Este artículo aborda las preguntas más frecuentes sobre la gestión de empleados.

¿Cómo oculto el año de nacimiento a todos los empleados?

Puedes ocultar el año de nacimiento a todos los empleados. Los empleados que solo tienen permiso de visualización de la sección que contiene el atributo Fecha de nacimiento ven el día y el mes. Los administradores y empleados con permiso de acceso para proponer o editar siempre ven la fecha de nacimiento completa, incluyendo el año, independientemente de si seleccionas la opción Mostrar el año solo a usuarios con permisos para editar o proponer.

Para ocultar el año de nacimiento, selecciona Mostrar el año solo a usuarios con permisos de edición o propuesta en el atributo Fecha de nacimiento en Ajustes > Personal > Datos personales.

Si un empleado tiene permiso para elaborar informes, verá la fecha de nacimiento completa, incluyendo el año.

La tarjeta Celebraciones de la página de inicio siempre muestra solo el día y el mes. El ajuste de visibilidad del año no afecta a la tarjeta Celebraciones, así que los empleados nunca ven el año en ella.

¿Cómo puedo mostrar los cumpleaños solo de los empleados que hayan dado su consentimiento?

Puedes controlar la visibilidad del cumpleaños creando un atributo de consentimiento personalizado y utilizando permisos de visualización condicionales para mostrar la información del cumpleaños solo a empleados que se hayan dado de alta.

1. Crea un atributo de selección única con dos opciones: “Sí” y “No”. Este es el atributo de consentimiento que los empleados utilizan para registrar el consentimiento.
2. Crea una sección que contenga este atributo de consentimiento y traslada aquí el atributo predefinido Fecha de nacimiento. 
3. Otorga a los empleados permisos de propuesta para esta sección para que puedan registrar el consentimiento. Los empleados seleccionan “Sí” para que los compañeros puedan ver su cumpleaños o “No” para mantener el cumpleaños oculto a los compañeros.
4. Configura permisos de visualización condicionales en la sección nueva para que el atributo Fecha de nacimiento solo sea visible cuando el valor del atributo de consentimiento sea “Sí”.
5. Configura permisos de visualización condicionales en el calendario de cumpleaños para que solo aparezcan los cumpleaños de los empleados que hayan dado su consentimiento.

¿Cómo oculto la fecha de nacimiento de un empleado concreto?

Puedes ocultar la fecha de nacimiento de un empleado específico trasladando el atributo Fecha de nacimiento a otra sección y usando permisos de visualización condicionales.

1. Traslada el atributo Fecha de nacimiento a otra sección. Ponle un nombre a la sección nueva. Por ejemplo, “Cumpleaños”.
2. Abre el rol Todos los empleados y ve a la pestaña Permisos.
3. En Datos personales, busca la sección nueva y configura el permiso para Ver en Individual y Personalizado.
4. Establece la condición personalizada enNombre, no es e introduce el nombre del empleado cuya fecha de nacimiento no se tiene que ver. 

¿Cómo permito que los compañeros vean los cumpleaños en la tarjeta Celebraciones y en el calendario de equipo?

Para permitir que los compañeros vean los cumpleaños en la tarjeta Celebraciones y en el calendario de equipo:

1. Selecciona el rol de empleado en los ajustes Roles y permisos (por ejemplo, Todos los empleados).
2. Otorga acceso para Ver en Perfil del empleado > Perfil público > Todo.
3. Otorga acceso para Ver en Perfil del empleado y la sección que contenga el atributo Fecha de nacimiento.
4. Otorga acceso para Ver en Calendario de equipo > Visibilidad del cumpleaños.
5. Ve a los ajustes de Página de inicio, abre las opciones de la tarjeta Celebraciones y activa la opción Cumpleaños.

La tarjeta Celebraciones solo lee el atributo Fecha de nacimiento preestablecido. Un atributo personalizado, incluso si se llama “Cumpleaños” y contiene los datos de fecha, no funciona con esta tarjeta.

