Schritt 10: Erstellen von On- und Offboarding-Workflows

 

 

Dieser Artikel befasst sich mit Workflows. Sie können nun alle Ihre Workflows vom Workflow Hub aus erstellen und kontrollieren.

 

Dieser Artikel erklärt, wie Sie in Ihren Einstellungen Schritte und Vorlagen erstellen und konfigurieren können, um Ihre Onboarding- und Offboarding-Workflows in Personio abzubilden.

Onboarding- und Offboarding-Workflows werden auf die gleiche Weise konfiguriert. Dieser Artikel veranschaulicht den Prozess am Beispiel des Onboardings.

 

Was sind Onboarding- und Offboarding-Workflows?

Das Onboarding ist der Prozess, mit dem Sie neue Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen willkommen heißen und ihnen den Einstieg in ihrer neuen Stelle erleichtern. Offboarding ist der Prozess, mit dem Sie den Austritt von Mitarbeitern aus dem Unternehmen vorbereiten.

In Personio können Sie aus Ihrem Workflow-Hub Workflows erstellen, um beide Prozesse zu automatisieren und einen reibungslosen Übergang in oder aus Ihrem Unternehmen zu gewährleisten.

 

1. Onboardingschritte erstellen

  1. Navigieren Sie zum Workflow Hub.
  2. Klicken Sie im Bereich Onboarding auf Onboarding-Vorlage konfigurieren.workflow-hub-configure-onboarding-template_en-us.png
  3. Klicken Sie auf Onboarding-Schritte.
  4. Geben Sie den Namen eines neuen Onboarding-Schrittes ein.
  5. Wählen Sie aus, ob Sie einen Standardschritt oder eine E-Mail-Aktion erstellen möchten.
  6. Spezifizieren Sie den Standardschritt genauer, indem Sie Abschnitte hinzufügen, oder definieren Sie die Parameter für einen E-Mail-Versand.
  7. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Die Schritte müssen nur einmal angelegt werden. Sie können sie dann beliebig oft in Ihren Vorlagen wiederverwenden.

 

Fügen Sie den Standardschritten Abschnitte hinzu

  1. Klicken Sie auf + Abschnitt hinzufügen.
  2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Art des Abschnittes, den Sie erstellen möchten (z. B. Textinformationen, Mitarbeiterattribut, Checkbox usw.). Die einzelnen Abschnitte sind auf der Oberfläche beschrieben.
  3. Definieren Sie Beschreibung, Beschriftung, Attribut usw., die für den gewählten Abschnittstyp spezifisch sind. 
  4. Wählen Sie das Kontrollkästchen Pflichtangabe für jedes Element, das während des Onboarding-Prozesses zwingend ausgefüllt werden muss. Dadurch wird verhindert, dass Mitarbeiter einen Schritt als erledigt markieren, bevor die angeforderten Informationen für diesen Abschnitt bereitgestellt wurden.
  5. Für den Abschnittstyp Mitarbeiterattribut können Sie auch das Kontrollkästchen Editierbar aktivieren, wenn Sie möchten, dass die Mitarbeiter ihr Attribut bearbeiten können, bis sie den Schritt als erledigt markieren.
  6. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

 

Definieren Sie die Parameter für den E-Mail-Versand

  1. Setzen Sie den Parameter E-Mail-Versand auf Manuell versenden, Am Fälligkeitstag oder Sobald vorherige Schritte erledigt wurden.
    Option für den Versand Bedeutung
    Manuell versenden Der/die verantwortliche(n) Mitarbeiter erhalten eine Erinnerung, dass die E-Mail versendet werden muss. Sie definieren den Mitarbeiter oder die Gruppe, der/die für diesen Schritt verantwortlich ist, wenn Sie die Onboarding-Vorlage erstellen.
    Am Fälligkeitstag Die E-Mail wird automatisch an dem Tag versendet, der in der jeweiligen Onboardingvorlage definiert ist.
    Sobald vorherige Schritte erledigt wurden Personio initiiert den automatischen Versand erst, wenn alle Onboardingschritte als abgeschlossen markiert wurden.
  2. Legen Sie für den Parameter Absender fest, welcher Mitarbeiter als Absender der E-Mail erscheinen soll.
    ⚠️ Die E-Mail wird die für den gewählten Mitarbeiter in Personio definierte Signatur enthalten. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine E-Mail-Signatur anlegen können.
  3. Wählen Sie unter Empfänger den E-Mail-Empfänger aus. Sie können entweder den Mitarbeiter auswählen, der den Schritt erledigen muss, dessen Vorgesetzten oder alle Mitarbeiter. Sie können auch Mitarbeiter auswählen, die Teil der von Ihnen erstellten Gruppen sind (siehe unten), oder Mitarbeiter, die zu bestimmten Teams, Standorten oder Abteilungen gehören.

