Este artículo proporciona una introducción a la sección Nómina preliminar y explica la estructura y las funcionalidades más importantes de la tabla de nóminas y la exportación. La funcionalidad de nómina preliminar le ayuda a elegir qué atributos de datos son relevantes para su procesador de nóminas, a evaluar esos datos y, a continuación, a extraer las entradas del procesador preparadas mediante una exportación. Aquí puedes:
- Revise la información personal, los datos de remuneración y los registros de ausencias, así como los cambios en esos atributos de datos desde la última aprobación.
- Aprobar la nómina mensual y congelar las pestañas Datos personales, Datos salariales y Ausencia para saber exactamente qué datos se tienen en cuenta para este ciclo de nómina
- Crear una exportación de la nómina preliminar en cualquier momento con los cambios actuales resaltados en el archivo de Excel.
- Gestiona los ajustes de la nómina preliminar desde la pestaña Gestionar.
Para aprender a configurar los ajustes de la nómina preliminar, lee nuestro artículo sobre el tema. Para obtener más información sobre el comportamiento de la nómina preliminar, lee nuestro artículo sobre preguntas frecuentes en la nómina preliminar.
Ten en cuenta que:
¿Algo parece diferente? Los ajustes de la nómina preliminar se van a trasladar del área Ajustes a la pestaña Gestionar. Con el tiempo, solo estarán disponibles en la pestaña Gestionar.
La tabla de nómina
La sección Nómina preliminar está organizada por mes de nómina y grupo contable si se han activado. Para acceder a esta sección, vaya a Nómina en la barra de navegación de la izquierda y, a continuación, seleccione una entidad legal que utilice el servicio de nómina preliminar en el menú desplegable. Aquí puedes:
- Navegar por las pestañas para evaluar los datos relevantes para la nómina.
- Aprobar la nómina preliminar: En la parte superior derecha de la tabla de nómina preliminar, hay una vista general que muestra el estado de la nómina preliminar para el mes seleccionado. Puedes aprobar haciendo clic en el botón correspondiente en la parte superior derecha. La exportación se genera automáticamente.
- Generar exportación: Puedes generar más exportaciones en cualquier momento antes y después de la aprobación de la nómina preliminar del mes haciendo clic en el botón correspondiente. Ve a la pestaña Documentos para descargar cualquier exportación.
La tabla también está dividida en varias pestañas para evaluar los diferentes conjuntos de datos. Puedes encontrar más detalles en cada pestaña a continuación.
La pestaña Personas
La pestaña Personal es el lugar para ver todos los atributos de datos que ha seleccionado para incluir en la nómina en Gestionar > Datos personales.
Con el tiempo, esta pestaña sustituirá a la pestaña Datos personales actual para aprovechar las mejoras en la clasificación, el filtrado y las vistas de la tabla. Esto crea una tabla de empleados organizada en tres vistas predefinidas:
- Todos los empleados: Esta vista mostrará los datos de todos los empleados en proceso de pago.
- Nuevas incorporaciones: Concéntrate en las contrataciones nuevas del periodo de nómina y el grupo actuales. Asegúrate de que los detalles de la nómina sean correctos. Consulta las fechas de contratación, los puestos y otra información importante.
- Empleados que se van: Gestiona los datos de los empleados que abandonan la empresa en el periodo de nómina y el grupo actuales. Asegúrate de introducir todos los datos necesarios. Revisa las fechas de rescisión, los motivos y los detalles relacionados.
Para cada vista, puedes ajustar las columnas que se muestran y filtrar, ordenar y buscar empleados según sus preferencias. Haz clic en el nombre de un empleado para ir a su perfil y obtener más información.
La pestaña Datos personales
Obtén un resumen completo de los datos de nómina y los cambios de todos los empleados. Aquí puedes:
- Obtener un resumen: Vea una tabla de los empleados incluidos en la nómina para cada periodo de nómina. Cada empleado se muestra en una fila con sus datos personales y sus atributos de datos salariales.
- Revisa los cambios en los datos: Consulta de un vistazo qué información ha cambiado y haz ajustes si es necesario.
- Consulta los detalles: haz clic en la vista detallada de un empleado. Ahí puedes revisar los cambios en los datos de este empleado, ver los periodos de ausencia y navegar hasta su perfil para actualizar cualquier información si es necesario.
Al aprobar la nómina preliminar, la vista de tabla se congela y no se marcan más cambios.
La pestaña Salario
La pestaña Salario proporciona una vista completa y detallada de todas las remuneraciones por empleado en el periodo de nómina. Aquí puedes:
- Ver los datos detallados de remuneración: Cada tipo de remuneración y su componente salarial relacionado (ejemplos: salario base, tipo de remuneración recurrente) se muestra en una fila separada.
- Consulta los datos de remuneración: Accede a los comentarios sobre los tipos de remuneración, como los bonus y los pagos recurrentes, directamente en la tabla. Pasa el cursor sobre el nombre de un empleado para obtener más información y navega a su perfil para hacer actualizaciones si es necesario.
Puedes ajustar las columnas que se muestran y filtrar, ordenar y buscar empleados según sus preferencias. Al aprobar la nómina preliminar, la vista de tabla se congela y no se marcan más cambios.
La pestaña Ausencias
Aquí puede ver una tabla con todos los registros de ausencias relevantes de los empleados incluidos en el periodo de nómina. Aquí puedes:
- Ver registros de ausencias: Consulta una vista general de los registros de ausencias aprobados que se producen en el periodo de nómina actual. Cada ausencia registrada se muestra en una fila separada.