¿Cómo puedo mostrar solo a los empleados con un determinado estado en la Lista de personal?

Para mostrar solo a empleados con un determinado estado, añade la columna Estado a tu vista y usa la pestaña Filtrar para añadir una regla para la columna Estado. Por ejemplo, para ver solo empleados activos, añade una regla de Estado y establécela como Activo.

Para ver empleados con un estado distinto a “Activo”, necesitas los permisos correctos para la sección de perfil que contiene el atributo “Estado”. Obtén más información sobre cómo ver a los empleados por estado.

¿Por qué no veo los tipos de relación Supervisor adicional o Persona al crear un nuevo atributo?

Los tipos de atributo de relación Supervisor adicional y Persona requieren una suscripción a Core Pro y no están disponibles en el plan Core. Si tienes Core Pro,configura el atributo siguiendo estos pasos.

Si tienes el plan Core, puedes utilizar un atributo personalizado de Selección única para registrar manualmente los nombres de los supervisores adicionales. Añade cada nombre de supervisor como opción en el atributo y luego asigna el valor relevante en el perfil de cada empleado. Ten en cuenta que usar un atributo de Selección única de esta forma almacena el nombre solo como valor. No se integra con el organigrama, los flujos de aprobación ni el acceso a la línea jerárquica como lo hacen los tipos de relación Supervisor adicional o Persona.

¿Cómo puedo corregir una fecha de rescisión incorrecta o deshacer una rescisión accidental?

El enfoque correcto depende de si el empleado realmente se va.

Si la fecha de rescisión es incorrecta pero el empleado se va:

1. Ve al perfil del empleado.
2. Haz clic en el icono de tres puntos.
3. Seleccione Rescindir el empleo.
4. Actualiza la fecha de rescisión al valor correcto.
5. Haz clic en Rescindir para confirmar.

Si la rescisión se introdujo por error y el empleado no se va, sigue los pasos de solución de problemas para revertir una rescisión accidental.

Si la fecha incorrecta fue en el pasado, el sistema podría haber eliminado ya los periodos de ausencias posteriores a esa fecha y recalculado las ausencias retribuidas según los ajustes de prorrateo. Estos cambios no se revierten automáticamente cuando corriges o retiras la fecha de rescisión. Después, revisa la pestaña Ausencia del empleado y ajusta manualmente los saldos si es necesario.

¿Puedo cambiar el estado de un empleado de Inactivo a Activo sin crear un perfil nuevo?

Depende del motivo por el que el empleado está Inactivo. Si ha cancelado una salida prevista o has registrado una rescisión por error, sigue estos pasos para solucionar el problema y restablecer el estado del empleado a Activo en el mismo perfil, sin crear uno nuevo.

Si el empleado estuvo realmente Inactivo y dejó la empresa, pero ahora regresa, utiliza la función de recontratación para crear un nuevo perfil activo y conservar el original como registro histórico.

Un empleado que añadí a Personio nunca empezó, ¿puedo eliminar su perfil?

Depende de si el empleado ha formado parte de un cálculo de nóminas.

Si el empleado no ha formado parte de un cálculo de nóminas, elimina el perfil. Esto elimina el perfil del empleado y evita que quede un registro de rescisión que pueda inducir a error. Esta acción es irreversible y elimina todos los datos y documentos del perfil. Antes de eliminar un perfil, exporta los documentos pertinentes. Para eliminar el perfil:

1. Ve al perfil del empleado.
2. Haz clic en el icono de tres puntos.
3. Selecciona Eliminar perfil.
4. Como medida de seguridad adicional, también debes escribir ELIMINAR para confirmar la eliminación.