    Tipp
    Um die E-Mail an jemanden außerhalb Ihrer Organisation zu senden, wählen Sie Externe E-Mail-Adresse aus. Das Feld Empfänger-E-Mail-Adresse erschient, in dem Sie die gewünschte E-Mail-Adresse eingeben können. 

  4. Legen Sie den Betreff der E-Mail fest, der in der Betreffzeile der E-Mail angezeigt wird.
  5. Schreiben Sie Ihre E-Mail-Vorlage.Über das Drop-Down-Menü Variable in E-Mail einfügen können Sie Mitarbeiterattribute, On-/Offboardingattribute und das Profilbild in die E-Mail einfügen. Sie können auch eine Geschlechtervariable einfügen, falls gewünscht. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über die Erstellung von E-Mail-Vorlagen.
  6. Laden Sie die Dokumente, die Sie an die E-Mail anhängen möchten hoch. Die maximale Dateigröße beträgt 256 MB. 
  7. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

 

2. Gruppen erstellen

Verwenden Sie On-/Offboarding-Gruppen, wenn Sie einer ganzen Gruppe von Mitarbeitern die Verantwortung für einen bestimmten Onboardingschritt geben wollen, oder um eine Mitarbeitergruppe beim E-Mail-Versand als Empfänger festzulegen. So legen Sie eine Gruppe an:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > WORKFLOWS > On-/Offboarding und klicken Sie auf Gruppen.
  2. Geben Sie den Namen Ihrer neuen Gruppe ein.
  3. Klicken Sie auf +.
  4. Klicken Sie in der linken Spalte auf den Namen der Mitarbeiter, die Sie hinzufügen möchten. Sie werden dann in der rechten Spalte angezeigt. Um die Suche zu erleichtern, können Sie einen Namen oder den Nachnamen eines Mitarbeiters eingeben.
  5. Um einen Mitarbeiter zu entfernen, klicken Sie einfach in der rechten Spalte auf seinen Namen. Um die Suche zu erleichtern, können Sie einen Namen oder den Nachnamen eines Mitarbeiters eingeben.
  6. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

 

3. Onboardingvorlagen erstellen und verwalten

Aus den zuvor erstellten Onboardingschritten können Sie nun Ihre Onboardingvorlage zusammenstellen. Sie haben die Möglichkeit, bestehende Onboardingvorlagen zu duplizieren, umzubenennen und zu bearbeiten.

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > WORKFLOWS > On-/Offboarding und klicken Sie auf Onboardingvorlagen.
  2. Geben Sie den Namen Ihrer neuen Onboarding-Vorlage ein und klicken Sie auf +.
  3. Klicken Sie auf Schritt hinzufügen.
  4. Wählen Sie im ersten Dropdown-Menü den Schritt aus, den Sie hinzufügen möchten. Sie können den Schritt aus den Schritten auswählen, die Sie zuvor im Reiter Onboardingschritte erstellt haben.
  5. Wählen Sie im zweiten Dropdown-Menü den/die Verantwortlichen. Sie können zwischen dem Mitarbeiter wählen, der den Schritt ausführen muss, seinem Vorgesetzten, einer der von Ihnen erstellten On-/Offboarding-Gruppen oder einem beliebigen Mitarbeiterteam. 
  6. Sie können dann unter Fällig am eine Frist festlegen, indem Sie relativ zum Anstelldatum des Mitarbeiters (vor oder nach) eine Anzahl von Tagen eingeben. Diese Frist löst Erinnerungen und Aufgaben wie hier beschrieben aus:

