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Dieser Artikel beschreibt die bei der Entgeltabrechnung zu beachtenden Regelungen für das Dienstrad-Modell, die der Gesetzgeber aktuell bis zum Jahr 2030 vorgesehen hat.

Was ist das Dienstrad-Modell?

Stellt der Arbeitgebende dem Arbeitnehmenden ein Fahrrad zur Verfügung, wird generell von einer Dienstradüberlassung gesprochen. Nimmt der Arbeitnehmende dieses Angebot in Anspruch, entstehen unter Umständen geldwerte Vorteile, die über die Entgeltabrechnung berücksichtigt werden müssen. 

Weiterhin kann es zu Besonderheiten kommen, wenn das Rad dann zu einem späteren Zeitpunkt vom Arbeitnehmenden als Eigentümer übernommen wird. 

Hinweis
Eventuell zu beachtende Regelungen zur umsatzsteuerrechtlichen Behandlung werden hier nicht weiter erläutert.

Mögliche vertragliche Gestaltungen zur Überlassung eines Rades

Das Rad kann durch unterschiedliche vertragliche Gestaltungen erworben und anschließend dem Arbeitnehmenden zur Verfügung gestellt werden. Hier gibt es im Wesentlichen zwei Optionen:

 

Option 1: Direkter Kauf des Rades durch den Arbeitgebenden

Hier erwirbt der Arbeitgebende das Rad direkt von einem Hersteller oder Händler. Er wird somit wirtschaftlicher Eigentümer des Rades. Im Nachgang übergibt der Arbeitgebende dann das Rad an den Arbeitnehmenden zur privaten Nutzung. 

 

Option 2: Erwerb des Rades durch den Arbeitgebenden durch einen Leasingvertrag

In der Praxis hat sich das Leasingmodell etabliert. Der Arbeitgebende schließt auf Wunsch des Arbeitnehmenden mit einem Leasinggeber (Dienstleister) einen Vertrag über eine meist dreijährige Laufzeit. Leasingnehmende und Vertragspartner des Leasinggebenden ist somit der Arbeitgebende. Der Arbeitgebende überlässt für die Dauer der Leasingzeit das Rad dem Arbeitnehmenden zur Nutzung.

In jedem Fall empfiehlt sich eine arbeitsvertragliche Regelung. Beteiligt sich der Arbeitnehmende an den Kosten des Rades durch eine Entgeltumwandlung, muss dies durch eine entsprechende Entgeltumwandlungsvereinbarung dokumentiert werden.

Radkategorien und ihre steuer- und sozialversicherungsrechtliche Auswirkung

Im Rahmen eines Dienstrades lassen sich die auf dem Markt verfügbaren Räder in drei Kategorien einordnen. In Abhängigkeit von der gewählten Kategorie und Finanzierung ergeben sich unterschiedliche steuer- und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen.

 

Radkategorien

• Klassische Fahrräder ohne eine elektrische Unterstützung.
• Pedelecs (E-Bikes bis zu 25 km/h, sowie Motor mit bis zu 250 Watt), welches ohne Kennzeichen und Versicherungspflicht betrieben wird.
• S-Pedelec (schneller als 25 km/h, Motorleistung mehr als  250 Watt), für welche ein Kennzeichen und Versicherung notwendig sind.

 

Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Auswirkung je nach Radkategorie

Finanzierung des Rades	Klassisches Fahrrad (ohne elektrische Unterstützung)	Pedelec (E-Bikes, nicht zulassungspflichtig)	S-Pedelec (E-Bikes, zulassungspflichtig)
Ausschließlich durch den Arbeitgebenden (das Rad wird zusätzlich zum ohnehin vereinbarten Entgelt zur Verfügung gestellt)	Keine Beiträge zur Lohnsteuer und Sozialversicherung	Keine Beiträge zur Lohnsteuer und Sozialversicherung	Berechnung der Lohnsteuer und Sozialversicherung aus 1 % von 25 % der auf volle 100 € abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung; zzgl. 0,03 % je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte der auf volle 100 € abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung
Durch einen Gehaltsverzicht des Arbeitnehmenden (Entgeltumwandlung, auch bei Mischfinanzierung)	Berechnung der Lohnsteuer und Sozialversicherung aus 1 % von 25 % der auf volle 100 € abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung	Berechnung der Lohnsteuer und Sozialversicherung aus 1 % von 25 % der auf volle 100 € abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung	Berechnung der Lohnsteuer und Sozialversicherung aus 1 % von 25 % der auf volle 100 € abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung; zzgl. 0,03 % je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte der auf volle 100 € abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung

