Dokumente gesammelt hochladen

 

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Dokumente als Multi-Upload direkt in die Personio-Accounts Ihrer Mitarbeiter hochladen können.

Laden Sie in drei Schritten mehrere Dokumente gleichzeitig in Personio hoch und ordnen Sie diese den entsprechenden Mitarbeitern sowie Dokumentkategorien zu.

Für eine automatische Zuordnung des Dokuments in das gewünschte Mitarbeiterprofil, inklusive passender Dokumentkategorie und Datum, verwenden Sie für die Dateibezeichnung bitte das Format
Vorname_Nachname_Dokumentkategorie_ttmmjjjj  oder
Vorname_Nachname_Dokumentenkategorie_tt.mm.jjjj oder
Personalnummer_Vorname_Nachname_Dokumentkategorie_ttmmjjjj oder
Personalnummer_Vorname_Nachname_Dokumentkategorie_tt.mm.jjjj oder
Personalnummer___Dokumentkategorie_ttmmjjjj (hier werden anstelle des Vor- und Nachnamen insgesamt 3 Unterstriche eingefügt) oder
Personalnummer___Dokumentkategorie_tt.mm.jjjj (hier werden anstelle des Vor- und Nachnamen insgesamt 3 Unterstriche eingefügt)

Falls Sie noch weitere Informationen im Dokumentennamen übermitteln möchten, achten Sie bitte darauf, diese hinter das Datum zu schreiben. Für eine bessere Lesbarkeit, fügen Sie nach dem Datum noch einen Unterstrich ein, siehe folgendes Beispiel:
Personalnummer___Dokumentkategorie_tt.mm.jjjj_weitere_Informationen

Falls Sie die Personalnummer als identifizierendes Attribut verwenden, achten Sie bitte darauf, dass das entsprechende Attribut analog zu einer der folgenden Optionen benannt ist:

  • Mitarbeiter ID
  • Personalnummer
  • Employee ID
  • Employee Number

Auch die Dateibezeichnung im Format Vorname Nachname, Vorname_Nachname oder Personalnummer ist möglich. In diesem Fall findet jedoch lediglich eine automatische Zuordnung des gewünschten Mitarbeiters statt, die Dokumentkategorie und das Datum des Dokuments muss manuell bestimmt werden.

 

Datei hochladen

Wählen Sie unter Importe den Dateityp Mitarbeiter-Dokumente (Multiupload) aus. Laden Sie alle gewünschten Dokumente hoch oder ziehen Sie diese per Drag-and-Drop in das Feld Dateien und klicken Sie auf Weiter. Pro Import können bis zu 100 Dokumente gleichzeitig hochgeladen werden.

multiupload-upload-file_de.png

 

Spalten konfigurieren

Falls Sie nicht die automatische Zuweisung anhand der Dateinamen verwenden, weisen Sie den Dokumenten die gewünschte Dokumentkategorie zu und ändern Sie gegebenenfalls das Dokumentendatum. Die Zuordnung der Dokumente zu den Mitarbeitern erfolgt auch in diesem Fall automatisch über den Dateinamen.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit eine Massenzuweisung durchzuführen. Nutzen Sie dafür das Symbol mit dem Pfeil. So kann man beispielsweise allen Dokumenten gleichzeitig einen bestimmten Mitarbeiter, Kategorie oder Dokumentdatum zuweisen.

Fälschlicherweise hochgeladene Dokumente können über die Spalte Aktionen wieder gelöscht werden.

multiupload-configure-columns_de.png

Klicken Sie auf Weiter, um im nächsten Schritt eine Vorschau des Imports zu bekommen.

 

Vorschau des Imports

Im dritten und letzten Schritt des Importvorgangs können Sie sowohl die ausgewählten Dokumente als auch die Zuordnungen überprüfen.

multiupload-import-preview_de.png

 

Virenscan

Personio führt bei allen Dokumenten einen Virenscan durch. Dies kann unter Umständen ein paar Minuten in Anspruch nehmen, während denen das Dokument mit einem 🔄-Icon und dem Status Virenscan versehen ist. Ist das Dokument sicher, steht es anschließend zum Download bereit.

Wird es als unsicher eingestuft oder ein Virus gefunden, wird es mit einem ⚠️-Icon versehen. Die einzige Aktion, die Sie und Ihre Mitarbeiter in diesem Fall ausführen können, ist das Dokument zu löschen.

 

Dokumente im Mitarbeiterprofil

Die Dokumente können nach dem Import im Mitarbeiterprofil unter dem Reiter Dokumente in der jeweiligen Kategorie eingesehen werden:

multiupload-employee-profile-document_de.png

Wie Sie Dokumente einzeln im Mitarbeiterprofil hochladen, erfahren sie in diesem Artikel.

 

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