Este es el paso 1 de 2 del módulo de implementación «Roles de empleado y workflows de aprobación».

En este artículo te explicamos qué son los roles de empleado en Personio, cómo se conectan con los permisos de acceso y cómo combinar ambos para ampliar o limitar el acceso de tus empleados a la información de la empresa.

¿Qué ventajas tiene?

• Cubre los requisitos internos de tu organización en cuanto a permisos y restricciones. La combinación de los roles de empleado y los permisos de acceso te permite limitar el acceso de tus empleados a ciertas áreas en Personio para que solo puedan ver y modificar lo que les corresponde.
• Configura conjuntos de permisos de acceso muy concretos para cubrir necesidades temporales.La combinación de los roles de empleado y los permisos de acceso te permite conceder a ciertos empleados acceso a una sección determinada durante un periodo de tiempo limitado (por ejemplo, puedes crear un supervisor temporal para que se ocupe de las solicitudes de aprobación de un equipo concreto durante la ausencia del supervisor principal).

Paso 1: Añadir empleados a un rol de empleado

Tu cuenta de Personio tiene por defecto dos tipos de rol de empleado:

• Roles de empleados predeterminados: 
  
  ▶︎ Rol Todos los empleados: este rol incluye a todos tus empleados activos. Cada nuevo empleado se añade automáticamente a este rol, por lo que no es posible añadir o eliminar manualmente ningún empleado de este rol. Este rol no puede renombrarse ni eliminarse.
  
  ▶ ︎Rol de administrador (o cualquier rol con permisos de administrador): este rol es la contraparte del rol «Todos los empleados» y no se le asigna automáticamente a ningún empleado. Por lo tanto, podrás añadir o eliminar manualmente empleados de este rol (te recomendamos que se lo asignes únicamente a unos pocos empleados). Puedes cambiarle el nombre, pero no eliminarlo, ya que siempre tiene que haber un empleado asignado a este rol. 
  
  
• Roles de empleado personalizados:
  
  ▶ ︎Rol Gestores de RR. HH., rol Gerencia, rol En prácticas, etc.: estos roles no están vinculados a otras funcionalidades de Personio y, por lo tanto, se pueden editar libremente. Del mismo modo, puedes crear tantos roles de empleado personalizados adicionales como necesites.

  Nota
  Te recomendamos que crees el mínimo de roles personalizados adicionales posibles para que puedas hacer un mejor seguimiento de los permisos de acceso de tus empleados y evitar tener roles personalizados duplicados.

Para agregar empleados a un rol de empleado personalizado (o al rol de administrador predeterminado), sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Personal > Roles de empleado.
2. Haz clic en un rol de empleado existente en Roles de empleado o haz clic en Crear nuevo rol para crear un rol personalizado (en ese caso, deberás introducir también un nombre para el nuevo rol de empleado personalizado y hacer clic en Crear rol).
3. La columna Empleados añadidos mostrará todos los empleados añadidos al rol en ese momento. Si creas un nuevo rol de empleado personalizado, esta columna mostrará 0 empleados, ya que aún no se ha agregado ningún empleado. 
4. Haz clic en un empleado en Empleados disponibles para añadirlo al rol de empleado. El empleado cambiará de columna y ahora aparecerá en Empleados añadidos con un contorno azul. 
5. Haz clic en un empleado en Empleados añadidos para eliminarlo del rol. El empleado cambiará de columna y ahora aparecerá en  Empleados disponibles con un contorno rojo. 
6. Si fuera necesario, puedes cambiar el nombre del rol de empleado haciendo clic en el icono del lápiz que aparece junto al nombre del rol.
7. Si fuera necesario, puedes hacer clic en el icono de los tres puntos debajo de Crear nuevo rol para copiar (crear un duplicado) o suprimir el rol de empleado (solo aplicable a roles de empleado personalizados). Para poder eliminar un rol de empleado personalizado, primero debes eliminar a todos los empleados que contenga.
8. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios. 

Nota
Si configuras el estado de un empleado como Inactivo, este ya no aparecerá en el rol de empleado (ni como añadido ni como disponible).

Paso 2: Configurar los permisos de acceso para el rol de empleado

Los permisos de acceso se dividen en permisos de acceso (Ver, Proponer y Editar) y áreas de acceso (Propio, Mis subordinados, Personalizado, Todo). 

La combinación entre los permisos de acceso y las áreas de acceso te permite ampliar o limitar los permisos de acceso. Esto también dependerá del tipo de rol de empleado:

• Roles de empleado preestablecidos: 
  
  ▶ Rol Todos los empleados: este rol se asigna automáticamente a todos los empleados nuevos, por lo que debe incluir un conjunto muy básico de permisos de acceso.
  ▶︎ Rol de administrador (o cualquier rol con derechos de administrador): este rol incluye permisos de acceso completos y no es posible modificar su nivel de permisos de acceso. 
  
  
• Roles de empleado personalizados:
  
  ▶ ︎Rol Gestores de RR. HH., rol Gerencia, rol En prácticas, etc.:estos roles se asignan manualmente a ciertos empleados, por lo que deben contener un conjunto de permisos de acceso muy concretos.

Para configurar los permisos de acceso para un rol de empleado personalizado determinado (o para el rol «Todos los empleados»), sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Personal > Roles de empleado.
2. Haz clic en el rol de empleado correspondiente en Roles de empleado y ve a la pestaña Permisos de acceso.
3. Utiliza la información de los artículos Permisos de acceso y Mejores prácticas: roles de empleado  para definir los permisos de acceso de cada sección y subsección.
4. Comprueba la configuración de los permisos de acceso iniciando sesión en la cuenta de Personio de un empleado. Para hacerlo, ve hasta el perfil del empleado correspondiente y haz clic en el icono Acceder como este empleado en la esquina superior derecha.
   
   
   
   

Paso 3: Configurar el acceso al calendario de la empresa para el rol de empleado

Te recomendamos que también configures el acceso al calendario de la empresa para cada rol de empleado. De lo contrario, Personio aplicará automáticamente el acceso predeterminado al calendario de la empresa desde el rol «Todos los empleados».

Para configurar el acceso al calendario de la empresa para un rol de empleado personalizado determinado (o para el rol «Todos los empleados»), sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes > Personal > Roles de empleado.
2. Haz clic en el rol de empleado correspondiente en Roles de empleado y ve a la pestaña Calendarios.
3. Define el acceso al calendario de la empresa y también a los diferentes tipos de ausencia. Encontrarás más información en el artículo Configurar el acceso al calendario de la empresa.
4. Para comprobar la configuración de acceso al calendario de empresa, inicia sesión en la cuenta de Personio de un empleado. Para ello, ve al perfil del empleado correspondiente y haz clic en el icono Iniciar sesión como este empleado en la esquina superior derecha.

Nota
También puedes configurar recordatorios y habilitar la autenticación de dos factores (2FA) para cada rol. 

Próximos pasos

¡Enhorabuena! 🎉
Ya puedes continuar y configurar los workflows de aprobación en Personio.