En este artículo te mostramos cómo integrar Slack en Personio. A continuación, encontrarás todos los requisitos e instrucciones necesarios para llevar a cabo la integración con la API de datos de los empleados de Personio. 

¿Qué funcionalidades incorpora la integración de Slack en Personio?

Las actualizaciones de los canales, la actualización de estado automática y las funcionalidades para solicitar ausencias solo se pueden utilizar con los empleados internos.  

Actualizaciones de los canales

Las actualizaciones se pueden publicar en varios canales públicos de Slack, en función de los equipos, los departamentos o las oficinas. Es posible recibir actualizaciones sobre:

• ¿Quién está fuera de oficina hoy y hasta cuándo?
• ¿Quién cumple años hoy?
• ¿Qué empleados se incorporan hoy a nuestra empresa?
• ¿Qué empleados celebran hoy su aniversario dentro de la empresa?

Estas actualizaciones se pueden transmitir a través de un mensaje automático de Slack al canal seleccionado y, a continuación, especificar qué grupo de empleados las recibirán. Si no utilizas equipos en Personio, podrás seleccionar grupos de empleados por departamento. En caso de que tampoco utilices departamentos, podrás asignar los canales de Slack a los empleados por oficina.

Actualización de estado automática

Esta funcionalidad te permite actualizar tu estado automáticamente en función de tu calendario de ausencias. A través de esta opción, también podrás definir qué tipo de ausencias se incluirán en tu estado (p. ej., las vacaciones pagadas o las bajas).

En función del estado que hayas seleccionado, se mostrarán los siguientes emojis:

🌴: vacaciones pagadas
🤒: baja por enfermedad
❌: todos los demás tipos de ausencias excepto el trabajo a distancia
🏡: trabajo a distancia (el emoji solo se mostrará si marcas la opción «Ver el motivo de la ausencia en el mensaje de estado» al configurar las actualizaciones de estado. Si no habilitas esta opción, el tipo de ausencia de trabajo a distancia no mostrará ningún emoji.)

Para utilizar esta funcionalidad, es necesario tener una cuenta de pago de Slack.

Solicitar ausencia

La solicitud puede hacerse desde un canal o un mensaje directo.

1. Escribe /personio y haz clic en Enter para activar la aplicación Personio.
2. Haz clic en Solicitar ausencia.
3. Selecciona el tipo de ausencia, introduce la fecha de inicio y finalización, y haz clic en Enviar.

Una vez se ha haya procesado correctamente, se mostrará un resumen de la solicitud.

¿Cómo configuro la integración?

Para activar la integración sigue la secuencia de pasos que te indicamos a continuación: 

1. Requisitos para una correcta integración

• Tener un rol de administrador o permisos de edición para el Marketplace (Ajustes > Personal > Roles de empleado > Permisos de acceso > Configuración de la cuenta > Marketplace de integraciones) en Personio.
• También necesitarás tener permisos de administrador o de propietario para tu espacio de trabajo en Slack.

2. Generar nuevas credenciales de API

Primero tendrás que generar credenciales de API nuevas para esta integración en Ajustes > Integraciones > Credenciales de API. Encontrarás más información al respecto en nuestro artículo del Centro de ayuda Cómo crear y gestionar credenciales de API. A continuación, selecciona qué atributos del empleado serán legibles (permiso Leer) o se podrán modificar (permiso Editar) durante la integración.

3. Habilitar el acceso a los datos

En Ajustes > INTEGRACIONES > Credenciales de API, haz clic en las credenciales que acabas de generar y selecciona todos los atributos que quieres sincronizar con Slack.

Para los datos de los empleados, te recomendamos que concedas permisos de lectura a los siguientes atributos de sistema:

• Nombre
• Apellidos
• Correo electrónico
• Fecha de contratación
• Fecha de rescisión
• Oficina
• Departamento
• Equipo
• Estado

Ten en cuenta que las direcciones de correo electrónico de los empleados introducidas en Slack deben coincidir con las de Personio para poder identificarlos correctamente. 

4. Localiza la integración de Slack en el Marketplace

La integración de Slack se puede implementar directamente en Personio. Para ello, ve a Marketplace y busca la integración de Slack. Para más información sobre cómo encontrar una solución en el Marketplace, consulta el artículo del Centro de ayuda El Marketplace de integraciones de Personio.

Nota
Si no encuentras la integración en Marketplace, comprueba que la casilla Tray.io, Inc. esté habilitada en Ajustes > Ayuda> Plan y facturación > Acuerdo de procesamiento de datos.

Personio utiliza Tray.io como subencargado para permitir la inclusión de ciertas integraciones. No se transmitirán datos a Tray.io sin utilizar la integración mencionada.

A continuación, debes hacer clic en el botón Conectar para iniciar la integración.

5. Autenticación de Slack

Tienes que autorizar a Personio para que pueda acceder a tu espacio de trabajo en Slack.

Una vez que te has conectado, accederás a Slack, donde tendrás que hacer clic en Permitir para continuar con la instalación.

6. Autenticación de Personio

A continuación, tendrás que autenticar Personio introduciendo tus credenciales de API.

7. Configuración de las actualizaciones de los canales

Una vez que has terminado con la autenticación, ya puedes configurar los ajustes. Ahora tendrás que:

1. Definir en qué idioma se mostrará la actualización.
2. Seleccionar la hora de la actualización.
   
   

   Nota
   ▶︎ Las actualizaciones de Slack siempre se envían en la hora central europea (UTC+1). Esto significa que si en Personio has seleccionado UTC como zona horaria y has establecido que la hora de la actualización sea a las 8:00, la actualización se enviará a las 7:00 hora local.
   ▶︎ Si el evento cae en fin de semana, no se transmitirá a Slack.

3. Seleccionar los elementos que se incluirán en tu mensaje de actualización diario. Las opciones disponibles son ausencias, cumpleaños, aniversarios dentro de la empresa y nuevos compañeros.
4. Seleccionar los canales en los que aparecerá la actualización. También podrás asignar a los empleados de los diferentes equipos, departamentos y oficinas a los canales de Slack correspondientes. Para añadir más canales y más grupos, haz clic en Añadir nuevo atributo. 
   
   
5. Opcional: Si quieres que las actualizaciones aparezcan en un canal de solo lectura, asegúrate de que la aplicación de Personio tenga permisos de publicación. Aprende a gestionar los permisos de publicación en los canales de Slack.
6. Para continuar, haz clic en Siguiente.

Ten en cuenta que solo podrás enviar actualizaciones diarias a los canales públicos en Slack.

8. Actualización de estado de Slack

En los ajustes de actualización de estado podrás determinar si se activan las actualizaciones automáticas del estado de Slack y si el estado de Slack debe ser genérico o incluir también el tipo de ausencia correspondiente.

Las ausencias solicitadas para el mismo día se publicarán en cuanto se hayan solicitado. De esta forma, los compañeros pueden ver las ausencias que han surgido de imprevisto, como es el caso de las bajas por enfermedad.

9. Completar la configuración

Para activar la integración de Slack, haga clic en Finalizar botón. Podrás modificar los ajustes realizados en cualquier momento o desactivar la integración.

Más información

Para saber cómo gestionar las solicitudes de ausencia en Personio, y cómo automatizar su tramitación integrando otras soluciones, echa un vistazo a nuestro artículo del Centro de ayuda Gestión del flujo de trabajo de solicitudes de ausencias.