En este artículo te explicamos cómo enviar una oferta de trabajo con documento contractual adjunto al solicitante seleccionado durante el proceso de reclutamiento, y cómo solicitar la firma electrónica de todas las partes implicadas. Para ello, Personio te ofrece la opción de utilizar plantillas de contrato con marcadores de posición de firma electrónica.
Para solicitar la firma de documentos, el empleado tiene que tener los permisos de acceso necesarios. Para el proceso de oferta de trabajo , puedes definirlos a través de los roles de reclutamiento. Los empleados necesitan al menos permisos de visualización para Candidatos y permisos de edición para Ofertas de trabajo.
Cómo crear documentos con marcadores de posición de firma
El primer paso para usar la firma en el proceso de reclutamiento es crear la correspondiente plantilla de contrato con los marcadores de posición necesarios. Con esto se establecen las posiciones deseadas y el orden de las firmas solicitadas. Para obtener más información sobre cómo crear una plantilla de documento con marcadores de posición de firma y cómo incorporar marcadores de posición para la ubicación y la fecha de las firmas digitales en una oferta de trabajo de contrato, lee este artículo del Centro de ayuda.
La plantilla se tiene que guardar siempre en la categoría de documento Contrato de trabajo.
Enviar una oferta de trabajo con una firma
Si deseas enviar una oferta de trabajo a un solicitante seleccionado, puedes solicitar las firmas electrónicas de los empleados internos y del propio solicitante directamente en el proceso de oferta de trabajo.
Para ello, sigue los pasos que te indicamos a continuación:
- Ve aReclutamiento > Candidaturas y selecciona al solicitante correspondiente.
- Haz clic en Oferta de trabajo > Oferta de trabajo nueva > Oferta de trabajo con un documento contractual. Selecciona una plantilla con marcadores de posición de firma.
- Introduce la información del resto de marcadores de posición en el documento. Cuando todo esté preparado, haz clic en Guardar y continuar.
- Para solicitar firmas, haz clic en Enviar documento contractual con firma electrónica.
- Selecciona al solicitante y a los empleados responsables que tendrán que firmar el documento. El solicitante siempre tiene que ser uno de los firmantes. Debes asignar manualmente los firmantes requeridos a los marcadores de posición de firma. Esto no se hace automáticamente al nombrar (agregar designaciones) a los marcadores de posición. Las designaciones sirven como indicadores de qué persona tiene que firmar un documento y dónde. Puedes añadir una nota para los firmantes en el campo de comentarios. Esto se incluirá en la solicitud por correo electrónico para que lo firmen.
- Haz clic en Enviar oferta de trabajo para iniciar el proceso de firma.
Ni la solicitud por correo electrónico ni el comentario se guardan en la pestaña Mensajes del perfil del candidato.
Para obtener más información sobre cómo crear, editar y gestionar una oferta en Personio, consulta este artículo del Centro de ayuda.
Firma electrónica del contrato
Cuando envías una oferta de trabajo, se inicia el proceso de solicitud de firmas a las distintas partes. El estado de la oferta de trabajo en el perfil del solicitante cambia de Creada a Pendiente. Si quieres comprobar cómo avanza el proceso y qué firmas están aún pendientes, haz clic en Ver oferta de trabajo.
Encontrarás más información sobre el proceso de obtener firmas electrónicas de todas las partes implicadas en este artículo del Centro de ayuda.
Ten en cuenta que:
El empleado que solicita una firma no será notificado sobre su estado a menos que también sea uno de los firmantes.
Los empleados con los permisos de acceso adecuados podrán comprobar el estado de las firmas en la pestaña Oferta de trabajo del perfil del solicitante.
Sin embargo, solo los administradores podrán comprobar el estado de todas las firmas abiertas a través del área de Automatizaciones y de la página de resumen de firmas.