Ten en cuenta que, para utilizar esta integración, tu empresa tiene que tener una entidad legal con sede en España. 🇪🇸
Este artículo explica cómo preparar y configurar la integración con Xero Nómina. Xero es un software de contabilidad basado en la nube, que incluye servicios de nómina. Está reconocido por HMRC. Con Xero Nómina, puedes administrar tus procesos de nómina de forma eficaz.
Puedes sincronizar los siguientes datos con la integración de Xero:
- Datos del empleado (datos personales, datos de empleo, datos de los seguros nacionales)
- Creación de un empleado en Xero desde Personio mediante la integración
- Salarios fijos
- Salarios y compensaciones (compensaciones únicas y recurrentes)
- Información sobre el método de pago
- Permiso de ausencia de Personio para Xero(vacaciones pagadas, vacaciones no remuneradas, baja por enfermedad)
La integración no admite lo siguiente:
- La sincronización de los pagos de bonos
- La sincronización de los trabajadores por horas
- Finalización de la relación laboral
- La sincronización de las ausencias por horas.
Antes de empezar
Para asegurarte de que tu cuenta de Personio se vincule a la cuenta correcta de Xero, debes autorizar la integración. Para ello, necesitas un nivel específico dePermisos.
Personio
- Derechos de edición para Nóminas
- Derechos de edición para configuraciones de Nómina
En Xero:
- La persona que autorice la integración debe ser el administrador de nóminas en Xero.
Prepara tu cuenta y completa los atributos.
Prepara tu cuenta de Personio
Tu cuenta necesita atributos compatibles para transferir datos correctamente entre Personio y Xero. Para reservar la integración con Xero directamente en Personio a través del Marketplace, sigue estos pasos:
- Ve al Marketplace en la barra de navegación.
- BuscarXero.
- Haz clic en Reservar integración.
Una vez que solicitas la integración a través de nuestro Marketplace, nuestro equipo de Operaciones con Clientes te ayudará a revisar tu conjunto actual de atributos y a añadir a tu cuenta todos los campos que falten. El equipo crea atributos faltantes para todos los perfiles de empleados en la secciónXero UK.
Después de completar la configuración de atributos, el equipo de operaciones del cliente activará la integración de tu cuenta.
Rellenar los atributos
Debes rellenar los atributos antes de utilizar la integración. Tienes dos opciones para rellenar todos los atributos nuevos añadidos a tu cuenta:
- Rellena todos los atributos manualmente:
- Rellena todos los atributos utilizando la plantilla de importación ubicada en la parte inferior izquierda de esta página. Aprende a importar datos de empleados.
Al completar los atributos, debes definir qué empleados se tendrán en cuenta en la sincronización. Presta mucha atención a los dos atributos siguientes. Definen si un empleado se tiene en cuenta en la sincronización y con qué identificador:
- Incluye en la Nómina del Reino Unido: Rellena este atributo como Sí/strong> para todos los empleados cuyos datos deben transferirse con la integración. Rellénalo como No para que los empleados los excluyan de la sincronización.
- Correo electrónico: Esto sirve como un identificador único entre los dos sistemas y garantiza la coincidencia correcta de los datos de los empleados durante la sincronización.
Ten en cuenta que:
▶ ︎Antes de sincronizar datos, todos los empleados en Xero deben tener direcciones de correo electrónico. La integración utiliza direcciones de correo electrónico para vincular a los empleados entre Personio y Xero. Las direcciones de correo electrónico deben existir en ambos sistemas y deben coincidir.
▶ Si vuelves a contratar a antiguos empleados, puedes usar la Función volver a contratar. Esto transfiere todos los datos del empleado desde el perfil inactivo al nuevo. Ten en cuenta que Xero rechaza a empleados recontratados si su antiguo perfil del empleado está archivado. Para garantizar una integración fluida, debes proporcionar un nuevo correo electrónico o cambiar el correo electrónico usado en los registros anteriores de Personio y Xero. Debes cambiar el ID de nómina por uno que no hayas usado previamente para este empleado. (La integración usa el ID de nómina para diferenciar las relaciones laborales con HMRC.)
Comprender las validaciones
Para mantener una alta calidad de datos y garantizar una compatibilidad fluida entre sistemas, Personio incluye validaciones de datos para atributos específicos. Estas validaciones actúan como comprobaciones para verificar si los valores proporcionados coinciden con el formato esperado. Si surge una discrepancia, las notificaciones de error aparecen tanto en el perfil del empleado como en la integración de Nómina Xero.
Entiende la sección de Contratos de empleo
Xero ha introducido recientemente una nueva sección llamada Contratos de trabajo. La integración ahora admite:
- Estado Empleado
- Tipo de contrato Contrato a tiempo completo, parcial y contrato de duración determinada.
Personio determina el tipo de contrato para cada empleado utilizando atributos existentes:
- Tiempo completo Las horas semanales equivalen al 100% (por ejemplo, 30/30, 40/40)
- Tiempo parcial Horas semanales por debajo del 100% (por ejemplo, 35/40, 30/35)
- Contrato de duración determinada: Existe un valor para el atributo Finalización del contrato. Si no hay valor, el empleado pasa por defecto a tiempo completo o parcial según las horas semanales.
