El Calendario de equipo simplifica la gestión de los horarios y las ausencias al ofrecer a los empleados una vista clara de la disponibilidad del equipo. Ayuda a reducir los conflictos y mejora la coordinación entre los equipos.

Este artículo explica cómo configurar y gestionar el Calendario de equipo en Personio. Explica la diferencia entre la vista atenuada y la vista en color, cómo controlar la visibilidad de cada tipo de ausencia y cómo asignar permisos a los roles de empleado.

Antes de empezar

Entiende la vista en gris y en color

Con dos niveles de vista, puede controlar lo que ven los empleados en función de su rol. La vista atenuada muestra periodos generales de ausencias, mientras que la vista en color incluye más detalles, como los tipos de ausencia.

 Para cada tipo de ausencia, usted decide si tiene que estar visible en la vista atenuada o en la vista en color. Esto le brinda flexibilidad para gestionar la visibilidad y la privacidad para cada tipo de ausencia. El calendario de equipo ordena a los empleados alfabéticamente. No puede personalizar el orden de clasificación.

Permisos generales

• Para completar la configuración descrita en este artículo, necesitas un rol de administrador.
• Al crear un tipo nuevo de ausencia, no aparece en la vista atenuada. Tienes que añadirlo manualmente, siguiendo los pasos que se indican a continuación.
• Por motivos de privacidad, recomendamos que asignes un nivel de vista mínimo al rol Todos los empleados.
• Si un rol de empleado tiene permisos de vista para cualquier sección de Ausencias > [Tipo de ausencia] - Todos los detalles de cualquier persona además del propio empleado, la ve automáticamente en la vista de color.
• Los empleados ven una versión básica del Calendario de equipo en el widget Calendario de la página de inicio. Lo que ven depende de los permisos del Calendario de equipo que hayas configurado siguiendo los pasos de este artículo.

Alineación de permisos de la página Ausencia y del Calendario de equipo

Los permisos de ausencia y del Calendario de equipo son interdependientes. Para cada rol, revisa ambos grupos de permisos en Ajustes > Personal > Roles y permisos. Para más detalles sobre lo que controla cada permiso, consulta este artículo de resumen.

Seleccionar los tipos de ausencia que aparecen en la vista atenuada

Antes de escoger el nivel de cada rol, escoge qué tipos de ausencia se muestran en la vista en gris. Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Gestión del tiempo, haz clic en Calendario de equipo.
3. Marque las casillas de los tipos de ausencia que desea que incluya la vista atenuada.
4. Aplica los cambios.

Establecer el nivel de vista del calendario para los roles de empleado 

Después de seleccionar los tipos de ausencias para la vista en gris, establece el nivel de acceso al calendario para cada rol de empleado:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic Roles y permisos.
3. Seleccione el rol de empleado para el que está configurando el acceso al calendario.
4. En Calendario de equipo, selecciona el ámbito de cada tipo de evento del calendario que el rol puede ver: Visibilidad del cumpleaños, Visibilidad de fechas de inicio/fin y Eventos del calendario de reclutamiento. Estas opciones controlan qué eventos el rol puede exportar a otras aplicaciones de calendario a través de un enlace de iCal.
5. En Periodos de ausencia, selecciona el ámbito de los empleados cuyas ausencias tienen que aparecer en gris. En esta vista solo aparecen los tipos de ausencia que hayas incluido manualmente en los pasos anteriores.
6. Para cada permiso de [Tipo de ausencia] - Calendario, selecciona el ámbito de los empleados cuyas ausencias tienen que aparecer en color. Si no quieres que este rol vea ninguna ausencia en color, no otorgues ningún ámbito.
7. En Perfil del empleado, otorga permisos de vista para la sección Perfil público para los empleados que quieras que este rol vea en el calendario. Esto es obligatorio tanto para las vistas en gris como para las vistas en color, independientemente del ámbito que establezcas en los pasos anteriores. Puedes usar filtros de empleados personalizados.
8. Revisa y guarda los cambios.

Mostrar ausencias solapadas

En el caso de las solicitudes de vacaciones remuneradas, tus empleados pueden ver si alguno de sus compañeros tiene ausencias previstas para las mismas fechas que solicitan. Ten en cuenta lo siguiente:

• Si un empleado puede ver un tipo de ausencia en color, también puede ver las solicitudes superpuestas para ese tipo.
• El sistema verifica y muestra automáticamente a los empleados del mismo equipo (o departamento si no ha configurado equipos).

Mejor práctica: Permisos del Calendario de equipo

En la tabla siguiente se proporciona un ejemplo de permisos de vista comprobados para el Calendario de equipo. Incluye los roles de empleado y los tipos de ausencia más comunes. Cada celda muestra el ámbito de los empleados que el rol puede ver. Los tipos de ausencia que aparecen a continuación son ejemplos, así que usa los de tu cuenta.