In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Ihre vorläufigen Einstellungen für die Gehaltsabrechnung konfigurieren. Antworten auf häufig gestellte Fragen zur vorläufigen Lohn- und Gehaltsabrechnung finden Sie in unserem entsprechenden Artikel.
Hinweis:
Irgendetwas scheint anders zu sein? Einstellungen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung werden aus dem Bereich Einstellungen in den Reiter Verwalten verschoben. Nachdem der erste Rollout abgeschlossen ist, können Sie während der Übergangsphase von beiden Orten aus darauf zugreifen. Später werden sie nur noch im Reiter Verwalten verfügbar sein.
Bevor Sie beginnen
Um die vorbereitende Lohnbuchhaltung einzurichten, benötigen Sie Adminzugriff auf Personio.
Im Reiter Verwalten zugreifen
So greifen Sie auf die Einstellungen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung zu:
- Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung > Verwalten.
- Wählen Sie eine Gesellschaft aus (falls aktiviert).
Der Reiter Verwalten ist Ihr zentraler Ort für die effiziente Einrichtung und Verwaltung der Einstellungen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Hier können Sie direkt die Einstellungen für die Gesellschaft verwalten, zum Beispiel Abrechnungsgruppen und anteilige Berechnung von Gehältern. Außerdem können Sie auf unternehmensweite Einstellungen zugreifen, zum Beispiel Erinnerungen für die Lohnbuchhaltung.
Abrechnungsgruppen einrichten
Legen Sie Abrechnungsgruppen auf Ebene der Gesellschaft fest, um separate Tabellen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung und Exporte zu erstellen. Mithilfe von Abrechnungsgruppen können Sie die Mitarbeitenden innerhalb einer Gesellschaft weiter segmentieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung, und wählen Sie eine Gesellschaft aus (falls aktiviert).
- Öffnen Sie den Reiter Verwalten und dann Abrechnungsgruppen.
- Wählen Sie das Attribut der Liste mit Optionen aus, nach dem Sie gruppieren möchten.
- Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
Erinnerungen konfigurieren
Um Erinnerungen an Admin-Aufgaben für die Überprüfung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung einzurichten, geben Sie den Tag des Monats an, an dem Admins die Aufgabe erhalten sollen, die vorbereitende Lohnbuchhaltung zu überprüfen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung, und wählen Sie eine Gesellschaft aus (falls aktiviert).
- Öffnen Sie den Reiter Verwalten und gehen Sie zu Erinnerungen.
- Klicken Sie auf den Button zum Verwalten von Erinnerungen, und wählen Sie das Datum aus, an dem Admins die Erinnerung erhalten sollen.
- Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
Damit Erinnerungen an Nutzende von Personio verschickt werden können, müssen sie auch in deren persönlichem Profil aktiviert sein. So werden Erinnerungen im persönlichen Profil aktiviert:
- Gehen Sie zu Avatar > Persönliche Einstellungen.
- Wählen Sie Benachrichtigungen.
- Aktivieren Sie unter Überprüfung der Abrechnungen die Benachrichtigung für das Dashboard und, falls aktiviert, per E-Mail.
- Speichern Sie den Eintrag.
Nur wenn dies im persönlichen Profil des Mitarbeiters aktiviert ist, können in den Einstellungen für die vorbereitende Lohnbuchhaltung eingerichtete Erinnerungen empfangen werden.
Anteilige Gehaltsberechnung festlegen
Um die Grundlage für die anteilige Gehaltsberechnung auf Gesellschaftsebene zu definieren, können Sie aus sechs Berechnungsmethoden wählen. Detaillierte Informationen und Beispiele dieser Methoden finden Sie in unserem Artikel zu anteiligen Berechnungsmethoden. Informationen zu häufig gestellten Fragen zu anteiligen Berechnungsmethoden finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die anteilige Berechnungsmethode einzustellen:
- Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung, und wählen Sie eine Gesellschaft aus (falls aktiviert).
- Öffnen Sie den Reiter Verwalten und gehen Sie zu Anteilige Gehaltsberechnung.
- Wählen Sie die gewünschte Berechnungsmethode aus. Weitere Informationen und Berechnungsbeispiele dazu finden Sie in diesem Helpcenter-Artikel.
- Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
Hinweis:
Wenn Sie die anteilige Berechnungsmethode ändern, wird dies rückwirkend auf vergangene Zeiträume angewendet, was sich auf vergangene Gehaltsberechnungen auswirkt.
Beispiel: Wenn Ihr Abrechnungszeitraum vom ersten bis zum letzten eines Monats festgelegt ist und Sie die Methode am 15. des Monats ändern, wird dies für alle Abrechnungszeiträume dieser Gesellschaft wirksam, einschließlich der vergangenen.
Abrechnungszeiträume einrichten
Die Abrechnungszeiträume basieren auf den von Ihnen ausgewählten Abrechnungsgruppen. Diese:
- definieren den Zeitraum, über den die erfassten Stunden und Auszeiten summiert werden, sofern Sie diese als zu exportierende Attribute hinzugefügt haben
- legen den Beginn und das Ende des Auszahlungszeitraums für Mitarbeitende fest
- dienen als Grundlage für die anteilige Berechnung
Sie können pro Abrechnungsgruppe einen Abrechnungszeitraum festlegen. Wenn Sie keine Abrechnungsgruppen eingerichtet haben, werden die Abrechnungszeiträume auf Ebene der Gesellschaft festgelegt. Um Abrechnungszeiträume einzurichten, befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung, und wählen Sie eine Gesellschaft aus (falls aktiviert).
- Öffnen Sie den Reiter Verwalten und gehen Sie zu Abrechnungszeiträume.
- Klicken Sie auf den Button Bearbeiten, um die Abrechnungszeiträume zu verwalten und die Daten der Abrechnungszeiträume für jede Abrechnungsgruppe festzulegen.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Nach der Aktualisierung werden die Abrechnungszeiträume ab dem Folgemonat festgelegt. Klicken Sie in der entsprechenden Abrechnungsgruppe auf Historie, um vergangene Abrechnungszeiträume pro Abrechnungsgruppe anzuzeigen.
Abrechnungsdaten konfigurieren
Die Abrechnungsdaten werden in verschiedenen Spalten der Tabelle der vorbereitenden Lohnbuchhaltung angezeigt, je nachdem, wie Sie diese konfiguriert haben. Sie können sie für jede Gesellschaft separat anpassen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie zu Lohnbuchhaltung, und wählen Sie eine Gesellschaft aus (falls aktiviert).
- Öffnen Sie den Reiter Verwalten und gehen Sie zu Abrechnungsdaten.
- Klicken Sie auf Persönliche Informationen und fügen Sie Attribute für Personaldaten, Vergütung und Abwesenheit sowohl für tägliche als auch für stündliche Abwesenheiten in Ihr Lohnbuchhaltungssetup ein. Fügen Sie Attribute für Fixgehalt und Stundenlohn sowie Grundvergütung hinzu, um sicherzustellen, dass Updates im Reiter Mitarbeitendenänderungen sichtbar sind.
- Wählen Sie unter Abwesenheit alle Abwesenheitsarten aus, die Sie im Reiter Abwesenheit und im Export anzeigen möchten.
- Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
Nächster Schritt
- Erfahren Sie mehr über die vorbereitende Lohnbuchhaltung in unserem Artikel mit häufig gestellten Fragen.
- Detaillierte Informationen und Beispiele finden Sie in unserem Artikel zu anteiligen Berechnungsmethoden.
- Lesen Sie unseren Artikel zum monatlichen Lohnbuchhaltungsprozess mit vorbereitender Lohnbuchhaltung.