Si el empleado ha formado parte de un cálculo de nóminas, rescinde la relación laboral en lugar de eliminar el perfil, utilizando la fecha de contratación como fecha de rescisión. El perfil pasa a estar Inactivo y deja de aparecer en las listas de empleados activos, pero Personio conserva todos los datos. Para rescindir el empleo:

1. Ve al perfil del empleado.
2. Haz clic en el icono de tres puntos.
3. Seleccione Rescindir el empleo.
4. Introduce la fecha de contratación como la fecha de rescisión.
5. Haz clic en Rescindir para confirmar.
6. Opcional: añade una nota en la pestaña Notas para registrar que el empleado nunca empezó.

¿Puedo añadir razones de cese personalizadas al tipo de rescisión?

Personio define el Tipo de rescisión y no puedes personalizarlo. Tampoco es posible añadir un atributo personalizado que aparezca en esta lista de opciones. Para documentar una razón de cese específica, utiliza el campo Razón de cese al rescindir a un empleado.

¿Cómo suspendo el empleo de un empleado o establezco su estado como “inactividad temporal”?

En Personio, la funcionalidad de inactividad temporal de larga duración cubre ausencias prolongadas como las bajas por maternidad/paternidad, los periodos sabáticos o la baja por enfermedad extendida. Esto incluye situaciones en las que tienes que suspender temporalmente el estado activo de un empleado. Descubre cómo programar un periodo de inactividad temporal.

¿Puedo ocultar a un empleado a los compañeros después de su último día de trabajo pero mantenerlo en los informes hasta la fecha de rescisión?

No hay ninguna opción en el perfil del empleado para ocultarlo a otros compañeros en Personio mientras su estado esté Activo, incluso después de su último día de trabajo. La forma más sencilla de eliminar a un empleado de la lista de personal activo visible para sus compañeros y retirarle el acceso a Personio es rescindir su relación laboral. Su estado cambia a Inactivo el día después de la fecha de rescisión. Rescindir un empleo conserva los datos históricos del empleado. Sigue apareciendo en informes históricos, pero ya no es visible en la lista de personal activo.

Otra opción es configurar permisos de acceso personalizados en los roles de empleado y establecer una condición para excluir a ese empleado en concreto. Es una solución temporal para los casos en los que un empleado ya ha cumplido su último día de trabajo, pero sigue vinculado a la empresa, por ejemplo, cuando queda exento de trabajar hasta que finalice su plazo de preaviso. Descubre cómo utilizar los filtros de empleados para otorgar permisos personalizados.

¿Puede un empleado mantener el acceso a Personio por un tiempo limitado después de marcharse de la empresa?

No. El acceso a Personio depende del estado del empleado. Cuando un empleado se va de la empresa, deja de tener acceso a partir del día siguiente a la fecha de rescisión de contrato. En ese momento, el estado cambia a Inactivo y ya no puede iniciar sesión. No puedes mantener activo el acceso de un empleado inactivo.

Un antiguo empleado no puede iniciar sesión en Personio. ¿Cómo puedo entregarle los documentos una vez que ha dejado la empresa?

Cuando un empleado se va, su estado cambia a Inactivo a partir del día siguiente a la fecha de rescisión de contrato. Un antiguo empleado con el estado Inactivo no puede iniciar sesión en Personio, así que no puede acceder a los documentos de su antiguo perfil. Esto no cambiará aunque modifique su correo electrónico de inicio de sesión o restablezca la contraseña.

No tienes que volver a contratar al antiguo empleado para entregarle los documentos. Escoge una de estas opciones:

Si necesitas documentos específicos:

1. Ve al perfil del antiguo empleado.
2. Haz clic en la pestaña Documentos.
3. Selecciona la categoría y luego descarga los documentos.
4. Comparte los documentos con el antiguo empleado de manera que cumpla los requisitos de privacidad de datos de la empresa.

Si necesitas todos los documentos del antiguo empleado:

1. Exporta los datos de la empresa. La exportación contiene una carpeta para cada empleado con todos sus documentos.
2. Comparte con el antiguo empleado su carpeta, de manera que cumpla los requisitos de privacidad de datos de la empresa.

