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Angebot mit Vertrag erstellen

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Desiree Kielenz
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In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie für erfolgreiche Bewerber Angebote mit einem Vertragsdokument in Personio erstellen und diese Angebote an Bewerber senden. Wenn Sie über das Add-On Productivity Plus verfügen, können Sie auch ein Angebot ohne Vertrag erstellen.

 

Angebot mit Vertrag erstellen

Wenn Sie über das Add-On Productivity Plus verfügen, können Sie einem Angebot ein Vertragsdokument hinzufügen. Das Vertragsdokument wird aus einer Dokumentvorlage erstellt. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

  1. Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen und wählen Sie die gewünschte Bewerbung aus.
  2. Gehen Sie zum Reiter Angebot und klicken Sie auf Neues Angebot.
  3. Wählen Sie dann Angebot mit einem Vertragsdokument aus.
  4. Wählen Sie unter Vorlage für Vertragsdokument die gewünschte Vertragsvorlage aus der Drop-Down-Liste aus. 
  5. Geben Sie dann die Details Ihres Angebots ein. Die Felder werden von den Platzhaltern definiert, die Sie in Ihrer Vertragsvorlage verwendet haben. Klicken Sie auf Dokumentenvorschau, um eine Vorschau der Vertragsvorlage anzuzeigen.

    Tipp: Sie können auch ein Zusätzliches Dokument hinzufügen. Hierfür müssen Sie entsprechende Vorlagen zuvor unter Einstellungen > Mitarbeiter > Dokumente unter der Kategorie Arbeitsverträge hochladen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Dokumentkategorien konfigurieren und Vorlagen hinzufügen.

  6. Klicken Sie anschließend auf Speichern und weiter.

Sie sehen nun eine Übersicht über das Angebot mit dem Erstellungsdatum und dem Status Erstellt. Hier können Sie das Vertragsdokument als PDF-Datei herunterladen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Angebote und ihre Phasen verwalten.

 

Angebot an den Bewerber senden

Um den Bewerber über das Angebot zu informieren, haben Sie die folgenden Optionen:

Vertragsdokument mit E-Signatur senden

Machen Sie Ihrem Bewerber ein Angebot und lassen Sie das Vertragsdokument elektronisch von allen Beteiligten unterzeichnen – eine schnelle, einfache und sichere Möglichkeit, um Vertragsdokumente zu bearbeiten. Erfahren Sie, wie Sie Ihren Angebotsprozess mit elektronischen Signaturen optimieren.

  1. Wählen Sie aus den Drop-Down-Listen aus, wer den Vertrag unterzeichnen muss.
  2. Wählen Sie die Sprache der Standard-E-Mail aus, die an alle Beteiligten gesendet wird.
  3. (Optional) Fügen Sie eine Nachricht hinzu, die in der Standard-E-Mail enthalten sein soll. 
  4. Klicken Sie auf Angebot senden.

Das Angebot wird mit dem Status Ausstehend und einer Benachrichtigung angezeigt, dass Unterschriften ausstehen.

Vertragsdokument als E-Mail-Anhang senden

Machen Sie Ihr Angebot und senden Sie das Vertragsdokument als herkömmlichen E-Mail-Anhang.

Tipp: Sie können diese Option auch verwenden, um das Angebot ohne das Vertragsdokument an den Bewerber zu senden. Entfernen Sie dazu einfach das Vertragsdokument aus den Anhängen.

  1. Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus der Drop-Down-Liste aus oder erstellen Sie manuell eine E-Mail für den Bewerber. 
  2. Die erstellten Dokumente werden automatisch als PDFs zu den Anhängen hinzugefügt.
    Tipp: Sie können die Checkbox für die Anhänge bei Bedarf deaktivieren. 
  3. Im Feld Dateien zum Upload hier ablegen können Sie an die E-Mail beliebig viele Dokumente anhängen.
  4. Klicken Sie dann auf E-Mail versenden.

Der Status des Angebots ändert sich zu Ausstehend. Die versendete E-Mail erscheint im Reiter Nachrichten im Bewerberprofil. 

Kein Vertragsdokument senden

Machen Sie Ihr Angebot und übermitteln Sie das Vertragsdokument persönlich. Das Dokument wird nicht mit dem Bewerber geteilt und es wird keine Nachricht gesendet. Klicken Sie auf Senden überspringen, um das Angebot in die Phase Ausstehend zu verschieben.

 

Sie können jederzeit auf das Vertragsdokument zugreifen und es herunterladen. Klicken Sie hierfür auf Angebotsdetails anzeigen und laden Sie die erstellten PDF-Dateien herunter. Sie können die Dateien auch in der Bewerbung unter den Bewerberdokumenten application-documents_de.png einsehen. 

Hinweis: Die Bewerbung wird nicht automatisch in die Angebotsphase verschoben; dies muss manuell erfolgen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Bewerber zwischen Phasen verschieben.

applicant-offer-with-contract_de.gif

 

Angebot annehmen und Mitarbeiterprofil erstellen

Wenn ein Bewerber ein Angebot akzeptiert hat, klicken Sie auf Angebot angenommen. Wenn für eine Position mehrere offene Stellen verfügbar sind, können Sie auswählen, ob Sie eine Stelle besetzen und schließen möchten. Klicken Sie dann auf Bewerber einstellen.

Tipp: Wenn alle Stellen einer Position besetzt sind, können Sie die Position archivieren.

Ein neues Mitarbeiterprofil mit dem Status Onboarding wird automatisch erstellt und mit den Attributen Vorname, Nachname und Stelle sowie mit den System-Platzhaltern befüllt, die in der Dokumentvorlage konfiguriert sind. Erfahren Sie mehr über vordefinierte Systemplatzhalter in Dokumentvorlagen.

 

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