Crear una base de datos de talentos – Personio

En este artículo te explicamos cómo crear una base de datos de talentos en Personio. Explicamos cómo añadir candidatos a la base de datos de talentos y sugerimos formas de gestionarlos.

Antes de empezar

Para configurar una base de datos de talentos, necesitas permisos para los ajustes de Reclutamiento de tu empresa.

Ten en cuenta que Personio no ofrece una funcionalidad integrada de base de datos de talentos ni de base de datos de talentos de antiguos empleados. El proceso que se describe en este artículo es solo una sugerencia.

Paso 1: Configurar una categoría para la base de datos de talentos

Para crear tu base de datos de talentos, tienes que diseñar un embudo de reclutamiento específico.

Sigue los pasos para crear una categoría de reclutamiento. Asigna a la categoría el nombre “Base de datos de talentos”.
Cuando añadas fases de reclutamiento a la categoría, te recomendamos incluir una fase “A la espera” (Waiting). Puedes crearla como una fase de reclutamiento personalizada. También puedes añadir otras fases que consideres útiles. Si quieres organizar por fecha los candidatos de tu base de datos de talentos, puedes crear fases con el nombre de un periodo de tiempo.

Seleccionar una respuesta automática

Al crear una categoría, puedes configurar un correo electrónico de confirmación automático. Existen las dos opciones siguientes:

Para candidaturas a través del módulo de candidatura en línea: Los candidatos que se postulan a través del portal de empleo de Personio reciben una confirmación automática por correo electrónico. Esto no es relevante si el empleo “Base de datos de talentos” es interno y no está publicado.
Para candidaturas por correo electrónico: Esto es útil si los candidatos envían candidaturas espontáneas a tu dirección de correo electrónico de Personio. Reciben una respuesta por correo electrónico cuando creas una candidatura y la asignas al empleo “Base de datos de talentos”.

Paso 2: Configurar la base de datos de talentos como un empleo

Ahora tienes que crear un empleo de base de datos de talentos para almacenar todas las candidaturas pertinentes. Sigue estos pasos:

Ve a Reclutamiento > Puestos de trabajo > Crear puesto de trabajo.
Asigna al empleo el nombre “Base de datos de talentos” y haz clic en Siguiente.
En Detalles del puesto de trabajo, completa todos los detalles obligatorios del puesto. (Si no piensas publicar el empleo, no hace falta que introduzcas datos exactos). Haz clic en Siguiente.
En Plan de contratación > Equipo de contratación, introduce los empleados que podrían utilizar la base de datos de talentos para sus necesidades de reclutamiento.
En Proceso de selección, asigna el trabajo a la categoría “Base de datos de talentos”.
Ahora puedes elegir una de estas opciones:
- Guarda el empleo como borrador: Con esta opción, no puedes publicar el empleo. En su lugar, lo usas como un lugar para almacenar candidatos interesantes.
- Publica el empleo: De esta manera, los candidatos pueden enviar candidaturas no solicitadas para su base de datos de talentos directamente desde el portal de empleo de Personio. Podrías llamar al empleo “Permanecer en contacto” o “¿Interesado en trabajar con nosotros?”. Cuando utilices esta opción, recuerda activar la respuesta automática.

A veces puede que quieras dividir los candidatos en distintos empleos o bases de datos de talentos. Por ejemplo, puedes organizarlos por departamento o ubicación. La forma de hacerlo depende de cómo esté configurada tu organización.

Paso 3: Añadir candidatos a la base de datos de talentos

Mover candidatos de los mensajes no asignados a la base de datos de talentos

Si recibes una candidatura por correo electrónico en Mensajes no asignados que no corresponde a ninguno de tus empleos abiertos, tienes dos opciones:

Si el correo electrónico proviene de un candidato existente:

Haz clic en Asignar.
Selecciona el nombre del candidato para vincular el correo electrónico a su perfil de candidato.

Si el correo electrónico es de un candidato nuevo:

Haz clic en Crear candidatura.
Completa los detalles del candidato.
Selecciona el empleo de la base de datos de talentos.

Si has configurado la respuesta automática, el candidato recibirá un correo electrónico de confirmación automático después de que asignes su candidatura a un empleo.

Añadir candidatos de otro empleo a la base de datos de talentos

Tienes que informar a los candidatos de que quieres añadirlos a tu base de datos de talentos. Sigue estos pasos:

Crea una plantilla de correo electrónico en Ajustes > Reclutamiento > Correo electrónico. En el correo electrónico, pide permiso para añadir al candidato a tu base de datos de talentos. Explica lo que esto significa: almacenar datos, anonimizar datos personales a solicitud, enviar actualizaciones ocasionales por correo electrónico sobre empleos vacantes, etc.
Ve a la pestaña Mensajes del perfil del candidato y envíale un correo electrónico usando la plantilla.
Mueve al candidato a una fase de reclutamiento provisional, por ejemplo, “A la espera” (Waiting).
Cuando el candidato acepte que lo añadas a la base de datos de talentos, ve a su perfil de candidato. Haz clic en el icono de los tres puntos y selecciona Asignar a otro empleo. Selecciona tu empleo “Base de datos de talentos”.

Ten en cuenta lo siguiente:

Si mueves a un candidato desde una fase de reclutamiento que no existe en tu base de datos de talentos, aparecerá automáticamente en la fase Sin asignar.
Si mueves a un candidato de una categoría normal a tu base de datos de talentos, Personio lo coloca en la fase equivalente a la original. Esto te ayuda a entender qué fases ha completado ya.

Organizar por fecha los candidatos de la base de datos de talentos

Para mantener organizada tu base de datos de talentos, configúrala de modo que puedas filtrar a los candidatos. Hay dos maneras de ver cuánto tiempo lleva alguien en tu base de datos de talentos.

1. Utilizar etiquetas de candidatura

Usa etiquetas para marcar a los candidatos. Por ejemplo, añade una etiqueta como “T1 2026” para indicar cuándo moviste su candidatura a la base de datos de talentos. A continuación, puedes filtrar por etiquetas en la lista de candidaturas.

Aprende a crear etiquetas de candidatura.

2. Usar fases

También puedes ordenar a los candidatos colocándolos en fases de reclutamiento con el nombre de un periodo de tiempo. Crea fases en Ajustes > Reclutamiento > Fases.

Por ejemplo, el embudo de tu base de datos de talentos podría tener fases llamadas T1, T2, T3 y T4.