Wir stellen Personio Conversations ein und migrieren alle auf den Personio Assistant. Der Personio Assistant nutzt modernste KI-Technologie, um Mitarbeitenden schnell Antworten bereitzustellen und HR-Tickets zu reduzieren.
Personio Conversations bleibt bis zum 30. Juni 2026 oder bis zu Ihrem Verlängerungsdatum verfügbar – je nachdem, was zuerst eintritt. Nach diesem Datum wird der Zugriff entfernt. Der Personio Assistant ist ohne zusätzliche Kosten verfügbar.

Das AI-Powered Answers-Feature ist für Kunden als App verfügbar. Für den Zugriff auf AI-Powered Answers benötigen Sie die entsprechende Version der Conversations-App. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre Account Management.

In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über die Wissensdatenbank in Personio Conversations.

Was ist die Wissensdatenbank in Conversations?

Die Wissensdatenbank in Conversations ist ein zentraler Bereich für die Verwaltung des Wissens Ihres Unternehmens. Mit den Funktionen Wissensmanagement und AI-Powered Answers können Sie in Conversations eine Wissensdatenbank (Antworten) zusammenstellen und diese für die manuelle und automatische Beantwortung von Anfragen Ihrer Mitarbeitenden nutzen.

Die Wissensdatenbank enthält die folgenden Reiter:

• Artikel: Greifen Sie auf alle Artikel in Ihrer Wissensdatenbank zu und fügen Sie in diesem Bereich neue Artikel hinzu.
• Protokoll der automatischen Antworten: Hier finden Sie eine Aufstellung der von Mitarbeitenden zuletzt gestellten Fragen.
• Spielwiese für automatische Antworten: Hier können Sie testen, welche Artikel vom KI-gestützten Conversations-Chatbot automatisch vorgeschlagen werden und warum.

Tipp:
Um auf die Wissensdatenbank zuzugreifen, gehen Sie zu Conversations > Verwalten > Wissensdatenbank.

Vorteile

In der Wissensdatenbank können Sie Folgendes tun:

• Aufbau einer internen Wissensdatenbank in Conversations.
  ▶︎ Erstellen Sie neue Artikel im Wissensbereich.
  ▶︎ Importieren Sie Artikel aus Ihrer vorhandenen Wissensdatenbank.
  ▶︎ Speichern Sie Antworten als Artikel, damit andere spezialisierte Personen sie nutzen können.
  ▶︎ Verwenden Sie vorhandene Artikel in Antworten.
    
• Automatische Bearbeitung von häufigen Anfragen über einen KI-gestützten Chatbot.
  ▶︎ Richten Sie das Targeting so ein, dass die richtigen Artikel den richtigen anfragenden Personen vorgeschlagen werden.
  ▶︎ Trainieren Sie den Algorithmus mithilfe des Feedbacks von mitarbeitenden Personen, um bessere Vorschläge zu liefern.
  ▶︎ Testen Sie Artikelvorschläge, um Inhalte bei Bedarf zu verbessern.

Wissensmanagement

Mit der Funktion für das Wissensmanagement können Sie in Conversations eine interne Wissensdatenbank aufbauen. Sie können beispielsweise Richtlinien, Leitlinien für Mitarbeitende, interne Dokumentationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen hinterlegen.

Jedes von Ihnen hinzugefügte Wissenselement wird als Artikel unter dem Reiter Artikel angezeigt. Für jeden Artikel unter dem Reiter Artikel werden seine Herkunft, eine Vorschau seines Titels und Inhalts, Anhänge (falls vorhanden), Zielgruppenregeln und das Datum der letzten Aktualisierung angezeigt. Sie können auf einen Artikel klicken, um detaillierter auf diese Elemente zuzugreifen.

Artikel hinzufügen

Informationen zum Hinzufügen eines Artikels finden Sie in unserem Artikel Artikel zur Wissensdatenbank hinzufügen. Sie können einen Artikel auf folgende Weisen hinzufügen:

• über den Reiter Artikel
• über die Anfragedetails
• durch den Import eines Artikels aus einer vorhandenen Wissensdatenbank (Confluence, Notion oder Sharepoint)

Es ist wichtig, Artikel so knapp und informativ wie möglich zu halten und eine natürliche Sprache zu verwenden, in der Ihre Mitarbeitenden ihre Fragen stellen würden. Dies liegt daran, dass Conversations den Titel und den Inhalt Ihrer Artikel analysiert, um Mitarbeitenden über Slack und Microsoft Teams automatisch Antworten vorzuschlagen. Weitere Tipps zum Aufbau einer Wissensdatenbank finden Sie im Abschnitt Best Practices von Artikel zur Wissensdatenbank hinzufügen. 

Antwort senden

Sobald Sie Ihre Wissensdatenbank zusammengestellt haben, können Sie in Conversations Antworten an Mitarbeitende (anfragende Personen) senden. Sie können dies tun, indem Sie vorhandene Artikel verwenden, um Anfragen zu beantworten. Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie in unserem Artikel Antworten aus der Wissensdatenbank an Mitarbeitende senden.

KI-gestützte Antworten

Die AI-Powered Answers-Feature beantwortet Mitarbeitendenanfragen automatisch anhand der Artikel aus Ihrer Wissensdatenbank. Dies trägt dazu bei, die Anzahl der Fragen zu reduzieren, die Sie manuell beantworten müssen.

Wie funktioniert AI-Powered Answers?

AI-Powered Answers nutzt Natural Language Processing, um jede Anfrage in Echtzeit zu analysieren. Es wägt alle möglichen Antworten zusammen mit Kontextinformationen über den Anfragenden ab und durchsucht dann die vorhandenen Artikel in Ihrer Wissensdatenbank, um die bestmögliche Lösung zu präsentieren.

Mitarbeitende erhalten die vorgeschlagenen Artikel über den KI-gestützten Conversations-Chatbot in Slack oder Microsoft Teams, je nachdem, welchen Anbieter Sie in Conversations integriert haben.

Anfragende Personen können:

• maximal drei Vorschläge erhalten, die ihre Frage eventuell beantworten
• sich entscheiden, den Vorschlag anzunehmen
• sich entscheiden, den Vorschlag abzulehnen, und bei Bedarf eine spezialisierte Person kontaktieren

Spezialisierte Personen können:

• ein Protokoll der zuletzt von Mitarbeitenden gestellten Fragen im Protokoll der automatischen Antworten ansehen
• Vorschläge auf der Spielwiese für automatische Antworten testen

Weitere Informationen zu AI-Powered Answers finden Sie in unserem Artikel Anfragen automatisch mit vorhandenen Artikeln lösen.