Ein Angebot in Personio erstellen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einem erfolgreichen Bewerber Angebote über Personio aussprechen sowie auf Basis einer Vorlage ein Vertragsdokument erstellen. Die Anwendung dieser Angebotsvorlagen spart Ihnen viel Arbeit und Zeit, da mithilfe von Platzhaltern alle bereits erfassten Bewerberdaten automatisiert eingespielt werden.

Konfiguration von Angebotsvorlagen 

Um eine Angebotsvorlage zu erstellen, benötigen Sie ein Textverarbeitungsprogramm. Personio unterstützt Vorlagen, die als MS Word- (.docx/.dotx) oder als OpenOffice- (.dt/.ott) Dokument angelegt wurden.

Für die Erstellung eines Vertragsdokuments stehen Ihnen ausschließlich Vorlagen zur Verfügung, welche zuvor unter Einstellungen > Dokumente > Vorlagen in der Dokumentkategorie Arbeitsverträge hinterlegt wurden.

Bei der Erstellung von Dokumentvorlagen stehen Ihnen vier unterschiedliche Bausteine zur Verfügung:

• Platzhalter: Nutzen Sie für alle von Personio vordefinierten Bewerberattribute Platzhalter, werden diese bei Anwendung der Vorlage ausgelesen und automatisch mit den entsprechenden Bewerberdaten befüllt. Zusätzlich können Sie benutzerdefinierte Platzhalter anlegen, welche später mit Freitext befüllt werden können.
• Geschlechter-Variable: Sofern das Geschlecht Ihrer Bewerber in Personio hinterlegt ist, haben Sie die Möglichkeit, geschlechtsspezifische Unterscheidungen im Dokument zu automatisieren.
• Datumsformatierung: Enthält Ihre Vorlage ein Datum, können Sie entscheiden, in welchem Format dieses angezeigt wird. So kann beispielsweise das Datum “20.07.2018” in “Freitag, 20. Juli 2018” umgewandelt werden.
• Auswahltextblöcke: Mithilfe von Auswahltextblöcken können Sie mehrere Textblöcke als Auswahlmöglichkeit in der Vorlage hinterlegen. Beim Erstellen eines Vertragsangebots können Sie dadurch beispielsweise verschiedene Vertragskonditionen berücksichtigen.

Detaillierte Informationen zur Erstellung von Dokumentvorlagen finden Sie hier.

Nachdem Sie Ihre Angebotsvorlagen erstellt haben, können Sie diese in den Einstellungen hinterlegen. Navigieren Sie zu Einstellungen > Dokumente > Vorlage hinzufügen und bestimmen Sie die Dokumentenkategorie Arbeitsverträge. Wählen Sie die Sprache der Vorlage, sodass Datumsangaben entweder in Deutsch oder Englisch angezeigt werden. Benennen Sie die Vorlage und laden Sie abschließend Ihr MS Word- oder OpenOffice-Dokument hoch.

Erstellung von Angeboten

Verwalten Sie Angebote an Bewerber und generieren Sie Vertragsdokumente auf Basis einer Dokumentvorlage. Wechseln Sie in dem entsprechenden Bewerberprofil zu Angebot und klicken Sie auf Neues Angebot erstellen.

Verwalten Sie den Status des Angebotes:

• Offen: Das Angebot wurde erstellt, jedoch noch nicht vom internen Verantwortlichen (z. B. Geschäftsführer) bestätigt.
• Bestätigt: Der interne Verantwortliche hat das Angebot bestätigt.
• Verschickt: Das Angebot wurde an den Bewerber verschickt.
• Akzeptiert: Der Bewerber hat das Angebot akzeptiert. Bewerber mit diesem Angebotsstatus werden automatisch als neue Mitarbeiter Ihres Unternehmens in Personio angelegt. Alle Informationen im Reiter Angebot sowie sämtliche Dokumente werden automatisch im Mitarbeiterprofil hinterlegt. Die Daten können dann mühelos unter dem Mitarbeiterprofil ergänzt werden. Das Mitarbeiterprofil bleibt mit dem Bewerberprofil verknüpft.
• Abgelehnt: Der Bewerber hat das Angebot abgelehnt. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, ein neues Angebot zu erstellen. Sollte es dennoch zu keiner Einigung kommen, wechseln Sie den Status im Bewerberprofil auf Absage (s. Kapitel 3: Phasen).

Entscheiden Sie, ob Sie ein Vertragsdokument erstellen möchten:

• Kein Vertragsdokument erstellen: Tragen Sie bei Bedarf das voraussichtliche Anstelldatum sowie das geplante Fixgehalt des Bewerbers ein. Sie haben außerdem die Möglichkeit, beliebig viele zusätzliche Attribute zu ergänzen. Diese Informationen werden, nachdem der Bewerber das Angebot akzeptiert hat, automatisch in das verknüpfte Mitarbeiterprofil übernommen.
• Vertragsdokument erstellen: Auf Basis Ihrer Angebotsvorlagen haben Sie die Möglichkeit, bewerberspezifische Mitarbeiterverträge zu generieren.

Ergänzen Sie bei Bedarf fehlende Daten. Dazu erscheint eine Auflistung aller Platzhalter sowie Ihrer individuellen Auswahltextblöcke. Klicken Sie auf Vorschau Vertragsdokument, um eine Vorschau des Vertrags zu erhalten. Überprüfen Sie das Vertragsdokument und senden Sie es optional direkt an den potenziellen neuen Mitarbeiter via E-Mail. Sobald Sie das Dokument versendet oder geschlossen haben, wechselt der Status zu Verschickt.

Das erzeugte Dokument ist anschließend, je nach Konfiguration der Zugriffsrechte, unter dem Reiter Angebot im Bewerberprofil abrufbar.

Für den Fall, dass Sie sich mit einem Bewerber bereits einig geworden sind, können Sie diesen auch ohne ein vorheriges Angebot akzeptieren. Klicken Sie dazu im Bewerberprofil im Reiter Angebot auf Bewerber akzeptieren und hinterlegen Sie alle relevanten Informationen. Der Bewerber wird anschließend automatisch als neuer Mitarbeiter Ihres Unternehmens in Personio angelegt.