Dieser Artikel erklärt die rechtlichen Grundlagen der Umlagen U1, U2 und U3 sowie die Einrichtung, Verwaltung in Personio Payroll.

Weitere Informationen zum Ablauf von Erstattungen aus den Umlagen U1 und U2 mittels des AAG-Verfahrens finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Allgemeine rechtliche Grundlagen

Was ist das Umlageverfahren?

Das Umlageverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) gleicht die Aufwendungen aus, die Arbeitgebende durch die Entgeltfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit (Umlage U1) und bei Mutterschutz (Umlage U3) entstanden sind. Der Arbeitgeber zahlt dafür einen Umlagebeitrag an die gesetzlichen Krankenkassen der Mitarbeitenden und erhält im Gegenzug einen Teil der fortgezahlten Entgelte erstattet.

Die Umlagesätze werden von der jeweiligen Krankenkasse festgelegt und prozentual vom Arbeitsentgelt des Mitarbeitenden erhoben. 

Die Insolvenzgeldumlage (Umlage U3) ist rechtlich nicht Teil des AAG, sondern eine eigenständige Umlage nach SGB III. Sie wird zusammen mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag erhoben, jedoch nicht über das AAG-Verfahren erstattet. 

Umlage U1

Maßgebendes Arbeitsentgelt

Die Umlage U1 wird vom Arbeitsentgelt berechnet, nach dem auch die Beiträge zur allgemeinen Rentenversicherung berechnet werden oder bei Versicherungspflicht berechnet worden wären. Das gilt auch für Arbeitnehmende, die selbst nicht rentenversicherungspflichtig sind. Die Berechnung ist zudem auf die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) der allgemeinen Rentenversicherung gedeckelt. 

Auch fortgezahltes Arbeitsentgelt bei Arbeitsunfähigkeit unterliegt der Umlagepflicht. Umlagebeiträge werden allerdings ausschließlich vom laufenden Arbeitsentgelt berechnet. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt bleibt unberücksichtigt und ist auch von der Erstattung ausgeschlossen. 

Wer nimmt teil und wie wird die Umlagepflicht geprüft?

Die Umlage U1 ist nach § 3 (1) AAG für alle Arbeitgebenden mit in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmenden verpflichtend. Wird diese Grenze im Durchschnitt überschritten, ist das Unternehmen vom U1-Umlageverfahren ausgeschlossen. Es zahlt damit keinen monatlichen Beitrag an die Krankenkassen, erhält dafür im Gegenzug auch im Krankheitsfall eines Mitarbeitenden keine Erstattungen. 

Die Überprüfung, ob die Grenze überschritten wird, obliegt ihnen als Arbeitgeber selbst. Eine Feststellung durch die gesetzlichen Krankenkassen ist nicht vorgesehen. Für die Ermittlung gelten die folgenden Grundsätze: 

1. Bestehende Betriebe: Hat der Betrieb im gesamten Vorjahr existiert, besteht Umlagepflicht ab Beginn des laufenden Kalenderjahres, wenn im Vorjahr an mindestens acht Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmende beschäftigt waren.
2. Im Vorjahr gegründete Betriebe: Hier gilt Umlagepflicht ab Beginn des laufenden Kalenderjahres, wenn in der überwiegenden Zahl der Kalendermonate seit Bestehen des Betriebs nicht mehr als 30 Arbeitnehmende beschäftigt waren.
3. Im laufenden Jahr neu gegründete Betriebe: Hier ist die voraussichtliche Beschäftigtenzahl für das laufende Kalenderjahr zu schätzen. Wir empfehlen, sich in diesem Fall zusätzlich an die zuständige Krankenkasse zu wenden.

Bei der Ermittlung wird jeweils die Anzahl der Beschäftigten mittels Stichtagsregelung zum Ersten eines Monats zugrunde gelegt, wobei Teilzeitbeschäftigte entsprechend ihrer Wochenarbeitszeit anteilig gewichtet werden. 

Tipp:
Die Krankenkassen, wie beispielsweise die AOK, stellen einen Rechner zur Prüfung der U1-Umlagepflicht bereit. 

Personen, ohne U1-Beitragspflicht

Für bestimmte Personengruppen entfällt die U1-Beitragspflicht. Sie werden zudem bei der Ermittlung der Umlagepflicht nicht mitgezählt. Dazu gehören unter anderem: 

• Auszubildende
• Praktikanten, sofern es sich um ein Pflichtpraktikum handelt, welches durch eine Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschrieben ist
• Volontäre und Teilnehmende an einem Freiwilligendienst, wie etwa dem Bundesfreiwilligendienst (BFD) oder einem Freiwilligen Sozialen bzw. Ökologischen Jahr (FSJ/FÖJ)
• Arbeitnehmende, die im Falle einer Insolvenz freigestellt sind. 
• Mitarbeitenden in vollständiger Freistellung während der Eltern- oder Pflegezeit
• Vorstandsvorsitzende, Vorstandsmitglieder sowie GmbH-Geschäftsführer, unabhängig davon, ob es sich um Fremdgeschäftsführer oder Gesellschafter-Geschäftsführer handelt
• Personen in der Freistellungsphase der Altersteilzeit, wenn sich daran der Renteneintritt anschließt
• Heimarbeitende sowie Hausgewerbetreibende, die im eigenen Auftrag tätig sind

Erstattung und Beitragssatz

Bei der U1 wählt der Arbeitgeber für jede Krankenkasse einen Erstattungssatz. Dieser bestimmt, welchen Anteil des im Krankheitsfall eines Mitarbeitenden fortgezahlten Bruttoentgelts die Krankenkassen erstatten. Je höher der gewählte Erstattungssatz, desto höher fällt im Gegenzug der monatlich zu leistende Beitrag aus, der für alle bei dieser Krankenkasse versicherten Mitarbeitenden anfällt. Jede Krankenkasse legt ihre Erstattungs- und Beitragssätze jährlich eigenständig fest. 

