Dieser Artikel erklärt, wie Sie ein Stellenangebot mit einem Vertragsdokument erstellen. Sie erfahren zudem, wie Sie Bewerbenden das Angebot zusenden und das Angebot in Personio bestätigen.
Bevor Sie beginnen
- Der erste Teil dieses Prozesses besteht darin, ein Vertragsdokument zu erstellen und es in Personio hochzuladen. Dazu benötigen Sie Bearbeitungsberechtigungen für Dokumente.
- Um ein Angebot zu erstellen und es an eine sich bewerbende Person zu senden, benötigen Sie Bearbeitungsberechtigungen für die Recruiting-App. Auch andere Mitarbeitende können die Funktion nutzen, wenn sie eine Recruiting-Rolle mit Berechtigungen für Angebote haben. Dazu zählt beispielweise die anstellende Führungskraft für die entsprechende Stelle.
- Bevor Sie Ihre Vorlage erstellen, überprüfen Sie, welche Platzhalter in Angebotsvorlagen automatisch ausgefüllt werden.
Dokumentvorlage erstellen
Um einen Vertrag an eine sich bewerbende Person zu senden, müssen Sie zunächst eine geeignete Dokumentvorlage mit Platzhaltern erstellen. Personio füllt automatisch einige Platzhalter im endgültigen Vertragsdokument aus. Wir gehen darauf im folgenden Abschnitt näher ein.
Beachten Sie beim Erstellen Ihrer Vorlage Folgendes:
- Der Name der Vorlage wird Bewerbenden in dem zugesendeten Angebot angezeigt. Wählen Sie daher eine angemessene Bezeichnung.
- Wenn Sie möchten, dass alle Parteien das Vertragsdokument elektronisch unterschreiben, fügen Sie Platzhalter für Signaturen in Ihre Dokumentvorlage ein.
- Sie müssen die fertige Vorlage über Einstellungen > Dokumente > Vorlagen hochladen.
Automatisch ausgefüllte Platzhalter
Wenn Sie einen der folgenden Platzhalter in Ihre Vorlage einfügen, füllt Personio ihn im Vertragsdokument automatisch aus:
- {{document_date}}
- {{first_name}}
- {{last_name}}
- {{gender}}
- {{position}}
- {{phone}}
- {{location}}
Sie könnten in Ihrer Vorlage auch Platzhalter einfügen, die vorhandenen Attributen im Mitarbeitendenprofil entsprechen. Ein Beispiel sind Platzhalter, die vordefinierten Attributen wie E-Mail oder von Ihnen erstellten individuellen Attributen wie „Art der Tätigkeit“ entsprechen.
Wenn Sie Bewerbende in die Phase Eingestellt verschieben, überträgt Personio die Platzhalterwerte automatisch in das neue Mitarbeitendenprofil. Wenn Sie Platzhalter verwenden, die keinem vorhandenen Attribut entsprechen, werden diese von Personio nicht übertragen.
Angebot mit Vertrag erstellen
Befolgen Sie diese Schritte, um ein Beschäftigungsangebot inklusive Vertragsdokument zu erstellen:
- Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
- Klicken Sie auf die sich bewerbende Person, um ihr Profil zu öffnen.
- Gehen Sie zum Reiter Angebot und klicken Sie auf Neues Angebot.
- Wählen Sie die Option Angebot mit Vertragsdokument.
- Wählen Sie eine Dokumentvorlage aus.
- Füllen Sie die Details aus. Die Felder werden durch die Platzhalter in Ihrer Dokumentvorlage definiert.
- Prüfen Sie in der Vorschau, ob alle Angaben in der Vertragsvorlage korrekt sind.
- Optional: Fügen Sie bei Bedarf ein weiteres Dokument hinzu.
- Speichern Sie, und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Sie sehen nun eine Übersicht des Angebots mit dem Erstellungsdatum und dem Status Erstellt. Sie können das Vertragsdokument auch als PDF-Datei herunterladen.
Angebot an die sich bewerbende Person senden
Hinweis:
Wenn Sie Bewerbenden ein Angebot zusenden, wirkt sich dies nicht automatisch auf die aktuelle Phase im Recruitingprozess aus. Sie müssen ihre Bewerbung manuell in die Angebotsphase verschieben.
