En este artículo se explica cómo migrar a departamentos y equipos jerárquicos si ya utilizabas departamentos y equipos en Personio.
Comprender los beneficios de la migración a departamentos y equipos jerárquicos
Anteriormente, muchos clientes utilizaban equipos, atributos personalizados o ambos para simular subdepartamentos. Por ejemplo, crear un departamento de “Ventas” con equipos como “Ventas EMEA”, “Ventas APAC” y “Ventas América”.
La nueva estructura jerárquica proporciona:
- Verdaderas relaciones jerárquicas tanto para los departamentos como para los equipos
- Informes que reflejan la jerarquía organizativa real
- Visibilidad total de la estructura en los perfiles de los empleados y los organigramas
Recomendamos migrar para aprovechar estos beneficios. Sin embargo, puedes seguir usando tu configuración actual si se ajusta a tus necesidades.
Descubre cómo funcionan los departamentos y equipos jerárquicos.
Antes de empezar
Necesitas estos permisos:
- Permisos de edición en Configuración de la cuenta > Departamentos para configurar departamentos y equipos.
- Permisos de edición en Importaciones > Importar datos de empleados para importar los informes personalizados como departamentos.
Comprender el proceso de migración
Esta migración convierte los equipos existentes en subdepartamentos jerárquicos. Para completar la migración, siga estos pasos:
- Exporta tus equipos actuales de Personio en forma de informe personalizado.
- Edite el archivo exportado para preparar los datos.
- Vuelve a importar el archivo a Personio como departamentos.
- Asigne los departamentos principales para crear la jerarquía.
- Actualiza los permisos y las integraciones.
Exportar la estructura actual de tu equipo
Crea informes personalizados que contengan las asignaciones de equipo actuales. Usa este informe para importar equipos como departamentos en el siguiente paso.
Para crear y exportar informes personalizados:
- Ve a Análisis.
- Haz clic en la pestaña Informes.
- Haz clic en Crear informe.
- Utilice el generador clásico para crear informes personalizados con esta configuración:
- Nombre: Importación de departamentos jerárquicos
- Tipo de informe: Datos históricos
- Fecha: Ingresa una fecha personalizada en función de la antigüedad del historial del empleado que deseas que se tenga en cuenta.
- Añade columnas: Correo electrónico, Nombre, Apellidos y Equipo.
- Establezca las condiciones para los empleados que desee incluir en el informe. Por ejemplo, filtra solo por equipos o empleados activos.
- Exporta el informe y ábrelo en tu ordenador.
Preparar el informe para importarlo
Edite el informe exportado para asegurarse de que los empleados aparezcan en los equipos jerárquicos correctos:
- Opcional: Cambiar el nombre de la columna Equipo a “Departamento jerárquico nuevo”. Esto facilita el seguimiento de los cambios.
- Asegúrese de que cada empleado aparezca en su equipo jerárquico más bajo.
- Asegúrese de que el correo electrónico de cada empleado sea el que está vigente. Si un empleado tenía un correo electrónico diferente anteriormente, reemplázalo con el actual.
- Guarde el informe editado.
Importar equipos como departamentos
Sube el informe editado mediante la función de importación de datos de los empleados. Esto convierte los equipos en departamentos. Aprende a importar datos de empleados.
Cuando llegues al paso de emparejar columnas:
- Retire las columnas Nombre y Apellidos.
- Conserve solo la columna Correo electrónico. Este es el identificador único para las importaciones.
- Empareja la columna Fecha de entrada en vigor con el atributo Válido desde.
- Empareja la columna Departamento jerárquico nuevo con el atributo Departamento.
Convertir los departamentos nuevos en subdepartamentos
- Ve a Ajustes.
- En la sección Organización, haz clic en Departamentos y equipos.
- Haga clic en la pestaña Departamentos.
- Revisa la lista de departamentos. Comprueba que la importación se ha realizado correctamente y que los equipos antiguos ahora aparecen como departamentos.
- Si falta un equipo antiguo (ahora departamento), puedes crearlo como otro departamento.
- Convierte los departamentos nuevos en subdepartamentos asignándoles un departamento principal. Así se crea la jerarquía.
Actualizar los permisos para subdepartamentos nuevos
Después de crear los subdepartamentos o subequipos, actualice los permisos de los roles de los empleados. Esto les da a los empleados un acceso correcto a la nueva jerarquía.
- Ve a Ajustes.
- En la sección Organización, haz clic Roles y permisos.
- Seleccione el rol del empleado correspondiente, como Todos los empleados, y haga clic en Permisos.
- En la sección Datos personales, ve a Datos personales > Perfil público.
- Haz clic en Ver > Personalizado.
- Haga clic en Condición y seleccione la opción adecuada:
- Departamento es propio (departamento asignado): los empleados tienen acceso a todos los miembros del mismo departamento.
- Departamento es propio (asignado y subdepartamentos): los empleados tienen acceso al mismo departamento y a todos los departamentos por debajo de este.
- Departamento es propio (toda la jerarquía del departamento). los empleados tienen acceso a todos los miembros del mismo departamento principal y a todos los departamentos por debajo de este.
Ten en cuenta que:
Los filtros personalizados anteriores con Departamento es propio se actualizan automáticamente a Departamento es propio (toda la jerarquía del departamento). La funcionalidad sigue siendo la misma.
Actualizar integraciones
Tras la migración a departamentos y equipos jerárquicos, actualiza tus integraciones para que funcionen con la nueva estructura.
- Integraciones propias (ofrecidas por Personio): cambia de departamento a departamento de nivel superior en tus ajustes de integración.
- Integraciones de terceros (proporcionadas por socios de integración): no es necesario que realices ninguna acción.
Actualizar la versión de la API pública
Si utilizas las API públicas (PAPI) de Personio, cambia a PAPI V2 para acceder a las relaciones jerárquicas. Obtén más información sobre las API públicas de Personio.
PAPI V1 muestra los departamentos y subdepartamentos sin conexión jerárquica. PAPI V2 muestra todos los departamentos y equipos que tiene un empleado, además de las entidades principales y subentidades de cada uno.
Actualizar otras funcionalidades
Tienes que actualizar estas funcionalidades para que funcionen con la estructura nueva.
Sustituye equipos por departamentos en:
Sustituye departamentos por departamentos de nivel superior en:
Retirar equipos antiguos de la pestaña Equipos
Los equipos antiguos ahora aparecen como subdepartamentos en la pestaña Departamentos. Retíralos de la pestaña Equipos para evitar confusiones.
- Desasigna a empleados de sus antiguos equipos.
- Elimine los equipos.
Ten en cuenta que:
Retirar equipos no elimina los registros históricos. Aún puedes ver todos los datos anteriores en el historial del empleado y en los informes. Si prefieres no eliminar los equipos, puedes cambiarles el nombre para indicar que ya no están en uso (por ejemplo, “Ventas EMEA: ANTIGUO”).