En este artículo te explicamos cómo involucrar con éxito a tu comité de empresa en la implementación de Personio, desde la creación de tu cuenta hasta la implementación de Personio. 

Ten en nota que no proporcionamos asesoramiento legal, solo compartimos recomendaciones basadas en nuestra experiencia.

 

Los comités de empresa y la presentación de un nuevo software

Tu empresa ha decidido utilizar Personio y quieres empezar a implementar la herramienta. Ten en cuenta que la presentación de este tipo de software puede requerir la aprobación de tu comité de empresa en algunos países, como es el caso de Alemania, por ejemplo (Ley de constitución de empresas S. 87, ss. 1, No. 6).El comité de empresa representa los intereses de los empleados ante la dirección de la empresa. Por lo tanto, es tan importante para los empleados como para ti.

Tu objetivo debe ser generar una actitud positiva hacia la presentación del software y lograr que el comité de empresa lo apoye.

Las principales preocupaciones con respecto a la implementación de un software generalmente se relacionan con la protección de datos personales confidenciales y el potencial para monitorear el desempeño y la conducta de los empleados. Por lo tanto, es esencial que el comité de empresa y el empleador trabajen juntos en beneficio de todo el personal. Los procesos futuros no relacionados entre el departamento de Recursos Humanos y el comité de empresa, por ejemplo, las audiencias del comité de empresa sobre negociaciones salariales, transferencias, etc., no deben ser un foco de atención y, en cambio, deben tratarse por separado.

 

Cooperación con el comité de empresa

Si tu comité de empresa va a promover el aprendizaje de Personio y está de acuerdo con la presentación del software, debes crear una base de confianza desde el principio. Si tu empresa tiene un delegado de protección de datos, tiene sentido incluirlo en el grupo de trabajo desde el principio. El primer paso es familiarizarse con las funcionalidades y los ajustes de la cuenta de Personio.

Por parte del empleador, una buena planificación y una sólida preparación de los pasos específicos son igualmente importantes para una cooperación efectiva. Antes de comenzar a discutir los detalles de la implementación, debes definir varios problemas organizativos para garantizar que el proceso se desarrolle sin problemas. El siguiente resumen te proporciona indicaciones útiles:

 

Plan de comunicación y acuerdo de trabajos

Informa a tu comité de empresa lo antes posible de que tienes previsto implementar Personio y de los pasos que implicará este proceso. Ten en cuenta que es muy probable que esta sea la primera vez que los miembros del comité de empresa se encuentren con Personio. Una gestión clara de las expectativas y una comunicación transparente desde el principio generan confianza y una sensación de seguridad. Las reuniones y sesiones de preguntas y respuestas durante las cuales presentas Personio a tu comité de empresa son muy valiosas y, como resultado, puedes obtener información útil sobre tus ajustes y procesos.

El siguiente plan de proyecto y comunicaciones de muestra describe cómo podrías abordar el proyecto de implementación:

 

Reunión inicial

Se recomienda planear un taller de lanzamiento con los miembros del comité de empresa justo al comienzo de la implementación. Este taller, que sirve para crear transparencia sobre el proceso de implementación, el alcance de las funcionalidades utilizadas y los próximos pasos, forma la base para una cooperación continua.

 

Presentación de funcionalidades y procesos

Las reuniones posteriores presentan gradualmente Personio a los miembros del comité de empresa y asegurar la compresión del software. Considera la posibilidad de presentar múltiples funcionalidades solo después de que se haya completado el proceso de implementación: solo te estás familiarizando con Personio, y también debes dejar un margen para configurar tu cuenta de acuerdo con tus necesidades. El comité de empresa estará principalmente interesado en el resultado, que formará la base de tus negociaciones y deberá evaluarse. Si presentas los ajustes antes de que se hayan finalizado, es posible que confundas en lugar de añadir valor.

Programa suficiente tiempo para las rondas de consulta internas y los cambios de configuración que puedan ser necesarios.

 

Primera demostración en línea

Comienza tu primera reunión con una presentación general a Personio, donde presentas la navegación y el panel de control, y quizás compartes una visión inicial del perfil del empleado. También es útil una explicación de los permisos de acceso en términos de visibilidad de datos y la asignación de roles de empleado, y de los procesos de aprobación. Evita entrar en demasiados detalles: podrás abordar problemas específicos de la configuración de tu cuenta en reuniones posteriores.

 

Reuniones de seguimiento

Utiliza las reuniones de seguimiento para presentar procesos y funcionalidades para los roles de empleado, supervisor y gestión de RR. HH.. El objetivo aquí es presentar a los miembros del comité de empresa las consideraciones básicas sobre los permisos de acceso y asegurar la comprensión de los procesos futuros.

Utiliza empleados de prueba creados previamente con fines de demostración para evitar cambios injustificados en el historial de datos de un empleado real. Completa el perfil con datos de muestra relevantes lo mejor que puedas. Cuanto más tangible sea el perfil de prueba que hayas creado, más claro y fácil será de entender.

Los miembros del comité de empresa suelen plantear las cuestiones que se enumeran a continuación. Es mejor acordarlos al comienzo de la fase de implementación.

• Visibilidad y modificación de los datos personales y salario de los empleados
• Procesos de solicitud de vacaciones, enfermedad y otros tipos de ausencias
• Proceso para el registro de jornada y el control de las horas extras
• Acuerdo de objetivos y proceso de evaluación del desempeño
• Informes estándar en Personio y opciones adicionales de evaluación de datos
• Plan de formación y comunicación para la presentación de Personio

Visita la sección Descargas para obtener un archivo de muestra que puede resultarte útil para documentar problemas abiertos y feedback de forma centralizada.

Recomendamos que los miembros del comité de empresa tengan acceso anticipado a sus propios perfiles de empleado. Esto les permite familiarizarse con Personio y ganar confianza para trabajar con la herramienta.

Ten en cuenta que, en esta fase, solo has realizado los ajustes preliminares de la cuenta, pero aún no has negociado las reglas de uso de Personio.

 

Acuerdos de empresa

En el primer paso, presentaste Personio a tu comité de empresa en detalle y respondiste todas las preguntas abiertas. Si necesitas crear un acuerdo de empresa para el uso de Personio, te recomendamos que empieces a trabajar en su borrador en paralelo a tus reuniones. Luego puedes usar el borrador para documento y posteriormente finalizar todas las reglas para usar la herramienta a medida que las negocias.

No subestimes el tiempo que necesitarás para redactar, revisar y modificar el acuerdo de empresa.

 

Comunicación y cooperación después de la puesta en marcha

Una vez que hayas invitado a tus empleados a Personio con la aprobación de tu comité de empresa, deberás informar continuamente al comité de empresa sobre los cambios.

Configurarás tu cuenta de Personio por primera vez como parte de la implementación. Estos ajustes cambiarán con el tiempo, ya que deben ajustarse a las necesidades cambiantes de tu empresa, y el comité de empresa debe mantenerse actualizado sobre las modificaciones y la introducción de nuevas funcionalidades. Lo ideal es definir una frecuencia y un proceso para este propósito, que también debe documentarse en el acuerdo de empresa.