Cet article vous explique comment suivre toutes les demandes actives de signature électronique. Les administrateurs peuvent accéder à cette information dans le widget Signatures actives de la section Automatisation. Dans cette section, vous pouvez également voir le nombre de demandes de signature disponibles tous les mois pour votre organisation, en fonction de votre abonnement Personio.
Widget Signatures actives
Utilisez le widget Signatures actives pour suivre le statut de toutes les demandes de signature ouvertes dans votre organisation. Les administrateurs peuvent accéder à ce widget via Automatisation > Aperçu > Signatures actives. Il indique le nombre de demandes actives par statut. Le statut « Actif » inclut toutes les demandes de signature qui n’ont pas encore expiré.
Une demande peut avoir quatre statuts : En attente, Signé, Refusé et Adresse(s) e-mail invalide(s). Cliquez sur un statut dans le widget pour voir les documents ayant ce statut, le signataire et la date d’expiration de la demande.
Pour afficher une vue plus détaillée des demandes de signature, cliquez sur Afficher toutes les signatures en bas du widget. La page Aperçu des signatures s'ouvre.
Page Aperçu des signatures
La page Aperçu des signatures contient toutes les signatures électroniques demandées ainsi que le nombre de signatures utilisées ce mois -ci. Vous pouvez filtrer ou trier la vue par statut, expéditeur, date de la demande, date d'expiration, etc.
Si vous êtes administrateur, vous pouvez accéder à la page Aperçu des signatures en procédant comme suit :
- Accédez à Automatisation > Aperçu.
- Localisez le widget Signatures actives.
- Cliquez sur Afficher toutes les signatures pour ouvrir la page Aperçu des signatures.
Les informations suivantes sont disponibles dans l’aperçu :
- Document : cliquez sur le nom du document pour afficher un aperçu du fichier. La version que vous voyez est celle qui a été envoyée. Lorsque le document aura été signé par tous les signataires, vous pourrez télécharger le fichier PDF signé.
- Date de la demande : il s’agit de la date à laquelle l’expéditeur a demandé au(x) signataire(s) de signer le document.
- Date d’expiration : il s’agit de la date à laquelle la demande de signature expirera, quatre semaines après la date de la demande. Passée cette date, les signataires ne pourront plus finaliser le processus de signature.
- Statut du document : il s’agit du statut du document dans son ensemble. Lorsqu’une signature est demandée, le statut du document est défini sur « En attente ». Une fois que toutes les parties ont signé le document, le statut passe à « Signé ». Si le processus de signature n’est pas terminé dans un délai de quatre semaines, le statut du document est défini sur « Expiré ».
- Actions : les actions disponibles en fonction du statut du document. Si un document a le statut « Signé », vous pouvez choisir de télécharger la piste d’audit. Pour les documents ayant le statut En attente, vous pouvez envoyer un rappel au signataire.
Qu’est-ce que la piste d’audit ?
La piste d’audit est une fonction proposée par notre partenaire, SignatureIT. Il s’agit d’un document qui contient toutes les données de vérification électronique générées au cours du processus de signature. Cette piste sert de preuve de l’intégrité du document. Pour en savoir plus sur la piste d’audit fournie par Signaturit, lisez cetarticle du centre d’aide ou consultez le site Web de Signaturit.
Vérifier le statut d’une demande de signature
En tant qu’administrateur
Les administrateurs peuvent vérifier le statut d’une demande de signature sur la page Aperçu des signatures. Procédez comme suit :
- Accédez à Automatisation > Aperçu.
- Localisez le widget Signatures actives.
- Cliquez sur Afficher toutes les signatures pour ouvrir la page Aperçu des signatures.
- Filtrez et triez les signatures par document, statut ou date d’expiration, par exemple.
Consultez la section Envoyer un rappel de demande de signature ci-dessous pour envoyer un e-mail de rappel à un signataire.
