En este artículo se abordan las preguntas más frecuentes sobre la nómina preliminar. 

¿Por qué un empleado inactivo sigue figurando en la nómina preliminar?

Un empleado inactivo puede seguir figurando en la nómina preliminar si su rescisión no se ha establecido correctamente (por ejemplo, si solo se ha cambiado su estado de activo a inactivo). Además, Personio permite procesar los pagos salariales restantes o los cambios de datos durante un máximo de tres periodos de nómina a partir de la fecha de rescisión del empleado. Esto garantiza que todos los ajustes y pagos finales se gestionen con precisión.

¿Por qué un empleado no figura en la nómina preliminar?

Los empleados con el atributo Tipo de empleo establecido como “Externo” no aparecen en la nómina preliminar. Es posible que los empleados internos con el atributo establecido en consecuencia no figuren en la nómina preliminar si no cumplen las siguientes condiciones:

1. Condiciones del empleo: El empleado debe tener un empleo regular, haber estado empleado al menos un día durante el periodo de nómina o reunir los requisitos para recibir pagos salariales o cambios en los datos dentro de los tres periodos de nómina posteriores a la rescisión.
2. Asignación de nómina:
   1. Se tiene que designar al empleado como interno.
   2. Si la empresa utiliza entidades legales, se tiene que asignar al empleado a una entidad legal.
   3. Si se utilizan grupos contables, deben tener un valor para el atributo que se utiliza para dividir los grupos contables. Por ejemplo, si la nómina se agrupa por tipo de remuneración, los empleados tienen que tener un salario fijo o un salario por hora configurado en su perfil.

El incumplimiento de cualquiera de estos criterios puede dar lugar a que el empleado no aparezca en la nómina. Encontrarás más detalles en nuestro artículo sobre la sección de nómina preliminar.

¿Por qué se muestra un cambio programado en el mes de nómina actual en lugar del mes en el que está programado?

Los cambios programados se muestran de forma diferente según la pestaña de la tabla de nóminas que esté consultando. En:

• La pestaña Datos personales: Puedes ver los cambios programados en el periodo de nómina, en el que cae la fecha de entrada en vigor. Esa es la fecha en que un cambio entra en vigor para el empleado. Esto te permite ver lo que es relevante en el periodo de nómina actual.
  • Ejemplo: Si un cambio programado para el 5 de marzo entra en vigor el 1 de julio, esto significa que puedes ver el cambio de salario marcado en amarillo en la pestaña Datos personales de la nómina de julio.
• Pestaña Cambios del empleado: Puedes ver los cambios programados para los atributos que se han programado en el periodo de nómina actual. Esto garantiza que no se pierda ningún cambio, especialmente los que se agregan para el pasado y se aplican retroactivamente a periodos de nómina anteriores.
  • Ejemplo: Si un cambio programado para el 5 de marzo entra en vigor el 1 de julio, esto significa que puedes ver el cambio de salario en la pestaña Cambios del empleado de la nómina de marzo (con la fecha de entrada en vigor el 1 de julio).

¿Por qué no puedo ver un tipo de ausencia nuevo en la nómina preliminar?

Para ver los tipos de ausencia nuevos en la pestaña de ausencias de la nómina preliminar, primero tienes que agregarlos en los ajustes. Para ello, sigue las instrucciones de nuestro artículo sobre cómo configurar la nómina preliminar.

¿Cómo puedo mostrar los salarios fijos y los salarios por hora por separado en la nómina preliminar y en la exportación?

Para mostrar el salario fijo y el salario por hora por separado en la nómina preliminar y en la exportación, te recomendamos que configures grupos de nómina por tipo de salario, así como periodos de nómina separados para cada tipo de salario. Para hacerlo, sigue las instrucciones que se indican a continuación:

Para procesar los salarios fijos y los salarios por hora por separado con diferentes periodos de nómina:

1. Ve a Nómina > Gestionar.
2. En Agrupar por, selecciona Tipo de pago. Asegúrate de que todos los empleados tengan este atributo establecido. Puedes comprobarlo y editarlo en la lista de personal.
3. Ve a Periodos de nómina y establece periodos de nómina separados para los salarios fijos y los salarios por hora. Ejemplo:
   1. Salarios fijos: del 1 al último día del mes
   2. Salarios por hora: del 15 al 14 del mes siguiente

Ahora puedes exportar los datos de nómina de cada grupo por separado y también transferirlos a DATEV. Ambos grupos aún se pueden procesar juntos si es necesario. Para saber más sobre la configuración de la nómina preliminar, lee también nuestro artículo sobre el tema.

