Este artículo explica los permisos que controlan el acceso a los datos y funcionalidades relacionados con los documentos en Personio. Explica las funcionalidades de cada uno, para que puedas configurar los roles con el nivel de acceso adecuado. Úselo como referencia cuando configure o gestione los permisos de documentos en su cuenta.

Los permisos de documentos forman parte del sistema de permisos basado en roles de Personio. Para obtener un resumen completo de todos los permisos, consulta nuestro artículo de resumen específico y nuestro artículo sobre cómo configurar los permisos y los roles de empleado.

Categoría del documento

Cada categoría de documento de tu cuenta tiene sus propios permisos. Este permiso controla el acceso a la pestaña Documentos en el perfil del empleado y si un miembro puede ver, añadir o editar documentos en esa categoría para las personas dentro de su ámbito de aplicación. 

Tienes que configurar el acceso a cada categoría individualmente.

El nivel de acceso que asignes determina lo que pueden hacer los miembros de ese rol. Consulta la siguiente tabla para obtener una descripción de cada opción.

Las opciones Línea jerárquica, Personalizado y Todos excluyen los datos propios del empleado. Si un supervisor necesita acceder tanto a los documentos de su equipo como a los suyos propios, seleccione Individual además del área de acceso correspondiente.

Por defecto, las categorías nuevas de documentos no tienen permisos establecidos. Al crear una categoría, tienes que otorgar acceso a ella a los roles correspondientes; de lo contrario, solo los administradores podrán ver los documentos de esa categoría.

Centro de documentos

Este permiso controla el acceso al centro de Documentos .

Los permisos de cada usuario individual controlan qué documentos pueden ver y gestionar en el centro de Documentos. Solo podrá ver o editar documentos si tiene permiso para las categorías correspondientes dentro del ámbito definido.

Si el usuario tiene acceso al centro, puede ver la información de solicitud de firma para los documentos de las categorías a las que tiene acceso:

• Ver: los usuarios pueden ver el estado de la solicitud de firma.
• Editar: los usuarios pueden ver el estado de la solicitud de firma e iniciar una solicitud de firma desde el centro de Documentos.

Ajustes del documento

Este permiso controla el acceso a la configuración de Documentos de su organización. 

Con este permiso, un usuario puede acceder a Ajustes > Documentos para crear y gestionar categorías y plantillas de documentos.

Esto incluye crear, cambiar el nombre y eliminar categorías personalizadas. También incluye la carga, edición o eliminación de plantillas de documentos. No es posible editar las categorías de documentos predefinidas. 

Ten en cuenta que: 
Las categorías de documentos de los candidatos están predefinidas por Personio y se gestionan por separado a través de los roles de Reclutamiento, no a través de este permiso.

Importar - documentos

Este permiso controla el acceso a la carga masiva de documentos a los perfiles de los empleados mediante la funcionalidad de importación.

No se puede delimitar este permiso por área de acceso. Cuando un rol tiene este permiso, los miembros pueden importar documentos para todos los empleados de la cuenta; no hay forma de limitar la importación a un subconjunto específico.

Importar un documento no otorga al usuario que lo subió acceso permanente al mismo. El acceso a los documentos después de la importación sigue rigiéndose por el permiso de categoría de documentos estándar para ese rol.

Permisos de Documentos y firmas electrónicas

Las firmas electrónicas no constituyen un permiso independiente. Dependen de una combinación específica de permisos de otros grupos.

Enviar solicitudes de firma

Para solicitar una firma electrónica en un documento, el rol necesita:

• Acceso de edición a la categoría de documentos correspondiente y el ámbito de los empleados.
• Acceso de visualización al perfil del empleado > Perfil público del empleado del que se requiere una firma.

Firma un documento con firma electrónica

Los empleados no necesitan un permiso específico para firmar un documento. La solicitud se envía directamente al empleado. Para ver el documento firmado en un perfil, el empleado necesita acceso de visualización a esa categoría de documentos.

Supervisar el estado de las solicitudes de firma

Solo los administradores pueden acceder al widget Firmas activas y Resumen de firmas para supervisar las solicitudes de firma. 

Los usuarios que no sean administradores solo pueden consultar el estado de la firma desde el perfil del empleado, siempre que tengan acceso de edición a la categoría de documentos correspondiente.

Políticas de retención de datos

Las políticas de retención de datos no se pueden delegar. Solo los administradores pueden crear, ejecutar o revisar las políticas de retención de datos. Aunque un rol tenga acceso de edición completo a una categoría de documentos, no puede gestionar las normas de retención que se le aplican.

Cómo interactúan los permisos

Algunas tareas relacionadas con documentos requieren una combinación de permisos. Utiliza la tabla siguiente como referencia cuando un rol no pueda realizar una acción que esperabas.