In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Anfragen in Personio Conversations organisieren und priorisieren, wie Sie Benachrichtigungen verwalten und wie Sie individuelle Anfragestatus einrichten.
Anfragen organisieren und priorisieren
Conversations stellt Ihnen erweiterte Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie Anfragen organisieren und priorisieren können.
Um auf die Anfragen Ihrer Mitarbeitenden zuzugreifen, klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio auf Conversations. Unterhaltungen werden dann in einem neuen Fenster geöffnet. Gehen Sie zu Arbeit > Anfragen. Über die Seitenleiste links erhalten Sie einen Überblick über alle Anfragen, nicht zugewiesenen Anfragen und Ihnen zugewiesenen Anfragen.
Jedes Team hat seine eigene Dashboard-Ansicht, basierend auf Anfragen, die diesem Team speziell zugewiesen wurden.
Hier stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:
- Anfragen spezifischen spezialisierten Personen zuweisen und Anfragen anderen Teams zuweisen
- Anfragen anhand von verschiedenen Kriterien filtern und sortieren, z. B. Priorität, Kategorie, Status ihres Fortschritts und Fälligkeitsdatum
- Individuell anpassen, wie Anfragen dargestellt werden, z. B. mit einer Kanbantafel
- Ihre persönliche Ansicht speichern, je nachdem, wie Sie Ihre Anfragen filtern und sortieren
- Verwandte Anfragen teamübergreifend in Projekte gruppieren und den Status des Fortschritts dieser Projekte anzeigen
Benachrichtigungen
Sie können Anfragen effizienter verfolgen, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Benachrichtigungen korrekt eingerichtet sind. Sie können Benachrichtigungen unter Conversations > Einstellungen > Konto > Benachrichtigungen verwalten.
Sie können konfigurieren, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten und Browser-Benachrichtigungen aktivieren, damit Sie Push-Benachrichtigungen bekommen.
Sie können auch festlegen, ob Sie Benachrichtigungen über Slack, Microsoft Teams oder per E-Mail erhalten möchten, wenn Ihr Browser nicht geöffnet ist.
Hinweise:
▶︎ Da die Einstellungen für die verschiedenen Browser unterschiedlich sind, müssen Sie manuell überprüfen, wie Ihre Benachrichtigungen angezeigt werden. Dies gilt auch für externe Kommunikationsplattformen wie Slack und Microsoft Teams.
▶︎ Benachrichtigungen werden alle 30 Minuten gesendet. Die Anfragen werden nicht gesendet, wenn sie während dieses 30-Minuten-Fensters offen waren oder neu zugewiesen wurden.
Archivierte Anfragen verwalten
Wenn eine archivierte Anfrage eine Folgeantwort erhält, wird das Ticket nicht automatisch in Ihre Inbox für Anfragen zurückgeleitet. Wenn Sie möchten, dass die Anfrage wieder in Ihre Inbox gelangt, müssen Sie den Status ändern.
Anfragenzugriff verwalten
Wenn Sie eine Anfrage einem anderen Team zuweisen, haben Sie keinen Zugriff mehr auf dieses Ticket. Um Tickets anderer Teams anzuzeigen, können Sie einen der folgenden Schritte ausführen:
- Anfrage in cc hinzufügen, um sie in Ihrer Inbox zu behalten
- @-Funktion nutzen
- Das Team bitten, die Anfrage zurückzuschieben
Aufgaben in Personio
Sie erhalten in Ihrem Personio-Konto Aufgaben zu Anfragen in Conversations. Diese werden im Dashboard (unter Aufgaben) und in der Inbox angezeigt. So haben Sie direkt in Personio einen ganzheitlichen Überblick über alle Aufgaben und müssen nicht mehr zwischen Conversations und Personio hin- und herwechseln.
Hinweis:
Benachrichtigungen im Dashboard und in der Inbox werden zusätzlich zu den bestehenden Benachrichtigungen per E-Mail, Slack oder Microsoft Teams angezeigt, die Sie eventuell eingerichtet haben.
In der folgenden Tabelle sehen Sie, welche Art von Aufgaben in Personio sichtbar sind, je nach Rolle des Nutzers.
| Rolle | Aufgabe in Personio | Erforderliche Aktion |
| Experten | Offene Genehmigungsanfragen | Genehmigungsseite in einem neuen Reiter öffnen |
| Erwähnungen durch andere Experten | Details zur Anfrage in einem neuen Reiter in Conversations öffnen | |
| Benachrichtigungen über neu erstellte und Ihnen zugewiesene Anfragen (Hinweis: Sie erhalten diese in einer Benachrichtigung zusammengefasst und nicht für einzelne Anfragen.) | Details zur Anfrage in einem neuen Reiter in Conversations öffnen | |
|
Benachrichtigungen über aktualisierte Anfragen |
Details zur Anfrage in einem neuen Reiter in Conversations öffnen | |
| Anfragende Personen und andere Mitarbeitenden | Ausstehende Formulare | Seite zum Einreichen von Formularen in einem neuen Reiter öffnen |
|
Offene Genehmigungsanfragen |
Genehmigungsseite in einem neuen Reiter öffnen |
Für jede Aufgabe im Personio-Dashboard und in der Inbox werden der Name und der Avatar der Person angezeigt, die die Aktion initiiert hat. Im Fall einer Genehmigungsanfrage sehen Sie beispielsweise den Namen und den Avatar der Person, die die Genehmigung beantragt.