Bevor Sie Bewerbenden das Angebot zusenden, vergewissern Sie sich, dass das entsprechende Bewerbendenprofil eine gültige E-Mail-Adresse enthält.
Sie können aus den folgenden Optionen wählen:
- Vertragsdokument mit E-Signatur senden: Bei dieser Option müssen alle Parteien das Vertragsdokument elektronisch unterschreiben. Wählen Sie die relevanten Parteien aus den Drop-down-Menüs aus, und versenden Sie das Angebot. Sie können Ihrem Angebot zusätzliche Dokumente anhängen, je nachdem, wie viele Signaturen in Ihrem Paket enthalten sind. Der Angebotsstatus wird als Ausstehend angezeigt.
- Vertragsdokument als E-Mail-Anhang senden: Bei dieser Option versenden Sie das Vertragsdokument als herkömmlichen E-Mail-Anhang. Sie können eine E-Mail-Vorlage auswählen, um Zeit zu sparen, oder die Nachricht von Grund auf neu verfassen. Personio fügt das Vertragsdokument automatisch an. Der Angebotsstatus wird als Ausstehend angezeigt.
- Vertragsdokument nicht senden: Mit dieser Option können Sie das Angebot in Personio erstellen und das Vertragsdokument persönlich aushändigen. Bewerbende erhalten dann keine E-Mail. Klicken Sie auf Senden überspringen, um das Angebot in die Phase Ausstehend zu verschieben.
Sie können das Vertragsdokument jederzeit über das Bewerberbendenprofil aufrufen. Klicken Sie im Reiter Angebot auf Angebotsdetails anzeigen, und laden Sie die entsprechende PDF-Datei herunter. Sie können den Vertrag auch im Reiter Profil unter Dokumente anzeigen.
Angebot annehmen und Mitarbeitendenprofil erstellen
Sobald Bewerbende das Angebot annehmen, können Sie das Anstellungsverfahren in Personio abschließen. Befolgen Sie diese Schritte:
- Klicken Sie auf die sich bewerbende Person, um ihr Profil zu öffnen.
- Gehen Sie zum Reiter Angebot und klicken Sie auf Angebot angenommen.
- Füllen Sie im erscheinenden Fenster die folgenden Pflichtfelder aus: Anstelldatum, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Anstellungsart und Wochenstunden. Personio verwendet diese Informationen, um das neue Mitarbeitendenprofil zu erstellen.
- Falls für die Stelle mehrere offene Stellen zu besetzen sind, wählen Sie aus, ob Sie eine offene Stelle besetzen möchten. Wenn Sie alle Einstellungen für die Stelle abgeschlossen haben, können Sie sie archivieren. Erfahren Sie mehr über die Folgen dieser Aktionen.
- Stellen Sie die sich bewerbende Person ein.
Personio verschiebt die Person automatisch in die Phase Eingestellt. Außerdem wird ein neues Mitarbeitendenprofil mit dem Status Onboarding erstellt. Personio füllt das Profil mit den Attributen, die Sie gerade hinzugefügt haben, wie oben erläutert. Es enthält außerdem alle Platzhalter, die einem Attribut in einem Mitarbeitendenprofil entsprechen (einschließlich individueller Attribute).
Personio überträgt keine Gehaltsdaten von der alten Stelle in das neue Mitarbeitendenprofil. Diese Angaben müssen Sie nach der Bestätigung der Anstellung manuell hinzufügen. Sie können auch weitere fehlende Attribute manuell ergänzen.
Weitere Optionen
Angebot ohne Vertrag erstellen
Um ein Angebot ohne Vertrag zu erstellen, rufen Sie unseren entsprechenden Artikel auf. Dies ist relevant, wenn Sie das Angebot in Personio erstellen, das Vertragsdokument aber der sich bewerbenden Person persönlich aushändigen möchten.
Bewerbende ohne Angebot einstellen
Wenn Sie sich mit einer sich bewerbenden Person geeinigt haben und kein Angebot über Personio erstellen möchten, müssen Sie:
- Die sich bewerbende Person in die Phase Eingestellt verschieben.
- Ein Mitarbeitendenprofil erstellen.
Sobald eine sich bewerbende Person in die Phase Eingestellt verschoben wurde, können Sie kein Angebot mehr erstellen. Ebenso können Sie keine ausstehenden Angebote mehr annehmen. Dies kann sich auf die Genauigkeit Ihrer Berichte auswirken.