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Im deutschen Sozialversicherungsrecht gibt es eine Vielzahl an Abgaben. Zu diesen Abgaben zählen u. a. auch die folgenden drei Sozialversicherungsabgaben, welche ausschließlich vom Arbeitgebenden getragen werden:
- Umlage U1 (Entgeltfortzahlungsversicherung im Krankheitsfall)
- Umlage U2 (Entgeltfortzahlungsversicherung bei Mutterschutz)
- Umlage U3 (Entgeltfortzahlungsversicherung bei Insolvenz)
Umlage U1 (Entgeltfortzahlungsversicherung im Krankheitsfall)
Die Umlage U1 ist eine Pflichtversicherung für Arbeitgebende, die nicht mehr als 30 Mitarbeitende regelmäßig beschäftigen und ist im Krankheitsfall eines Arbeitnehmenden nützlich. Im Fall einer Erkrankung eines Arbeitnehmenden (max. 6 Wochen, 42 Tage), erhält dieser trotz Fehlzeit durch eine sogenannte Entgeltfortzahlung seinen Lohn. Hierfür wird dem Arbeitgebenden ein bestimmter Teil des fortgezahlten Bruttoentgelts in dem angefallenen Zeitraum der Erkrankung prozentual von der zuständigen Krankenkasse erstattet. Bei der Bestimmung der Anzahl der Mitarbeitenden, die hier berücksichtigt werden müssen, hilft § 3 (1) AAG.
Erstattungssatz und Beitragssatz
Der Erstattungssatz bezeichnet den prozentualen Anteil des Bruttoentgelts, den die zuständige Krankenkasse im Krankheitsfall dem Arbeitgebenden erstattet. Der Arbeitgebende kann zwischen verschieden hohen Erstattungssätzen auswählen. Die prozentuale Höhe des Erstattungssatzes bestimmt wiederum die Höhe des Beitragssatzes, welcher monatlich vom Arbeitgebenden an die jeweilige Krankenkasse gezahlt werden muss, unabhängig davon, ob das Personal erkrankt war oder nicht.
Jede Krankenkasse legt jährlich ihre eigenen Erstattungssätze fest. Der Beitragssatz muss vom Arbeitgebenden für alle Arbeitnehmenden auf Grundlage des Bruttoentgelts gezahlt werden. Bei der Wahl des Erstattungssatzes können verschiedene Entscheidungsfaktoren einfließen, wie beispielsweise die Krankheitsanfälligkeit der Mitarbeitenden.
Beitragssätze bei der Krankenkasse XY im Jahr 2025.
| U1 Erstattungssatz | U1 Beitragssatz 2025 |
| 50 % (ermäßigt) | 1,60 % |
| 70 % (standard) | 2,20 % |
| 80 % (erhöht) | 3,40 % |
Der Arbeitgebende muss für jede Krankenkasse seiner Mitarbeitenden einen Erstattungssatz und entsprechend einen Beitragssatz aussuchen. Da jede Krankenversicherung ihre eigenen Erstattungssätze hat, sind weder die Erstattungssätze noch die Beitragssätze der verschiedenen Mitarbeitenden standardisiert.
Ausnahmen
Welche Arbeitgebenden am U1-Umlageverfahren teilnehmen müssen und für welche Arbeitnehmenden der U1-Beitrag geleistet werden muss, hängt von bestimmten Kriterien ab. So gibt es zum oben erläuterten Fall die folgenden Ausnahmen:
| Arbeitnehmende, für die kein U1-Beitrag geleistet werden muss |
Diese Arbeitnehmenden werden bei der Ermittlung der Mitarbeitendenanzahl nicht berücksichtigt. Hinweis |
| Arbeitnehmende in Teilzeit | Arbeitnehmende, die in Teilzeit arbeiten, werden entsprechend ihrer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit in das U1-Umlageverfahren einbezogen. Somit werden sie nur anteilig bei der Ermittlung der Mitarbeitendenanzahl berücksichtigt und der Arbeitgebende muss für diese Arbeitnehmenden den U1-Beitrag nur anteilig leisten. |
| Unternehmen mit durchschnittlich mehr als 30 Mitarbeitenden | Unternehmen, die durchschnittlich mehr als 30 Personen beschäftigen, sind vom U1-Umlageverfahren ausgeschlossen. In diesem Fall zahlt der Arbeitgebende keinen monatlichen Beitrag an die Krankenversicherung und erhält somit im Krankheitsfall eines Arbeitnehmenden kein Geld zurück. |
Rückzahlung
Damit ein Arbeitgebender, der am U1-Umlageverfahren teilnimmt, im Krankheitsfall eines Arbeitnehmenden einen Teil der Entgeltfortzahlung von der jeweiligen Krankenversicherung erstattet bekommt, muss der Arbeitgebende eine Rückzahlung anfordern. Um die Rückzahlung zu erhalten, sind die folgenden Schritte nötig:
- Arbeitgebender muss einen AAG-Antrag (Aufwendungsausgleichsgesetz) stellen.
