Crear una reserva de talentos – Personio

En este artículo, explicamos cómo crear una reserva de talentos en Personio. Explicamos cómo añadir candidatos al banco de talentos y sugerimos formas de gestionarlos.

Antes de empezar

Para crear una reserva de talentos, necesitas permisos para los ajustes de Reclutamiento de tu empresa.

Ten en cuenta que Personio no ofrece una funcionalidad integrada de base de datos de talentos. El proceso descrito en este artículo es solo una sugerencia.

Paso 1: Crear una categoría de reserva de talentos

Para crear tu base de datos de talentos, necesitarás diseñar un embudo de reclutamiento específico.

Siga los pasos para crear una categoría de reclutamiento. Asigna a la categoría el nombre «Reserva de talento».
Al añadir fases de reclutamiento a la categoría, recomendamos añadir una fase «A la espera». Puede crear esto como una fase de reclutamiento personalizada. También puede añadir cualquier otra fase que pueda ser relevante. Si desea organizar a los candidatos de su reserva de talento por fecha, puede crear fases con nombres que hagan referencia a un periodo de tiempo.

Seleccionar un autorespondedor

Cuando creas una nueva categoría, puedes configurar un correo electrónico de confirmación automático. Existen las dos opciones siguientes:

Para las solicitudes a través del módulo de candidatura en línea: Los candidatos que aplican a través del portal de empleo de Personio reciben una confirmación automática por correo electrónico. Esto no es relevante si mantienes tu «bolsa de talento» interna y despublicada.
Para candidaturas por correo electrónico: Esto resulta útil si los candidatos envían candidaturas no solicitadas a tu dirección de correo electrónico de Personio. Reciben una contestación por correo electrónico cuando creas una candidatura y la asignas al empleo «Talent Pool».

Paso 2: Configure su reserva de talentos como un empleo.

Ahora debe crear un empleo en la reserva de talentos para almacenar todas las candidaturas pertinentes. Sigue estos pasos:

Vaya a Reclutamiento > Puestos de trabajo > Crear puesto de trabajo.
Asigne al empleo el nombre «Talent Pool» y haga clic en Siguiente.
En Detalles del puesto de trabajo, completa todos los detalles obligatorios del puesto. (Si no tiene intención de publicar la oferta de empleo, no es necesario que introduzca datos precisos). Haz clic en Siguiente.
En Plan de contratación > Equipo de contratación, introduzca los empleados que podrían utilizar la base de datos de talentos para sus necesidades de reclutamiento.
En Proceso de selección, asigne el trabajo a la categoría base de datos de talentos.
Ahora puede:
- Guarda el empleo como borrador: Con esta opción, no se publica el empleo. En su lugar, lo utilizas como un lugar donde almacenar candidatos interesantes.
- Publica el empleo. Los candidatos pueden enviar candidatura no solicitadas para su base de datos de talentos directamente desde el portal de empleo de Personio. Podrías dar al empleo el nombre «Manténgase en contacto» o «¿Le interesa trabajar con nosotros?». Cuando utilices esta opción, recuerda activar la respuesta automática.

A veces, es posible que desee dividir a sus candidatos en diferentes empleos o grupos de talentos. Por ejemplo, podrías organizarlos por departamento o ubicación. La forma de hacerlo depende de la configuración de su organización.

Paso 3: Añadir candidatos a la base de datos de talentos

Mueva los candidatos de los mensajes no asignados al banco de talentos.

Cuando reciba una candidatura por correo electrónico en sus mensajes no asignados que no se ajuste a ninguno de sus empleos vacantes, tiene dos opciones:

Si el correo electrónico es de un candidato existente:

Haga clic en Asignar.
Seleccione el nombre del candidato para vincular el correo electrónico a su perfil de candidato.

Si el correo electrónico es de un nuevo candidato:

Haz clic en Crear candidatura.
Rellene los detalles del candidato.
Selecciona el empleo en la bolsa de talento.

Si ha configurado la respuesta automática, el candidato recibirá un correo electrónico de confirmación automático después de que usted asigne su candidatura a un empleo.

Anadir candidatos de otro empleo al banco de talentos

Debes informar a los candidatos que deseas añadirlos a tu base de datos de talentos. Sigue estos pasos:

Crear una plantilla de correo electrónico en Ajustes > Reclutamiento > Correo electrónico. En el correo electrónico, solicita permiso para añadir al candidato a tu base de datos de talentos. Explique lo que esto significa: almacenar datos, anonimizar datos personales previa solicitud, enviar ocasionalmente actualizaciones por correo electrónico sobre empleos vacantes, etc.
Ve a la pestaña Mensajes del perfil del candidato y envíale un correo electrónico utilizando la plantilla.
Mueva al candidato a una fase de reclutamiento provisional, por ejemplo, «A la espera».
Una vez que el candidato acepte ser añadido a la base de datos de talentos, vaya a su perfil de candidato. Haga clic en el icono de tres puntos y seleccione Asignar a otro empleo. Selecciona tu empleo en «Talent Pool».

Ten en cuenta lo siguiente:

Si mueves a un candidato de una fase de reclutamiento que no existe en tu base de datos de talentos, aparecerá automáticamente en la fase Sin asignar.
Si trasladas a un candidato de una categoría normal a tu reserva de talento, Personio lo traslada a la fase equivalente a la fase original. Esto te ayuda a comprender qué fases ya han completado.

Organizar los candidatos del banco de talentos por fecha.

Para mantener tu base de datos de talentos organizada, configúrala de manera que puedas filtrar a los candidatos. Hay dos formas de ver cuánto tiempo lleva alguien en tu reserva de talento.

1. Utilizar etiquetas de candidatura

Utiliza etiquetas para clasificar a los candidatos. Por ejemplo, añade una etiqueta como «Q1 2026» para indicar cuándo trasladaste su candidatura al banco de talentos. A continuación, puede filtrar por etiquetas en la lista de aplicaciones.

Aprenda a crear etiquetas de aplicación.

2. Fases de uso

También puede clasificar a los candidatos asignándoles fases de reclutamiento con nombres que hacen referencia a un periodo de tiempo. Crea fases en Ajustes > Reclutamiento > Fases.

Por ejemplo, su embudo de talento podría tener fases denominadas Q1, Q2, Q3 y Q4.