Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Anpassungen an den Abwesenheitskontoständen Ihrer Mitarbeiter vornehmen.

Sie haben hierfür zwei Möglichkeiten:

• Abwesenheitskontostände manuell anpassen
  Führen Sie diese Schritte aus, wenn Sie den Abwesenheitskontostand nur eines Mitarbeiters ändern möchten.
• Abwesenheitskontostände massenweise anpassen (importieren)
  Führen Sie diese Schritte aus, wenn Sie die Abwesenheitskontostände mehrerer Mitarbeiter ändern möchten.

Abwesenheitskontostände manuell anpassen

Die Funktion der manuellen Kontostandsanpassung steht für alle Abwesenheitsarten mit Kontingentbildung zur Verfügung.

Damit Mitarbeiter Abwesenheitskontostände manuell anpassen können, müssen Sie ihnen entweder Administratorrechte oder Bearbeitungsrechte für Konto-Konfiguration > Abwesenheit gewähren.

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie Abwesenheitskontostände manuell anpassen möchten:

1. Navigieren Sie im Profil des jeweiligen Mitarbeiters zum Reiter Abwesenheit. Klicken Sie auf die Abwesenheitsart, die Sie aktualisieren möchten, und wählen Sie dann die Option Kontostand anpassen.

   
   

    

2. Verwenden Sie das Dateneingabeformular Kontostand auf einen bestimmten Wert festlegen, um auszuwählen, ob Sie den Kontostand so anpassen möchten, dass ein bestimmter Wert an einem bestimmten Kontostandsdatum angezeigt wird, oder ob Sie den Kontostand um eine bestimmte Anzahl von Tagen nach oben oder unten anpassen möchten. Das Anpassungsdatum definiert das Datum, an dem die Änderung in der Historie des Abwesenheitskontostands angezeigt wird.
   
   Im Feld Hinweis haben Sie die Möglichkeit, eine Notiz mit Informationen über den Grund für die Anpassung einzugeben.

   

    

3. Wählen Sie die Anpassungsart.

   Über die Option Kontostand auf einen bestimmten Wert ändern können Sie eine absolute Anpassung vornehmen. Personio setzt den Abwesenheitskontostand zum Stichtag auf den eingegebenen Wert. Bitte beachten Sie, dass dabei die jährliche Kontingentbildung überschrieben und die Kontoübersicht zum Anpassungsdatum auf Null zurückgesetzt wird.
   
   Über die Option Kontostand um einen bestimmten Betrag anpassen können Sie eine relative Anpassung vornehmen. Personio erhöht oder verringert den Kontostand um den eingegebenen Betrag und die Kontoübersicht wird relativ angeglichen. Die Kontoübersicht bleibt erhalten und wird zum Anpassungsdatum nicht auf Null zurück gesetzt.

   1. Kontostand auf einen bestimmten Wert ändern

      Beispiel: Ein Mitarbeiter soll am 31.12.2017 einen Resturlaubsanspruch von 3 Tagen haben.

      1. Wählen Sie die gewünschte Anpassungsart und geben Sie den neuen Abwesenheitskontostand und das Anpassungsdatum in die Felder Kontostand ändern auf und Anpassungsdatum ein.

      2. Hinterlegen Sie im Kommentarfeld zusätzlich den Grund der Änderung, damit der Eintrag nachvollziehbar bleibt.

        

      3. Gehen Sie zum Mitarbeiterprofil und wählen Sie die Abwesenheitsart Bezahlter Urlaub aus. Klicken Sie auf das Uhrsymbol Historie anzeigen, und Sie sehen die manuelle Anpassung wie unten gezeigt:

      Die manuelle Anpassung wird in der Abwesenheitshistorie blau angezeigt. Sie überschreibt jährliche Ansprüche aus Kontingentregeln für Abwesenheiten. Anpassungen können gelöscht werden, indem Sie auf das Papierkorbsymbol klicken.

      Administratoren können mithilfe von Personios Importfunktion die Kontostände mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig auf einen einheitlichen, bestimmten Wert setzen. Eine detaillierte Beschreibung des Import von Abwesenheitskontoständen sowie die Excel-Vorlage zum Import finden Sie hier.

      Hinweis:
      Es ist nicht möglich, manuelle Anpassungen an Daten in der Zukunft vorzunehmen.

   2. Kontostand um einen bestimmten Betrag anpassen

      Beispiel: Einem Mitarbeiter soll 1 Tag Sonderurlaub gewährt werden.

      1. Gehen Sie zum Mitarbeiterprofil und klicken Sie auf die gewünschte Abwesenheitsart. Klicken Sie auf den Button Kontostand anpassen.

      2. Geben Sie im Feld Anpassen die Zahl ein, um die der Abwesenheitskontostand erhöht oder verringert werden soll.

      3. Legen Sie das Anpassungsdatum fest und fügen Sie im Feld Hinweis wie unten gezeigt eine Notiz zum Grund für die Anpassung hinzu, um Transparenz zu gewährleisten.

      

      4. Kontrollieren Sie die Anpassung in der Abwesenheitshistorie.

      Die manuelle Anpassung wird in der Urlaubshistorie als blauer Eintrag angezeigt. Die Anpassung kann über das Papierkorb-Symbol wieder gelöscht werden.

      

    

Bulk-Import von Abwesenheitskontoständen

Führen Sie diese Schritte aus, wenn Sie Abwesenheitskontostände mithilfe der Import-Funktion anpassen möchten:

1. Laden Sie die Excel-Vorlage herunter, die im Download-Bereich dieses Artikels verfügbar ist. Alternativ können Sie auch Ihre eigene Vorlage erstellen (unterstützte Formate sind .xlsx, .csv und .xls), die allerdings dieselben vier Spalten enthalten muss.
          •     E-Mail-Adresse des Mitarbeiters, genau wie in Personio hinterlegt
          •     Abwesenheitsart, genau wie in Personio hinterlegt (auf Groß- und Kleinschreibung achten)
          •     Kontostand, im Format TT.MM oder HH.MM, je nach der für die Abwesenheitsart definierten Zeiteinheit.
          •     Datum des Kontostands (optional), im Format TT.MM.JJJJ.
2. Füllen Sie die Excel-Vorlage mit den Informationen zu den Abwesenheitskontoständen Ihrer Mitarbeiter aus.
3. Navigieren Sie auf Importe > Import von Abwesenheitskontoständen und laden Sie die Excel-Datei hoch. 
4. Weisen Sie die Spalten in Ihrer Excel-Datei den entsprechenden in Personio gespeicherten Attributen zu. Vergewissern Sie sich, dass sie ähnliche Namen haben.
5. Überprüfen Sie die Vorschau des Imports und klicken Sie auf Importieren, wenn alles korrekt ist.

Hinweis
Wenn Sie Abwesenheitskontostände mit Hilfe eines Bulk-Imports anpassen, können Sie die Art der Anpassung nicht wählen. Der Kontostand wird automatisch auf einen bestimmten Wert gesetzt. .