En tant qu’employé
Les employés disposant des droits d’accès peuvent voir le statut d’une signature dans le profil de l’employé. Il existe cinq statuts : Non demandé, En attente, Signé, Expiré et E-mail rejeté. Pour vérifier le statut, procédez comme suit :
- Ouvrez le profil de l'employé concerné > Documents.
- Recherchez le document dans la liste, puis survolez son statut dans la colonne Signature électronique.
- Le(s) signataire(s) demandé(s) et la date d’expiration de la demande s’affichent.
- Si plusieurs personnes doivent signer, un statut apparaît pour chaque personne. Il reçoit la demande une par une dans l’ ordre indiqué, et uniquement après que la personne précédente a envoyé sa signature.
- Découvrez comment envoyer un rappel de demande de signature dans la section ci-dessous ou consultez Signer un document avec une signature électronique pour en savoir plus sur le processus de signature.
Remarque : l’employé qui demande une signature ne sera pas prévenu de son statut, sauf s’il est aussi un signataire. Vous pouvez créer un workflow personnalisé en utilisant l’élément déclencheur « Mise à jour du statut de signature » afin d’informer les employés des modifications apportées au statut de la signature d’un document.
Expiration de la demande de signature électronique
- Les demandes de signature électronique expirent quatre semaines après la demande.
- Cela se produit si l’un des signataires n’appose pas sa signature électronique dans le délai de quatre semaines. Une fois ce délai écoulé, le document ne peut plus être signé.
- Les demandes de signature qui ont expiré n’apparaissent pas dans le widget Signatures actives.
Conseil : avertissez les employés concernés lorsque le statut d’une signature passe à « Expiré ». Configurez cela en créant un workflow à l’aide de l’élément déclencheur « Mise à jour de la signature de document d’un employé ».
Envoyer un rappel de demande de signature
Lorsqu’ils demandent pour la première fois une signature de document, les utilisateurs peuvent choisir d’envoyer automatiquement des rappels de signature. Ils peuvent également envoyer manuellement un rappel de signature en suivant les étapes ci-dessous.
En tant qu’administrateur
Si un document n’a pas été signé, les administrateurs peuvent envoyer un rappel manuel aux signataires. Procédez comme suit :
- Cliquez sur Automatisation > Aperçu > widget Signatures actives > Afficher toutes les signatures pour ouvrir la page Aperçu des signatures.
- Filtrer et trier par statut, document, expéditeur, date d’expiration, etc.
- Cochez la case à côté des employés qui doivent recevoir un rappel de demande de signature.
- En haut de la page, cliquez sur Actions > Envoyer un rappel de signature.
Les employés sélectionnés recevront un rappel par e-mail, qui comprend un lien direct vers le document et l'outil de signature électronique. Ils peuvent également examiner toutes leurs demandes de signature ouvertes dans l’outil de signature électronique.
Si l'employé ne voit pas l'e-mail, il doit consulter ses spams ou les autres options de la section Dépannage.
En tant qu’employé
Les employés disposant des droits d’accès nécessaires peuvent envoyer un rappel de signature aux signataires en procédant comme suit :
- Ouvrez le profil de l’employé et cliquez sur Documents.
- Sélectionnez la catégorie de document puis trouvez le document dans la liste.
- Survolez le nom du document et cliquez sur l'icône Envoyer un rappel qui apparaît à droite.
L' employé recevra un rappel par e-mail.
Annuler une demande de signature
Pour annuler la demande de signature d’un document, vous devez supprimer définitivement ce dernier de Personio. Procédez comme suit :
- Ouvrez le profil de l’employé et cliquez sur Documents.
- Sélectionnez la catégorie de document puis trouvez le document dans la liste.
- Facultatif : pour enregistrer le document avant de le supprimer de Personio, cliquez sur l’ icône à trois points > Télécharger.
- Cliquez sur l’icône à trois points > Supprimer. Confirmez la suppression du document.
Cette action supprime définitivement le document de Personio et annule la demande de signature. La page Aperçu des signatures indique le statut de la demande de signature.
En savoir plus
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