Este artículo explica cómo configurar la integración de Slack con Personio. Una vez conectado, podrás:

• Recibir actualizaciones relacionadas con Personio en los canales de Slack.
• Configurar actualizaciones automáticas de tu estado de Slack para ausencias.
• Solicita ausencias en Slack.

Funcionalidades disponibles

Nota:
Solo los empleados internos pueden usar actualizaciones de canales, actualizaciones de estado automatizadas y solicitudes de ausencia.

Actualizaciones de los canales

Puedes enviar actualizaciones de canales a canales públicos de Slack en función de los equipos, departamentos u oficinas. Las actualizaciones incluyen lo siguiente:

• ¿Quién está fuera de la oficina hoy y hasta cuándo?
• ¿Quién cumple años hoy?
• ¿Qué empleados se incorporan hoy a nuestra empresa?
• ¿Qué empleados celebran hoy su aniversario dentro de la empresa?

Puedes enviar estas actualizaciones con un mensaje automático de Slack al canal seleccionado. También puedes elegir el grupo de empleados que las recibirán. Si no utilizas equipos en Personio, puedes seleccionar grupos de empleados por departamento. Si no utilizas departamentos, diferencia a los empleados por sus oficinas. Luego, asígnalos a los canales de Slack.

Actualización de estado automática

Esta función actualiza tu estado automáticamente en función de tus ausencias. Puedes decidir si el tipo de ausencia, como inactividad temporal pagada o inactividad temporal por enfermedad, aparece en el estado o no. La función solo admite ausencias diarias. Las solicitudes de ausencia por horas no están disponibles.

La integración calcula las fechas de regreso de las ausencias teniendo en cuenta los horarios de trabajo y los días festivos. Esto ayuda a Slack a mostrar fechas de regreso precisas.

Aparecen los siguientes emojis, vinculados a sus respectivos estados:

🌴: vacaciones pagadas.
🤒 : inactividad temporal por enfermedad.
❌ : todos los demás tipos de ausencia, excepto el trabajo a distancia.
🏡: trabajo a distancia. El emoji solo se muestra si marcas sí para ver el motivo de la ausencia en el mensaje de estado. Esta opción aparece cuando configuras la funcionalidad de actualización de estado. Si no habilitas esto, el tipo de ausencia de trabajo a distancia no muestra ningún emoji.

Nota
para utilizar esta funcionalidad, es necesario tener una cuenta de pago de Slack.

Solicitar ausencia

Utiliza Slack para solicitar ausencias diarias en el cuadro de texto de un canal o mensaje directo. Escribe "/personio" en Slack para iniciar la aplicación Personio. Sigue estos pasos:

1. Escribe “/personio” y haz clic en Entrar para activar la aplicación Personio. 
2. Haz clic en Solicitar ausencia.
3. Selecciona el tipo de ausencia, introduce la fecha de inicio y finalización, y haz clic en Enviar.

Una vez que el envío sea exitoso, verás un resumen de tu solicitud.

Nota:
La función solo admite ausencias diarias. Las solicitudes de ausencia por horas no están disponibles.

Requisitos previos para una integración exitosa

Antes de integrar Slack, asegúrate de que exista lo siguiente:

• Tienes un rol de administrador o permisos de edición para el Marketplace en Personio:

  1. Vaya a Settings.

  2. En la sección Personas, haz clic en Roles de empleado.

  3. Selecciona Permisos de acceso.

  4. Ve a Configuración de la cuenta e Integración del Marketplace.

• Tienes permisos de administrador o propietario para tu espacio de trabajo de Slack.

Conectar y autenticar Slack

Configura la integración de Slack en el Marketplace de Personio con el asistente de configuración. Esto requiere que le otorgues permiso a Personio para acceder a tu espacio de trabajo de Slack. Sigue estos pasos:

1. Ve a Marketplace en Personio y busca la integración de Slack.
2. Haz clic en Conectar para abrir el Asistente de configuración.
3. Haz clic en Autenticar Slack.
4. Se abre una nueva ventana de Slack. Inicia sesión en tu espacio de trabajo. Luego, otorga acceso a Personio y continúa con la instalación. 
5. Vuelve al Asistente de configuración en Personio y continúa con el siguiente paso.

Autenticar Personio

El segundo paso requiere que concedas a Slack acceso a los datos necesarios de Personio. Sigue estos pasos:

1. Revisa los permisos que requiere Slack.
2. Continúa con el siguiente paso.

Personio permite que la integración de Slack lea los siguientes atributos del sistema:

• Nombre
• Apellidos
• Nombre preferido
• Fecha de nacimiento
• Correo electrónico
• Fecha de contratación
• Fecha de rescisión
• Oficina
• Departamento
• Equipo
• Estado

Ten en cuenta que las direcciones de correo electrónico de los empleados introducidas en Slack deben coincidir con las de Personio para poder identificarlos correctamente. 

Gestionar actualizaciones diarias

Define los ajustes de actualización del canal en el paso tres. Sigue estos pasos:

1. Elige el idioma para las actualizaciones.
2. Selecciona la hora de las actualizaciones. Las actualizaciones de Slack siempre utilizan la hora central europea (UTC+1). Si seleccionas la zona horaria UTC en Personio y configuras la hora de la actualización a las 08:00 a.m., se envía la actualización a las 07:00 a.m. de tu hora. 
3. Escoge los elementos que se incluirán en el mensaje de actualización diaria. Las opciones disponibles son ausencias, cumpleaños, aniversarios de empresa y nuevos empleados. Actualmente, no puedes excluir la transferencia de ciertos tipos de ausencia, como las inactividades temporales por paternidad. 
4. Selecciona los canales para la actualización. Solo puedes enviar las actualizaciones diarias del canal a canales públicos de Slack. Puedes asignar empleados de equipos, departamentos y oficinas específicos a los canales. Para añadir más canales y grupos, haz clic en Añadir nuevo atributo.
5. Opcional: si quieres que las actualizaciones aparezcan en un canal de solo lectura, asegúrate de que la aplicación Personio tenga permisos de publicación. Aprende a administrar el permiso de publicación del canal en Slack.
6. Continúa con el siguiente paso. 

Consejo:
Puedes verificar si hay problemas para enviar mensajes con la pestaña de seguimiento en el Marketplace.

Actualizaciones de estado de Slack

Define los ajustes de actualización de estado de Slack en el paso cuatro. Las ausencias solicitadas para el mismo día se transmiten tan pronto como alguien las acepte. Esto garantiza que los compañeros puedan ver las ausencias que se han producido con poca antelación, como la inactividad temporal por enfermedad. Sigue estos pasos:

1. Elige activar las actualizaciones automáticas de estado de Slack. 
2. Elige si el estado debe contener el tipo de ausencia. 
3. Finaliza el proceso de integración.

Puedes editar los ajustes o desactivar la integración en cualquier momento.