Recomendamos comprobar que la información anterior coincida con tu configuración existente. Asegúrate de que el atributo Finalización del contratoesté completado correctamente para los empleados con contratos de duración determinada.
Lista de atributos para la integración de Xero
| Nombre (Personio) | Forma > nombre (Xero) | Contexto adicional |
| Incluir en la nómina del Reino Unido | Define a los empleados incluidos en la sincronización con Xero. | |
| Correo electrónico | Datos personales > Dirección de correo electrónico | Utilizado como identificador único entre los dos sistemas |
| Título | Datos personales > título | |
| Nombre | Datos personales > Nombre | |
| Apellido | Datos personales > Apellidos. | |
| Género legal (NL) | Datos personales > Género | |
| Fecha de nacimiento | Datos personales > Fecha de nacimiento | |
| Dirección | Datos personales > Dirección | |
| Dirección, adicional | Datos personales > Dirección | |
| Dirección, Ciudad | Datos personales > Dirección | |
| Dirección, código postal | Datos personales > Dirección | |
| Dirección, país | Datos personales > Dirección | |
| Es un trabajador fuera de nómina | Datos personales > Trabajador fuera de nómina. | Solo es posible seleccionar esto a través de la integración. Debes desmarcarlo en Xero. |
| ID de nómina | Información laboral > Número de empleado | Se usa en el FPS para identificar empleos de forma única. Debe ser único según la entidad legal. No lo cambies ni lo reutilices para los empleados que vuelves a contratar. |
| Fecha de contratación | Información laboral > Fecha de inicio del empleo. | |
| Horas de trabajo semanales | Información laboral > Patrón de trabajo. | Distribuido de lunes a viernes. Esto anula cualquier patrón que no sea de lunes a viernes cada vez que actualizas el salario/horas en Personio. Debes realizar directamente en Xero cualquier modificación posterior o ajuste tras la sincronización. |
| Categoría de seguro social | Información laboral > Categoría de la Seguridad Social. | |
| Número de seguro social | Número de seguro social | |
| Método de pago | Método de pago > Método de pago | Solo puedes realizar cambios bancarios para nuevas incorporaciones (las actualizaciones debes hacerlas en Xero). |
| Nombre de la cuenta | Método de pago > Nombre de la cuenta | Solo puedes realizar cambios bancarios para nuevas incorporaciones (las actualizaciones debes hacerlas en Xero). |
| Número de cuenta | Método de pago > Número de cuenta | Solo puedes realizar cambios bancarios para nuevas incorporaciones (las actualizaciones debes hacerlas en Xero). |
| Código de entidad | Método de pago > Código de entidad | Solo puedes realizar cambios bancarios para nuevas incorporaciones (las actualizaciones debes hacerlas en Xero). |
Autorizar la integración con Xero
Necesitas autorizar cada entidad legal a un entorno de Xero. Puedes autorizar múltiples entidades legales en Personio a diferentes entornos de Xero.
Para autorizar la integración, sigue estos pasos:
- En Personio ve aNómina > Xero Nómina.
- Abre la pestaña Gestionar.
- En los ajustes generales, elige la entidad legal que quieres autorizar.
- Clic Conectar Xero. El sistema te redirige a Xero. Si no has iniciado sesión, debes iniciar sesión y seleccionar la organización correcta para conectarte.
- Concede permiso a la integración. La autorización se tramita y el sistema te devuelve a Personio.
La página de autorización de Personio Xero ahora muestra todos los detalles relacionados con la autorización completada.
Configurar Xero integración ajustes
Tras la autorización, debes configurar grupos de pago, frecuencias de pago y compensaciones en Nómina > Xero Nómina > Managepara la entidad legal correspondiente.
- grupos de pago Selecciona si quieres crear diferentes grupos de nómina según los tipos de salario (fijo, salario por hora).
- Frecuencias de pago: Selecciona el calendario de período de pago correspondiente a tu entidad legal. Actualmente, la integración solo admite calendarios de período de pago mensuales.
Configuración de remuneración
La integración de Xero sincroniza salarios fijos, compensaciones recurrentes y compensaciones únicas. No sincroniza salarios por hora ni bonificaciones. Más información sobre Componentes salariales en Personio.
Puedes mapear tus compensaciones existentes en Personio con las ganancias de Xero. Tus remuneraciones existentes en Xero aparecen para un tipo de compensación de Personio determinado según la categoría de remuneración de Xero. Actualmente, puedes asignar "Ganancias regulares" y "Otras ganancias" en Personio y sincronizarlas con Xero:
- Puedes asignar Salario Fijo (Personio) a Ingresos de Xero con la categoría de ingresos "Ingresos regulares".
- Puedes asignar compensaciones recurrentes y únicas a los ingresos de Xero con la categoría de ganancias "Otros ingresos".
Descubre más sobre cómo Personio y XeroCompensaciones de sincronización.
Ten en cuenta que:
Solo puedes asignar el salario fijo de Personio a una única remuneración de Xero. Si existen varias remuneraciones de Xero para el salario fijo, no recomendamos la sincronización del salario fijo.
Pasos siguientes
Para saber cómo transferir tus datos de mensuales de nómina, sigue las instrucciones en los artículos del Centro de ayuda sobreusando la integración de Xero y sincronizando Personio ausencia con Xero Leave.