbuchhaltung des Monats weitere Exporte generieren, indem Sie auf den entsprechenden Button klicken. Gehen Sie zum Reiter Dokumente, um Exporte herunterzuladen.

Dieser Reiter enthält mehrere weitere Reiter. Weitere Details finden Sie unter den einzelnen Reitern unten.

Der Reiter Personen

Sie finden hier eine Tabelle mit Mitarbeitenden, die in drei voreingestellten Ansichten für jeden Abrechnungszeitraum unterteilt ist. Damit Sie sich schnell einen Überblick verschaffen können, stehen in jeder Ansicht relevante Attribute im Mittelpunkt:

• Alle Mitarbeitenden: Sehen Sie sich wichtige Lohnbuchhaltungsinformationen wie das Bruttoentgelt (Summe aus Gehalt und Vergütungen für den Abrechnungszeitraum), den Status, den genommenen bezahlten Urlaub in diesem Zeitraum (Summe aller Abwesenheiten der Kategorie „Bezahlter Urlaub“) und den Kontostand für den bezahlten Urlaub (Anzahl der verbleibenden bezahlten Urlaubstage im Jahr für jeden Mitarbeitenden) der ausgewählten Abrechnungsgruppe an.
• Neuzugänge: Konzentrieren Sie sich auf Neueinstellungen im aktuellen Abrechnungszeitraum und in der Gruppe. Vergewissern Sie sich, dass die Lohnbuchhaltungsdetails korrekt sind. Rufen Sie Anstelldaten, Positionen und andere wichtige Informationen auf.
• Austritte: Hier können Sie Daten für Mitarbeitende verwalten, die das Unternehmen im aktuellen Abrechnungszeitraum und der aktuellen Gruppe verlassen. Vergewissern Sie sich, dass alle erforderlichen Daten eingegeben wurden. Prüfen Sie die Austrittsdaten, die Gründe und die damit verbundenen Details.

Für jede Ansicht können Sie die angezeigten Spalten anpassen und Mitarbeitende filtern, sortieren und suchen. Klicken Sie auf den Namen eines Mitarbeiters, um zu seinem Profil mit weiteren Informationen zu gelangen.

Hinweis:
Dieser Reiter hebt Änderungen nicht hervor und ist in Exporten nicht enthalten. Er friert bei der Freigabe nicht ein.

Der Reiter Personaldaten

Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über die Lohnbuchhaltungsdaten und Änderungen für alle Mitarbeitenden. Hier können Sie:

• Einen Überblick gewinnen: Sehen Sie eine Tabelle der Mitarbeitenden, die für den jeweiligen Abrechnungszeitraum in der Lohnbuchhaltung berücksichtigt werden. Alle Mitarbeitenden werden jeweils in einer Zeile mit ihren persönlichen Daten und Vergütungsattributen angezeigt.
• Datenänderungen überprüfen: Sehen Sie auf einen Blick, welche Informationen sich geändert haben, und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.
• Details einsehen: Klicken Sie auf die Detailansicht eines Mitarbeiters. Dort können Sie Datenänderungen des betreffenden Mitarbeiters überprüfen, Abwesenheitszeiträume einsehen und bei Bedarf zum Profil navigieren, um Informationen zu aktualisieren.

Sobald Sie die Vorbereitende Lohnbuchhaltung freigegeben haben, friert die Tabellenansicht ein und es werden keine weiteren Änderungen mehr markiert.

Der Reiter Gehalt

Sehen Sie eine Tabelle der Mitarbeitenden, die für den jeweiligen Abrechnungszeitraum in der Lohnbuchhaltung berücksichtigt werden. Hier können Sie:

• Nur Vergütungsdaten anzeigen: Verschaffen Sie sich einen Überblick über Vergütungsdaten und Änderungen im aktuellen Abrechnungszeitraum. Jede Vergütungsart und der dazugehörige Gehaltsbestandteil (Beispiele: Grundvergütung, wiederkehrende Vergütungsart) wird in einer separaten Zeile angezeigt.
• Vergütungsdetails anzeigen: Kommentare zu Vergütungsarten wie Boni und wiederkehrenden Vergütungen finden Sie direkt in der Tabelle. Fahren Sie für weitere Informationen mit der Maus über den Namen einer mitarbeitenden Person und navigieren Sie bei Bedarf zu deren Profil, um Aktualisierungen vorzunehmen.