Beispielberechnungen

Ein Arbeitnehmender ist beim Arbeitgebenden für ein monatliches Gehalt in Höhe von 4.000,00 € beschäftigt. Sein Wohnort liegt 5 km von seiner Tätigkeitsstätte entfernt.

 

Beispiel 1

Der Arbeitgebende schließt auf Wunsch des Arbeitnehmenden mit einer Leasinggesellschaft einen Vertrag über ein nicht zulassungspflichtiges E-Bike. Die unverbindliche Preisempfehlung (UVP) des Rades beträgt 3.500,00 € inkl. Mehrwertsteuer. Die Leasinggesellschaft berechnet eine monatliche Leasingrate in Höhe von 106,00 €. Diese übernimmt der Arbeitgebende in voller Höhe zusätzlich zum ohnehin mit dem Arbeitnehmenden vereinbarten Entgelt. 

▶︎ Ergebnis

Da der Arbeitgebende die Kosten der monatlichen Leasingrate in voller Höhe übernimmt, entsteht für den Arbeitnehmenden kein geldwerter Vorteil. Die Kosten der Leasingrate haben somit keinen Einfluss auf die Entgeltabrechnung des Arbeitnehmenden.

 

Abwandlung von Beispiel 1

Die monatliche Leasingrate in Höhe von 106,00 € werden vom Arbeitnehmenden übernommen. Nach Abschluss einer Entgeltumwandlungsvereinbarung wird diese Leasingrate in der monatlichen Entgeltabrechnung berücksichtigt.

▶︎ Ergebnis

Da der Arbeitnehmende zugunsten des Rades auf Bruttogehalt verzichtet, entsteht ein geldwerter Vorteil. Das steuer- und sozialversicherungspflichtige Einkommen errechnet sich daher wie folgt:

 

Bruttogehalt monatlich	4.000,00 €
Abzgl. Gehaltsverzicht zugunsten des Rades	- 106,00 €
Zzgl. Versteuerung 0,25 % der auf volle 100,00 € abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung (3.500,00 €)	+ 8,75 €
Steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen	3.902,75 €

 

In der Entgeltabrechnung wird weiterhin das gesamte Bruttogehalt von monatlich 4.000,00 € ausgewiesen. Die Berechnung sämtlicher Abgaben für Lohnsteuer und Sozialversicherung erfolgt jedoch nur aus einem Betrag in Höhe von monatlich 3.902,75 €.

 

Beispiel 2

Die monatliche Leasingrate in Höhe von 106,00 € trägt der Arbeitnehmende. Der Arbeitgebende leistet jedoch einen monatlichen Zuschuss in Höhe von monatlich 50,00 €.

▶︎ Ergebnis

Da der Arbeitnehmende zumindest teilweise auf einen Teil seines Bruttogehaltes verzichtet, entsteht ein geldwerter Vorteil. Das steuer- und sozialversicherungspflichtige Einkommen errechnet sich wie folgt:

 

Bruttogehalt monatlich	4.000,00 €
Abzgl. Gehaltsverzicht zugunsten des Rades (gesamte Leasingrate 106,00 € abzgl. Zuschuss Arbeitgebender 50,00 €)	- 56,00 €
Zzgl. Versteuerung 0,25 % der auf volle 100,00 € abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung (3.500,00 €)	+ 8,75 €
Steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen	3.952,75 €

 

In der Entgeltabrechnung wird weiterhin das gesamte Bruttogehalt von monatlich 4.000,00 € ausgewiesen. Die Berechnung sämtlicher Abgaben für Lohnsteuer und Sozialversicherung erfolgt jedoch nur aus einem Betrag in Höhe von monatlich 3.952,75 €.

