Este artículo explica cómo configurar los permisos y los roles de empleado. Los dos están estrechamente relacionados en Personio, ya que los permisos no se pueden otorgar directamente a personas, sino que siempre se gestionan a través de roles de empleado.

Consejo:
Si eres nuevo en la configuración de roles y permisos de empleado, comienza leyendo el artículo Resumen de permisos y roles de empleado. Cubre los conceptos básicos de los permisos y cómo funcionan los roles de empleado.

Antes de empezar

• Permisos: Tienes que tener un rol de administrador para poder configurar permisos.

Configurar los permisos del rol del empleado 

Para configurar permisos para un rol de empleado, siga estos pasos:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic Roles y permisos.
3. Crea un rol de empleado o escoge uno existente.
4. En la pestaña Permisos, configura los permisos necesarios. Si no estás seguro de qué permisos se recomiendan para cada rol de empleado en tu empresa, te recomendamos que revises los siguientes artículos:
   - Concede permisos para las tareas diarias en Personio
   - Resumen de los roles de empleado y permisos más comunes
   - Resumen de permisos
5. Una vez configurados los permisos, puedes comprobar que los empleados asignados a ese rol tienen los permisos correctos. Ve al perfil del empleado e inicia sesión como ese empleado. Esto te permite ver exactamente lo que ve, así que puedes verificar que su acceso está configurado correctamente.

Añadir manualmente empleados a un rol del empleado

Para agregar empleados a un rol del empleado personalizado (o al rol predeterminado Administrador):

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic Roles y permisos.
3. Crea un rol de empleado o escoge uno existente.
4. En la pestaña Personal, haz clic en Editar miembros.
5. En la pestaña Añadir personal, en Seleccionar miembros, elige a los empleados a los que quieres asignar este rol y haz clic en sus nombres. Aparecerán en la vista previa de miembros.
6. Guarda tus ediciones.

Añadir empleados automáticamente a un rol de empleado

Puedes agregar empleados automáticamente a los roles configurando condiciones basadas en atributos del sistema y personalizados:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic Roles y permisos.
3. Crea un rol de empleado o escoge uno existente.
4. En la pestaña Personal, haz clic en Editar miembros.
5. En la pestaña Añadir personal, en Personal añadido según condiciones, haz clic en + Añadir regla para añadir un atributo y filtrar automáticamente a los empleados que cumplan ese criterio. Por ejemplo, al añadir «La oficina es Barcelona», se asignará automáticamente ese rol, junto con sus permisos, tanto a los empleados nuevos como a los que ya trabajan en Barcelona.
6. Guarda tus ediciones.

Consejo:
Puedes añadir empleados automáticamente a un rol excluyendo otros específicos seleccionándolos en el campo Excluir siempre. Si seleccionas a un empleado como excluido y luego lo añades al rol, la exclusión se sobrescribe.

Puedes utilizar los siguientes atributos predefinidos para establecer condiciones:

• Departamento
• Equipo
• Tipo de empleo
• Establecimiento permanente
• Centro de trabajo
• Estado
• Estado de supervisor (con este atributo, puedes agregar automáticamente a cada supervisor a un rol).
• Fecha de contratación
• Fecha de rescisión

También puedes usar atributos personalizados que tengan un solo tipo de atributo de selección, fecha o números.

Ten en cuenta que:
Si estableces una condición como “El atributo A no es la opción 1”, se incluyen los siguientes empleados:
▶︎ Todos los empleados que tienen otro valor de opción, por ejemplo, Opción 2, Opción 3, etc.
▶︎ Todos los empleados sin valor asignado para ese atributo.

Retirar empleados de un rol del empleado

Para retirar empleados de un rol del empleado:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic Roles y permisos.
3. Crea un rol de empleado o escoge uno existente.
4. En la pestaña Personal, haz clic en Editar miembros.
5. En la pestaña Añadir personal, en Seleccionar miembros, elige los empleados a los que deseas desasignar este rol y haz clic en sus nombres. Aparecerán en la vista previa de Cambios.
6. Guarda tus ediciones.

Eliminar un rol de empleado

Puedes eliminar los roles de empleado que ya no necesites. La eliminación de un rol de empleado es permanente. No se puede deshacer esta acción. Los empleados que ocupan el rol eliminado pierden los permisos asociados a ese rol.

Para eliminar un rol de empleado:

1. Ve a Ajustes.
2. En la sección Personal, haz clic Roles y permisos.
3. Haz clic en el rol que deseas eliminar.
4. En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de tres puntos.
5. Haz clic en Eliminar rol.
6. Confirma la eliminación.

Pasos siguientes

Después de añadir empleados a un rol y establecer permisos, puede: 

• Configurar el acceso al Calendario de equipo para cada rol de empleado.
• Activar la autenticación de dos factores (2FA) para cada rol de empleado. Los empleados que desempeñan ese rol necesitan un código de su dispositivo móvil, un correo electrónico y una contraseña para iniciar sesión.
• Configurar recordatorios para cada rol para simplificar el trabajo diario de los empleados. Por ejemplo, puedes configurar un recordatorio relativo al final de los periodos de prueba de los empleados. Obtén más información sobre cómo configurar recordatorios específicos de cada rol con prácticas recomendadas.