In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie On- und Offboarding-Workflows erstellen. Für beide Workflows müssen Sie Schritte, Vorlagen und Gruppen erstellen.

Welche Vorteile bietet mir dieser Bereich?

Die Erstellung von On- und Offboarding-Workflows ist aus den folgenden Gründen wichtig:

• Mithilfe des Workflow-Hubs können Sie On- und Offboarding-Workflows verfolgen und Engpässe erkennen, bevor sie zu Verzögerungen führen.
• Durch die Einrichtung eines automatisierten Onboarding-Prozesses stellen Sie sicher, dass Ihre neuen Mitarbeiter in ihrer neuen Stelle unterstützt werden und die benötigten Informationen dann erhalten, wenn sie wirklich relevant sind.
• Durch die Automatisierung von On- und Offboarding-Aufgaben werden alle Beteiligten daran erinnert, welche Aktionen sie ausführen müssen und welche Aufgaben noch anstehen. Dies erhöht die Effizienz des Prozesses und spart Zeit.
• Wenn Sie Ihre Workflows durch Integrationen ergänzen, können Sie Ihre On- und Offboarding-Prozesse weiter optimieren. Um einen Überblick zu erhalten, der Ihnen alle verfügbaren Integrationen zur Optimierung Ihrer Workflows anzeigt, klicken Sie im Workflow-Hub auf das Blitzsymbol rechts neben der Onboarding-Übersicht.

Schritt 1: On- und Offboarding-Schritte erstellen

Tipp
Wenn Sie Ihre On- und Offboarding-Workflows in Personio anlegen, ist es hilfreich, über bestehende On- und Offboarding-Prozesse in Ihrem Unternehmen nachzudenken und diese zusammen mit allen Schritten, die den Prozess verbessern könnten, in Ihre Workflows zu integrieren. In unseren Best Practice-Artikeln finden Sie hilfreiche, typische Onboarding- und Offboarding-Vorlagen und -Schritte.

Um Ihre On- und Offboarding-Schritte einzurichten, gehen Sie zu Einstellungen > Workflows > On-/Offboarding. Unter den Reitern Onboarding-Schritte und Offboarding-Schritte finden Sie jeweils links ein leeres Feld mit einem Plusssymbol . Sie können zwei Arten von Schritten erstellen: einen allgemeinen Schritt oder eine E-Mail-Aktion.

Allgemeiner Schritt

Sie können einen allgemeinen Schritt einrichten, indem Sie eine Art von Element auswählen oder dem Schritt mehrere Arten von Elementen hinzufügen. Die verschiedenen Arten von Elementen werden unten näher erläutert.

Emailversand

Sie können eine E-Mail so einrichten, dass sie an einem bestimmten Punkt eines Workflows gesendet wird. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Parameter einer E-Mail-Aktion einzurichten:

1. Sie können aus drei verschiedenen Versandoptionen wählen, wie unten gezeigt.

   Option für den Versand	Details
   Manuell versenden	Der/die verantwortliche(n) Mitarbeiter erhält/erhalten eine Erinnerung, dass die E-Mail versendet werden muss. Sie definieren den Mitarbeiter oder die Gruppe, der/die für diesen Schritt verantwortlich ist, wenn Sie die On- oder Offboarding-Vorlage erstellen.
   Am Fälligkeitstag	Die E-Mail wird automatisch an dem Tag versendet, der in der jeweiligen Onboardingvorlage definiert ist.
   Sobald vorherige Schritte erledigt wurden	Personio initiiert den automatischen Versand erst, wenn alle vorherigen On- bzw. Offboardingschritte als abgeschlossen markiert wurden.

2. Legen Sie für den Parameter Absender fest, welcher Mitarbeiter als Absender der E-Mail erscheinen soll.
   Hinweis
   Die E-Mail zeigt die Signatur, die für den gewählten Mitarbeiter in Personio definiert ist. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine E-Mail-Signatur anlegen.
3. Wählen Sie unter Empfänger den oder die E-Mail-Empfänger aus. Sie können entweder den Mitarbeiter auswählen, der den Schritt erledigen muss, dessen Vorgesetzten oder alle Mitarbeiter. Sie können auch Mitarbeiter auswählen, die Teil der von Ihnen erstellten Gruppen sind.

   Stellen Sie sicher, dass mindestens eine empfangende Person im On-/Offboarding-Team oder Mitarbeiterteam über einen aktiven Login verfügt. Das bedeutet, dass eines der folgenden Kriterien erfüllt sein muss:
   ▶︎ eine gültige E-Mail-Adresse
   ▶︎ ein aktiver Account
   ▶︎ einen Login-Status von entweder „beigetreten“ oder „eingeladen“

   Andernfalls wird die E-Mail nicht erfolgreich zugestellt und auf der Seite wird eine Warnmeldung angezeigt.