¿Por qué me aparece un error cuando intento volver a contratar a un antiguo empleado?

Si Personio muestra un mensaje de error cuando intentas recontratar a un antiguo empleado, es posible que la cuenta haya alcanzado el límite de plazas para empleados. Las herramientas de red de tu navegador pueden mostrar el error “429 Demasiadas solicitudes”. En algunos casos, este error aparece porque la cuenta ha alcanzado el límite de plazas, no porque hayas enviado demasiadas solicitudes. Si el límite de plazas es la causa, el problema no se solucionará esperando e intentándolo de nuevo.

Una reincorporación crea otro perfil activo, y cada perfil del empleado activo ocupa una plaza. Los perfiles inactivos no se contabilizan para este límite. Comprueba si tu cuenta ha alcanzado el límite de plazas para empleados enAjustes > Cuenta y ayuda > Suscripción y facturación. Si necesitas más plazas, añade plazas de empleado al plan e intenta ejecutar la recontratación.

¿Por qué falta la opción “Recontratar a esta persona” en el perfil de un antiguo empleado?

Recontratar a esta persona no aparece en el perfil en estos casos:

• El perfil no está Inactivo todavía. Solo puedes volver a contratar desde un perfil que esté Inactivo, con una fecha de rescisión de contrato pasada.
• Ya has recontratado al empleado de ese perfil. El perfil nuevo enlaza con el antiguo, y puedes cambiar de uno a otro mediante el desplegable de la cabecera del perfil.

Un empleado ha cambiado de contrato y hemos creado otro perfil. ¿Cómo puede el empleado acceder a los datos y documentos del perfil antiguo?

Cuando un empleado obtiene un perfil nuevo, solo puede acceder al perfil nuevo que está activo. No pueden acceder al perfil antiguo e inactivo ni a los documentos. Los datos no se pierden porque el perfil antiguo permanece en Personio y los administradores pueden acceder a él.

Durante el proceso de recontratación, puedes mover los datos del perfil antiguo al nuevo seleccionandoCopiar todos los demás detalles restantes en un otro perfil. Esto solo transfiere los datos del empleado desde la pestaña Información personal, y no puedes hacerlo con el perfil nuevo después.

Los datos de las otras pestañas, como Documentos, no se transfieren. Para transferirlos, tienes que añadirlos manualmente al perfil nuevo oimportarlos. Para entregar al empleado sus documentos, descárguelos desde la pestaña Documentos del perfil antiguo y súbelos al perfil nuevo. Tienes que hacer esto con cada documento, porque no puedes transferir en bloque documentos entre perfiles.

Para proporcionar al empleado su información personal del perfil antiguo, expórtala desde la Lista de personal.

Un empleado recibió la notificación “Sus datos maestros han sido actualizados”. ¿Cómo puedo ver qué cambió y quién lo cambió?

Utilice el registro de auditoría para averiguar qué cambió y quién lo cambió. La notificación puede proceder de un flujo de trabajo que envíe una notificación o un correo electrónico cuando cambien los datos de un empleado (no de un flujo de trabajo de aprobación). Ve a Automatizaciones > Workflows para ver una lista de todos vuestros flujos de trabajo e información sobre cada uno. Para ver qué flujo de trabajo se ejecutó para el empleado, ve aAutomatizaciones > Actividad.

¿Por qué no puedo añadir más empleados aunque tenga menos empleados activos de los que incluye mi plan?

Entre las plazas de empleado de tu plan se tienen en cuenta todos los perfiles que no estén en estado Inactivo, no solo los que estén en estado Activo. Los perfiles con el estado Onboarding o Ausencia también ocupan una plaza porque se espera que estos empleados se vuelvan activos. Los perfiles con estado Inactivo no se contabilizan para este límite.

Para liberar plazas:

• Rescinde el contrato de perfiles que ya no necesitas, como perfiles de prueba o duplicados.
• Si necesitas más plazas, añádelas a tu plan.