In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie wiederkehrende Vergütungen in Personio erstellen und verwalten.
Wiederkehrende Vergütungen ermöglichen es Ihnen, Vergütungsbestandteile zu hinterlegen, die regelmäßig (monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich) in gleichbleibender Höhe ausbezahlt werden, z. B. ÖPNV-Zuschüsse. Der Übersichtlichkeit wegen wird jede Vergütungsart unter dem Reiter Gehalt im Mitarbeitendenprofil in einer separaten Spalte aufgeführt.
Wiederkehrende Vergütungen müssen zunächst in den Einstellungen unter Vergütung erstellt werden. Sie können dort bearbeitet und für Mitarbeitende unter dem Reiter Gehalt im Mitarbeitendenprofil oder über einen Import verwaltet werden.
Hinweis:
Mitarbeitende, für die wiederkehrende Vergütungen hinzugefügt wurden, sehen diese unter dem Reiter Gehalt ihres Profils, sofern sie über Ansichtsrechte für ihre eigenen Vergütungsinformationen verfügen. Wiederkehrende Vergütungen werden nur für Mitarbeitende angezeigt, die sie auch erhalten.
Bevor Sie beginnen
Um Gehaltsbestandteile in Personio zu verwalten oder anzuzeigen, benötigen Sie Berechtigungen für den Reiter Vergütung im Mitarbeitendenprofil.
Wiederkehrende Vergütungen in den Einstellungen erstellen und verwalten
Wiederkehrende Vergütungen müssen in den Einstellungen erstellt werden, bevor Sie sie für einzelne Mitarbeitende hinzufügen oder importieren können. In den Einstellungen können Sie wiederkehrende Vergütungen auch umbenennen und löschen.
Tipp:
Verwenden Sie Filter und Sortierung, um Ihre Vergütungsarten zu verwalten. Sortieren oder filtern Sie nach Typ, Name oder Erstellungsdatum und verwenden Sie die Suchleiste, um schnell zu finden, was Sie brauchen.
Hinweis:
Um wiederkehrende Vergütungen in den Einstellungen erstellen, bearbeiten und löschen zu können, benötigen Sie entweder Admin-Rechte oder Bearbeitungsrechte für den Bereich Lohnbuchhaltung.
Wiederkehrende Vergütungen erstellen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine wiederkehrende Vergütung in den Einstellungen anzulegen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Bereich Lohnbuchhaltung auf Vergütung.
- Klicken Sie auf Neue erstellen.
- Wählen Sie Individuell wiederkehrend aus.
- Wählen Sie die Zahlungsfrequenz Wiederkehrend.
- Speichern Sie Ihre Eingabe.
Wiederkehrende Vergütungen umbenennen
Wenn Sie eine wiederkehrende Vergütung umbenennen, wird der neue Name rückwirkend im gesamten Tool übernommen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Bereich Lohnbuchhaltung auf Vergütung.
- Klicken Sie auf die wiederkehrende Vergütung, die Sie umbenennen möchten.
- Klicken Sie im Drawer auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie Umbenennen aus.
- Geben Sie den neuen Namen ein und speichern Sie Ihre Änderungen.
Wiederkehrende Vergütungen löschen
Um eine wiederkehrende Vergütung zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Bereich Lohnbuchhaltung auf Vergütung.
- Klicken Sie auf die wiederkehrende Vergütung, die Sie löschen möchten.
- Klicken Sie im Drawer auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie Löschen aus.
- Bestätigen Sie die Löschung und klicken Sie erneut auf Löschen.
Hinweis:
Wenn Sie eine wiederkehrende Vergütung löschen, wird diese Änderung rückwirkend im gesamten Tool übernommen. Die Vergütungsart wird aus allen Mitarbeitendenprofilen entfernt. Die Historie aller Zahlungen im Rahmen dieser Vergütungsart wird rückwirkend entfernt, und die Vergütungsart kann nicht mehr ausbezahlt werden.
Wiederkehrende Vergütungen im Mitarbeitendenprofil verwalten
Im Mitarbeitendenprofil können Sie wiederkehrende Vergütungen hinzufügen, bearbeiten und beenden.
Hinweis:
Um wiederkehrende Vergütungen manuell im Mitarbeitendenprofil anlegen und verwalten zu können, benötigen Sie entweder Admin-Rechte oder Bearbeitungsrechte für die Vergütungsinformationen des Mitarbeiters.
Wiederkehrende Vergütungen hinzufügen
Um eine wiederkehrende Vergütung für einen Mitarbeiter manuell hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie zum jeweiligen Profil > Reiter Gehalt > Gehaltsbestandteile.
