Dieser Artikel bietet einen Überblick über Personio Conversations für Mitarbeitende und erläutert, wie Sie eine Standortanfrage über Slack, Microsoft Teams oder E-Mail senden. Wenn Ihr Unternehmen Conversations verwendet, sind diese Informationen für die meisten Mitarbeitenden relevant, da sie wahrscheinlich alle im Lauf ihrer Beschäftigung Anfragen zu ihrem Arbeitsplatz stellen müssen.
Übersicht über Conversations
Wofür kann ich Conversations verwenden?
Conversations ist ein Standortanfragen-Tool von Personio. Sie können Conversations verwenden, um eine Anfrage an die Teams in Ihrem Unternehmen zu senden, die sich mit internen Mitarbeitendenanfragen befassen, z. B. Personalabteilung, Finanzabteilung, Standort, Standort-IT usw.
Sie können Anfragen über den Kommunikationskanal senden, den Ihr Unternehmen für die Integration mit Conversations ausgewählt hat – dies ist entweder Slack oder Microsoft Teams. Sie können Anfragen auch per E-Mail senden, was standardmäßig aktiviert ist.
Tipps:
▶ In Conversations werden die Mitglieder Ihrer internen Service-Teams, die Anfragen entgegennehmen und verwalten, als spezialisierte Personen bezeichnet. Mitarbeitende, die Anfragen senden, werden als anfragende Personen bezeichnet.
▶ Sie können Rich-Text-Formatierungen verwenden, wenn Sie Ihre Anfragen in Slack, Microsoft Teams oder E-Mail schreiben. Dazu gehören die Fett- und Kursivformatierung von Text, Durchstreichen, Punkte- oder nummerierte Listen, Inline-Links und Emojis. Die von Ihnen verwendete Formatierung wird in Conversations widergespiegelt, damit Ihre Nachricht den beabsichtigten Tonfall und die Bedeutung wiedergibt.
Vorteile
Mit Conversations können Sie:
- schnell und einfach arbeitsbezogene Anfragen senden
- über die Kanäle kommunizieren, mit denen Sie am besten vertraut sind
- sofort automatisierte Antworten erhalten oder sich an eine spezialisierte Person wenden
- Anfragen an das relevanteste Team richten
- den Fortschritt Ihrer Anfrage verfolgen
- Antworten an einem zentralen Ort empfangen
Spracheinstellungen
Die Sprache des Conversations Chatbots in Slack und Microsoft Teams basiert auf Ihren persönlichen Spracheinstellungen in Personio (Sie können Ihre Spracheinstellungen in Personio über Ihre persönlichen Einstellungen festlegen). Wenn Sie beispielsweise Slack auf Englisch, Personio jedoch auf Deutsch verwenden, antwortet der Chatbot auf Deutsch.
Unterstützte Formate
Personio Conversations unterstützt alle Datenformate.
Wenn eine meldende Person beim Senden bestimmter Dateitypen über Outlook auf Probleme stößt, liegt dies nicht an Conversations, sondern an Outlook.
Kommunikationskanäle
Slack
Es gibt drei Möglichkeiten, eine Anfrage über Slack zu senden:
- über die Conversations App
- über einen Kanal, der mit Conversations verknüpft wurde
- durch Erstellen einer Anfrage aus einer vorhandenen Nachricht
1. Die Conversations App
Tipp:
Wenn Sie in Slack die Conversations App nicht im Abschnitt Apps in der linken Seitenleiste finden können, klicken Sie auf das Plus-Symbol, suchen Sie nach Personio Conversations, und fügen Sie sie hinzu.
Diese Option eignet sich am besten, wenn Sie eine private Anfrage senden möchten. Das Unterhaltung findet dann zwischen Ihnen und der für die Anfrage zuständigen spezialisierten Person statt. Um eine Anfrage mit der Conversations App zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie Ihren Slack Arbeitsbereich, navigieren Sie unten in der linken Seitenleiste zu Apps, und klicken Sie auf Personio Conversations.
- Geben Sie Ihre Anfrage in die Nachricht ein, und klicken Sie auf Eingabe.
- Ein automatisierter Dialog wird angezeigt. Wählen Sie über das Dropdown-Menü das entsprechende Team aus. Beachten Sie, dass Sie ein Team auswählen müssen, damit Ihre Anfrage gesendet wird.
- Klicken Sie auf Anfrage senden.
