Los horarios de trabajo flexibles permiten a los empleados personalizar sus días y horas de trabajo, lo que permite equilibrar las necesidades personales y profesionales. Esto es especialmente útil para empleados a tiempo parcial, estudiantes empleados o personas con diferente disponibilidad, ya que les brinda la flexibilidad de organizar su trabajo en función de sus prioridades.

En Personio, los horarios flexibles garantizan que los empleados cumplan con la cantidad requerida de días y horas de trabajo, pero les permiten elegir cuándo trabajan. Los empleados pueden enviar sus horarios preferidos directamente a través del sistema. El sistema utiliza los días y horas de trabajo para calcular las horas extras, el registro de jornada y la duración de las ausencias. 

Estas solicitudes generalmente se envían a los supervisores para su evaluación y aprobación. Si hay que hacer cambios, los empleados pueden revisarlos y volver a enviarlos. Este proceso cooperativo promueve el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, manteniendo intactos el seguimiento del registro de jornada y las políticas de la empresa.  

Ten en cuenta que:
Estamos en proceso de transición a nuestro sistema de políticas de registro de jornada nuevo. Es posible que algunos pasos, rutas de navegación o ajustes no coincidan con lo que ve en su cuenta. Para obtener más información sobre las políticas de registro de jornada nuevas, lea este artículo .

Antes de empezar

• Asegúrate de conocer la diferencia entre los tres tipos de horario de trabajo disponibles.
• Para configurar horarios flexibles, te recomendamos que seas administrador.
• El horario tiene un número fijo de días de trabajo. Esto es necesario para garantizar el correcto prorrateo de ausencias retribuidas. Esto significa lo siguiente:
  • Este tipo de horario no es adecuado si sus empleados trabajan un número diferente de días cada semana.
  • Si el número de días de trabajo cambia para un empleado específico, asigna otro horario.
• Solo se puede crear un workflow para la aprobación de horarios flexibles.
• No puedes:
  • Editar el número de días en el horario de trabajo después de crearlo.
  • Asignar un horario flexible con carácter retroactivo.
• Los empleados siempre pueden sugerir actualizaciones del horario para fechas futuras.
• Los empleados no pueden sugerir un horario de trabajo con una fecha de entrada en vigor pasada, con algunas excepciones:
  • Cuando les asignas un horario por primera vez.
  • Cuando se rechaza el horario de trabajo sugerido.
  • Si las horas de trabajo semanales del empleado están cambiando. 

Crear un horario de trabajo flexible

El primer paso es crear el horario de trabajo que vas a asignar a tus empleados. Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes. 
2. En la sección Gestión del tiempo, haga clic en Registro de jornada.
3. Haz clic en Añadir para abrir la ventana de creación.
4. En Nombre, introduce un nombre descriptivo para el horario. Por ejemplo, "Flexible, 3 días a la semana con registro de jornada".
5. Establece el número de días de trabajo.
6. Completa todos los ajustes del horario de trabajo, que se describen en detalle en nuestro artículo específico.
7. Guarda los cambios para crear el horario de trabajo. 

Crear un workflow de aprobación de horario flexible

Después de crear el horario de trabajo, puedes configurar un workflow para revisar los horarios de trabajo flexibles enviados por los empleados. Si no lo haces, el sistema aprueba automáticamente todos los envíos de los empleados. Sigue estos pasos:

1. Ve a Automatizaciones > Crear un workflow.
2. Haz clic en Registro de jornada > Aprobación de horarios de trabajo.
3. Con la plantilla prellenada:
   • Cuando los empleados envían los días y horas de trabajo, el horario de trabajo lo recibe su supervisor para aprobarlo.
   • Cuando esto sucede, el supervisor recibe un correo electrónico y una notificación en la bandeja de entrada.
   • Cuando el supervisor aprueba o rechaza el horario de trabajo, los empleados reciben una notificación en la bandeja de entrada. Si se ha rechazado el horario de trabajo, pueden editarlo y volver a enviarlo.
4. Si este workflow está a tu gusto, haz clic en Guardar y activar.
5. Si desea personalizar el workflow antes de activarlo, edite los componentes del workflow antes de guardarlo. Por ejemplo, para enviar un correo electrónico de rechazo o aprobación a los empleados, además de un elemento de la bandeja de entrada, agrega una acción de correo electrónico después de la evaluación. Recomendamos configurar notificaciones de correo electrónico adicionales si los empleados no inician sesión en Personio habitualmente.

Otorgar los permisos necesarios a los empleados y evaluadores

Después de configurar un workflow de aprobación, asegúrate de que los empleados y supervisores tengan los permisos necesarios para enviar y evaluar el horario de trabajo flexible.

Empleados

Para enviar un horario de trabajo flexible, los empleados necesitan los siguientes permisos:

• Registro de jornada > permiso Proponer sobre sus propios datos.
• Datos personales > permiso Ver para la propia sección que contiene el atributo Horas semanales.
  • Para saber en qué sección se encuentra el atributo, ve a la pestaña Información personal, busca “Horas semanales” y anota el nombre de la sección.

Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes. 
2. En la sección Organización, haz clic Roles y permisos.
3. Selecciona el rol Todos los empleados.
4. Haz clic en Permisos > Registro de jornada.
5. En Proponer, asegúrate de que la opción Individual esté seleccionada.
6. Haz clic en Datos personales y desplázate hacia abajo, hasta la sección que incluye el atributo Horas semanales.
7. En Ver, asegúrate de que la opción Individual esté seleccionada.

Revisores

Para revisar los envíos, el supervisor de los empleados (o quien haya designado como evaluador en el workflow de aprobación) necesita:

• Al menos Registro de jornada > permisos Ver para los empleados cuyos horarios de trabajo están revisando.
• Datos personales > permiso Ver a la sección de los empleados que contiene el atributo Horas semanales.

Sigue estos pasos:

1. Ve a Ajustes. 
2. En la sección Organización, haz clic Roles y permisos.
3. Selecciona el rol del evaluador.
4. Haz clic en Permisos > Registro de jornada.
5. En Ver, asegúrate de que el área de acceso cubra a los empleados cuyos horarios de trabajo están revisando.
6. Haz clic en Datos personales y desplázate hacia abajo, hasta la sección que incluye el atributo Horas semanales.
7. En Ver, asegúrate de que el área de acceso cubra a los empleados cuyos horarios de trabajo están revisando.