- Die für die Lohnabrechnung zuständige Person muss diesen AAG-Antrag digital an die jeweilige Krankenversicherung übertragen, um den zu erstattenden Zeitraum und die Höhe des fortgezahlten Verdienstes mitzuteilen.
- Die Krankenversicherung kann dann den AAG-Antrag mit der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des Arbeitnehmenden (die dieser von seinem Arzt erhalten hat) abgleichen.
- Wenn alles stimmt, zahlt die Krankenversicherung den vereinbarten Erstattungssatz an den Arbeitgebenden.
Beispiel
Erstattung von fortgezahltem Entgelt der Krankenversicherung an den Arbeitgebenden.
▶︎ Ein Arbeitnehmender ist bei der Krankenkasse XY (siehe Beispiel oben) versichert und war vom 08.01. - 12.01.2025 krank (5 Tage).
▶︎ Der Arbeitnehmende hat ein monatliches Bruttoentgelt von 3000 €.
▶︎ Das Unternehmen hat bei der Krankenkasse XY den Standarderstattungssatz (70 %) gewählt.
Der Arbeitgebende stellt einen AAG-Antrag, um die Erstattung zu erhalten. Die Berechnung des zu erstattenden Betrags ist folgende:
3000 € / 30 Tage = 100 € (Entgelt für einen Tag)
100 € x 5 Krankheitstage = 500 € (Entgelt für die 5 Krankheitstage)
500 € x 70 % = 350 € (Erstattungsbetrag durch die Krankenkasse XY an den Arbeitgebenden)
Umlage U2 (Entgeltfortzahlungsversicherung bei Mutterschutz)
Mit der Umlage U2 werden dem Unternehmen die Aufwendungen, die bei der Mutterschaft eines Arbeitnehmenden entstehen zu, 100 % erstattet. Die Erstattung umfasst den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld für die gesamte Dauer des Mutterschutzes und das beim Beschäftigungsverbot anfallende Arbeitsentgelt. Der vom Arbeitgebenden zu zahlende Beitragssatz variiert je nach Krankenkasse. Die Teilnahme am U2-Umlageverfahren ist für alle Arbeitgebende verpflichtend und unabhängig von der Anzahl der Arbeitnehmenden.
Hinweis
Der Arbeitgebende muss den U2-Beitrag für alle Mitarbeitenden leisten, unabhängig von deren Geschlecht, um Frauen im Einstellungsverfahren nicht zu benachteiligen.
Umlage U3 (Entgeltfortzahlungsversicherung bei Insolvenz)
Die Umlage U3, oder Insolvenzgeldumlage, ist notwendig, um die Entgeltansprüche der Arbeitnehmenden im Falle einer Insolvenz des Unternehmens mithilfe des Insolvenzgeldes abzusichern. Die Insolvenzgeldumlage ist für alle Arbeitgebenden, die im Inland Arbeitnehmende beschäftigen, verpflichtend zu zahlen. Hierbei gibt es nur sehr wenige Ausnahmen (beispielsweise ausländische Saisonarbeitskräfte), die von dieser Umlage befreit sind und somit für diese Arbeitnehmenden keine verpflichtende Leistung der Insolvenzgeldumlage besteht.
Im Falle einer Zahlungsunfähigkeit eines Unternehmens kann das Unternehmen mit dem Insolvenzgeld zusätzlich die fälligen Beitragsverpflichtungen begleichen. Die Größe, der Umsatz und die Branche des Unternehmens spielen bei dieser Umlage keine Rolle. Aktuell liegt der Beitragssatz für die Insolvenzgeldumlage bei 0,15 % (Stand 2025).