Dieser Artikel gibt einen Überblick über das Projekte-Feature in Personio Conversations und erklärt, wie Sie dieses nutzen.
Wozu dient das Projekte-Feature?
Mit dem Projekte-Feature können Sie verwandte Anfragen in Projekten gruppieren. Dies ist für Aufgaben hilfreich, die viele Anfragen beinhalten, beispielsweise die Organisation eines unternehmensweiten Team-Events. Wenn Sie Anfragen zu einem Projekt hinzufügen, haben Sie einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben und können Fortschritte verfolgen.
Zugriffsrechte
Jedes Projekt muss einem Team zugewiesen werden, das dann dafür verantwortlich ist (das verantwortliche Team). Anfragen innerhalb eines Projekts können jedoch Teams zugewiesen werden, die nicht das verantwortliche Team sind.
Verantwortliches Team
Nur spezialisierte Personen, die Mitglied des verantwortlichen Teams sind, können Folgendes tun:
- in Conversations auf das Projekt zugreifen
- neue Anfragen direkt im Projekt erstellen
- vorhandene Anfragen dem Projekt zuweisen (spezialisierte Personen können dies unter dem Reiter Info in der Anfrage tun)
- eine Übersicht aller Anfragen im Projekt mit den jeweiligen Status und bearbeitenden Personen aufrufen
Hinweis
Eine spezialisierte Person kann den Inhalt einer Anfrage eines anderen Teams nur sehen, wenn sie auch Mitglied dieses Teams ist. - den Status des Projekts als offen oder abgeschlossen markieren
Tipps
Gelegentlich möchten Sie vielleicht ein Projekt erstellen, an dem Mitarbeitende aus verschiedenen Teams des Unternehmens beteiligt sind, z. B. eine Feier zum Jahresende.
▶︎ Wenn Sie möchten, dass alle Mitarbeitenden auf das Projekt und die dazugehörigen Anfragen zugreifen können, können Sie in Conversations ein neues temporäres Team erstellen (z. B. „Team für die Jahresabschlussfeier“), die entsprechenden spezialisierten Personen hinzufügen, dann das Projekt erstellen und es diesem temporären Team zuweisen.
▶︎ Sie können einen temporären Slack-Channel erstellen (z. B. „Jahresabschlussfeier“) und ihn mit Conversations verknüpfen. Dann können spezialisierte Personen Fragen, die innerhalb dieses Channels gesendet werden, in Anfragen umwandeln und sie dem jeweiligen Projekt zuweisen.
Anfragen, für die andere Teams verantwortlich sind
Wenn eine Anfrage für ein Projekt relevant ist, können spezialisierte Personen diese Anfrage dem am besten geeigneten Team zuweisen – dies muss nicht das verantwortliche Team für dieses Projekt sein. Alle spezialisierten Personen mit Zugriff auf die Anfrage können dies tun.
Hinweis
Spezialisierte Personen mit Zugriff auf eine Anfrage im Projekt können diese Anfrage aus dem Projekt entfernen.
Beispiel
Es gibt ein Projekt namens „Team-Building-Event“, für welches das HR-Team verantwortlich ist. Eine Mitarbeitende stellt eine Anfrage zur Organisation des Event-Caterings. Das HR-Team weist diese Anfrage dem Arbeitsplatz-Team zu, da dieses Team für das Catering zuständig ist. Mitglieder des Arbeitsplatz-Teams können diese Anfrage dann bearbeiten. Sie sehen den Namen des Projekts, dem die Anfrage zugewiesen ist, aber das Projekt selbst erscheint nicht in ihrem Dashboard und sie können nicht auf das Projekt zugreifen. Nur Mitglieder des verantwortlichen Teams können das Projekt sehen und darauf zugreifen.
Projekt erstellen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein neues Projekt zu erstellen:
- Gehen Sie in Personio zu Conversations > Arbeit > Projekte.
- Klicken Sie oben rechts auf das Plus-Symbol
.
- Geben Sie dem Projekt im aufgerufenen Dialogfeld einen Namen und weisen Sie es einem Team zu.
Hinweis
Sie können das Projekt nur Teams zuweisen, denen Sie angehören. - Klicken Sie auf Projekt erstellen.
Neue Anfrage in einem Projekt erstellen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Anfrage in einem Projekt zu erstellen:
- Gehen Sie in Personio zu Conversations > Arbeit > Projekte.
- Wählen Sie das Projekt aus, dem Sie eine Anfrage hinzufügen möchten.
- Klicken Sie oben rechts auf das Plus-Symbol
- Geben Sie im aufgerufenen Dialogfeld die folgenden Informationen ein:
Feld Information
Anfragende Person auswählen Verwenden Sie das Drop-down-Menü, um eine anfragende Person auszuwählen, oder suchen Sie den jeweiligen Namen mit Hilfe der Suchleiste. Team zuweisen Wählen Sie im Drop-down-Menü das relevanteste Team aus, dem Sie die Anfrage zuweisen möchten. Es werden nur Teams angezeigt, denen Sie angehören. Title Geben Sie einen Titel für die Anfrage ein. Beschreibung Geben Sie eine Beschreibung für die Anfrage ein. - Klicken Sie auf Anfrage erstellen.
Anfrage hinzufügen oder eine vorhandene Anfrage entfernen
Sie können in der Anfrageliste sowie über die Anfragedetails eine Anfrage hinzufügen oder eine vorhandene Anfrage entfernen.
In der Anfrageliste
Anfrage hinzufügen: Klicken Sie in der Anfragekarte auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie die Option Zu Projekt hinzufügen.
Anfrage entfernen: Klicken Sie unten in der Anfragekarte auf den Projektnamen und wählen Sie die Option Vom Projekt entfernen.
Über die Anfragedetails
Anfrage hinzufügen: Klicken Sie auf den Reiter Info und anschließend auf den Projekt-Button, um ein Projekt auszuwählen.
Anfrage entfernen: Klicken Sie auf den Reiter Info und anschließend auf den Projekt-Button, um das Projekt zu entfernen.