Fälligkeit

Die Umlage U1 wird gemeinsam mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag fällig und unterliegt denselben Regelungen zu Fälligkeit, Säumniszuschlägen, Stundung und Erlass. 

Umlage U2

Maßgebendes Arbeitsentgelt

Die Umlage U2 wird vom Arbeitsentgelt berechnet, nach dem auch die Beiträge zur allgemeinen Rentenversicherung berechnet werden oder bei Versicherungspflicht berechnet worden wären. Das gilt auch für Arbeitnehmende, die selbst nicht rentenversicherungspflichtig sind. Die Berechnung ist zudem auf die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) der allgemeinen Rentenversicherung gedeckelt. 

Auch fortgezahltes Arbeitsentgelt bei Arbeitsunfähigkeit unterliegt der Umlagepflicht. Umlagebeiträge werden allerdings ausschließlich vom laufenden Arbeitsentgelt berechnet. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt bleibt unberücksichtigt und ist auch von der Erstattung ausgeschlossen. 

Wer ist umlagepflichtig?

Die U2-Umlagepflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße für alle Arbeitgeber, sofern keine Befreiung durch die Krankenkasse vorliegt. 

Der Beitrag ist durch den Arbeitgeber für alle Arbeitnehmenden zu leisten, unabhängig von deren Geschlecht. Die Gleichbehandlung soll verhindern, dass die Umlagepflicht zu einer Benachteiligung für Frauen im Einstellungsverfahren führt. 

Erstattung und Beitragssatz

Über die Umlage U2 erhalten Arbeitgeber die im Zusammenhang mit dem Mutterschutz entstehenden Aufwenden in voller Höhe erstattet. Dies umfasst sowohl den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld während des gesamten Mutterschutzzeitraums als auch den bei einem Beschäftigungsverbot gezahlten Mutterschutzlohn. 

Die Krankenkassen bestimmen den Beitragssatz zur Umlage U2 individuell. Dieser liegt meist zwischen 0,2 % und 0,75 %. 

Fälligkeit

Die Umlage U1 wird gemeinsam mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag fällig und unterliegt denselben Regelungen zu Fälligkeit, Säumniszuschlägen, Stundung und Erlass. 

Umlage U3

Maßgebendes Arbeitsentgelt

Bemessungsgrundlage ist das dem Grunde nach rentenversicherungspflichtige Arbeitsentgelt der Arbeitnehmenden, begrenzt auf die jeweilige geltende Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung.

Wer ist umlagepflichtig?

Grundsätzlich sind alle insolvenzfähigen Arbeitgeber zur Zahlung der Umlage U3 verpflichtet, unabhängig von der Unternehmensgröße, Branche oder Ertragslage. 

Von der Umlagepflicht ausgenommen, sind unter anderem: 

• der Bund, die Länder und die Gemeinden 
• Körperschaften, Stiftungen und Anstalten des öffentlichen Rechts, über deren Vermögen ein Insolvenzverfahren nicht zulässig ist
• juristische Personen des öffentlichen Rechts, bei denen Bund, Land oder Gemeinde kraft Gesetzes die Zahlungsfähigkeit sichern
• Privathaushalte

Beitragssatz

Der Umlagesatz wird nach § 360 SGB III gesetzlich festgelegt und kann durch Rechtsverordnung nach § 361 SGB III des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales im Einvernehmen mit weiteren Bundesministerien jährlich angepasst werden. Er lag in den vergangenen Jahren zwischen 0,06 % und 0,15 % des umlagepflichtigen Arbeitsentgelts. 

Fälligkeit

Die Umlage U1 wird gemeinsam mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag fällig und unterliegt denselben Regelungen zu Fälligkeit, Säumniszuschlägen, Stundung und Erlass. 

Umlage in Personio Payroll einrichten

Sozialversicherungseinstellungen für Umlage U1 und U2 konfigurieren

Um die Sozialversicherungseinstellungen für die jeweilige Gesellschaft Ihres Unternehmens zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie in Bereich Lohnbuchhaltung > Verwalten.
2. Wechseln Sie im Menü zu Sozialversicherung.
3. Wählen Sie unter Teilnahme am U1-Verfahren die entsprechend geltende Einstellung für Ihr Unternehmen.
4. Wiederholen Sie dies, falls nötig, für Teilnahme am U2-Verfahren. 
5. Klicken Sie auf Wirksamkeitsdatum festlegen und hinterlegen Sie das entsprechende Datum. Achten Sie darauf, dass bei Änderung der Umlagepflicht dies in der Regel der 1. Januar eines Jahres ist. 
6. Klicken Sie auf Senden. 

Umlagesätze einrichten

Nach Einrichtung der Sozialversicherungseinstellungen müssen nun die Umlagesätze für die entsprechenden Krankenkassen eingerichtet werden. Weitere Informationen, wie Sie diese in Personio Payroll hinterlegen, finden Sie in unserem Artikel zum Thema.