In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mehrere Dokumente in die entsprechenden Mitarbeitendenprofile importieren können. Wenn Sie ein einzelnes Dokument in ein bestimmtes Mitarbeitendenprofil hochladen oder ein Dokument mittels Dokumentvorlage für mehrere Mitarbeitende erstellen möchten, finden Sie weitere Informationen unter Dokumente zu einem Mitarbeiterprofil hinzufügen.
Voraussetzungen für den Import von Dateien
Bevor Sie Dateien zu Personio hochladen, stellen Sie sicher, dass Sie alle Dateinamen in einem der folgenden Formate speichern:
- Vorname_Nachname_Kategorie_TTMMJJJJ
- Vorname_Nachname_Kategorie_TT.MM.JJJJ
- MitarbeiterID_Vorname_Nachname_Kategorie_ttmmjjjj
- MitarbeiterID_Vorname_Nachname_Kategorie_TT.MM.JJJJ
- MitarbeiterID___Kategorie_TTMMJJJJ
- MitarbeiterID___Kategorie_TT.MM.JJJJ
Diese Namenskonventionen ermöglichen es Personio, hochgeladene Dateien automatisch dem richtigen Mitarbeiter zuzuordnen.
Tipp:
Erstellen Sie den langen Balken zwischen Mitarbeiter-ID und Kategorie (wie in den letzten beiden Formattypen oben zu sehen) mit drei aufeinanderfolgenden Unterstrichen „_ _ _“.
In der folgenden Tabelle finden Sie Sonderfälle oder Ausnahmen bei der Benennung von Dateien.
| Fall | Mehr Informationen |
| Zusätzliche Details im Dateinamen |
Fügen Sie nach dem Datum zusätzliche Details in den Dateinamen ein. Trennen Sie die einzelnen Details mit Unterstrich „_“. Zum Beispiel: MitarbeiterID__Kategorie_tt.mm.jjjj_weitere_Details |
| Attribut Mitarbeiter-ID |
Wenn Sie die Mitarbeiter-ID in einen Dateinamen aufnehmen, muss das Attribut „Mitarbeiter-ID“ in Personio in englischer oder deutscher Sprache angelegt sein und eine der folgenden Bezeichnungen haben: „Employee ID“, „Employee Number“, „Mitarbeiter ID“ oder „Personalnummer“. |
| Mehrere Nachnamen |
Wenn ein Mitarbeiter mehrere Nachnamen hat, trennen Sie die Nachnamen durch ein Leerzeichen. Zum Beispiel: |
| Keine Kategorie oder Datum im Dateinamen |
Wenn Sie im Namen weder Kategorie noch Datum einbeziehen, wird das Dokument trotzdem automatisch dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet; jedoch müssen Sie Dokumentenkategorie und Datum im zweiten Schritt des Importprozesses manuell auswählen. |
Mehrere Dateien über die Importfunktion hochladen
Nachdem Sie überprüft haben, ob alle Dateien in den Voraussetzungen richtig benannt sind, laden Sie mehrere Dateien anhand der nachstehenden Schritte gleichzeitig hoch.
- Gehen Sie zu Einstellungen > Importe.
- Wählen Sie Dokumente als Importtyp aus, und klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie alle Dokumente aus oder ziehen Sie sie in das Dateifeld. Sie können bei jedem Import bis zu 100 Dokumente hochladen.
- Konfigurieren Sie die Spalten für jedes hochgeladene Dokument. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende, Kategorie und das Datum des Dokuments korrekt zugewiesen werden. Bearbeiten Sie die Angaben nach Bedarf.
- Um ein Dokument aus der Liste zu löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Dateinamen und klicken Sie auf Entfernen.
- Klicken Sie auf Hochladen, um den Import abzuschließen.
Personio scannt die Dokumente auf Viren. Wechseln Sie nach dem Import zum Reiter Dokumente des entsprechenden Mitarbeitendenprofils, um die Dokumente unter der zugewiesenen Kategorie anzuzeigen.
Tipp:
Ihre IT-Abteilung kann eine API-Integration erstellen, die automatisch mehrere Dokumente in die jeweiligen Mitarbeitendenprofile hochlädt. Die gesamte technische Dokumentation finden Sie in unserem Entwickler-Hub.
Vorlage zum Erstellen eines Dokuments für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig verwenden
Informationen zum Erstellen eines Dokuments für mehrere Mitarbeitende finden Sie unter Dokumente zu einem Mitarbeitendenprofil hinzufügen.