Personio erstellt Rechnungen automatisch auf Basis Ihres Abonnements und aller von Ihnen genutzten zusätzlichen Dienstleistungen. Dieser Artikel erläutert, wo Sie Ihre Rechnungen finden und exportieren können, welche Informationen sie enthalten und wie Sie die entsprechenden Details aktualisieren können.
Bevor Sie beginnen
- Sie benötigen Admin-Rechte oder Ansichtsrechte für die Abonnementverwaltung, um auf den Bereich Abonnement & Rechnung zugreifen zu können. Um Änderungen vorzunehmen, benötigen Sie Admin-Rechte oder Bearbeitungsrechte für die Abonnementverwaltung.
Personio Rechnungen anzeigen und exportieren
Sobald Personio Rechnungen ausgestellt sind, senden wir sie an die E-Mail Adresse, die im Widget Abrechnungskontakt in der Übersicht Einstellungen > Abonnement & Rechnung aufgeführt ist. Sie können diese E-Mail-Adresse direkt im Widget bearbeiten.
So exportieren Sie Ihre Personio Rechnungen:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie unter Account & Support auf Abonnement & Rechnung.
- Klicken Sie auf Rechnungen.
- Hier finden Sie eine Liste der Rechnungen für Ihren Account, deren Status, Datum und Rechnungsbetrag. Falls Sie Gutschriften haben, werden diese hier ebenfalls angezeigt.
Rechnungsdetails überprüfen
Alle Rechnungen und Gutschriften von Personio folgen einem Standardformat, das Sie nicht anpassen können. Die folgende Tabelle listet die Arten von Personio Rechnungen und Dokumenten auf:
| Art des Dokuments | Beschreibung | Hinweise: |
|---|---|---|
| Rechnungen für Personio Apps und Dienstleistungen | Umfasst Ihren Personio Plan und alle zusätzlichen Apps. | Vertragsbasiert, wiederkehrend (jährlich oder monatlich) und anteilig berechnet, wenn während der Vertragslaufzeit zusätzliche Lizenzen gebucht werden. |
| Rechnungen für Personio Payroll | Deckt Ihr Personio Payroll Abonnement ab. | Monatlich ausgestellt, in der Regel am 4. jedes Monats. |
| Rechnungen für einmalige Dienstleistungen | Bei der Buchung einer bestimmten, einmaligen Dienstleistung erstellt. | Nutzungsbasiert. Beispiele hierfür sind professionelle Dienstleistungen, Anzeigen, elektronische Signaturen und KI-Credits. |
| Gutschriften | Dokumente, die zur Berichtigung, Reduzierung oder zum Ausgleich eines vorhandenen Kontostands ausgestellt werden. |
Häufige Positionen
Alle Ihre Rechnungen enthalten standardmäßig die folgenden Informationen:
- Personio SE & Co. KG Kopfzeile (Name und Adresse des Ausstellers)
- Dokumentenart und -nummer
- Datum
- Betrag (immer in EUR)
- Kunden-ID
- Zahlungsstatus
- Rechnungsempfänger (Unternehmensname)
- Fußzeile (Gesellschaft, Details)
Zahlungsstatus
Die folgende Tabelle listet die möglichen Status Ihrer Rechnungen auf:
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Bezahlt | Die Zahlung deckt den Rechnungsbetrag vollständig ab. |
| Zahlung fällig/gesendet | Personio hat die Rechnung fertiggestellt und wartet nun auf den Zahlungseingang (bzw. innerhalb der Zahlungsfrist). |
| Nicht bezahlt | Der automatische Zahlungseinzug ist fehlgeschlagen, oder das Fälligkeitsdatum der Rechnung ist verstrichen, ohne dass eine Zahlung eingegangen ist. |
| Entwertet | Die Rechnung wurde storniert bzw. abgeschrieben und erfordert keine weitere Zahlung. |
| In Bearbeitung | Dieser Status gilt, wenn Sie eine Online-Transaktion (z. B. SEPA-Lastschrift) initiieren und auf die Bestätigung gewartet wird. |
Auf einer Rechnung kann neben dem Status auch ein Indikator angezeigt werden, dass sie sich in Bearbeitung befindet. Das bedeutet, dass das System den Zahlungseinzug eingeleitet hat, dieser aber noch verarbeitet wird. Wenn dieser Indikator angezeigt wird, müssen Sie nichts unternehmen. Die Abwicklung von Zahlungen kann einige Werktage dauern, was bei SEPA-Lastschriftverfahren üblich ist.
