In diesem Artikel finden Sie eine Übersicht über Personio Conversations für Mitarbeitende sowie eine Erklärung, wie Sie eine Arbeitsplatzanfrage über Slack, Microsoft Teams oder E-Mail einreichen. Wenn Ihr Unternehmen Conversations verwendet, sind diese Informationen für die meisten Mitarbeitenden relevant, da sie wahrscheinlich alle im Lauf ihrer Beschäftigung verschiedene Anfragen zu ihrem Arbeitsplatz stellen müssen.

 

Übersicht über Conversations

Wofür kann ich Conversations verwenden?

Conversations ist ein Personio-Tool für Anfragen zum Arbeitsplatz. Sie können Conversations verwenden, um eine Anfrage an Teams in Ihrem Unternehmen zu senden, die interne Mitarbeitendenanfragen bearbeiten, z. B. HR, Finanzen, Arbeitsplatz, IT am Standort usw.

Sie können Anfragen über den Kommunikationskanal senden, den Ihr Unternehmen für die Integration mit Conversations ausgewählt hat – dies ist entweder Slack oder Microsoft Teams. Sie können Anfragen auch per E-Mail senden, was standardmäßig aktiviert ist.

Tipps
▶ In Conversations werden die Mitglieder Ihrer internen Serviceteams, die Anfragen entgegennehmen und verwalten, als spezialisierte Personen bezeichnet. Mitarbeitende, die Anfragen senden, heißen anfragende Personen.
▶ Wenn Sie eine Anfrage per Slack, Microsoft Teams oder E-Mail senden, können Sie Rich-Text-Formatierungen verwenden. Dazu gehören die Fett- und Kursivformatierung von Text, Durchstreichen, Punkte- oder nummerierte Listen, Inline-Links und Emojis. Ihre Formatierung wird in Conversations wiedergegeben, um sicherzustellen, dass Nachrichten den beabsichtigten Ton und die beabsichtigte Bedeutung beibehalten.

 

Vorteile

Mit Conversations können Sie Folgendes tun:

• arbeitsbezogene Anfragen schnell und einfach senden
• über die Kanäle kommunizieren, mit denen Sie am besten vertraut sind
• Erhalten Sie automatisierte Antworten sofort oder wenden Sie sich an eine spezialisierte Person. 
• Anfragen an das relevanteste Team richten
• den Fortschritt von Anfragen verfolgen
• Antworten an einem Ort erhalten

Spracheinstellungen

Die Sprache des Conversations-Chatbots in Slack und Microsoft Teams hängt von Ihren Spracheinstellungen in Personio ab (Sie können Ihre Spracheinstellungen in Personio über Ihre persönlichen Einstellungen festlegen). Wenn Sie beispielsweise Slack auf Englisch, Personio aber auf Deutsch verwenden, antwortet der Chatbot auf Deutsch.

Unterstützte Formate

Personio Conversations unterstützt alle Datenformate.
Wenn eine anfragende Person beim Senden bestimmter Dateitypen über Outlook Probleme hat, liegt das nicht an Conversations, sondern an Outlook.

Kommunikationskanäle

Slack

Es gibt drei Möglichkeiten, eine Anfrage über Slack zu senden:

1. über die Conversations-App
2. über einen Kanal, der mit Conversations verknüpft wurde
3. indem Sie eine Anfrage aus einer vorhandenen Nachricht erstellen 

 

1. Die Conversations-App

Tipp:
Wenn Sie in Slack die Conversations-App nicht im Apps-Bereich in der linken Seitenleiste sehen, klicken Sie auf das Plus-Symbol, suchen Sie nach Personio Conversations und fügen Sie diese App hinzu. 

Diese Option eignet sich am besten, wenn Sie eine private Anfrage senden möchten. Die Konversation findet zwischen Ihnen und den spezialisierten Personen statt, die der Anfrage zugewiesen sind. Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Anfrage mit der Conversations-App zu senden:

1. Öffnen Sie Ihren Slack-Workspace, navigieren Sie unten in der linken Seitenleiste zu Apps und klicken Sie auf Personio Conversations.
2. Geben Sie Ihre Anfrage in die Nachrichtenleiste ein und klicken Sie auf Eingabe.
3. Ein automatisierter Dialog wird angezeigt. Wählen Sie über das Drop-down-Menü das entsprechende Team aus. Beachten Sie, dass Sie ein Team auswählen müssen, damit Ihre Anfrage gesendet werden kann.
4. Klicken Sie auf Anfrage senden.

