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Attribute in Personio

In diesem Artikel werden die verschiedenen Attributsarten in Personio beschrieben und jeweils aufgeführt. Es gibt vordefinierte und individuelle Attribute, die sich in ihrer Anpassbarkeit und nach der Art ihrer Textfelder (insgesamt acht) unterscheiden.

Vordefinierte Attribute

Vordefinierte Attribute werden automatisch in Ihrem Personio-Account angelegt, da sie mit anderen Funktionen verknüpft sind. Diese werden unter Einstellungen > Mitarbeitendeninformationen mit einem grauen Tag „Vordefiniertes Attribut“ angezeigt.

Vordefinierte Attribute können nicht bearbeitet oder gelöscht werden und sind z. T. mit Werten vorbelegt. 

Diese Attribute werden automatisch in alle unterstützten Sprachen übersetzt und mit vordefinierten Platzhaltern in Dokument verknüpft.

 

Alle vordefinierten Attribute

Bezeichnung Beschreibung Verbundene Funktionalität

Bezeichnung

Der Name einer mitarbeitenden Person beinhaltet den Vornamen und den Nachnamen.

Er ist mit der Identifikation in der Lohnbuchhaltung verknüpft.
bevorzugter Name

Ein bevorzugter Name ist der Name, den jemand täglich verwendet, im Gegensatz zum bürgerlichen Namen für offizielle Dokumente.

Hinweis
Dieses Attribut ist mit dem Abschnitt Öffentliches Profil verknüpft.

Verknüpft mit:

  • Abwesenheitskalender
  • Mitarbeitendenliste (optional)
  • Mitarbeitendenprofil
  • Header des Mitarbeitendenprofils
  • Globale Suche
  • Orgchart
  • Öffentliche API
  • Recruiting 
  • Aufgaben, Benachrichtigungen und Erinnerungen
Geschlecht

Auswahloptionen: Männlich, Weiblich, Divers, Sonstige.

 Verknüpft mit Geschlechtervariablen in Personio-Dokumentvorlagen.
Email Die E-Mail-Adresse ist in Personio eine eindeutige Identifizierung (eindeutige ID).

Verknüpft mit:

  • Importfunktion und erforderlich für den Import von Vergütungsdaten, An- und Abwesenheiten und Mitarbeitendendaten (sofern in Personio kein anderes Attribut als eindeutige ID definiert wurde). 
  • Erste Personio-Einladung sowie alle weiteren Logins der mitarbeitenden Person.
  • Aufgaben, Benachrichtigungen und Erinnerungen.
Weekly hours

Die Wochenstunden beinhalten Folgendes:

  • Wie viele Stunden soll die mitarbeitende Person laut Arbeitsvertrag wöchentlich arbeiten (Beispiel: 30/40 Stunden).
  • Wie viele Stunden gelten für den Mitarbeiter als Vollzeitmodell, wenn er Vollzeit arbeiten würde (Beispiel: 30/40 Stunden).

 

Verknüpft mit:

  • Anwesenheitsdaten, die erforderlich sind, um das Teilzeitarbeitszeitmodell von Mitarbeitenden einzurichten
  • Berichte, da sie zum Vollzeitäquivalent (FTE) des Unternehmens beitragen.
Position Position, die aktuell im Unternehmen ausgeübt wird. Verknüpft mit der Recruiting-App.
Team Team, zu dem die mitarbeitende Person gehört. Verknüpft mit dem Orgchart und Zugriffsrechten.
Geburtsdatum

Geburtsdatum der mitarbeitenden Person.

 Verknüpft mit Erinnerungen.
Standort Standort, an dem die mitarbeitende Person tätig ist. Verknüpft mit dem Orgchart und Zugriffsrechten.
Gesellschaft

Jeder Account enthält mindestens eine Gesellschaft, Ihre Muttergesellschaft. Sie können weitere Gesellschaften hinzufügen, um die Struktur Ihres Unternehmens abzubilden.

Verknüpft mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und dem Orgchart, da in beiden Fällen Mitarbeitende nach Gesellschaft differenziert werden.
Anstellungsart Mitarbeitende können entweder intern oder extern sein.

Verknüpft mit:

  • Berichte, da diese standardmäßig nach internen Mitarbeitenden vorgefiltert sind.
  • Vorbereitende Lohnbuchhaltung, da diese nur interne Mitarbeitende berücksichtigt.

Status

 Kann entweder Aktiv, Auszeit, Onboarding oder Inaktiv sein.

Verknüpft mit:

  • Ihr Personio-Plan, da inaktive Mitarbeitende nicht berücksichtigt werden.
  • Allgemeine Navigation, da alle Mitarbeitenden von allen anderen Mitarbeitenden über die Suchleiste gefunden werden können.
  • Mitarbeitendenliste, da diese nur aktive Mitarbeitende anzeigt.
  • Orgchart, das nur Mitarbeitende mit dem Status Aktiv, Auszeit und Onboarding anzeigt.
  • Vorbereitende Lohnbuchhaltung, da inaktive Mitarbeitende ausgeschlossen sind.
Anstelldatum Datum, an dem eine mitarbeitende Person offiziell ihre Beschäftigung aufnimmt. Dieses Datum markiert den Beginn der Lohnbuchhaltung und der Zusatzleistungen.

