Solucionar el problema por el que los correos electrónicos de reclutamiento aparecen en el lugar equivocado – Personio

Este artículo explica por qué algunos correos electrónicos de reclutamiento pueden aparecer en el lugar equivocado. Cubriremos los siguientes problemas:

Por qué los correos electrónicos de los candidatos pueden aterrizar en tus mensajes no asignados.
Por qué sus correos electrónicos pueden aterrizar en la carpeta de spam de un candidato.

Antes de empezar

Hay dos opciones de comunicación con los candidatos a través de Personio. Ya has configurado una de las siguientes opciones:

La opción de servicio de correo electrónico de Personio (por defecto): en este caso, los candidatos envían correos a su correo electrónico de reclutamiento de Personio. Esto se parece a: tuempresa-empleos@m.personio.com
Establecer una conexión con nuestra integración de Google, Microsoft o SMTP. En este caso, los candidatos envían correos a su correo electrónico de reclutamiento personalizado, por ejemplo, empleos@suempresa.com. Si tiene problemas para configurar una conexión, consulte nuestro artículo de solución de problemas dedicado.

Cómo usar una herramienta de prueba de spam

Puede utilizar una herramienta de prueba de spam para probar su puntuación de spam. Usamos Mail-Tester en este ejemplo. Sigue estos pasos:

Abra una candidatura de prueba en Personio. Ve a Reclutamiento > Candidaturas y haz clic en Crear candidatura. Deje el campo de correo electrónico en blanco por ahora.
Abra Mail-Tester y copie el de correo electrónico de prueba proporcionado. Vuelve a Personio y pégalo en el campo de correo electrónico de tu candidatura de prueba.
Termine de crear su candidatura de prueba. Se crea automáticamente un perfil de candidato. Puedes borrar esto en otro momento.
En el perfil del candidato, vaya a la pestaña Mensajes.
Envíe un mensaje a su candidato de prueba. Lo ideal es usar un mensaje que sepa que está aterrizando en las carpetas de spam de los candidatos. Incluya archivos adjuntos si es necesario.
Vuelve a Mail-Tester y haz clic en el botón para comprobar tu puntuación.

Los correos electrónicos de un candidato llegan a tus mensajes sin asignar

Los correos electrónicos de los candidatos tienen que aparecer en la pestaña Mensajes del perfil del candidato correspondiente. Sin embargo, algunos correos electrónicos pueden aterrizar en sus mensajes no asignados. Puedes acceder a esta área a través de Reclutamiento > Mensajes no asignados.

Hay varias razones por las que los correos electrónicos de candidatos pueden aparecer en tus mensajes no asignados. Explora los problemas y sugerencias a continuación.

Posible problema: No existe ninguna solicitud para el candidato

Recibes un correo electrónico de un candidato, pero no hay ninguna candidatura existente con su correo electrónico. Por lo tanto, su correo electrónico aterriza en sus mensajes no asignados.

Solución: Tienes que crear una candidatura manualmente para el candidato. Ve a Reclutamiento > Mensajes no asignados. Abre el correo electrónico correspondiente. Haz clic en Crear aplicación y rellena la información requerida. Esto crea un nuevo perfil de candidato.

Posible problema: Un antiguo candidato responde a un hilo de correo electrónico antiguo

Cuando un candidato responde a un hilo de correo electrónico relacionado con un empleo para el que fue rechazado anteriormente o del que se retiró, su correo electrónico se guarda en la carpeta Mensajes no asignados. Esto se aplica a los candidatos que se rechazaron o se retiraron hace 14 o más días.

Si un candidato solicita un nuevo empleo mediante el formulario de candidatura, el sistema procesa su candidatura de forma habitual y la asigna al empleo correspondiente. Esto es así incluso aunque hayan sido rechazados para un puesto (de trabajo) anterior.

Posible problema: El candidato está utilizando una dirección de correo electrónico diferente

Si un candidato utiliza un correo electrónico diferente, el correo electrónico nuevo no está vinculado a su candidatura. Por lo tanto, su correo electrónico aterriza en sus mensajes no asignados.

Solución: Tienes que asignar el mensaje manualmente a su perfil de candidato. Ve a Reclutamiento > Mensajes no asignados. Abre el correo electrónico correspondiente. Haz clic en Asignar y selecciona el candidato correcto. El correo electrónico original aparece ahora en la pestaña Mensajes del perfil del candidato.

Posible problema: Un candidato ha solicitado dos o más empleos diferentes.

En este caso, la dirección de correo electrónico del candidato está vinculada a diferentes trabajos. Obtén más información sobre qué hacer si hay varias candidaturas del mismo candidato.

Solución: Tienes que asignar el mensaje manualmente al perfil del candidato. Ve a Reclutamiento > Mensajes no asignados. Abre el correo electrónico correspondiente. Haz clic en Asignar y selecciona el candidato correcto. El correo electrónico original aparece ahora en la pestaña Mensajes del perfil del candidato.

Tus correos electrónicos aterrizan en la carpeta de spam del candidato

Hay varias razones por las que sus correos electrónicos de reclutamiento pueden aterrizar en la carpeta de spam de un candidato. Explora los problemas y sugerencias a continuación.

Posible problema: Configuración DNS

Hay algunas configuraciones DNS, como SPF, DKIM y DMARC, que contribuyen a la “calidad” de un remitente de correo electrónico. Si estas configuraciones no están disponibles, es más probable que los correos electrónicos se marquen como spam.

Solución: Usa una herramienta de prueba de spam para obtener más detalles sobre la causa principal.

▶︎ Si utilizas tu propio correo electrónico y una conexión SMTP, pide a tu departamento de IT que compruebe los ajustes de DNS.
▶︎ Si utilizas el correo electrónico de reclutamiento de la empresa proporcionado por Personio, Personio ya ha realizado la configuración necesaria.

Posible problema: Comprueba si tu dirección de correo electrónico aparece en una lista pública de spammer

Hay varias listas públicas de spammers disponibles en línea. Si el correo electrónico del remitente aparece en una de esas listas, es posible que los correos electrónicos terminen en la carpeta de spam del candidato.

Solución: Usa una herramienta de prueba de spam para obtener más detalles sobre la causa principal. Si su correo electrónico está bloqueado, póngase en contacto con la lista de spammers y pídales que lo eliminen de la lista.

Posible problema: El contenido del correo electrónico parece spam

Los mensajes de correo electrónico pueden parecer spam a los detectores de spam. Por ejemplo, si el correo electrónico contiene archivos ejecutables como archivos adjuntos.