Configurar la integración de Loket – Personio

Para utilizar la integración de Loket, la empresa necesita una entidad legal con sede en los Países Bajos. 🇳🇱

Este artículo ofrece un resumen sobre cómo configurar la integración de Loket. El objetivo del proceso de configuración es preparar la cuenta para la integración con Loket y configurarla para que puedas gestionar la nómina.

Para obtener más información sobre el alcance de la integración, consulta el artículo de resumen.

Antes de empezar

Antes de configurar la integración, completa los siguientes requisitos previos:

1. Involucra a la persona que procesa las nóminas

Involucra a la persona que procesa las nóminas desde el principio. Podría ser el superior de nóminas de la empresa o un colaborador externo de procesamiento de nóminas si el servicio está externalizado.

Su implicación es esencial porque la integración afecta significativamente a los procesos de nómina. La persona encargada de la tramitación de nóminas puede aportar informes valiosos, asegurarse de que cumplas la normativa y ayudarte a que la transición sea fluida.

2. Comprende el alcance de la integración

Al implementar la integración con Loket, sus procesos de nómina sufrirán cambios.

Ten en cuenta que:
Personio se convierte en el sistema principal para todos los datos dentro del alcance de la integración. Esto significa que tienes que gestionar estos datos principalmente a través de Personio para verificar que son precisos. Asegúrate de que todos los miembros relevantes del equipo entiendan este cambio.

Si no sigues este proceso y sigues añadiendo o ajustando datos en Loket que estén en el alcance de la integración, la siguiente sincronización sobreescribirá estos cambios. Por tanto, es importante introducir las mutaciones de datos en Personio.

La integración tiene ciertas limitaciones y no puede satisfacer los requisitos de todos los clientes. Es fundamental que comprendas todo el alcance de la integración antes de activarla en la cuenta. Para ello, lee todos los artículos del centro de ayuda sobre la integración.

3. Revisa la configuración de la entidad legal

Asegúrate de tener una entidad legal configurada en la cuenta de Personio.

Para conectar varias entidades legales a Loket, tienes que conectar cada una por separado.
Solo puedes conectar cada entidad legal en Personio con una Administración en Loket.
Solo puedes conectar las Administraciones de Loket con un NIF único. No puedes vincular una entidad legal de Personio con una Administración de Loket que comparta el NIF con otras administraciones.

4. Otorga permisos para la configuración y el uso

La persona responsable de tu nómina en Personio necesita permisos específicos para configurar y usar la integración de Loket.

Ve a Ajustes. En la sección Personal, haz clic Roles y permisos.
Selecciona el rol correspondiente (por ejemplo, “Superior de nóminas”) o crea un rol.
Ve a Permisos > Datos del personal > Nómina.
Selecciona la casilla Editar para las entidades legales para las que este rol tiene que procesar la nómina.

Para más información, consulta el artículo sobre roles de empleado y permisos.

Configurar la integración

Paso 1: Crea un usuario de integración en Loket

La integración requiere un usuario dedicado en Loket para autenticar. Este usuario solo puede acceder a un único empleador en Loket. Si tienes varios empleadores, tienes que crear una cuenta de usuario dedicada para cada uno.

Pide al administrador de nóminas o al contable fiscal que cree al usuario de Loket siguiendo estos pasos:

