El Calendario de equipo simplifica la gestión de los horarios y las ausencias al ofrecer a los empleados una vista clara de la disponibilidad del equipo. Ayuda a reducir los conflictos y mejora la coordinación entre los equipos.

Este artículo explica cómo configurar y gestionar el Calendario de equipo en Personio. Explica la diferencia entre la vista atenuada y la vista en color, cómo controlar la visibilidad de cada tipo de ausencia y cómo asignar permisos a los roles de empleado.

Vista atenuada y en color

Con dos niveles de vista, puede controlar lo que ven los empleados en función de su rol. La vista atenuada muestra periodos generales de ausencias, mientras que la vista en color incluye más detalles, como los tipos de ausencia.

 Para cada tipo de ausencia, decide si tiene que estar visible en la vista atenuada o en la vista en color. Esto le brinda flexibilidad para gestionar la visibilidad y la privacidad para cada tipo de ausencia. El Calendario de equipo ordena a los empleados alfabéticamente. No puedes personalizar el orden de clasificación.

Antes de empezar

Permisos generales

• Para completar la configuración descrita en este artículo, tienes que tener permisos de administrador.
• Al crear un tipo nuevo de ausencia, no aparece en la vista atenuada. Tienes que añadirlo manualmente, siguiendo los pasos que se indican a continuación.
• Por motivos de privacidad, recomendamos que asignes un nivel de vista mínimo al rol Todos los empleados.
• Si un rol de empleado tiene permisos de vista para cualquier Ausencia > Tipo de ausencia para cualquier persona además de sí mismo, verán automáticamente su vista en color.
• Los empleados ven una versión básica del Calendario de equipo en el widget Calendario de la página de inicio. Lo que ven depende de los permisos del Calendario de equipo que hayas configurado siguiendo los pasos de este artículo.

Alineación de permisos de la página de Ausencia y del Calendario de equipo

Los permisos que regulan el Calendario de equipo también afectan a la página de Ausencia. Ve a Ajustes > Organización > Roles y permisos y revisa lo siguiente para cada rol:

• Permisos > Ausencias otorga acceso a la página de Ausencia y a los periodos, colores y saldos de ausencias que contiene. Si un empleado tiene permisos de visualización para cualquier tipo de ausencia, verá los mismos datos de ausencia en la página de Ausencia y en el Calendario de equipo. Si no tiene acceso a al menos uno de los tipos de ausencia que aparecen aquí, un empleado no puede ver la pestaña Ausencia de otro empleado, aunque tenga permisos de calendario.
• Calendarios > Calendario del equipo > Ausencia otorga acceso a los periodos en gris en la página de Ausencia. También tienes que escoger los tipos de ausencia pertinentes en Ajustes > Gestión del tiempo > Calendario de equipo.
• Calendarios > Tipos de ausencia otorga acceso a los periodos de ausencia y sus colores en la página Ausencia.
   

Seleccionar los tipos de ausencia que aparecen en la vista atenuada

Antes de escoger el nivel para cada rol, escoge qué tipos de ausencia se muestran en la vista atenuada. Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Gestión del tiempo, haz clic en Calendario de equipo.
3. Marca las casillas de los tipos de ausencia que deseas que incluya la vista atenuada.
4. Aplica los cambios.

Establecer el nivel de vista del calendario para los roles de empleado 

Ahora puedes decidir el nivel de acceso que tiene cada rol de empleado en el calendario:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Organización, haz clic Roles y permisos.
3. Selecciona el rol del empleado para el que estás configurando el acceso al calendario y haz clic en Calendarios.
4. En Suscripción iCal, selecciona los eventos exportados a otras aplicaciones de calendario a través del enlace iCal al que el rol tiene acceso.
5. En Calendario de equipo > Ausencia, selecciona el grupo de empleados cuya ausencia tiene que aparecer atenuada. Recuerde que en esta vista solo aparecen los tipos de ausencia que haya incluido manualmente en los pasos anteriores.
6. En Tipos de ausencia, para cada tipo de ausencia, selecciona el grupo de empleados cuya ausencia tiene que aparecer en color. Si no deseas que este rol vea ninguna ausencia en color, deja todas las opciones configuradas en Sin acceso.
7. Aplica los cambios.

Mostrar ausencias solapadas

En el caso de las solicitudes de vacaciones remuneradas, tus empleados pueden ver si alguno de sus compañeros tiene ausencias previstas para las mismas fechas que solicitan. Ten en cuenta lo siguiente:

• Si un empleado puede ver un tipo de ausencia en color, también puede ver las solicitudes superpuestas para ese tipo.
• El sistema verifica y muestra automáticamente a los empleados del mismo equipo (o departamento si no has configurado equipos).

Dar permiso al perfil público de los empleados

Independientemente del nivel de permiso configurado con los pasos anteriores, también tienes que otorgar permiso a los roles de empleado para el perfil público de otros empleados que desees ver en su calendario. Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Organización, haz clic Roles y permisos.
3. Selecciona el rol de empleado para el que estás configurando el acceso al calendario.
4. Haz clic Permisos > Datos personales.
5. En Perfil público, otorga permisos de visualización a los empleados que deseas que este rol de empleado vea en el calendario. Puedes usar filtros de empleados personalizados.
6. Revisa y guarda los cambios. 

Mejor práctica: Permisos del calendario del equipo

En la tabla siguiente se proporciona un ejemplo de permisos probados y comprobados para el calendario de equipo. Incluye los roles de empleado y los tipos de ausencia más comunes.