In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mehrere Dokumente in die entsprechenden Mitarbeitendenprofile importieren können. Um ein einzelnes Dokument hochzuladen oder Dokumentvorlagen zu verwenden, lernen Sie, wie Sie einem Mitarbeitendenprofil Dokumente hinzufügen können.
Bevor Sie beginnen
- Zum Importieren von Dokumenten benötigen Sie Bearbeitungsberechtigungen für den Dokumentenimport. Benutzende mit der Berechtigung Dokumente importieren können nur Dokumente für alle Mitarbeitenden importieren. Es ist nicht möglich, den Dokumentenimport auf bestimmte Personengruppen zu beschränken. Erfahren Sie mehr über Importberechtigungen.
- Importe können nicht rückgängig gemacht werden. Stellen Sie sicher, dass die zu importierenden Daten korrekt sind, und erwägen Sie, zunächst nur einen kleinen Datensatz zu importieren, um die Ergebnisse zu testen.
- Alle Dateien müssen bestimmte Namenskonventionen für einen automatischen Mitarbeitendenabgleich erfüllen. Lesen Sie den Abschnitt unten, in dem erläutert ist, wie Sie Dateien für den Import vorbereiten.
- Wenn Sie die Mitarbeitenden-ID in Ihren Dateinamen verwenden möchten, müssen Sie zunächst in Personio ein individuelles Attribut „Mitarbeitenden-ID“ erstellen und als eindeutigen Wert festlegen. Die Mitarbeitenden-ID unterscheidet sich von der internen Personio-ID, die Personio jeder mitarbeitenden Person automatisch zuweist.
- Verwenden Sie beim Erstellen von Dateinamen den bürgerlichen Namen der mitarbeitenden Person (nicht den bevorzugten Namen), um eine korrekte Übereinstimmung sicherzustellen.
Dateien für den Import vorbereiten
Stellen Sie vor dem Hochladen von Dateien in Personio sicher, dass Sie alle Dateinamen in einem der folgenden Formate speichern. Diese Namenskonventionen helfen Personio dabei, hochgeladene Dateien automatisch der richtigen mitarbeitenden Person zuzuordnen.
- Vorname_Nachname_Kategorie_TTMMJJJJ
- Vorname_Nachname_Kategorie_TT.MM.JJJJ
- MitarbeiterID_Vorname_Nachname_Kategorie_ttmmjjjj
- MitarbeiterID_Vorname_Nachname_Kategorie_TT.MM.JJJJ
- MitarbeiterID___Kategorie_TTMMJJJJ
- MitarbeiterID___Kategorie_TT.MM.JJJJ
Tipp:
Erstellen Sie den langen Balken zwischen Mitarbeitenden-ID und Kategorie (wie in den letzten beiden Formattypen oben zu sehen) mit drei aufeinanderfolgenden Unterstrichen „_ _ _“.
Sonderfälle
In der folgenden Tabelle finden Sie Sonderfälle oder Ausnahmen bei der Benennung von Dateien.
| Fall | Mehr Informationen |
| Zusätzliche Details im Dateinamen | Fügen Sie nach dem Datum zusätzliche Details in den Dateinamen ein. Trennen Sie die einzelnen Details mit Unterstrich „_“. Zum Beispiel: MitarbeiterID__Kategorie_tt.mm.jjjj_weitere Details |
| Attribut Mitarbeitenden-ID | Wenn Sie die Mitarbeitenden-ID in einen Dateinamen aufnehmen, muss das Attribut „Mitarbeitenden-ID“ in Personio auf Englisch oder Deutsch angelegt sein und eine der folgenden Bezeichnungen haben: „Employee ID“, „Employee Number“, „Mitarbeitenden-ID“ oder „Personalnummer“. |
| Unterstriche in einem Dateinamen | Verwenden Sie Unterstriche nur, um die verschiedenen Teile eines Dateinamens zu trennen. Zum Beispiel zwischen einem Nachnamen und einer Kategorie. Innerhalb eines einzelnen Teils, beispielsweise innerhalb einer Kategoriebezeichnung, dürfen keine Unterstriche verwendet werden. Verwenden Sie innerhalb von Teilen stattdessen Leerzeichen. |
| Mehrere Nachnamen | Wenn eine mitarbeitende Person mehrere Nachnamen hat, trennen Sie die Nachnamen durch ein Leerzeichen (keinen Unterstrich). Zum Beispiel: Vorname_ErsterNachname ZweiterNachname_Kategorie_ttmmjjjj |
| Keine Kategorie oder Datum im Dateinamen | Wenn Sie Kategorie und Datum nicht im Dateinamen angeben, weist Personio das Dokument dennoch der richtigen mitarbeitenden Person zu. Sie müssen die Dokumentkategorie und das Datum manuell auswählen. |
Mehrere Dateien mit der Importfunktion hochladen
Vergewissern Sie sich, dass alle Dateien korrekt sind. Führen Sie dann die folgenden Schritte aus, um mehrere Dateien gleichzeitig hochzuladen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie unter Unternehmen auf Importe.
- Wählen Sie Dokumente als Importtyp aus, und klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie alle Dokumente aus oder ziehen Sie sie in das Dateifeld. Sie können bei jedem Import bis zu 100 Dokumente hochladen.
- Konfigurieren Sie die Spalten für jedes hochgeladene Dokument. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende, Kategorie und das Datum des Dokuments korrekt zugewiesen werden. Bearbeiten Sie die Angaben nach Bedarf.
- Um ein Dokument aus der Liste zu löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Dateinamen und klicken Sie auf Entfernen.
- Klicken Sie auf Hochladen, um den Import abzuschließen.
Personio scannt Dokumente auf Viren. Wechseln Sie nach dem Import zum Reiter Dokumente des entsprechenden Mitarbeitendenprofils, um die Dokumente unter der zugewiesenen Kategorie anzuzeigen.
Tipp:
Ihre IT-Abteilung kann eine API-Integration erstellen, die automatisch mehrere Dokumente in die jeweiligen Mitarbeitendenprofile hochlädt. Die gesamte technische Dokumentation finden Sie in unserem Entwickler-Hub.
Nächster Schritt
- Erfahren Sie, wie Sie im Mitarbeitendenprofil auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten können.
- Erfahren Sie, wie Sie mithilfe einer Vorlage ein Dokument für mehrere Mitarbeitende erstellen können.