Nachdem Sie Ihre Anfrage eingereicht haben, wird ein neuer Thread in Slack erstellt. Hier können Sie zusätzliche Informationen hinzufügen und erhalten Antworten zu Ihrer Anfrage. Sie können auf den Thread zugreifen, indem Sie unten in der linken Seitenleiste zu Apps navigieren und auf Personio Conversations klicken.
2. Ein öffentlicher Kanal, der mit Conversations verknüpft wurde
Hinweise:
▶︎ Über öffentliche Kanäle gesendete Anfragen sind für andere Mitglieder dieses Kanal sichtbar. Wir empfehlen, keine privaten oder vertraulichen Anfragen über einen öffentlichen Kanal zu senden.
▶︎ Die spezialisierte Person kann entscheiden, ob sie eine öffentliche Antwort über den Kanal oder privat an die anfragende Person senden möchte. Wenn er sie privat sendet, erhält die anfragende Person die Antwort auf ihre Anfrage in ihrer eigenen Conversations-App.
Wenn Ihre internen Serviceteams bestimmte Slack-Kanäle mit Conversations verknüpft haben, können Sie Anfragen über diese verknüpften Kanäle senden. Beispielsweise verfügt Ihr Standort-IT-Team möglicherweise über einen Kanal namens # standort-it-anfragen, den es mit Conversations verknüpft hat. Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass für die zugehörigen Kanäle das richtige Team bereits vorausgewählt ist, wenn Sie Ihre Anfrage einreichen.
Um eine Anfrage über einen öffentlichen Kanal zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Taggen Sie die App @Personio Conversations und geben Sie Ihre Anfrage ein.
- Ein automatisierter Dialog mit dem vorgeschlagenen Team als Vorauswahl wird angezeigt. Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Details der Anfrage zu bearbeiten oder ein anderes Team auszuwählen. Beachten Sie, dass Sie ein Team auswählen müssen, damit Ihre Anfrage gesendet wird.
- Klicken Sie auf Anfrage senden.
Eine Bestätigung wird im öffentlichen Thread angezeigt, Sie erhalten die Antwort auf Ihre Anfrage jedoch in Ihrer eigenen Conversations App. 3. Anfrage aus einer vorhandenen Nachricht erstellen
Tipp:
Standardmäßig können Sie in jedem Kanal in Slack eine Anfrage aus einer vorhandenen Nachricht erstellen. Der Kanal muss nicht mit Conversations verknüpft sein.
Sie können eine Anfrage aus einer vorhandenen Nachricht innerhalb eines Slack Kanals erstellen oder die Nachricht zu einer vorhandenen Anfrage hinzufügen. Dies kann eine Nachricht sein, die Sie selbst im Kanal veröffentlicht haben, oder eine, die von einer anderen Person veröffentlicht wurde.
Um eine Anfrage aus einer vorhandenen Nachricht zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten rechts neben der Nachricht, und wählen Sie Anfrage erstellen aus.
Eine Bestätigung wird im öffentlichen Thread angezeigt, Sie erhalten die Antwort auf Ihre Anfrage jedoch in Ihrer eigenen Conversations App.
Microsoft Teams
Es gibt zwei Möglichkeiten, Anfragen mit Microsoft Teams zu erstellen:
1. Die Conversations App
Hinweis:
Microsoft Teams bietet keine Threads an. Sobald die Anfrage erfolgreich übermittelt wurde, enthält die Anfragekarte ein Kommentarfeld.
Diese Option eignet sich am besten, wenn Sie eine private Anfrage senden möchten. Das Unterhaltung findet dann zwischen Ihnen und der für die Anfrage zuständigen spezialisierten Person statt. Um eine Anfrage mit der Conversations App zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie in Microsoft Teams zum Drei-Punkte-Symbol in der linken Seitenleiste und klicken Sie auf die Personio Conversations-App.
- Geben Sie im Chat-Fenster Ihre Nachricht ein. Dadurch wird Ihre Anfrage eingeleitet.
- Tipp: Wenn die App angepinnt ist, klicken Sie auf Chat > Personio Conversations.
- Klicken Sie in der angezeigten Anfragekarte auf Option auswählen, und wählen Sie das entsprechende Team aus dem Dropdown-Menü aus.
- Klicken Sie auf Senden.