Nachdem Sie Ihre Anfrage eingereicht haben, wird ein neuer Thread in Slack erstellt. Hier können Sie zusätzliche Informationen hinzufügen und erhalten auch Antworten auf Ihre Anfrage. Sie können auf den Thread zugreifen, indem Sie unten in der linken Seitenleiste zu Apps navigieren und auf Personio Conversations klicken.

 

2. Ein öffentlicher Kanal, der mit Conversations verknüpft wurde

Hinweise:
▶ ︎Anfragen, die über öffentliche Kanäle gesendet werden, sind für andere Mitglieder dieses Kanals sichtbar. Wir empfehlen nicht, private oder sensible Anfragen über einen öffentlichen Kanal zu senden.
▶ ︎Die spezialisierte Person kann entscheiden, ob er seine Antwort öffentlich an den Kanal oder privat an die anfragende Person senden möchte. Wenn er sie privat sendet, erhält die anfragende Person die Antwort auf ihre Anfrage in ihrer eigenen Conversations-App.

Wenn Ihre internen Serviceteams bestimmte Slack-Kanäle mit Conversations verknüpft haben, können Sie Anfragen über diese verknüpften Kanäle senden. Beispielsweise verfügt Ihr IT-Team am Standort über einen Kanal namens #standort-it-anfragen, der mit Conversations verknüpft wurde. Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass für die zugehörigen Kanäle das richtige Team bereits vorausgewählt ist, wenn Sie Ihre Anfrage einreichen.

Um eine Anfrage über einen öffentlichen Kanal zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Taggen Sie die App @Personio Conversations und geben Sie Ihre Anfrage ein.
2. Ein automatisierter Dialog wird angezeigt, in dem das vorgeschlagene Team vorausgewählt ist. Sie haben auch die Möglichkeit, die Details der Anfrage zu bearbeiten oder ein anderes Team auszuwählen. Beachten Sie, dass Sie ein Team auswählen müssen, damit Ihre Anfrage gesendet werden kann.
3. Klicken Sie auf Anfrage senden.

Eine Bestätigung wird im öffentlichen Thread angezeigt, aber Sie erhalten die Antwort auf Ihre Anfrage in Ihrer eigenen Conversations-App. 3. Erstellen Sie eine Anfrage aus einer vorhandenen Nachricht

Tipp
Sie können standardmäßig eine Anfrage aus einer bestehenden Nachricht in einem beliebigen Kanal in Slack erstellen. Der Kanal muss nicht mit Conversations verknüpft sein.

Sie können eine Anfrage aus einer bestehenden Nachricht innerhalb eines Slack-Kanals erstellen oder die Nachricht zu einer vorhandenen Anfrage hinzufügen. Dies kann eine Nachricht sein, die Sie selbst im Kanal gepostet haben, oder eine, die von einem anderen Peer gepostet wurde. 

Um eine Anfrage aus einer vorhandenen Nachricht zu erstellen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben der Nachricht und wählen Sie Anfrage erstellen aus.

Eine Bestätigung wird im öffentlichen Thread angezeigt, aber Sie erhalten die Antwort auf Ihre Anfrage in Ihrer eigenen Conversations-App. 

Microsoft Teams

Es gibt zwei Möglichkeiten, Anfragen mit Microsoft Teams zu erstellen:

1. über die Conversations-App
2. Über einen öffentlichen Kanal, der mit Conversations verknüpft wurde

 

1. Die Conversations-App

Hinweis:
Microsoft Teams bietet keine Threads an. Sobald die Anfrage erfolgreich gesendet wurde, enthält die Anfragekarte ein Kommentarfeld.

Diese Option eignet sich am besten, wenn Sie eine private Anfrage senden möchten. Die Konversation findet zwischen Ihnen und den spezialiserten Personen statt, die der Anfrage zugewiesen sind. Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Anfrage mit der Conversations-App zu senden:

1. Navigieren Sie in Microsoft Teams zum Drei-Punkte-Symbol in der linken Seitenleiste und klicken Sie auf die Personio Conversations-App.
2. Geben Sie im Chat-Fenster Ihre Nachricht ein. Dadurch wird Ihre Anfrage initiiert.
3. Tipp: Wenn die App gepinnt ist, klicken Sie auf Chat > Personio Conversations.
4. Klicken Sie in der angezeigten Anfragekarte auf Option auswählen und wählen Sie das entsprechende Team aus dem Drop-down-Menü aus.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Nachdem Sie Ihre Anfrage gesendet haben, wird die Karte aktualisiert und zeigt das Team, den zugewiesenen Mitarbeitenden und den Status Ihrer Anfrage an. Sie können auch Folgendes tun:

• Klicken Sie auf Kommentar hinzufügen, um Ihrer Anfrage weitere Details hinzuzufügen oder eine Antwort zu senden.
• Klicken Sie auf Im Web anzeigen, um die Historie der Anfrage zu öffnen und ihren Fortschritt anzuzeigen.

