Este artículo explica cómo configurar y gestionar el perfil de un empleado externo de consultoría fiscal en Personio.
Configurar un perfil externo de consultoría fiscal en Personio
Para simplificar la comunicación con el contable de nóminas o con la oficina de nóminas, puedes crear un perfil del empleado para ellos en Personio, de modo que se pueda acceder de forma independiente a información relevante y actualizada sobre la nómina desde Personio.
- Configuran la consultoría fiscal como una persona externa con su propio perfil del empleado.
- Mediante un rol de empleado específico, controlan con precisión qué áreas y documentos puede ver el asesor fiscal.
- El asesor fiscal obtiene las nóminas, los datos del personal y otros documentos relacionados con la nómina directamente en la cuenta de Personio.
Nota
Los empleados externos, como el asesor fiscal, están incluidos en el calendario de nóminas y, por tanto, en el número total de empleados del plan. Además, aparecen en el organigrama, así que siempre tendrá una Vista general de todo el personal asociado a la organización.
Diferenciación con respecto a la plataforma Personio para asesores fiscales
Además del perfil externo, Personio ofrece una segunda forma de colaborar con la plataforma Personio para asesores fiscales, que está disponible exclusivamente para clientes con el Plan Experto. Ambos enfoques no son mutuamente excluyentes, pero difieren significativamente en cuanto a la estructura y la funcionalidad:
| Perfil externo | Personio: plataforma para asesores fiscales | |
| Disponibilidad | Todos los planes de nómina | Solo Plan Experto |
| Configuración | Creación manual de un perfil del empleado y de roles de empleado | Enlace central mediante un código de acceso |
| Ámbito de acceso | Configurable libremente mediante permisos de los roles de empleado | Acceso a todas las entidades legales almacenadas en la cuenta |
| Números de incidencia | No es posible a través de esta ruta | Posible directamente a través de la plataforma |
Para la plataforma Personio para asesores fiscales, no puede haber correos electrónicos idénticos en la cuenta del asesor fiscal y en la cuenta de la empresa. Esta restricción se aplica en particular a los casos en que el asesor fiscal se haya configurado previamente como un perfil externo con el mismo correo electrónico. En este caso, el correo electrónico duplicado impide que se establezca el enlace a través de la plataforma. En este caso, primero retira o cambia el correo electrónico en el perfil externo existente antes de establecer el enlace a través de la plataforma.
Configurar un perfil externo
Crear un perfil del empleado
Primero, crea el perfil del empleado requerido. Asegúrese de crear el empleado ficticio para el contable de nóminas con el tipo de empleo “Externo” para que el sistema lo distinga claramente de los empleados internos.
Aquí encontrará información detallada sobre cómo crear un perfil del empleado.
Seleccionar el tipo de acceso
Una vez creado el perfil externo, decide cómo integrar al asesor fiscal con respecto al personal interno:
- Opción A: integrar la consultoría fiscal en la plantilla existente. El asesor fiscal recibe el mismo rol de empleado que los demás empleados, además de otro rol con permisos ampliados para Nómina.
- Opción B: separación estricta entre la consultoría fiscal interna y la externa. Separa completamente los permisos del asesor fiscal de los permisos del personal interno.
Opción A: integrar la consultoría fiscal en la plantilla existente
Crea un rol de empleado para consultoría fiscal y asigna permisos como estos:
| Área de autorización | Descripción |
| Nómina | Permiso de acceso para que el asesor fiscal pueda ver la información relevante sobre la nómina y descargar las exportaciones generadas. La administración y la aprobación siguen siendo procesos internos. |
| Subempresa |
Si tienes varias entidades legales, tienes que otorgar permiso a cada una de ellas individualmente. |
| Categorías de documentos | Permiso para ver contratos de trabajo, certificados médicos (relevantes para la declaración de cotizaciones a las aseguradoras de salud) y documentos de estudio. |
| Documentos de nómina |
Permisos de visualización en la categoría de documento “Nómina” para que se puedan descargar los documentos. |
| Secciones de datos personales | Permisos de visualización para secciones con atributos relevantes para la nómina preliminar. |
| Importar documentos |
Activa este permiso para que el asesor fiscal pueda importar nóminas y otros documentos mediante la subida múltiple. El acceso a los archivos importados sigue rigiéndose por los permisos del documento. |
| Ausencia |
Permiso de visualización para todos los tipos de ausencia relevantes para el salario (por ejemplo, la inactividad temporal pagada y la baja por enfermedad). |
Para ello, sigue los pasos a continuación:
- Crea otro rol de empleado para la consultoría fiscal y asigna los permisos como se describe anteriormente. Las instrucciones se pueden encontrar en el artículo sobre roles de empleado y permisos.
- También puedes crear recordatorios específicos para cada rol (por ejemplo, para las próximas fechas de rescisión de contrato o para la línea temporal de ausencias).
- También puedes activar la autenticación de dos factores para el rol nuevo si el asesor fiscal no inicia sesión con una cuenta de Google. Con la autenticación de dos factores activada, todos los empleados que desempeñen este rol tienen que confirmar también un código de Google Authenticator al iniciar sesión.
- Asigna el rol de asesor fiscal al empleado nuevo.
- A continuación, invita al asesor fiscal a Personio.
Encontrarás información detallada sobre los permisos de acceso aquí.
Opción B: Separación estricta entre el asesoramiento fiscal interno y externo
Para separar completamente la consultoría fiscal de los empleados internos y del rol del sistema “Todos los empleados”, ajusta el rol del sistema y crear dos roles de empleado:
- Personaliza el rol del sistema para todos los empleados: retira todos los permisos del rol del sistema, ya que este se asigna automáticamente como rol básico a cada persona activa, interna y externa.
- Crea un rol para los empleados internos: crea un rol (por ejemplo, “Todos los empleados internos”) y asígnale los permisos que los empleados internos tienen que tener en tu cuenta. Este rol reemplaza al rol del sistema en su funcionalidad. En el futuro, tienes que asignar manualmente este rol a los empleados recién creados, ya que se dejará de hacer automáticamente.
-
Crea un rol para el asesoramiento fiscal externo: crea un rol independiente para la consultoría fiscal y asígnale los permisos tal como se describe en la opción A.
Gestionar los servicios de consultoría
Una vez configurados el perfil externo y el rol de empleado, podrá gestionar la colaboración de forma continua:
- Ajuste los permisos del rol de empleado en detalle en cualquier momento a través de los permisos de acceso.
- Gestiona los recordatorios para recibir asesoramiento fiscal según sea necesario.
- Para rescindir el acceso, retira el perfil o el rol una vez que termine la colaboración.
En el cálculo de nóminas
Los clientes de Alemania que trabajan con una integración de DATEV pueden generar una exportación de DATEV en Personio, que posteriormente se puede importar en DATEV directamente. Para obtener más información al respecto, haz clic aquí.