    Für Standardschritte:
    Alle für den jeweiligen Onboardingschritt verantwortlichen Mitarbeiter erhalten sieben Tage vor Ablauf der Fälligkeit über Personio eine erste E-Mail-Benachrichtigung. Außerdem wird im Aufgaben-Widget ihres Dashboards sowie in ihrer Inbox eine Aufgabe angelegt. Zwei Tage vor Ablauf der Fälligkeit wird eine weitere E-Mail-Erinnerung aus Personio versendet. An überfällige Onboarding-To-Dos werden die Verantwortlichen durch tägliche E-Mail-Erinnerungen erinnert.
    Für E-Mail-Versand:
    Die Fälligkeit definiert den Tag, an dem die E-Mail versendet wird, wenn im Onboardingschritt E-Mail-Versand die Option „Am Fälligkeitstag“ aktiviert ist.

  7. Wiederholen Sie die Schritte 3.-6., um eine beliebige Zahl von weiteren Onboarding-Schritten hinzuzufügen. 
  8. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol auf der linken Seite jedes aufgelisteten Onboarding-Schrittes , um die Elemente zu verschieben und anders zu sortieren.
  9. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

In den Helpcenter Artikeln Best Practices für Onboarding-Vorlagen und Schritte und Best Practices für Offboarding-Vorlagen und Schritte finden Sie eine Übersicht über die gängigsten On- und Offboarding-Vorlagen und -Schritte.

 

4. On- oder Offboarding-Workflows aktivieren

Onboarding-Workflow

Navigieren Sie im Profil des entsprechenden Mitarbeiters auf den Reiter Onboarding und wählen eine der angezeigten Onboarding-Vorlagen aus. Hier werden alle Onboarding-Vorlagen gelistet, welche zuvor angelegt wurden.

Sobald eine Vorlage zugewiesen wurde, wird eine Liste aller erforderlichen Onboarding-Schritte zusammen mit den entsprechenden Fristen und Status angezeigt. Sollen die Mitarbeiter nur ihre eigenen Schritte angezeigt bekommen, darf für das Zugriffsrecht Ansicht in der Sektion Onboarding kein Häkchen gesetzt werden.  Weitere Informationen zu Zugriffsrechten finden Sie in diesem Artikel.

Auf diese Weise bekommt jeder Verantwortliche seine Aufgaben und kann diese nach und nach abarbeiten. Über die Farbmarkierungen können Sie den Fortschritt der einzelnen Schritte verfolgen. 

 

Offboarding-Workflow

Aktiven Mitarbeitern können keine Offboarding-Vorlagen zugewiesen werden. Der Reiter Offboarding erscheint erst im Mitarbeiterprofil, sobald die Beendigung des Arbeitsverhältnisses über das jeweilige Mitarbeiterprofil eingetragen wurde. 

Weisen Sie dem Mitarbeiter anschließend die passende Offboarding-Vorlage zu. 

 

5. Workflows im Workflow Hub verwalten

1. Übersicht über die Onboarding- und Offboarding-Pfade 

Sie sehen alle überfälligen Onboarding- und Offboarding-Pfade im Workflows-Widget direkt in Ihrem Dashboard. Klicken Sie auf das Widget, um den Workflow Hub aufzurufen. Dort sehen Sie einen Überblick über alle Onboarding- und Offboarding-Pfade und können auf die Detailliste zugreifen, indem Sie auf die Buttons Alle ... anzeigen klicken.

workflow-hub-overview_en-us.png

 

2. Workflows mit Integrationen verbessern

Für einen Überblick über alle verfügbaren Integrationen, die Ihnen helfen können, diesen Workflow zu verbessern, klicken Sie auf das Blitzsymbol in der Onboarding-Übersicht im Workflow Hub. Weitere Informationen zum Aktivieren von Integrationen in Personio finden Sie im Helpcenter-Artikel Personio Marketplace.

 

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