Je nach Rechnungsart enthalten sie noch weitere Informationen:
Rechnungen für Personio Apps und Dienstleistungen
- Zahlungsbedingungen
- Abrechnungszeitraum
- Nächster Abrechnungstag
Rechnungen für einmalige Dienstleistungen
Jede Rechnung enthält eine eindeutige Beschreibung der enthaltenen Dienstleistung sowie alle weiteren relevanten Informationen.
Beispielsweise geben die einzelnen Positionen in Rechnungen für Anzeigen an, auf welcher Website die Anzeige geschaltet wurde, für welche Rolle und für welchen Zeitraum.
Gutschriften
- Nummer der Gutschrift
- Referenzrechnungsnummer
- Code für Grund der Gutschrift
- Status der Gutschrift
- Verfügbarer Betrag
Status von Gutschriften
Die folgende Tabelle listet die möglichen Status von Gutschriften auf:
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Rückerstattung fällig | Einige oder alle Guthaben sind noch verfügbar. |
| Erstattet | Alle Gutschriften wurden erstattet. |
| Entwertet | Die Gutschrift wurde storniert. |
| Angepasst | Die Gutschrift wurde vollständig mit dem Rechnungsbetrag verrechnet. |
Rechnungsdetails aktualisieren
Sie können die Zahlungsdaten aktualisieren, die auf zukünftigen Rechnungen angezeigt werden. Befolgen Sie diese Schritte:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie unter Account & Support auf Abonnement & Rechnung.
- Scrollen Sie nach unten zum Widget Zahlungsdaten. Alle hier eingegebenen Informationen werden auf Ihren Rechnungen angezeigt.
- Klicken Sie auf Bearbeiten.
- Aktualisieren Sie die erforderlichen Informationen, und speichern Sie die Änderungen.
Häufig gestellte Fragen
Einige Angaben in einer bereits ausgestellten Rechnung sind falsch oder fehlen. Kann ich das korrigieren?
Die Informationen auf bereits ausgestellten Rechnungen können nicht aktualisiert werden. Kontaktieren Sie uns. Unser Team hilft Ihnen gerne weiter.
Ich möchte eine Rechnung beanstanden.
Kontaktieren Sie uns, und geben Sie die Rechnungsdetails und den Grund für die Beanstandung an. Unser Team wird den Fall überprüfen und sich bei Ihnen melden.
Kann ich meiner Rechnung eine Kostenstelle oder eine Auftragsnummer hinzufügen?
Sie können Ihren Rechnungen keine Kostenstelle oder interne Auftragsnummer hinzufügen. Unser Team kann Ihren Rechnungen jedoch einen Auftrag hinzufügen. Kontaktieren Sie uns.
Kann ich einen Kontoauszug oder Kontostand erhalten?
Falls Sie einen Kontoauszug oder Kontostand benötigen, kontaktieren Sie uns. Unser Team hilft Ihnen gerne weiter.
Mir wurden anscheinend Gebühren doppelt berechnet.
Wenn Sie Ihren Plan upgraden oder ändern, stellen wir Ihnen eine Gutschrift für den ungenutzten Teil Ihres vorherigen Pakets und eine neue Rechnung für das aktualisierte Paket aus. Beide Dokumente werden in Ihrer Rechnungsliste angezeigt, aber Ihnen werden keine doppelten Kosten berechnet: Die Gutschrift gleicht die Überschneidung aus. Sie können Ihre Gutschriften unter Einstellungen > Account & Support > Abonnement & Rechnung > Rechnungen abrufen. Falls das nicht zutrifft, kontaktieren Sie uns. Unser Team hilft Ihnen gerne weiter.
Warum wird mir der Betrag nicht in meiner Währung berechnet?
Aktuell unterstützen wir nur EUR als Rechnungswährung.
Ich habe eine Gutschrift mit einem offenen Kontostand. Was bedeutet das?
Wir stellen Gutschriften aus, falls es zu Rechnungsanpassungen oder Änderungen der Dienstleistungen kommt. Der offene Kontostand wird automatisch mit zukünftigen Rechnungen verrechnet. Wenn Sie es vorziehen, können Sie uns kontaktieren, um stattdessen eine Auszahlung der Gutschrift anzufordern.