Dokumente gesammelt hochladen

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Dokumente als Multi-Upload direkt in die Personio-Accounts Ihrer Mitarbeiter hochladen.

Laden Sie in drei Schritten mehrere Dokumente gleichzeitig in Personio hoch und ordnen Sie diese den entsprechenden Mitarbeitern sowie Dokumentkategorien zu.

Für eine automatische Zuordnung des Dokuments in das gewünschte Mitarbeiterprofil, inklusive passender Dokumentkategorie und Datum, verwenden Sie für die Dateibezeichnung bitte das Format 
Vorname_Nachname_Dokumentkategorie_ttmmjjjj  oder 
Vorname_Nachname_Dokumentenkategorie_tt.mm.jjjjoder
Personalnummer_Dokumentkategorie_ttmmjjjj oder
Personalnummer_Dokumentkategorie_tt.mm.jjjj

Falls Sie die Personalnummer als identifizierendes Attribut verwenden, achten Sie bitte darauf, dass das entsprechende Attribut analog zu einer der folgenden Optionen benannt ist:

  • Mitarbeiter ID
  • Personalnummer
  • Employee ID
  • Employee Number

Auch die Dateibezeichnung im Format Vorname Nachname, Vorname_Nachname oder Personalnummer ist möglich. In diesem Fall findet jedoch lediglich eine automatische Zuordnung des gewünschten Mitarbeiters statt, die Dokumentkategorie und das Datum des Dokuments muss manuell bestimmt werden.

 

Datei hochladen

Wählen Sie unter Importe den Dateityp Mitarbeiter-Dokumente (Multiupload) aus. Laden Sie alle gewünschten Dokumente hoch oder ziehen Sie diese per Drag-and-Drop in das Feld Dateien und klicken Sie auf Weiter. Pro Import können bis zu 100 Dokumente gleichzeitig hochgeladen werden.

 

Spalten konfigurieren

Weisen Sie den Dokumenten die gewünschte Dokumentkategorie zu und ändern Sie gegebenenfalls das Dokumentdatum. Die Zuordnung der Dokumente zu Mitarbeitern erfolgt automatisch über den Dateinamen.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit eine Massenzuweisung durchzuführen. Nutzen Sie dafür das Symbol mit dem Pfeil. So kann man beispielsweise allen Dokumenten gleichzeitig einen bestimmten Mitarbeiter, Kategorie oder Dokumentdatum zuweisen.

Fälschlicherweise hochgeladene Dokumente können über die Spalte Aktionen wieder gelöscht werden. 

Klicken Sie auf Weiter, um im nächsten Schritt eine Vorschau des Imports zu bekommen. 

 

Vorschau des Imports

Im dritten und letzten Schritt des Importvorgangs können Sie sowohl die ausgewählten Dokumente als auch die Zuordnungen überprüfen.

Die Dokumente können nach dem Import im Mitarbeiterprofil unter dem Reiter Dokumente in der jeweiligen Kategorie eingesehen werden:

 

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