Für die Versteuerung und Verbeitragung zu Lasten des Arbeitnehmenden ist nur maßgebend, ob der Arbeitnehmende auf eigenes Entgelt verzichtet. 

 

Beispiel 3

Der Arbeitgebende least für den Arbeitnehmenden ein zulassungs- und versicherungspflichtiges S-Pedelec. Die unverbindliche Preisempfehlung beträgt 5.000,00 € inkl. Mehrwertsteuer. Die gesamten monatlichen Leasingkosten in Höhe von 250,00 € werden ausschließlich durch den Arbeitnehmenden übernommen.

▶︎ Ergebnis

Da es sich bei dem Rad um ein Kraftfahrzeug handelt, muss der Arbeitnehmende neben der pauschalen Wertermittlung für die Nutzung des Rades auch die mögliche Nutzung des Rades für die Wegstrecke von der Wohnung bis zur Tätigkeitsstätte versteuern und verbeitragen. Daher errechnet sich wie folgt:

 

Bruttogehalt monatlich	4.000,00 €
Abzgl. Gehaltsverzicht zugunsten des Rades	- 250,00 €
Zzgl. Versteuerung 0,25 % der auf volle € 100,00 abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung (5.000,00 €).	+ 12,50 €
Zzgl. Versteuerung Strecke Wohnung – Tätigkeitsstätte mit pauschal 0,03 % der UVP je Entfernungskilometer (5 km)	+ 7,50 €
Steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen	3.770,00 €

 

In der Entgeltabrechnung wird weiterhin das gesamte Bruttogehalt von monatlich 4.000,00 € ausgewiesen. Die Berechnung sämtlicher Abgaben für Lohnsteuer und Sozialversicherung erfolgt jedoch nur aus einem Betrag in Höhe von monatlich 3.770,00 €.

Lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten bei Laufzeitende

Möchte der Arbeitnehmende nach dem Ende der vereinbarten Vertragslaufzeit das genutzte Rad übernehmen, ergeben sich hieraus geldwerte Vorteile, die entsprechend in der Entgeltabrechnung berücksichtigt werden müssen:

 

Vertragsgestaltung	Lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Auswirkung
Option 1: Arbeitgebender hat das überlassene Rad selbst erworben und übereignet dies dann zum Ende der Laufzeit an den Arbeitnehmenden.	Es entsteht ein geldwerter Vorteil in Höhe der unverbindlichen Preisempfehlung des Rades vor. Der Arbeitgeber kann dies pauschal mit 25 % versteuern.
Option 2: Arbeitgebender hat das Rad über einen Dienstleister geleast. Zum Laufzeitende erwirbt der Arbeitnehmende das Rad vom Dienstleister.	Zum Ende einer 36-monatigen Vertragslaufzeit nimmt der Gesetzgeber aktuell einen Restwert von 40 % der unverbindlichen Preisempfehlung des Rades an. Übereignet der Dienstleister das Rad günstiger, entsteht ein geldwerter Vorteil in Höhe des Differenzbetrages. Im Regelfall übernimmt der Dienstleister die hieraus anfallende Steuerlast.

Zusätzliche betriebliche Leistungen im Rahmen eines Dienstrades

In Ergänzung zur eigentlichen Überlassung des Rades kann sich der Arbeitgebende auch an weiteren Kosten der Radnutzung beteiligen, welche ebenfalls auf die Entgeltabrechnung Auswirkung haben können:

 

Leistung	Berücksichtigung in Entgeltabrechnung
Kostenfreies Aufladen von (S-)Pedelecs im Betrieb.	Keine Beiträge zur Lohnsteuer und Sozialversicherung.
Vorübergehende Überlassung einer betrieblichen Aufladeeinrichtung zur privaten Nutzung.	Keine Beiträge zur Lohnsteuer und Sozialversicherung.
Dauerhafte Übereignung einer betrieblichen Aufladeeinrichtung zur privaten Nutzung.	Steuer- und sozialversicherungspflichtig, der geldwerte Vorteil kann mit 25 % pauschal versteuert werden.