- Consulta los detalles: Accede a comentarios sobre ausencias, periodos de ausencia y su estado de aprobación y supervisores del empleado. Pasa el cursor sobre el nombre de un supervisor para ponerte en contacto directamente, por ejemplo, en caso de aprobación pendiente de un periodo de ausencia. Pasa el cursor sobre el nombre de un empleado para obtener más información y navega a su perfil para hacer actualizaciones si es necesario.
Puedes ajustar las columnas que se muestran y filtrar, ordenar y buscar empleados según sus preferencias. Al aprobar la nómina preliminar, la vista de tabla se congela y no se marcan más cambios.
La pestaña Cambios del personal
La pestaña Cambios del personal le ofrece un resumen simplificado de todos los cambios. Escoja entre dos vistas predefinidas:
- Todos los cambios: Consulta los cambios en los atributos de los empleados que has incluido en la pestaña Gestionar, así como todos los cambios en las compensaciones. Los cambios posteriores a la aprobación se realizarán en el siguiente periodo de nómina.
- Cambios retroactivos: Consulta los cambios con fecha anterior al periodo de nómina actual.
En cada vista, puedes cambiar las columnas y filtrar, ordenar o buscar empleados. Haz clic en el nombre de un empleado para ir a su perfil y obtener más información.
La pestaña Documentos
En la pestaña Documentos, puede descargar todas las exportaciones de nómina creadas dentro del periodo de nómina mostrado.
La pestaña Gestionar
Ten en cuenta que:
Los ajustes de la nómina preliminar se van a trasladar del área Ajustes a la pestaña Gestionar. Con el tiempo, solo estarán disponibles en la pestaña Gestionar.
Configura y gestiona los ajustes de la nómina preliminar desde la pestaña Gestionar. Los ajustes que se encuentran aquí afectan a la entidad legal que está consultando e incluyen lo siguiente:
- Identificadores de nómina: Seleccione hasta dos atributos para identificar a los empleados en todas las pestañas y hojas exportadas.
- Datos personales: Selecciona los atributos del empleado que deseas rastrear en la nómina.
- Ausencia: Selecciona todos los tipos de ausencia que desees mostrar en la pestaña de ausencia y en la exportación
- Exportar datos: Selecciona qué atributos se pueden incluir en la exportación.
Para obtener información más detallada sobre la gestión de los ajustes de la nómina preliminar, lea nuestro artículo sobre el tema.
Exportar la nómina preliminar
Con esta exportación, puedes crear un único archivo de Excel que incluye cambios de empleados, nuevas incorporaciones y empleados salientes, además de datos de remuneración formateados con claridad. Puedes entregar este archivo al asesor fiscal o al responsable de nóminas.
- Ver a cada empleado de un vistazo: la pestaña Personal enumera a todo el mundo en una vista y etiqueta con claridad las nuevas incorporaciones y los empleados salientes.
- Rastrear cada cambio: la pestaña Cambios del empleado enumera cada cambio de datos efectivo en el periodo vigente y marca los cambios retroactivos en su columna.
- Usar valores de la remuneración de inmediato: el valor y la divisa tienen su propia columna, y los valores se formatean como números reales, así que el archivo funciona directamente con fórmulas.
- Trabajar con distintas divisas con precisión: a los empleados a los que se paga en más de una divisa se les muestra una fila distinta por cada divisa.
- Conocer el estado de cada archivo: el estado de cada archivo puede ser Borrador, Final o Actualizado, para que siempre sepas en qué fase se encuentran los datos.
- Seguir trabajando mientras se generan los archivos: las exportaciones se generan en segundo plano, así que no tienes que esperar.
- Personalizar las columnas: escoge y reordena qué atributos aparecen en la pestaña Personal de la exportación.
Personaliza las columnas que aparecen en la exportación
Una vez definidos los atributos relevantes para la nómina en la pestaña Gestionar, puedes seleccionar y reordenar los atributos que aparecerán en la pestaña Personal de la exportación:
- Ve a Nómina y accede al periodo relevante.
- En la pestaña Personal, haz clic en Columnas.
- Haz clic en los botones de activación para seleccionar las columnas que deseas mostrar en la exportación.
Genera una exportación al aprobar un periodo
Aprobar y exportar en un solo paso significa que el archivo siempre coincide con los datos que has aprobado.
- Ve a Nómina y abre el periodo que quieres aprobar.
- Haz clic en Aprobar.
- En la lista de Plantilla de exportación, selecciona Excel - Todos los datos.
- Para revisar primero la exportación, haz clic en Vista previa.
- Haz clic en Confirmar para aprobar el periodo e iniciar la exportación.
- Espera a que desaparezca la notificación Exportando datos.
- Encuentra el archivo en la pestaña Documentos con el estado Final.
Genera una exportación después de aprobar un periodo
Si algo cambia después de la aprobación, genera un archivo nuevo sin rehacer la aprobación.
- Ve a Nómina y accede a un periodo ya aprobado.
- Haz clic en Exportar.
- En la lista de Plantilla de exportación, selecciona Excel - Todos los datos.
- Para revisar primero la exportación, haz clic en Vista previa.
- Haz clic en Confirmar para generar la exportación.
- Encuentra el archivo en la pestaña Documentos con el estado Actualizado.