Individuelle Anfragestatus
Sie können individuelle Anforderungsstatus für einzelne Teams erstellen. So können Sie mehr Kontext dazu bereitstellen, in welcher Phase sich eine Anfrage befindet. Außerdem können Sie dadurch Status anlegen, die für die individuellen Prozesse eines Teams spezifisch sind. Beispielsweise kann für ein Team, das für die Bestellung von Büromaterial zuständig ist, der individuelle Status „Lieferung steht aus“ erstellt werden, während für ein Team, das für die Genehmigung von Überstunden verantwortlich ist, ein individueller Status „Genehmigung ausstehend“ angelegt werden kann.
Der Ablauf einer Anfrage umfasst vier Schritte, von denen jeder einen Standardstatus hat, der nicht bearbeitet oder gelöscht werden kann. Die folgende Tabelle zeigt die einzelnen vier Schritte und den entsprechenden Standardstatus jeweils mit einem Beispiel für einen individuellen Status jedes Schritts.
| Schritt | Eigenschaften des Schritts | Standardstatus (kann nicht gelöscht oder bearbeitet werden) | Beispiel eines individuellen Status |
| Nicht begonnen | - | To-do | „Auf Q2 verschieben“ |
| Begonnen | Wenn Sie über ein SLA verfügen, beginnt der Countdown, sobald eine Anfrage in diesen Schritt verschoben wird. | Wird bearbeitet | „Wird überprüft“ |
| Wartend | Alle Status im Schritt Wartend pausieren den Countdown für das SLA-Ziel für die Bearbeitungszeit. | Wartend | „Lieferung steht aus“ |
| Fertig |
Alle Status im Schritt Erledigt verschieben die Anfrage in das Archiv. Der Mitarbeitende wird nur benachrichtigt, wenn die Anfrage in den Standardstatus Erledigt verschoben wird. |
Erledigt | „Artikel erhalten“ |
Individuellen Anfragestatus erstellen
Um einen individuellen Anfragestatus zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie in Conversations zu Einstellungen > Teameinstellungen > Anfragestatus.
Hinweis:
Wenn Sie Mitglied mehrerer Teams sind, stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Team ausgewählt haben. Sie können zwischen Teams wechseln, indem Sie oben auf der Seite Anfragestatus auf den Teamnamen klicken. - Klicken Sie unten auf der Seite auf + Anfragestatus hinzufügen.
- Geben Sie dem individuellen Status einen Namen. Wählen Sie dann den gewünschten Schritt aus dem Drop-down-Menü und sowie eine Farbe aus.
- Klicken Sie auf Status hinzufügen.
Hinweise:
▶ ︎Sie können einen individuellen Status nur löschen, wenn ihm keine aktiven Anfragen zugewiesen sind. Dies gilt nicht für archivierte Anfragen.
▶ ︎Wenn Sie eine Anfrage an ein anderes Team verschieben, wird der Anfrage innerhalb desselben Schritts der Standardstatus zugewiesen.
Die Aufgabenfunktion
Hinweis:
Aufgaben sind für alle Experten in dem Team sichtbar, dem die Anfrage zugewiesen ist. Jedes Teammitglied kann die Aufgabe als erledigt markieren.
Sind bei einer Anfrage mehrere Aufgaben zu erledigen, können Sie die Aufgabenfunktion verwenden, um sicherzugehen, dass alle Elemente bearbeitet werden.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um einer Anfrage eine Aufgabe hinzuzufügen:
- Öffnen Sie die gewünschte Anfrage in Conversations.
- Klicken Sie auf den Blitz
oben auf der Anfrageseite.
- Geben Sie nun im angezeigten Dialogfeld die Details der zu erledigenden Aufgabe ein.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
Um eine Aufgabe zu lösen, gehen Sie oben in der Anfrage auf die blaue Leiste und klicken Sie auf Fertig.
Wo erscheinen Aufgaben?
- Ausstehende Aufgaben werden oben in der Anfrage als blaue Leisten angezeigt.
- Erledigte Aufgaben erscheinen als blaue Karten im Text der Anfrage. Diese sind für die anfragende Person nicht sichtbar.
- In der Anfragen-Übersicht wird für Anfragen, bei denen noch eine Aufgabe aussteht, ein gelbes „Aktion erforderlich“-Symbol angezeigt.
Weitere Informationen
Weitere Informationen zu Conversations finden Sie in den nachfolgenden Artikeln.