En este artículo te explicamos cómo configurar las videoconferencias en Personio. Esto te permite a ti y a tus empleados programar entrevistas en video directamente con los candidatos.
Las integraciones disponibles son:
- Google Meet
- Zoom
- Microsoft Teams
- GoTo Meeting
Antes de empezar
Si aún no lo ha hecho, tu administrador debe integrar el calendario de tu empresa utilizando el subcontratista de Personio, Cronofy. Esto se debe a que necesitas una integración de calendario activa para usar la funcionalidad de videoconferencia.
También puedes familiarizarte con cómo programar entrevistas utilizando el calendario de integración.
Configurar Google Meet
Nota
Si aún no lo has hecho, debes habilitar Google Meet en la consola de administración de Google de tu empresa. Aprende cómo hacerlo en este artículo de ayuda.
Si el calendario de la empresa que has conectado es de Google, todos los empleados sincronizados pueden usar la videoconferencia de inmediato. Sincronizas a tus empleados cuando integras Personio con el calendario de tu empresa.
Para comprobar los ajustes, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes, luego a Integraciones > Integración de calendario.
- Comprueba si la integración del calendario de Cronofy está activa en tu cuenta de Personio.
- Comprueba que todos los empleados que deben programar entrevistas estén sincronizados. Si ves un mensaje de error que indica que la sincronización no se ha realizado correctamente, consulta nuestro artículo de solución de problemas.
Configurar Zoom
Para configurar la integración de videoconferencias con Zoom, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes, luego a Integraciones > Integración de calendario.
- Comprueba si la integración del calendario de Cronofy está activa en tu cuenta de Personio.
- Comprueba que todos los empleados que deben programar entrevistas estén sincronizados. Si ves un mensaje de error que indica que la sincronización no se ha realizado correctamente, consulta nuestro artículo de solución de problemas.
- Pídele a tu departamento de TI que instale la aplicación Cronofy en el Marketplace de aplicaciones de Zoom. Asegúrate de otorgar permisos de instalación a Todos los usuarios de esta cuenta de Zoom. Ten en cuenta que este paso es necesario para que los usuarios puedan autenticarse.
- Por último, sigue las instrucciones del apartado de autenticación de usuarios.
Configurar Microsoft Teams
Hay dos formas de configurar la integración de videoconferencias con Microsoft Teams. Esto depende del tipo de integración del calendario de tu empresa.
Si no estás seguro de qué integración utilizas, sigue los pasos para Office 365 (a través de la API Graph) y luego crea una entrevista de prueba. Si aparece Microsoft Teams en Método de entrevista, la configuración se ha realizado correctamente. De lo contrario, sigue las instrucciones para Microsoft Exchange u Office 365 (EWS).
Office 365 (a través de API Graph)
Si el calendario de la empresa que has conectado es Office 365 a través de la API de Graph, todos los empleados sincronizados pueden usar la videoconferencia de inmediato. Sincronizas a tus empleados cuando integras Personio con el calendario de tu empresa.
Para comprobar los ajustes, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes, luego a Integraciones > Integración de calendario.
- Comprueba si la integración del calendario de Cronofy está activa en tu cuenta de Personio.
- Comprueba que todos los empleados que deben programar entrevistas estén sincronizados. Si ves un mensaje de error que indica que la sincronización no se ha realizado correctamente, consulta nuestro artículo de solución de problemas.
Microsoft Exchange u Office 365 (EWS)
Nota
Si el calendario de la empresa que has conectado es Microsoft Exchange u Office 365 a través de EWS, entonces debes tener un buzón de correo normal. No puedes configurar la integración si estás utilizando un buzón de correo compartido. Esto se debe a que los buzones de correo compartidos actúan como un único perfil de calendario y no permiten las conferencias.
Para configurar videoconferencias con Microsoft Exchange u Office 365 (EWS), sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes, luego a Integraciones > Integración de calendario.
- Comprueba si la integración del calendario de Cronofy está activa en tu cuenta de Personio.
- Comprueba que todos los empleados que deben programar entrevistas estén sincronizados. Si ves un mensaje de error que indica que la sincronización no se ha realizado correctamente, consulta nuestro artículo de solución de problemas.
- Por último, sigue las instrucciones del apartado de autenticación de usuarios.
Configurar GoToMeeting
Para configurar videoconferencias con GoTo Meeting, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes, luego a Integraciones > Integración de calendario.
- Comprueba si la integración del calendario de Cronofy está activa en tu cuenta de Personio.
- Comprueba que todos los empleados que deben programar entrevistas estén sincronizados. Si ves un mensaje de error que indica que la sincronización no se ha realizado correctamente, consulta nuestro artículo de solución de problemas.
- Por último, sigue las instrucciones del apartado de autenticación de usuarios.
Autenticación de usuarios
Si has configurado la integración con Microsoft Teams, Zoom o GoToMeeting, el siguiente paso es que tus empleados completen la autenticación de usuario.
Todos los empleados que organizan videoconferencias deben autenticarse. Esto les permite utilizar la función de videoconferencia. El empleado completa la autenticación directamente en su cuenta de Personio. Puedes utilizar la siguiente plantilla de correo electrónico de ejemplo para proporcionar instrucciones a tus empleados.
Para completar la autenticación de usuario, pide a tus empleados que sigan estos pasos:
- Coloca el cursor sobre tu nombre en la esquina inferior izquierda de la barra lateral y selecciona Ajustes personales.
- Haz clic en Integraciones a la izquierda.
- Selecciona la integración correspondiente, por ejemplo, Zoom.
- Selecciona Conectar entrevistas con Cronofy.
- Recibirás un correo electrónico para autenticar tu dirección de correo electrónico con Cronofy.
- Sigue el enlace del correo electrónico. Autentícate con las credenciales de tu proveedor de videoconferencias, por ejemplo, tus credenciales de Zoom.
Ejemplo: plantilla de correo electrónico para la autenticación de usuarios
Estimado colega:
Tenemos una nueva función de videoconferencia en nuestra cuenta de Personio. Esta función te permite crear enlaces de videoconferencia al programar entrevistas con candidatos. El siguiente paso es conectar tu cuenta de Microsoft Teams/Zoom/GoToMeeting [borra los que no sean necesarios] con Personio.
Sigue estos pasos [copia y pega las instrucciones anteriores].