En este artículo te explicamos los workflows. Puedes comenzar a crear y monitorear todos tus workflows desde el área Automatizaciones.
En este artículo te explicamos cómo enviar una oferta con documento contractual adjunto al candidato seleccionado durante el proceso de reclutamiento, y cómo solicitar la firma electrónica de todas las partes implicadas. Para ello, Personio te ofrece la opción de utilizar plantillas de contrato con marcadores de posición de firma electrónica.
Para solicitar la firma de un documento, el empleado debe tener los permisos de acceso necesarios. Para el proceso de oferta de trabajo , puedes definirlos a través de los roles de reclutamiento. Los empleados necesitan al menos permisos de visualización para Candidatos y permisos de edición para Ofertas.
Cómo crear plantillas de documentos con marcadores de posición de firma
El primer paso para utilizar la firma en el proceso de reclutamiento es crear una plantilla de contrato adecuada con los marcadores de posición correspondientes. Utiliza marcadores de posición para definir dónde deben insertarse las firmas y en qué secuencia deben proporcionarse. Para obtener más información sobre cómo crear una plantilla de documento con marcadores de posición de firma y cómo incorporar marcadores de posición para la ubicación y la fecha de las firmas digitales en una oferta de trabajo de contrato, lee este artículo del Centro de ayuda.
La plantilla debe guardarse siempre en Ajustes > Documentos utilizando la categoría de documento Contratos de trabajo.
Enviar una oferta con una firma
Si deseas enviar una oferta a un candidato seleccionado, puedes solicitar las firmas de los empleados internos y del propio candidato directamente en el proceso de oferta.
Para ello, sigue los pasos que te indicamos a continuación:
- Ve a Reclutamiento > Perfil del candidato > Ofertas > Nueva oferta > Oferta con un documento de contrato. Selecciona una plantilla con marcadores de posición de firma.
- Completa el resto de marcadores de posición del documento. Después de pulsar en Guardar, ya puedes enviar la oferta al candidato.
- Para solicitar firmas, haz clic en Enviar contrato con firma electrónica.
- La secuencia en la que se solicita la firma a los distintos firmantes está predefinida para cada plantilla en Ajustes > Documentos. A continuación, selecciona al candidato y a los empleados que deberán firmar el documento. El candidato siempre debe ser uno de los firmantes. Debes asignar manualmente los firmantes requeridos a los marcadores de posición de firma. Esto no se hace automáticamente al nombrar (agregar designaciones) a los marcadores de posición. Las designaciones sirven simplemente como indicadores de qué persona debe firmar y dónde. Puedes añadir una nota para los firmantes en el campo Comentario. Esto se incluirá en la solicitud por correo electrónico para que lo firmen.
- Inicia el proceso de firma haciendo clic en Enviar oferta.
Ten en cuenta que ni el correo electrónico de solicitud ni el comentario se guardan en la pestaña Mensajes del perfil del candidato.
Para obtener más información sobre cómo crear, editar y gestionar una oferta en Personio, consulta este artículo del Centro de ayuda.
Firma electrónica del contrato
Tan pronto como hagas clic en Enviar oferta, se inicia el proceso de solicitud de firmas a las distintas partes. El estado de la oferta de trabajo en el perfil del candidato cambia de Creada a Pendiente. Si quieres comprobar cómo avanza el proceso y qué firmas están aún pendientes, puedes revisar en Ver oferta.
Encontrarás más información sobre el proceso de obtener firmas electrónicas de todas las partes implicadas en este artículo del Centro de ayuda.
Nota:
El empleado que solicite una firma no será notificado sobre su estado a menos que también sea firmante.
Los empleados con los permisos de acceso adecuados podrán comprobar el estado de las firmas en la pestaña Oferta del perfil del candidato.
Sin embargo, solo los administradores podrán comprobar el estado de todas las firmas abiertas a través del Área de automatizaciones y de la Página de resumen de firmas.