Configurar videoconferencias para entrevistas

 

 

Este artículo hace referencia a una funcionalidad que se lanzará próximamente. Es posible que durante el proceso de actualización notes alguna diferencia entre el contenido del artículo y la aplicación de Personio.

Este artículo explica cómo integrar Personio con cuatro herramientas comunes de videoconferencia, para que puedas programar entrevistas en vídeo directamente en la pestaña de entrevistas del perfil de candidato en el Módulo de Reclutamiento de Personio. Más información sobre programar entrevistas usando el calendario integrado.

Las integraciones ofrecidas son:

Los usuarios pueden autenticarse con más de un proveedor. A continuación, te mostraremos cómo puedes integrar cada uno de ellos con Personio. 

Nota
Para cualquiera de estas integraciones, necesitarás primero activar la integración de calendarios para poder utilizar esta función.

 

Configurar Google Meet

Para configurar Google Meet, es necesario activarlo en la consola de administración de Google.

  1. Ve a Ajustes > Integraciones > Integración de calendarios y comprueba si la integración del calendario está activa en tu cuenta de Personio.
  2. A continuación, comprueba que todos los empleados que deban programar entrevistas estén sincronizados.

Si has conectado Google Calendar con Personio y quieres utilizar Google Meet como proveedor de videoconferencias, todos los empleados que estén sincronizados con el calendario de la empresa podrán empezar a crear enlaces de videoconferencias directamente.

 

Configurar Zoom

Para configurar la integración de videoconferencias con Zoom, sigue estos pasos:

  1. Ve a Ajustes > Integraciones > Integración de calendarios y comprueba si la integración del calendario está activa en tu cuenta de Personio.
  2. A continuación, comprueba que todos los empleados que deban programar entrevistas estén sincronizados.
  3. A continuación, ponte en contacto con tu departamento de informática para instalar la aplicación Cronofy en el marketplace de Zoom. Asegúrate de dar permisos de instalación a todos los usuarios en esta cuenta de Zoom.

    install-coronfy-in-zoom-marketplace_es.png

    Nota
    Este paso es necesario antes de que los usuarios puedan autenticarse.

  4. En el caso de Zoom, todos los usuarios que necesiten organizar una videoconferencia deben estar autenticados. Cada empleado debe realizar la autenticación directamente en su perfil de Personio. Recomendamos enviar un mensaje a todos los empleados afectados con instrucciones sobre cómo autenticarse. Puedes encontrar una plantilla con instrucciones detalladas en Plantilla de correo electrónico para la autenticación de usuarios.

 

Configurar MS Teams

Hay dos maneras de configurar la integración de videoconferencias con MS Teams dependiendo del tipo de integración del calendario de la empresa. 

Consejo
Si no sabes qué integración utilizas, sigue los pasos para Office 365 (a través de API Graph) y, a continuación, crea una entrevista de prueba. Si aparece MS Teams como método de entrevista, significa que la configuración se ha hecho correctamente. Si no es así, sigue las instrucciones para Microsoft Exchange u Office 365 (EWS).

 

Office 365 (a través de API Graph)

Si has conectado Office 365 con Personio a través de la API Graph y quieres utilizar MS Teams como proveedor de videoconferencias, todos los empleados que estén sincronizados con el calendario de la empresa podrán empezar a crear enlaces para videoconferencias directamente. Para verificar los ajustes, sigue estos pasos:

  1. Ve a Ajustes > Integraciones > Integración de calendarios y comprueba si la integración del calendario está activa en tu cuenta de Personio.
  2. A continuación, comprueba que todos los empleados que deban programar entrevistas estén sincronizados.

 

Microsoft Exchange u Office 365 (EWS)

Si has conectado Microsoft Exchange u Office 365 a través de EWS y quieres usar MS Teams, debes utilizar un buzón de correo normal, no un buzón compartido. Los buzones de correo compartidos actúan como un perfil de calendario único que no permite realizar conferencias.

  1. Ve a Ajustes > Integraciones > Integración de calendarios y comprueba si la integración del calendario está activa en tu cuenta de Personio.
  2. A continuación, comprueba que todos los empleados que deban programar entrevistas estén sincronizados.
  3. A partir de ahora, todos los usuarios que necesiten organizar una videoconferencia deberán estar autenticados. Cada empleado debe realizar la autenticación directamente en su perfil de Personio. Recomendamos enviar un mensaje a todos los empleados afectados con instrucciones sobre cómo autenticarse. Puedes encontrar una plantilla con instrucciones detalladas en Plantilla de correo electrónico para la autenticación de usuarios.

 

Configurar GoToMeeting

  1. Ve a Ajustes > Integraciones > Integración de calendarios y comprueba si la integración del calendario está activa en tu cuenta de Personio.
  2. A continuación, comprueba que todos los empleados que deban programar entrevistas estén sincronizados.
  3. En el caso de GoToMeeting, todos los usuarios que necesiten organizar una videoconferencia deberán estar autenticados. Cada empleado debe realizar la autenticación directamente en su perfil de Personio. Recomendamos enviar un mensaje a todos los empleados afectados con instrucciones sobre cómo autenticarse. Puedes encontrar una plantilla con instrucciones detalladas en Plantilla de correo electrónico para la autenticación de usuarios.

 

Plantilla de correo electrónico para la autenticación de usuarios

Te hemos preparado una plantilla para que proporciones a tus empleados instrucciones sobre cómo completar la autenticación de usuario para Zoom, MS Teams y GoToMeeting.

"Estimado/a compañero/a:

Nos gustaría activar una nueva función en nuestra cuenta de Personio que permite crear enlaces para videoconferencias directamente al programar entrevistas con candidatos. Por lo tanto, necesitaríamos que conectaras tu cuenta de MSTeams/Zoom/GoToMeeting [borra los que no procedan] con Personio. Sigue los pasos a continuación:


Personal-Settings-Integrations_es.png

1. Haz clic en tu foto de perfil de tu cuenta de Personio.
2. Haz clic en Ajustes personales y selecciona Integraciones.
3. Elige la integración MSTeams/Zoom/GoToMeeting [borra los que no procedan].
4. A continuación, selecciona Conectar Entrevistas con Cronofy.
5. Recibirás un correo electrónico para autenticar tu dirección de correo electrónico con nuestro proveedor de servicios Cronofy.
6. Pincha el enlace del correo electrónico y autentícate con tus credenciales de MSTeams/Zoom/GoToMeeting [borra los que no procedan].

Avísanos cuando hayas terminado.
¡Gracias!"

 

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