Nachdem Sie Ihre Anfrage gesendet haben, wird die Karte aktualisiert und zeigt das Team, die zugewiesene Person und den Status Ihrer Anfrage. Sie können auch Folgendes tun:
- Klicken Sie auf Kommentar hinzufügen, um Ihrer Anfrage weitere Details hinzuzufügen oder eine Antwort zu senden.
- Klicken Sie auf Im Web anzeigen, um die Historie der Anfrage zu öffnen und ihren Fortschritt anzuzeigen.
2. Ein öffentlicher Kanal, der mit Conversations verknüpft wurde
Hinweise:
▶︎ Diese Option ist nur verfügbar, wenn Ihr Unternehmen eine globale (unternehmensweite Standard-)Richtlinie dafür eingerichtet hat.
▶︎ Über öffentliche Kanäle gesendete Anfragen sind für andere Mitglieder dieses Kanal sichtbar. Wir empfehlen, keine privaten oder vertraulichen Anfragen über einen öffentlichen Kanal zu senden.
Um eine Anfrage über einen öffentlichen Kanal zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie im entsprechenden Kanal auf Neue Konversation.
- Taggen Sie die App @Personio Conversations, und geben Sie Ihre Nachricht ein. Ein Popup-Fenster wird angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, weitere Informationen einzugeben.
- Navigieren Sie entweder zur App Personio Conversations oder zum Chat-Fenster.
- Klicken Sie in der Anfragekarte auf Option auswählen, und wählen Sie das entsprechende Team aus dem Dropdown-Menü aus.
- Klicken Sie auf Senden.
Nachdem Sie Ihre Anfrage gesendet haben, wird die Karte aktualisiert und zeigt das Team, die zugewiesene Person und den Status Ihrer Anfrage. Sie können auch Folgendes tun:
- Klicken Sie auf Kommentar hinzufügen, um Ihrer Anfrage weitere Details hinzuzufügen oder eine Antwort zu senden.
- Klicken Sie auf Im Web anzeigen, um die Historie der Anfrage zu öffnen und ihren Fortschritt anzuzeigen.
Hinweise:
▶︎ Jedes Team in Ihrem Unternehmen, das Conversations verwendet, verfügt über eine eindeutige E-Mail-Adresse im Format <team>@<unternehmen>.c.personio.com, zum Beispiel: finanzabteilung@acme.c.personio.com.
▶︎ Wenn Ihr Unternehmen jedoch bereits eine vorhandene E-Mail-Adresse verwendet, über die Mitarbeitende Kontakt aufnehmen können, ist möglicherweise eine E-Mail-Weiterleitung eingerichtet. In diesem Fall können Sie die vorhandene E-Mail-Adresse verwenden.
Sie können eine Anfrage per E-Mail an die eindeutige E-Mail-Adresse des jeweiligen Teams senden.
Nachdem Sie die Anfrage gesendet haben, erhalten Sie eine automatische Bestätigungs-E-Mail. Alle Antworten werden in diesem Thread angezeigt. Die Bestätigungs-E-Mail enthält auch einen Link, über den Sie die Historie der Anfrage anzeigen und ihren Fortschritt verfolgen können. Personen ohne Personio Account können nicht auf in E-Mails oder Slack verknüpfte Conversations Tickets zugreifen. Sie können Nachrichten nur per E-Mail oder Slack senden und empfangen.
KI-gestützte Antworten
Wenn Ihr Unternehmen das Feature „AI-Powered Answers “ nutzt und Ihre Frage häufig gestellt wird, erhalten Sie möglicherweise auf Ihre Anfrage eine automatische Antwort. Sie erhalten bis zu drei Antwortvorschläge über unseren KI-gestützten Chatbot innerhalb des Kanals, über den Sie die Anfrage gesendet haben (Slack, Microsoft Teams oder E-Mail). Diese Funktion spart Ihnen Zeit, da Sie sofort Antworten erhalten, ohne dass Sie spezialisierte Personen hinzuziehen müssen.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
- den Vorschlag akzeptieren, indem sie auf Problem gelöst! klicken
- den Vorschlag ablehnen, indem Sie auf Keine passende Lösung dabei oder Ich brauche Unterstützung durch eine spezialisierte Person klicken Durch Anklicken der zweiten Option wird wie gewohnt eine Anfrage erstellt und einer spezialisierten Person zugewiesen.
Tipp:
Wichtig ist, dass Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken. Dadurch wird der Algorithmus trainiert, um den anfragenden Personen bessere Vorschläge und ein besseres Erlebnis zu bieten.