 

2. Ein öffentlicher Kanal, der mit Conversations verknüpft wurde

Hinweise:
▶ ︎ Diese Option ist nur verfügbar, wenn Ihr Unternehmen eine globale Richtlinie (organisationsweite Standardrichtlinie) dafür eingerichtet hat.
▶ ︎Anfragen, die über öffentliche Kanäle gesendet werden, sind für andere Mitglieder dieses Kanals sichtbar. Wir empfehlen nicht, private oder sensible Anfragen über einen öffentlichen Kanal zu senden.

Um eine Anfrage über einen öffentlichen Kanal zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im entsprechenden Kanal auf Neue Konversation.
2. Taggen Sie die App @Personio Conversations und geben Sie Ihre Nachricht ein. Es erscheint ein Popup, in dem Sie um weitere Informationen gebeten werden.
3. Navigieren Sie entweder zur App Personio Conversations oder zum Chat-Fenster.
4. Klicken Sie in der Anfragekarte auf Option auswählen und wählen Sie das entsprechende Team aus dem Drop-down-Menü aus.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Nachdem Sie Ihre Anfrage gesendet haben, wird die Karte aktualisiert und zeigt das Team, den zugewiesenen Mitarbeitenden und den Status Ihrer Anfrage an. Sie können auch Folgendes tun:

• Klicken Sie auf Kommentar hinzufügen, um Ihrer Anfrage weitere Details hinzuzufügen oder eine Antwort zu senden.
• Klicken Sie auf Im Web anzeigen, um die Historie der Anfrage zu öffnen und ihren Fortschritt anzuzeigen.

E-Mail

Hinweise:
▶ ︎ Jedes Team in Ihrem Unternehmen, das Conversations verwendet, hat eine eindeutige E-Mail-Adresse mit dem Format <team>@<Unternehmen>.c.personio.de, zum Beispiel: finanzen@firma.c.personio.de.
▶ ︎Wenn Ihr Unternehmen jedoch bereits eine vorhandene E-Mail-Adresse verwendet, an die sich Mitarbeitende wenden können, hat es möglicherweise eine E-Mail-Weiterleitung eingerichtet. In diesem Fall können Sie die vorhandene E-Mail-Adresse verwenden.

Sie können eine Anfrage per E-Mail an die eindeutige E-Mail-Adresse des jeweiligen Teams senden.

Nachdem Sie die Anfrage gesendet haben, erhalten Sie eine automatische Bestätigungs-E-Mail – alle Antworten werden in diesem Thread angezeigt. Die Bestätigungs-E-Mail enthält auch einen Link, über den Sie die Historie der Anfrage anzeigen und ihren Fortschritt verfolgen können. Nutzende ohne Personio-Account können nicht auf Conversations-Tickets zugreifen, die mit E-Mails oder Slack verknüpft sind. Sie können Nachrichten nur per E-Mail oder Slack senden und empfangen.

AI-Powered Answers

Wenn Ihr Unternehmen das Feature „AI-Powered Answers “ nutzt und Ihre Frage häufig gestellt wird, erhalten Sie möglicherweise auf Ihre Anfrage eine automatische Antwort. Sie erhalten über unseren KI-gestützten Chatbot innerhalb des Kanals, über den Sie die Anfrage gesendet haben (Slack, Microsoft Teams oder E-Mail), bis zu drei Antwortvorschläge. Dieses Feature spart Ihnen Zeit, da Sie sofort Antworten erhalten, ohne dass Sie eine spezialisierte Person hinzuziehen müssen.

Sie können:

• den Vorschlag akzeptieren, indem Sie den Button Problem gelöst! anklicken.
• den Vorschlag ablehnen, indem Sie den Button Keine passende Lösung dabei oder den Button Ich brauche Unterstützung durch eine spezialisierte Person anklicken. Wenn Sie auf die zweite Option klicken, wird wie gewohnt eine Anfrage erstellt und einer spezialisierten Person zugewiesen.

Tipp
Es ist wichtig, auf den entsprechenden Button zu klicken. Dadurch wird der Algorithmus geschult, um anfragenden Personen bessere Vorschläge und ein besseres Erlebnis zu bieten.