4. Wählen Sie den E-Mail-Betreff aus und schreiben Sie den Inhalt der E-Mail in die E-Mail-Vorlage. Sie können die Drop-down-Liste Variable in E-Mail einfügen verwenden, um Folgendes in die E-Mail einzufügen: Mitarbeiterattribute, On-/Offboarding-Attribute, Profilbild, Gender-Variable. Laden Sie alle Dokumente hoch, die Sie an die E-Mail anhängen möchten. Die maximale Dateigröße beträgt 256 MB.
5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Schritt 2: On- und Offboarding-Gruppen erstellen

Tipp
Sobald einer Gruppe die Verantwortung für einen Onboarding-Schritt zugewiesen wurde, erhalten alle Mitarbeiter dieser Gruppe die Aufgabenbenachrichtigung in ihrem Dashboard. Es muss aber nur ein Mitarbeiter die Aufgabe erledigen.

On- und Offboarding-Gruppen sind Gruppen von Mitarbeitern, denen Sie die Verantwortung für einen bestimmten On- oder Offboarding-Schritt zuweisen. Sie können diese Gruppe von Mitarbeitern auch als Empfänger einer E-Mail-Aktion festlegen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine On- oder Offboarding-Gruppe zu erstellen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Workflows > On-/Offboarding.
2. Klicken Sie auf den Reiter Gruppen.
3. Geben Sie unter Gruppen den Namen Ihrer neuen Gruppe in das leere Feld ein und klicken Sie auf das Plus-Symbol .
4. Der Name Ihres Teams wird auf der linken Seite zusammen mit zwei Spalten angezeigt. Klicken Sie in der linken Spalte auf die Namen der Mitarbeiter, die Sie hinzufügen möchten, oder suchen Sie diese mit Hilfe des Filters. Die Namen der ausgewählten Mitarbeiter erscheinen dann in der rechten Spalte.
   Tipp
   Um den Namen eines Mitarbeiters aus einer Gruppe zu entfernen, klicken Sie in der rechten Spalte auf seinen Namen.
5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Schritt 3: On- und Offboarding-Vorlagen erstellen

Tipp
Sie haben auch die Möglichkeit, bestehende Vorlagen zu duplizieren, umzubenennen und zu bearbeiten.

Aus den zuvor erstellten Schritten können Sie nun Ihre On- oder Offboarding-Vorlage zusammenstellen. Folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Workflows > On-/Offboarding und klicken Sie auf Onboarding-Vorlagen oder Offboarding-Vorlagen. 
2. Geben Sie den Namen Ihrer neuen Vorlage ein und klicken Sie auf das Plus-Symbol .
3. Klicken Sie auf Schritt hinzufügen.
4. Wählen Sie den Schritt, den Sie hinzufügen möchten, die verantwortliche Person, Gruppe oder das Team und die Fälligkeit aus. Die Fälligkeit löst Erinnerungen und Aufgaben wie folgt aus:
   ▶ ︎Für allgemeine Schritte
   Sieben Tage vor dem Fälligkeitsdatum sendet Personio die erste Benachrichtigungs-E-Mail an alle Mitarbeiter, die für die Erledigung des jeweiligen Onboarding-Schritts verantwortlich sind, und legt im Widget Aufgaben im Dashboard der Mitarbeiter sowie in ihrer Inbox jeweils eine Aufgabe an. Zwei Tage vor Ablauf der Fälligkeit wird eine weitere E-Mail-Erinnerung aus Personio versendet. An überfällige Aufgaben werden die Verantwortlichen durch tägliche E-Mail-Erinnerungen erinnert.
   
   ▶ Für E-Mail-Aktionen:
   Die Fälligkeit definiert den Tag, an dem die E-Mail versendet wird, wenn im On- oder Offboarding-Schritt E-Mail-Versand die Option Am Fälligkeitstag aktiviert ist.
5. Klicken Sie auf Schritt hinzufügen, um weitere Schritte zur Vorlage hinzuzufügen.
   Tipp
   Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol links neben jedem Schritt, um die Schritte in die gewünschte Reihenfolge zu ziehen.
6. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Schritt 4: Vorlagen zuweisen

Onboarding-Vorlagen 

In unserem Artikel Onboarding-Vorlagen zuweisen und verwalten erfahren Sie, wie Sie einzelnen Mitarbeitern eine Onboarding-Vorlage zuweisen können.

Offboarding-Vorlagen

Aktiven Mitarbeitern können keine Offboarding-Vorlagen zugewiesen werden. Der Reiter Offboarding erscheint erst im Mitarbeiterprofil, sobald die Beendigung des Arbeitsverhältnisses über das jeweilige Mitarbeiterprofil eingetragen wurde. Erst dann können Sie dem Mitarbeiter die passende Offboarding-Vorlage zuweisen.

Hinweis
Prüfen Sie unter Qualitätsprüfung: On- und Offboarding, ob alles korrekt eingerichtet ist, bevor Sie mit dem nächsten Schritt weitermachen.