Verknüpft mit:

  • Anwesenheitsdaten, da diese verwendet werden, um Mitarbeitenden ihre Kontingentregel zuzuweisen.
  • Vorbereitende Lohnbuchhaltung, da Mitarbeitende ohne Anstelldatum nicht angezeigt werden.
  • Onboarding-Funktion, da diese das Fälligkeitsdatum für Onboarding-To-dos bestimmt.
  • Berichte, da Mitarbeitende ohne Anstelldatum nicht angezeigt werden.
Vertragsende Letzter Tag des befristeten Vertrags mit der mitarbeitenden Person. Sie sind mit verschiedenen Funktionalitäten verknüpft. Weitere Informationen finden Sie unter Austritt eines Mitarbeiters vs. Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Austrittsdatum

Letzter Tag der Beschäftigung einer mitarbeitenden Person. Sobald dieses Datum erreicht ist, wird der Status der mitarbeitenden Person automatisch auf Inaktiv gesetzt. 
Führungskraft Mitarbeitende Person, der eine andere Person unterstellt ist.

Verknüpft mit:

  • Zugriffsrechte und Genehmigungsprozesse.
  • Orgchart, da Mitarbeitende ihrer Führungskraft zugeordnet angezeigt werden.
  • Onboarding, da Führungskräfte für bestimmte Aufgaben verantwortlich gemacht werden können.
Dauer der Probezeit Dauer einer Probezeit zu Beginn des Arbeitsverhältnisses einer mitarbeitenden Person.

Verknüpft mit Berichten.
Kinder Erfasst die Informationen zu den Kindern der mitarbeitenden Person und das geschätzte Geburtsdatum. Verknüpft mit der Mutterschutz-Funktion.
Kostenstelle Abteilung innerhalb eines Unternehmen, die Kosten verursacht, aber keine direkten Umsätze generiert. Verknüpft mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.

 

Individuelle Attribute

Individuelle Attribute in Personio werden manuell entsprechend spezifischen Anforderungen erstellt. Sie werden unter Einstellungen > Mitarbeitendeninformationen ohne Tag angezeigt.

Individuelle Attribute können frei bearbeitet und gelöscht werden, und ihre Werte sind vollständig anpassbar.

Diese Attribute werden nicht automatisch übersetzt und sind mit individuellen Platzhaltern in Dokumentvorlagen verknüpft.

 

Beispiele für individuelle Attribute

Bezeichnung Definition

Handynummer (geschäftlich)

 geschäftliche Telefonnummer
LinkedIn Link zum LinkedIn-Profil
Employee ID Mitarbeiternummer
Berufsart Beschäftigungsart basierend auf dem Arbeitszeitmodell; die vordefinierten Optionen sind Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Lehrling, Student, Praktikant. Diese Optionen können frei bearbeitet werden.
Lohnart Lohnbuchhaltungsgruppe: die vordefinierten Optionen sind Fixgehalt und Stundenlohn. Diese können zur Gruppierung von Lohnbuchhaltungsexporten verwendet werden.

 

Weitere Attributsarten

Attribute werden nicht nur nach Anpassbarkeit, sondern auch nach der Art von Textfeldern unterteilt. 

Textfeld Beschreibung
Allgemein Einfaches Textfeld für kurze Texte wie Namen, E-Mail-Adressen, Postleitzahlen oder Telefonnummern
Mehrzeilig  Ein Eingabefeld mit 2.000 Zeichen für längere Texte wie Kommentare.
Zahl (Ganzzahl) Zahlen ohne Dezimalstellen. Beispiel: die Mitarbeitenden-ID. 

Hinweis
Der Attributtyp Zahlen (Ganzzahl) fügt automatisch Trennzeichen hinzu; dies ist für große Zahlen nützlich, aber nicht für Daten wie Postleitzahlen. Verwenden Sie für Postleitzahlen den Typ Text, um eine korrekte Formatierung zu gewährleisten (22869 statt 22.869).
Zahl (bis zu zwei Nachkommastellen) Zahlen mit einer oder zwei Nachkommastellen, beispielsweise der Kinderfreibetrag, Geld- oder Prozentbeträge. Um die Anzahl der Dezimalstellen festzulegen, klicken Sie auf Bearbeiten.
Datum

Für wichtige Daten von Mitarbeitenden, wie z. B. das Geburtsdatum oder das Auslaufdatum des Studiennachweises.

Für alle Attribute dieser Art können Sie auch Erinnerungen erstellen.Aktivieren Sie hier die Option Jahr nicht öffentlich anzeigen.
Link Links ermöglichen beispielsweise das Hinterlegen von LinkedIn- oder Xing-Profilen Ihrer Mitarbeitenden. Korrekt hinterlegte Links öffnen sich via Hyperlink direkt im Browserfenster.
Auswahlliste Legen Sie über die Attributsart Auswahlliste die jeweiligen Optionen für das ausgewählte Attribut fest. Listen stellen sicher, dass Attribute nicht beliebig befüllt werden können, und verhindern somit Fehler. Dies ist beispielsweise bei Ja-/Nein-Abfragen sinnvoll.
Mehrfachauswahl

Definieren Sie die verfügbaren Optionen für Attribute der Art Mehrfachauswahl. Sie können mehrere Tags auswählen. Dies ist beispielsweise hilfreich, um Fähigkeiten wie gesprochene Sprachen zu erfassen.

 

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