So laden Sie mehrere Dokumente gleichzeitig über den Multiupload von Dokumenten hoch

 

Dieser Artikel erklärt, wie Sie einen Multi-Upload von Mitarbeiterdokumenten durchführen können, so dass mehrere Dokumente auf einmal in Personio hochgeladen und automatisch den entsprechenden Mitarbeiterkonten zugewiesen werden.

Wenn Sie ein einzelnes Dokument in ein bestimmtes Mitarbeiterprofil hochladen möchten, gehen Sie bitte zu Dokumente einzeln hochladen.

 

Datei benennen

Benennen Sie die Dokumentendatei. Verwenden Sie hierfür eines der folgenden Formate: 

      • Vorname_Nachname_Kategorie_ttmmjjjj 
      • Vorname_Nachname_Kategorie_tt.mm.jjjj
      • MitarbeiterID_Vorname_Nachname_Kategorie_ttmmjjjj
      • MitarbeiterID_Vorname_Nachname_Kategorie_tt.mm.jjjj
      • MitarbeiterID__Kategorie_ttmmjjjj 
      • Mitarbeiter-ID___Kategorie_tt.mm.jjjj

        Hinweis
        In den letzten beiden Beispielen entspricht der lange Balken (Mitarbeiter-ID___Kategorie_tt.mm.jjjj) drei aufeinanderfolgenden Unterstrichen (Mitarbeiter-ID_ _ _Kategorie_tt.mm.jjjj).

        Wenn Sie die Mitarbeiter-ID in die Benennung einbeziehen:
        Damit Personio jedes Dokument automatisch dem entsprechenden Mitarbeiter zuordnen kann, muss das Attribut Mitarbeiter-ID im Personio-Konto entweder in englischer oder deutscher Sprache benannt sein. Sie können zwischen den folgenden Namen wählen: Employee ID, Employee Number, Mitarbeiter ID und Personalnummer.

Trennen Sie für Mitarbeiter mit zwei Nachnamen die Namen durch ein Leerzeichen:

      • Vorname_ErsterNachname ZweiterNachname_Kategorie_ttmmjjjj

Weitere Details müssen hinter dem Datum hinzugefügt werden. Trennen Sie diese mit Unterstrichen:

      • MitarbeiterID__Kategorie_tt.mm.jjjj_weitere_Details

Wenn Sie im Namen weder die Kategorie noch das Datum einbeziehen, wird das Dokument trotzdem automatisch dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet, aber die Dokumentenkategorie und das Datum müssen manuell definiert werden:

      • Vorname_Nachname

Datei hochladen

Wählen Sie unter Importe den Dateityp Mitarbeiterdokumente (Multiupload). Laden Sie alle gewünschten Dokumente hoch oder ziehen Sie sie per Drag & Drop in das Feld Dateien und klicken Sie auf Weiter. Bei jedem Import können bis zu 100 Dokumente gleichzeitig hochgeladen werden.

multiupload-upload-file_de.png

Spalten konfigurieren

Falls Sie nicht die automatische Zuweisung anhand der Dateinamen verwenden, weisen Sie den Dokumenten die gewünschte Dokumentkategorie zu und ändern Sie gegebenenfalls das Dokumentendatum. Die Zuordnung der Dokumente zu den Mitarbeitern erfolgt auch in diesem Fall automatisch über den Dateinamen.

Sie haben auch die Möglichkeit, mit Hilfe des Pfeilsymbols eine Massenzuweisung durchzuführen. So können Sie beispielsweise alle Dokumente auf einmal einem bestimmten Mitarbeiter, einer Kategorie oder einem Dokumentdatum zuweisen.

Dokumente, die falsch hochgeladen wurden, können über die Spalte Aktionen wieder entfernt werden.

multiupload-configure-columns_de.png

Klicken Sie auf Weiter, um im nächsten Schritt eine Vorschau des Imports zu sehen.

 

Importvorschau anzeigen

Im dritten und letzten Schritt des Importvorgangs können Sie sowohl die ausgewählten Dokumente als auch die Zuordnungen überprüfen.

multiupload-import-preview_de.png

 

Virenscan

Personio führt einen Virenscan für alle Dokumente durch. Dies kann unter Umständen ein paar Minuten in Anspruch nehmen, während denen das Dokument mit einem 🔄-Icon und dem Status Virenscan versehen ist. Ist das Dokument sicher, steht es anschließend zum Download bereit.

Wird es als unsicher eingestuft oder ein Virus gefunden, wird es mit einem ⚠️-Symbol versehen. Die einzige Aktion, die Sie und Ihre Mitarbeiter in diesem Fall ausführen können, ist das Dokument zu löschen.

 

Dokumente im Mitarbeiterprofil

Die Dokumente können nach dem Import im Mitarbeiterprofil unter dem Reiter Dokumente in der jeweiligen Kategorie eingesehen werden:

multiupload-employee-profile-document_de.png

Tipp
Alternativ kann Ihre IT-Abteilung eine API-Integration einrichten, die automatisch mehrere Dokumente in die entsprechenden Mitarbeiterprofile hochlädt. Die komplette technische Dokumentation findet Ihre IT-Abteilung in unserem Developer Hub.

 

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