Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mehrere vorhandene Dokumente importieren und in die entsprechenden Mitarbeitenden-Accounts hochladen. Wenn Sie ein einzelnes Dokument in ein bestimmtes Mitarbeitendenprofil hochladen oder eine Dokumentvorlage gleichzeitig auf mehrere Mitarbeitende anwenden möchten, lesen Sie bitte den Artikel Dokumente zu einem Mitarbeitendenprofil hinzufügen.
Voraussetzungen für den Import von Dateien
Stellen Sie vor dem Hochladen von Dateien sicher, dass alle Dateinamen in einem der folgenden Formate erscheinen:
- Vorname_Nachname_Kategorie_ttmmjjjj
- Vorname_Nachname_Kategorie_tt.mm.jjjj
- MitarbeiterID_Vorname_Nachname_Kategorie_ttmmjjjj
- MitarbeiterID_Vorname_Nachname_Kategorie_tt.mm.jjjj
- MitarbeiterID__Kategorie_ttmmjjjj
- MitarbeiterID__Kategorie_tt.mm.jjjj
Tipp:
Erstellen Sie den lange Balken zwischen Mitarbeitenden-ID und Kategorie (wie in den letzten beiden Formaten oben zu sehen) mit drei aufeinanderfolgenden Unterstrichen „_ _ _“.
Sonderfälle oder Ausnahmen bei der Benennung von Dateien sehen Sie in der folgenden Tabelle.
| Fall | Weitere Informationen |
| Weitere Details im Dateinamen |
Hinterlegen Sie weitere Informationen im Dateinamen nach dem Datum und trennen Sie sie mit einem Unterstrich „_“. Beispiel: Mitarbeiter-ID__Kategorie_tt.mm.jjjj_weitere_Details |
| Mitarbeitende-ID-Attribut |
Wenn Sie die Mitarbeitenden-ID in einen Dateinamen aufnehmen, muss das Attribut Mitarbeitenden-ID in Personio in englischer oder deutscher Sprache angelegt sein und eine der folgenden Bezeichnungen haben: „Employee ID“, „Employee Number“, „Mitarbeitenden-ID“ oder „Personalnummer“. |
| Mehrere Nachnamen |
Hat ein Mitarbeiter mehrere Nachnamen, trennen Sie die Nachnamen durch ein Leerzeichen.Zum Beispiel: |
| Keine Kategorie oder Datum im Dateinamen |
Wenn Sie im Namen weder Kategorie noch das Datum einbeziehen, wird das Dokument trotzdem automatisch dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet; jedoch müssen Sie Dokumentenkategorie und Datum im zweiten Schritt des Importprozesses manuell auswählen. |
Mehrere vorhandene Dateien mit Hilfe des Import-Assistenten hochladen
Nachdem Sie geprüft haben, dass alle Dateien korrekt benannt sind, tun Sie Folgendes, um mehrere Dateien gleichzeitig hochzuladen.
- Wählen Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio Importe.Dies öffnet den Import-Prozess.
- Klicken Sie neben Dateityp auf Dokumente.
- Wählen Sie alle Dokumente aus oder ziehen Sie sie per Drag-and-drop in das Feld Dateien. Klicken Sie dann auf Weiter.
Bei jedem Import können bis zu 100 Dokumente hochgeladen werden. - Konfigurieren Sie die Spalten für die einzelnen Dokumente, die hochgeladen werden sollen. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende, Kategorie und das Datum des Dokuments korrekt zugewiesen werden. Passen Sie sie bei Bedarf an.
- Entfernen Sie Dokumente durch Klick auf den Papierkorb unter Aktionen.
- Klicken Sie auf Weiter, um eine Vorschau des Imports zu sehen. Prüfen Sie die Dokumente und wie sie zugeordnet werden. Ist alles korrekt, klicken Sie auf Importieren.
Personio scannt die Dokumente auf Viren und lädt sie in das Mitarbeitendenprofil hoch. Lesen Sie Nächste Schritte für weitere Informationen.
Tipp:
Zum Zuweisen des Mitarbeiters, der Kategorie oder des Dokuments können Sie eine automatische Ausfüll-Funktion verwenden. Klicken Sie hierzu auf den kleinen Pfeil nach unten rechts neben den entsprechenden Spaltennamen.
Nächster Schritt
Virenscan
Personio führt für alle hochgeladenen Dokumente einen Virenscan durch. Dies kann einige Minuten in Anspruch nehmen, und währenddessen erscheinen neben dem Dokument ein Wartesymbol 🔄 und der Status "Virenscan".
- Ist das Dokument sicher, steht es anschließend zum Download bereit.
- Wird das Dokument als nicht sicher eingestuft oder ein Virus gefunden, wird es mit einem Warnsymbol ⚠️ versehen. Die einzige Aktion, die Sie oder Ihre Mitarbeitenden dann noch ausführen können, ist das Dokument zu löschen.
Dokumente im Mitarbeitendenprofil
Nach dem Import können Sie die hochgeladenen Dokumente im Reiter Dokumente des Mitarbeitendenprofils unter der zugewiesenen Kategorie sehen.
Tipp:
Ihre IT-Abteilung kann eine API-Integration einrichten, die automatisch mehrere Dokumente in die entsprechenden Mitarbeitendenprofile hochlädt.Die komplette technische Dokumentation finden Sie in unserem Developer Hub.
Vorlage verwenden, um ein Dokument für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zu erstellen
Um ein Dokument für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zu erstellen, lesen Sie bitte Dokumente zu einem Mitarbeitendenprofil hinzufügen.