- Klicken Sie unter Wiederkehrende Vergütungen und Boni auf Verwalten.
- Wählen Sie hier die gewünschte Kompensationsart und hinterlegen Sie folgende Daten:
▶︎ Währung: Geben Sie die Währung ein
▶︎ Betrag (€): Geben Sie die Zahlung ein
Gültig ab dem: Geben Sie das Startdatum für die Auszahlung ein
▶︎ Zahlungsfrequenz: Definieren Sie die Zahlungsfrequenz (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich) - Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Vergütung zu speichern.
Wiederkehrende Vergütungen bearbeiten
Um eine wiederkehrende Vergütung zu bearbeiten, die an einen Mitarbeiter ausbezahlt wird, müssen Sie dieselben Vergütungsart erneut mit den aktualisierten Daten eingeben. Der Vorgang ähnelt dem Hinzufügen einer neuen Vergütung. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie zum jeweiligen Profil > Reiter Gehalt > Gehaltsbestandteile.
- Klicken Sie unter Wiederkehrende Vergütungen und Boni auf Verwalten.
- Wählen Sie die Vergütungsart aus, die Sie bearbeiten möchten, und geben Sie die folgenden Daten ein:
▶︎ Währung: Geben Sie die Währung ein
▶︎ Betrag (€): Geben Sie die Zahlung ein
Gültig ab dem: Geben Sie das Startdatum für die Auszahlung ein
▶︎ Zahlungsfrequenz: Definieren Sie die Zahlungsfrequenz (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich) - Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Vergütung zu speichern.
Tipp:
︎Sie können Währungen für einzelne Mitarbeitende auf der Vergütungsebene verwalten, Bei einem Standortwechsel wird die Vergütungswährung von Mitarbeitenden nicht automatisch angepasst, d. h. es wird nicht automatisch die Währung des neuen Standorts angewendet. Wenn die Vergütungswährung einer mitarbeitenden Person nicht mit der Währung des Standorts übereinstimmt, werden Sie durch eine Validierungsmeldung informiert.
Hinweis:
Wenn Sie den Zahlungsbetrag für eine Vergütungsart ändern, beachten Sie bitte Folgendes:
▶︎ Zahlungen innerhalb des Monats werden anteilig basierend auf der Konfiguration unter Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Gehalt & Lohnbuchhaltung berechnet.
▶ ︎Eine bearbeitete wiederkehrende Vergütung wird nur in der vorläufigen Gehaltsabrechnung unter dem Reiter Gehalt und in der Detailansichtsleiste angezeigt. Die Änderung wird in den Personaldaten in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung nicht angezeigt.
Wiederkehrende Vergütungen beenden
Um eine wiederkehrende Vergütung, die an einen Mitarbeiter ausbezahlt wird, zu beenden, müssen Sie dieselbe Vergütungsart erneut mit einem Auszahlungsbetrag von „0“ eingeben. Der Vorgang ähnelt dem Hinzufügen einer neuen Vergütung. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie zum jeweiligen Profil > Reiter Gehalt > Gehaltsbestandteile.
- Klicken Sie unter Wiederkehrende Vergütungen und Boni auf Verwalten.
- Wählen Sie die Vergütungsart aus, die Sie beenden möchten, und geben Sie die folgenden Daten ein:
▶︎ Währung: Geben Sie die Währung ein
▶︎ Betrag (€): Geben Sie 0 ein
Gültig ab dem: Geben Sie das Datum ein, ab dem die Auszahlung beendet wird
▶︎ Zahlungsfrequenz: Wählen Sie die zuvor eingegebene Zahlungsfrequenz aus - Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Vergütung zu speichern.
Hinweis:
Wenn Sie den Zahlungsbetrag für eine Vergütungsart stornieren, beachten Sie bitte Folgendes:
▶︎ Zahlungen innerhalb des Monats werden anteilig basierend auf der Konfiguration unter Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Gehalt & Lohnbuchhaltung berechnet.
▶ ︎Eine beendete wiederkehrende Vergütung wird nur in der vorläufigen Lohnbuchhaltung unter dem Reiter Gehalt und in der Schublade mit der Detailansicht angezeigt. Die Änderung wird in den Personaldaten in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung nicht angezeigt.
Wiederkehrende Vergütungen über einen Import hinzufügen
Um den manuellen Aufwand bei der Dateneingabe zu reduzieren, können Sie wiederkehrende Vergütungen über einen Import hochladen.
Eine Anleitung zum Import Ihrer wiederkehrenden Vergütungen finden Sie unter Wiederkehrende Vergütungen in unserem Artikel Gehälter importieren.