¿Cómo gestiono las horas adicionales, las ausencias o las remuneraciones después de la aprobación?

Una vez que se haya aprobado la nómina, los datos maestros de la pestaña Datos personales y los datos de la pestaña Salario se congelan, y los cambios posteriores no se muestran ahí. Esto garantiza que siempre sepas qué información se ha compartido con tu equipo de nóminas.

Si los datos maestros, las ausencias, las horas de pago por hora o los datos salariales se actualizan después de la aprobación, pero aún tienen que incluirse en el periodo de nómina actual, genera una exportación de Excel nueva para ese periodo. Los cambios se resaltarán en amarillo para que puedas enviar el archivo actualizado a tu contable de nóminas o asesor fiscal para que haga ajustes.

¿Qué pasa si nunca apruebo la nómina?

Si exportas datos al final del periodo de nómina pero nunca apruebas la nómina preliminar, las marcas de las pestañas Datos personales y Salario se actualizarán automáticamente el primer día de cada periodo de nómina nuevo. Esto significa que no se registrarán los cambios de los datos entre la fecha de exportación y el inicio del siguiente periodo de nómina y es posible que pierdas la visibilidad de estos cambios.

Ejemplo:
Si tu periodo de nómina finaliza el día 20, pero quieres crear una exportación el día 18 sin aprobar la nómina, cualquier cambio realizado entre el 18 y el 20 se perderá cuando el sistema se actualice el día 20. Si más adelante apruebas la nómina, todos los cambios adicionales se resaltarán en las pestañas Datos personales y Salario hasta que se vuelva a aprobar la nómina. Sin embargo, si sigues sin aprobar la nómina en los próximos meses, perderás la capacidad de identificar qué cambios de datos están actualizados.

Consejo:
Apruebe siempre la nómina para garantizar que todos los cambios en los datos se registren y destaquen correctamente.

¿Cómo se calcula el salario fijo si hay un cambio a mediados de mes?

Si se produce un cambio de salario a mediados de mes, el cálculo depende del método seleccionado en Prorrateo del salario en los Ajustes generales. Encuentra información detallada y ejemplos de cálculo para cada método en nuestro artículo sobre prorrateo del salario.

Consejo:
Si deseas equilibrar el pago del salario prorrateado, puedes introducir la diferencia como un pago único (negativo o positivo).

¿Por qué la cantidad prorrateada de un cambio de salario a mitad de mes es mayor o menor de lo esperado con el método de 30 días?

El método basado en 30 días puede generar pagos más altos en meses de 31 días o pagos más bajos en febrero debido a la discrepancia entre los días del mes y los 30 días utilizados para el cálculo. La siguiente tabla muestra el cálculo para diferentes meses en comparación con el método considerando todos los días del mes:

Consejo:
Si deseas equilibrar el pago del salario prorrateado, puedes introducir la diferencia como un pago único (negativo o positivo).

¿Puedo programar un cambio en el método de prorrateo para el futuro?

En estos momentos, eso no es posible. Un cambio en el método de prorrateo siempre afectará periodos pasados.

¿Por qué no se muestra un cambio de salario en la pestaña Cambios del empleado cuando se actualizan las horas semanales?

La pestaña Cambios del empleado solo muestra los cambios directos en los atributos o los componentes del salario. Si cambias las horas semanales de un empleado, esta actualización aparecerá en la pestaña. Sin embargo, no se mostrará ningún recálculo resultante del salario debido a un prorrateo diferente, ya que el valor del salario en sí no se ha modificado directamente, solo se ha actualizado la base para su cálculo.

¿Puedo cambiar una nómina aprobada a no aprobada?