En Loket, ve a Usuarios > Resumen del usuario y haz clic en Añadir > Usuario.
Completa todos los campos obligatorios, prestando especial atención a lo siguiente:
- Método de inicio de sesión: establécelo en “A través de la web y SSO”.
- Número de teléfono para verificación: necesario para la verificación en dos pasos. Si no tienes un número de teléfono neerlandés, primero cambia el método de inicio de sesión para poder crear el usuario sin un número de teléfono. Después de la creación, edita el usuario y cambia el método de inicio de sesión a A través de la web y la SSO.
Se envía un correo electrónico de invitación al usuario. El usuario tiene que seguir el enlace para configurar la contraseña.
Después de crearlo, ve al perfil del usuario nuevo y haz clic Añadir autorizaciones.
Proporciona las siguientes autorizaciones (que aparecen en neerlandés en la interfaz de Loket):
- Applicatiebeheer werkgever
- Beheer beloningen
- Beheer concept werknemers <- NEW
- Beheer dienstverbanden
- Beheer diverse vaste gegevens salarisverw
- Beheren en raadplegen BSN
- Beheer HRM
- Beheer variabele gegevens
- Raadplegen beloningen
- Raadplegen concept werknemers <- NEW
- Raadplegen dienstverbanden
- Raadplegen journaalprofiel
- Raadplegen Kostprijs per uur
- Raadplegen loonoutput beperkt
- Raadplegen variabele gegevens

Paso 2: Prepara la cuenta de Loket

Haz que el administrador de nómina o el contable fiscal en Loket complete este paso.

Para que funcione correctamente, la integración requiere valores predeterminados específicos en la cuenta de Loket. En Loket, ve a Empleador > Gestión y comprueba que existan los siguientes elementos, cada uno con el nombre “Algemeen”:

Función
Departamento
Unidad de distribución

Paso 3: Reserva la integración

Tiene que hacerlo un administrador de Personio en Personio.

Ten en cuenta que:
Si la cuenta de Personio está en estos momentos en proceso de implementación, el superior de implementación completa este paso por ti. Puedes pasar directamente al paso 4.

Reserva la integración de Loket directamente en Personio a través del Marketplace:

Ve a Marketplace y busca “Loket”.
Selecciona NL | Loket y haz clic en Reservar integración.
En la ventana emergente, añade detalles al mensaje. Si tienes varias entidades legales en la cuenta, usa la descripción en el formulario para especificar para qué entidades legales quieres que se configure la integración de Loket.
Envía el formulario. El sistema lo reenvía al equipo de ayuda para que te organice la integración.

Paso 4: Configura los atributos y activa la integración

Este paso se completa con el equipo de Personio. Preparan la cuenta de Personio añadiendo todos losatributos requeridospara la sincronización de datos del empleado. Revisan la cuenta y añaden una sección a Datos personales llamada “Loket”.

La sección “Loket” nueva es inicialmente visible solo para los administradores. Puedes controlar la visibilidad y los permisos para editar los atributos nuevos gestionando los roles de empleado y los permisos.

La siguiente tabla muestra cómo procede el equipo de ayuda al asignar atributos de Loket a atributos de Personio:

Cuándo	Después
Un atributo de Personio existente coincide con el de Loket.	Conecta los atributos existentes y reutilizables (por ejemplo,Nombre, Fecha de nacimiento). Esto modifica el atributo ID. Si usas el atributo para otros workflows, como otras integraciones a través de la API pública, informa con antelación al proveedor de la integración o al equipo de IT. De lo contrario, esto interrumpe otros procesos.
Existe un atributo de Personio que coincide con el de Loket, pero tiene diferentes valores de opción.	Duplica cualquier atributo que ya exista, pero que requiera valores específicos de opción (por ejemplo,Nacionalidad, Género): Cambia el nombre del atributo antiguo con el sufijo (antiguo). Por ejemplo, “Nacionalidad (antigua)”. Crea un atributo para la integración de Loket y añádelo a la sección “Loket”. Si quieres conservar los datos del atributo antiguo, genera una exportación e importa los datos al atributo nuevo.
Falta el atributo de Loket en Personio.	Crea un atributo en Personio y añádelo a la sección “Loket”.

Ten en cuenta que:
No puedes eliminar los atributos de Loket asignados. Solo puedes moverlos a otras secciones.

Una vez completada la configuración de atributos, nuestro equipo activa la integración por ti. Después, verás una interfaz dedicada de Loket en la sección Nómina para la entidad legal configurada.

Paso 5: Autorizar la integración