En este artículo se explica cómo configurar videoconferencias en Personio. Esto le permite a usted y a sus empleados programar entrevistas de vídeo directamente con los candidatos.
Las integraciones disponibles son:
- Google Meet
- Zoom
- Microsoft Teams
- GoTo Meeting
Antes de empezar
Si aún no lo ha hecho, su administrador debe integrar el calendario de su empresa utilizando el subcontratista de Personio, Cronofy. Esto se debe a que necesita una integración de calendario activa para usar la función de videoconferencia.
También puede familiarizarse con cómo programar entrevistas utilizando el calendario integrado.
Configurar Google Meet
Ten en cuenta que:
Si aún no lo has hecho, debes activar Google Meet en la consola de administración de Google de tu empresa. Aprenda cómo hacerlo en este artículo de ayuda.
Si el calendario de la empresa que conectaste es de Google, todos los empleados sincronizados pueden usar la videoconferencia inmediatamente. Sincronizas a tus empleados cuando integras Personio con el calendario de tu empresa.
Para comprobar la configuración, siga estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Reclutamiento, haz clic en Calendario de reclutamiento.
- Compruebe si la integración del calendario de Cronofy está activa en su cuenta de Personio.
- Compruebe que todos los empleados que deben programar entrevistas estén sincronizados. Si ve un mensaje de error indicando que la sincronización no tuvo éxito, consulte nuestro artículo de solución de problemas.
Configurar zoom
Para configurar la integración de videoconferencias con Zoom, siga estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Reclutamiento, haz clic en Calendario de reclutamiento.
- Compruebe si la integración del calendario de Cronofy está activa en su cuenta de Personio.
- Compruebe que todos los empleados que deben programar entrevistas estén sincronizados. Si ve un mensaje de error indicando que la sincronización no tuvo éxito, consulte nuestro artículo de solución de problemas.
- Pida a su Departamento de TI que instale la aplicación Cronofy en el Zoom App Marketplace. Asegúrese de conceder permisos de instalación a todos los usuarios de esta cuenta de Zoom. Tenga en cuenta que este paso es necesario antes de que los usuarios puedan autenticarse.
- Por último, siga las instrucciones de la sección sobre autenticación de usuarios.
Configurar Microsoft Teams
Hay dos maneras de configurar la integración de videoconferencia con Microsoft Teams. Esto depende del tipo de integración del calendario de su empresa.
Si no sabe con seguridad qué integración utiliza, siga los pasos para Workplace 365 (a través de la API de Graph) y, a continuación, cree una entrevista de prueba. Si Microsoft Teams aparece en Método de entrevista, la configuración se realizó correctamente. De lo contrario, siga las instrucciones de Microsoft Exchange u Workplace 365 (EWS).
Workplace 365 (a través de la API de Graph)
Si el calendario de empresa que ha conectado es Workplace 365 a través de la API de Graph, todos los empleados sincronizados pueden usar la videoconferencia inmediatamente. Sincronizas a tus empleados cuando integras Personio con el calendario de tu empresa.
Para comprobar la configuración, siga estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Reclutamiento, haz clic en Calendario de reclutamiento.
- Compruebe si la integración del calendario de Cronofy está activa en su cuenta de Personio.
- Compruebe que todos los empleados que deben programar entrevistas estén sincronizados. Si ve un mensaje de error indicando que la sincronización no tuvo éxito, consulte nuestro artículo de solución de problemas.
Microsoft Exchange o Workplace 365 (EWS)
Ten en cuenta que:
Si el calendario de empresa que ha conectado es Microsoft Exchange u Workplace 365 a través de EWS, entonces tiene que tener un buzón de correo normal. No puede configurar la integración si está usando un buzón compartido. Esto se debe a que los buzones compartidos actúan como un solo perfil de calendario y no permiten conferencias.
Para configurar videoconferencias con Microsoft Exchange u Workplace 365 (EWS), siga estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Reclutamiento, haz clic en Calendario de reclutamiento.
- Compruebe si la integración del calendario de Cronofy está activa en su cuenta de Personio.
- Compruebe que todos los empleados que deben programar entrevistas estén sincronizados. Si ve un mensaje de error indicando que la sincronización no tuvo éxito, consulte nuestro artículo de solución de problemas.
- Por último, siga las instrucciones de la sección sobre autenticación de usuarios.
Configurar GoTo Meeting
Para configurar las videoconferencias con GoTo Meeting, siga estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Reclutamiento, haz clic en Calendario de reclutamiento.
- Compruebe si la integración del calendario de Cronofy está activa en su cuenta de Personio.
- Compruebe que todos los empleados que deben programar entrevistas estén sincronizados. Si ve un mensaje de error indicando que la sincronización no tuvo éxito, consulte nuestro artículo de solución de problemas.
- Por último, siga las instrucciones de la sección sobre autenticación de usuarios.
Autenticación de usuario completa
Si has configurado la integración con Microsoft Teams, Zoom o GoToMeeting, el siguiente paso es que tus empleados completen la autenticación de usuario.
Todo empleado que organice videoconferencias debe autenticarse. Esto les permite utilizar la función de videoconferencia. El empleado completa la autenticación directamente en su cuenta Personio. Puede utilizar la plantilla de correo electrónico de ejemplo a continuación para proporcionar instrucciones a los empleados.
Para completar la autenticación de usuario, pide a los empleados que sigan estos pasos:
- Pasa el cursor sobre tu nombre en la esquina inferior izquierda de la barra lateral y selecciona Ajustes personales.
- Haz clic en Integraciones a la izquierda.
- Selecciona la integración pertinente, por ejemplo, Zoom.
- Selecciona Conectar entrevistas con Cronofy.
- Recibirás un correo electrónico para autenticar tu dirección de correo electrónico con Cronofy.
- Sigue el enlace del correo electrónico. Autentícate con tus credenciales de proveedor de videoconferencia, por ejemplo, tus credenciales de Zoom.
Ejemplo: Plantilla de correo electrónico para autenticación de usuarios
Hola:
Tenemos una nueva función de videoconferencia en nuestra cuenta de Personio. Esta función permite crear enlaces de videoconferencia al programar entrevistas con candidatos. El siguiente paso es que conectes tu cuenta de Microsoft Teams/Zoom/GoToMeeting [elimina las que no sean necesarias] con Personio.
Sigue estos pasos [Copia y pega las instrucciones anteriores].