En este artículo se explica cómo configurar la integración de Slack con Personio. Una vez conectado, podrás:

• Recibir actualizaciones relacionadas con Personio en los canales de Slack.
• Configurar actualizaciones automáticas de tu estado de Slack para ausencias.

Funcionalidades disponibles

Notas:
▶ Las actualizaciones de canal y las actualizaciones de estado automáticas solo están disponibles para los empleados internos.
▶ La integración con Slack no admite actualizaciones de estado ni actualizaciones de canal para las ausencias por hora.

Actualizaciones de canal

Puedes enviar actualizaciones de canal a canales públicos de Slack en función de los equipos, departamentos o lugares de trabajo. Las actualizaciones incluyen lo siguiente:

• ¿Quién no se encuentra hoy, y hasta cuándo?
• ¿Quién cumple años hoy?
• ¿Qué empleados están cumpliendo su primer día en nuestra empresa hoy?
• ¿Qué empleados celebran su aniversario de trabajo hoy?

Puedes enviar estas actualizaciones con un mensaje automático de Slack al canal que hayas seleccionado. También puedes elegir el grupo de empleados que vayan a recibirlas. Si no utilizas equipos en Personio, puedes seleccionar grupos de empleados por departamento. Si no contáis con departamentos, puedes clasificar a los empleados en función de sus lugares de trabajo. A continuación, podrás asignarlos a los canales de Slack.

Actualización de estado automática

Esta función actualiza tu estado automáticamente en función de tu ausencia. Puedes optar por que, en el estado, figure o no la ausencia como permiso retribuido o por enfermedad. Esta funcionalidad tan solo permite registrar ausencias por día completo. Las solicitudes de ausencia por hora no están disponibles.

La integración calcula las fechas de regreso de las ausencias en función de los horarios de trabajo y los días festivos. Esto permite que Slack pueda mostrar fechas de regreso precisas.

Aparecen los siguientes emojis, vinculados a sus respectivos estados:

🌴 : Vacaciones pagadas.
🤒 : Ausencia por enfermedad.
❌ : Todos los demás tipos de ausencias, aparte del trabajo a distancia.
🏡: Trabajo a distancia El emoji solo se muestra si haces clic en “sí” para consultar el motivo de la ausencia en el mensaje de estado. Esta opción aparece cuando configuras la funcionalidad de actualización de estado. Si no activas esta opción, el tipo de ausencia por trabajo a distancia no mostrará ningún emoji.

Ten en cuenta que:
▶ La función de actualización de estado automática solo está disponible si utilizas una cuenta de Slack de pago.
▶ Debido a una limitación del sistema, la integración de Slack no actualiza los estados de permiso (por ejemplo, baja por enfermedad, ausencias pagadas) de Administradores o Workspace Owners.

Requisitos previos para una integración correcta

Antes de integrar Slack, asegúrate de que se cumplan los siguientes requisitos:

• Tienes un rol de administrador o cuentas con permisos de edición del Marketplace en Personio:
  1. Ve a Ajustes.
  2. En la sección Organización, haz clic Roles y permisos.
  3. En el rol correspondiente, haz clic en Permisos.
  4. Ve a Configuración de cuenta e integración de Marketplace.
• Tienes derechos de administrador o propietario para tu espacio de trabajo de Slack.

Conectar y autenticar Slack

Configura la integración de Slack en el Marketplace de Personio con el Asistente de configuración. Esto requiere que le concedas permiso a Personio para acceder a tu espacio de trabajo de Slack. Sigue estos pasos:

1. Ve a Marketplace en Personio y busca la integración de Slack.
2. Haz clic en Conectar para abrir el asistente de configuración.
3. Haz clic en Autenticar Slack.
4. Se abrirá una nueva ventana de Slack. Inicia sesión en tu espacio de trabajo. A continuación, concede acceso a Personio y continúa con la instalación. 
5. Vuelve al Asistente de configuración en Personio y continúa con el siguiente paso.

Autenticar Personio

El segundo paso requiere que le concedas a Slack acceso a los datos necesarios de Personio. Sigue estos pasos:

1. Revisa los permisos que requiere Slack.
2. Continúa con el siguiente paso.

Personio permite que la integración de Slack lea los siguientes atributos del sistema:

• Nombre
• Apellido
• Nombre preferido
• Cumpleaños
• Correo electrónico
• Fecha de contratación
• Fecha de rescisión
• Centro de trabajo
• Departamento
• Equipo
• Estado

Para identificar a cada usuario, la dirección de correo electrónico de cada empleado en Personio debe ser la misma que la utilizada en Slack.

Gestionar actualizaciones diarias

Define la configuración de actualización del canal en el paso tres. Sigue estos pasos:

1. Elige el idioma de las actualizaciones.
2. Selecciona la hora de las actualizaciones. Las actualizaciones de Slack se realizan siempre según la hora de Europa Central (UTC+1). Si seleccionas la zona horaria UTC en Personio y defines como hora de la actualización las 08:00 am, enviarás la actualización a las 07:00 am. 
3. Elige los elementos que se vayan a incluir en el mensaje de actualización diaria. Las opciones disponibles son ausencias, cumpleaños, aniversarios de la empresa y nuevos empleados. Actualmente, no se permite excluir la transferencia de ciertos tipos de ausencia, como los permisos de paternidad. 
4. Selecciona los canales para la actualización. Solo puedes enviar las actualizaciones diarias del canal a los canales públicos de Slack. Puedes asignar empleados de equipos, departamentos y lugares de trabajo específicos a los canales. Para agregar más canales y grupos, haz clic en Agregar nuevo atributo.
5. Opcional: si deseas que las actualizaciones aparezcan en un canal de solo lectura, asegúrate de que la aplicación Personio disponga de permisos de publicación. Aprende a gestionar los permisos de publicación en los canales de Slack.
6. Continúa con el siguiente paso. 

Consejo:
Puedes comprobar si hay problemas para enviar mensajes con la pestaña de seguimiento en el Marketplace.
 

Actualizaciones de estado de Slack

Define la configuración de actualización de estado de Slack en el paso cuatro. Las ausencias solicitadas para el mismo día se notifican tan pronto como alguien las acepte. Esto garantiza que los compañeros puedan consultar nuevas ausencias, como, por ejemplo, una baja por enfermedad. Sigue estos pasos:

1. Elige activar las actualizaciones automáticas de estado de Slack. 
2. Elige si el estado debe indicar el tipo de ausencia. 
3. Finaliza el proceso de integración.

Puedes editar la configuración o desactivar la integración en cualquier momento.