Passen Sie die angezeigten Spalten an und filtern, sortieren und durchsuchen Sie Mitarbeitende nach Ihren Wünschen. Sobald Sie die Vorbereitende Lohnbuchhaltung freigegeben haben, friert die Tabellenansicht ein und es werden keine weiteren Änderungen mehr markiert.

Hinweis:
Die beiden Spalten Standort und Abteilung sind nicht Teil von und können nicht über die Exportdatei exportiert werden.

Der Reiter Abwesenheiten

Hier können Sie eine Tabelle aller Abwesenheiten von Mitarbeitenden einsehen, die in der Vorbereitenden Lohnbuchhaltung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum enthalten sind. Hier können Sie:

• Nur Abwesenheiten anzeigen: Verschaffen Sie sich einen Überblick über nur Abwesenheitsdaten, einschließlich ausstehender Abwesenheitszeiträume und Zeiträume ohne Enddatum im aktuellen Abrechnungszeitraum. Jede Abwesenheit wird in einer eigenen Zeile angezeigt.
• Details einsehen: Zeigen Sie Kommentare zu Abwesenheiten, Abwesenheitszeiträume und deren Genehmigungsstatus sowie die Führungskräfte der Mitarbeitenden an. Fahren Sie mit der Maus über den Namen einer Führungskraft, um diese direkt zu kontaktieren, beispielsweise wenn eine Genehmigung für einen Abwesenheitszeitraum aussteht. Fahren Sie für weitere Informationen mit der Maus über den Namen einer mitarbeitenden Person und navigieren Sie bei Bedarf zu deren Profil, um Aktualisierungen vorzunehmen.

Passen Sie die angezeigten Spalten an und filtern, sortieren und durchsuchen Sie Mitarbeitende nach Ihren Wünschen. Sobald Sie die Vorbereitende Lohnbuchhaltung freigegeben haben, friert die Tabellenansicht ein und es werden keine weiteren Änderungen mehr markiert.

Hinweis:
Die beiden Spalten Standort und Abteilung sind nicht Teil von und können nicht über die Exportdatei exportiert werden.

Der Reiter Mitarbeitendenänderungen

Der Reiter Mitarbeitendenänderungen bietet Ihnen einen optimierten Überblick über alle Änderungen. Wählen Sie zwischen zwei voreingestellten Ansichten:

• Alle Änderungen Sehen Sie Änderungen an Attributen, die Sie in den Einstellungen ausgewählt haben, sowie alle Vergütungsänderungen. Änderungen nach der Freigabe sind im nächsten Abrechnungszeitraum enthalten. Hinweis: Geplante Änderungen finden Sie im Reiter Personaldaten.
• Rückwirkende Änderungen: Sehen Sie Änderungen, die vor dem aktuellen Abrechnungszeitraum datiert sind.

Sie können für jede Ansicht Spalten ändern und nach Mitarbeitenden filtern, sortieren oder suchen. Klicken Sie auf den Namen eines Mitarbeiters, um zu seinem Profil mit weiteren Informationen zu gelangen.

Hinweis:
Dieser Reiter hebt Änderungen nicht hervor und ist in Exporten nicht enthalten. Er friert bei der Freigabe nicht ein.

Der Reiter Dokumente

Im Reiter Dokumente finden Sie eine Übersicht über alle Lohnabrechnungsexporte, die innerhalb des angezeigten Abrechnungszeitraums erstellt wurden, und können diese herunterladen. Er friert bei der Freigabe nicht ein.

Der Reiter Verwalten

Hinweis:
Einstellungen für die Vorbereitende Lohnbuchhaltung werden aus dem Bereich Einstellungen in den Reiter Verwalten verschoben. Während der Übergangsphase können Sie von beiden Orten aus darauf zugreifen. Später werden sie nur noch im Reiter Verwalten verfügbar sein.

Im Reiter Verwalten können Sie die Vorbereitenden Lohnbuchhaltung einrichten und verwalten. Hier können Sie:

• Einstellungen für Gesellschaften: Verwalten Sie Einstellungen auf Gesellschaftsebene, wie zum Beispiel die Daten für den Reiter Personaldaten, direkt
• Unternehmensweite Einstellungen: Greifen Sie schnell auf Einstellungen auf Unternehmensebene zu, die im Bereich Einstellungen festgelegt wurden.

Weitere Informationen zur Verwaltung der Einstellungen für die Vorbereitende Lohnbuchhaltung finden Sie in diesem Artikel.