Ein Angebot in Personio erstellen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einem erfolgreichen Bewerber Angebote über Personio aussprechen sowie auf Basis einer Vorlage ein Vertragsdokument erstellen. Die Anwendung dieser Angebotsvorlagen spart Ihnen viel Arbeit und Zeit, da mithilfe von Platzhaltern alle bereits erfassten Bewerberdaten automatisiert eingespielt werden.

Konfiguration von Angebotsvorlagen

Um ein Vertragsangebot für einen Bewerber direkt aus dem Bewerberprofil heraus zu versenden, benötigen Sie eine zuvor angelegte Angebotsvorlage, die im Personalverwaltungsbereich hochgeladen werden muss. Diese erstellen Sie mithilfe eines Textverarbeitungsprogramms. Personio unterstützt Vorlagen, die als Microsoft Word(.docx/.dotx)- oder als OpenOffice(.dt/.ott)-Dokument angelegt wurden.

Anlegen einer Angebotsvorlage in Word oder Open Office

Die konkrete Erstellung einer Vorlage geschieht zunächst in Ihrem gewünschten Textverarbeitungsprogramm. Hier stehen Ihnen vier unterschiedliche Bausteine zur Verfügung:

• Platzhalter: Nutzen Sie für alle von Personio vordefinierten Bewerberattribute Platzhalter, werden diese bei Anwendung der Vorlage ausgelesen und automatisch mit den entsprechenden Bewerberdaten gefüllt. Zusätzlich können Sie benutzerdefinierte Platzhalter anlegen, welche später mit Freitext gefüllt werden können.
• Geschlechter-Variable: Sofern das Geschlecht Ihrer Bewerber in Personio hinterlegt ist, haben Sie die Möglichkeit, geschlechtsspezifische Unterscheidungen im Dokument zu automatisieren.
• Datumsformatierung: Enthält Ihre Vorlage ein Datum, können Sie entscheiden, in welchem Format dieses angezeigt wird. So kann beispielsweise das Datum “20.11.2019” in “Freitag, 20. November 2019” umgewandelt werden.
• Auswahltextblöcke: Mithilfe von Auswahltextblöcken können Sie mehrere Textblöcke als Auswahlmöglichkeit in der Vorlage hinterlegen. Beim Erstellen eines Vertragsangebots können Sie dadurch beispielsweise verschiedene Vertragskonditionen berücksichtigen.

Für das Versenden eines Vertragsdokuments stehen Ihnen ausschließlich Vorlagen zur Verfügung, welche zuvor unter Einstellungen > Dokumente > Vorlagen in der Dokumentkategorie Arbeitsverträge hinterlegt wurden. Detaillierte Informationen zur Erstellung von Dokumentvorlagen finden Sie hier.

Hinterlegen von Angebotsvorlagen in Personio

Nachdem Sie Ihre Angebotsvorlagen erstellt haben, können Sie diese in Ihrem Personio-Account hinterlegen. Navigieren Sie zu Einstellungen > Dokumente > Vorlage hinzufügen und bestimmen Sie die Dokumentkategorie Arbeitsverträge. Wählen Sie die Sprache der Vorlage, sodass Datumsangaben entweder auf Deutsch oder Englisch angezeigt werden. Benennen Sie die Vorlage und laden Sie abschließend Ihr MS Word- oder OpenOffice-Dokument hoch.

Bewerber akzeptieren

Um ein Angebot zu erstellen, navigieren Sie zunächst in das Profil eines Bewerbers. Im Reiter Angebot haben Sie zwei Möglichkeiten, Bewerber als neuen Mitarbeiter anzulegen: 

• Ohne Vertragserstellung: Sie wählen Bewerber akzeptieren aus, ergänzen das geplante Anstelldatum und Fixgehalt sowie ggf. weitere Attribute. Ein Mitarbeiterprofil im Status Onboarding wird automatisch generiert. In dieser Option wird kein Vertragsdokument erstellt. 

• Mit Vertragserstellung: Die zweite Möglichkeit besteht darin, über Neues Angebot erstellen in Personio direkt ein Vertragsdokument zu generieren, und ggf. am in Anschluss ebenfalls ein Mitarbeiterprofil zu kreieren. 

Neues Angebot erstellen

Möchten Sie über den Button Neues Angebot erstellen einen Vertrag für einen Bewerber erstellen, müssen Sie verschiedene Schritte durchführen. Der aktuelle Stand der Angebotserstellung ist dabei durch den Status widergespiegelt.  

1. Wählen Sie das zutreffende Vertragsdokument und ergänzen Sie bei Bedarf fehlende Daten. Dazu erscheint eine Auflistung aller Platzhalter sowie Ihrer individuellen Auswahltextblöcke der zuvor erstellen Dokumentvorlage. Klicken Sie auf Vorschau Vertragsdokument, um eine Vorschau des Vertrags zu erhalten. 
   
   
   
   
2. Das Angebot befindet sich automatisch im Status Offen: Es wurde erstellt, jedoch noch nicht vom internen Verantwortlichen (z. B. Geschäftsführer) bestätigt.
   
   
   
   
3. Nach der Bestätigung des in der Stellenausschreibung hinterlegten Verantwortlichen, ändert sich der Status des Angebots zu Bestätigt. Um das Angebot an den Bewerber zu versenden, wählen Sie Angebot senden aus. 
   
   
   
   
4. Im Anschluss erscheint Ihnen dementsprechend der Status Verschickt. Ihnen stehen nun die beiden Optionen Akzeptiert und Abgelehnt zur Verfügung. 
   
   Abgelehnt: Wählen Sie diese Option, wenn der Bewerber ihr Angebot abgelehnt hat. Zudem sollte der Bewerber in die Phase Abgelehnt geschoben werden, sodass die Bewerberdaten nach dem eingestellten Zeitraum gelöscht werden.
   
   Alternativ haben Sie die Möglichkeit, ein neues, angepasstes Angebot zu erstellen. Sollte es dennoch zu keiner Einigung kommen, wechseln Sie den Status im Bewerberprofil auf Absage.
   
   Akzeptiert: Hat der Bewerber das Angebot angenommen, klicken Sie auf den Button Akzeptiert. Sie werden nun aufgefordert auszuwählen, ob Sie die Stelle schließen wollen oder weitere Bewerber annehmen möchten: 
   
   
   
   
5. Im Anschluss wird der Bewerber automatisch als neuer Mitarbeiter im Status Onboarding in Personio angelegt. Alle Informationen im Reiter Angebot sowie sämtliche Dokumente werden automatisch im Mitarbeiterprofil hinterlegt. Die Daten können mühelos im Mitarbeiterprofil ergänzt werden. Das Mitarbeiterprofil bleibt mit dem Bewerberprofil verknüpft. Weisen Sie dem Bewerber unter dem Reiter Onboarding eine passende Onboarding-Vorlage zu, um den Prozess abzuschließen. 
   
   
   
   
6. Glückwunsch, Ihr neuer Mitarbeiter ist nun in Personio hinterlegt! 

Bitte beachten Sie: Haben Sie die beschriebenen Schritte nicht durchlaufen und den Bewerber manuell in den Status Akzeptiert geschoben, erfolgt keine automatische Erstellung des Mitarbeiterprofils.