No, una vez que se aprueba una nómina, no se puede restablecer como no aprobada. La aprobación congela la vista de nómina en las pestañas Datos personales y Salario con los datos tal como estaban en el momento de la aprobación. Sin embargo, aún puede introducir datos nuevos, actualizar atributos y crear otras exportaciones posteriormente. Estas exportaciones nuevas siempre incluirán los datos más recientes.

¿Puedo cambiar el periodo de nómina después de la aprobación de la nómina preliminar?

No, una vez que se ha aprobado la nómina preliminar para un grupo contable en un mes específico, el periodo de nómina de ese grupo contable no se puede cambiar para ese mes, ni siquiera para otra entidad legal. Los periodos de nómina solo se pueden cambiar durante los meses en los que la nómina preliminar aún no se haya aprobado.

¿Cómo afectan los cambios en el periodo de pago a los periodos actuales, anteriores o futuros?

• Periodos actuales: Los cambios en los periodos de pago no se aplican al periodo de pago actual, independientemente de su estado (aprobado o no aprobado). Los cambios en el periodo de pago solo se pueden aplicar a fechas que comiencen en el siguiente periodo.
• Periodos anteriores: Los cambios en los periodos de pago no afectan a periodos anteriores.
• Periodos futuros: 
  • Los cambios en el periodo de pago entran en vigor en función de la fecha programada que seleccione. Por ejemplo, Es diciembre y programa un cambio de periodo de pago para que entre en vigor en el periodo febrero.
  • Cuando cambia la fecha de inicio del próximo periodo de nómina, creamos un periodo de ajuste para cubrir el intervalo entre el final del periodo actual y el inicio del siguiente.  
    
    Por ejemplo, considera un periodo de pago programado del 15 al 14. Si actualizas la fecha de inicio de este periodo al día 1 del mes, el sistema crea un periodo de ajuste desde el día 15 hasta el final del mes. Esto cubre el intervalo entre el final del periodo actual el día 14 y el inicio del siguiente periodo el día 1.

¿Cómo afectan los cambios de grupo contable a los periodos actuales, anteriores o futuros?

• Periodos actuales: Si el grupo contable se modifica en un periodo no aprobado, el cambio es efectivo inmediatamente. Si el periodo de nómina es aprobado, el grupo nuevo se hace efectivo en el siguiente periodo.
• Periodos anteriores: Los cambios en el grupo contable no afectan a periodos anteriores no aprobados. Permanecerán en el grupo anterior.
• Periodos futuros: No puede programar cambios de grupo contable en el futuro.

¿Cambiar el grupo contable afecta a otros ajustes de nómina? 

Sí.

• Cuando cambia el atributo de grupo de pago de una entidad legal, los periodos de nómina de todos los grupos de esa entidad legal se restablecen a “Primero-último del mes”. A continuación, puede ajustar el periodo de pago de los grupos nuevos.
• Si todos los grupos están configurados entre el primer y el último día del mes, no hay impacto.

¿Qué pasa si no tengo grupos contables y los añado luego? 

Los periodos de nómina anteriores no se ven afectados. El grupo nuevo entra en vigor en el periodo actual si aún no está aprobado, o en el siguiente periodo si el periodo actual está aprobado.

¿Cómo afecta el cambio de los atributos visibles en la tabla de nómina a los periodos actuales, anteriores o futuros?

• Periodos actuales: Si cambia los atributos de la tabla de nómina, el cambio surtirá efecto en estos periodos:  
  • En el periodo actual, si el periodo no está aprobado.
  • En próximo periodo, si el periodo actual está aprobado.
• Periodos anteriores: Los cambios en los atributos de la tabla de nómina no afectan a periodos anteriores.
• Periodos futuros: Los cambios en los atributos de la tabla de nómina afectan a los periodos futuros.

¿Cómo afecta el cambio del método de prorrateo a los periodos actuales, anteriores o futuros?

• Periodos actuales: Los cambios en el método de prorrateo afectan al periodo actual.
• Periodos anteriores: Los cambios en el método de prorrateo no afectan a los periodos anteriores.
• Periodos futuros: Los cambios en el método de prorrateo afectan a los periodos futuros.