In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Formulare in Personio Conversations erstellen und versenden und welche Vorteile die Verwendung von Formularen für Ihre internen Serviceteams bietet.
Was sind Formulare?
Formulare in Conversations ermöglichen es Ihnen, auf Anfragen mit einer vordefinierten Reihe an Fragen einzugehen. So können Sie alle benötigten Informationen mit nur wenigen Klicks erfassen.
Wenn jemand eine Anfrage stellt und hierzu ein Formular ausgefüllt hat, sehen Sie die Antworten innerhalb der Anfrage und können sie als CSV-Datei herunterladen.
Die Formular-Funktion ist besonders hilfreich, um Anfragen zu beantworten, bei denen jedes Mal dieselben anfänglichen Informationen erfasst werden müssen, z.B. Fragen zu Hardware-Upgrades, zur Teilnahme an Events usw.
So erstellen Sie ein Formular
Tipp:
Wenn Sie ein neues Formular erstellen, wird es automatisch dem Team zugewiesen, in dem Sie Mitglied sind. Wenn Sie Mitglied mehrerer Teams sind, ist es das Team, das Sie derzeit ausgewählt haben.
Sie können ein neues Formular auf zwei verschiedene Arten erstellen: innerhalb einer Anfrage und auf der Seite Formulare.
1. Innerhalb einer Anfrage
Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Formular innerhalb einer Anfrage zu erstellen:
- Klicken Sie links in der Nachrichtenleiste auf Antworten und wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü Formular aus.
- Wählen Sie im anschließend geöffneten Dialog + Formular erstellen, um ein neues Formular zu erstellen.
- Wählen Sie einen Namen für Ihr Formular, fügen Sie eine einleitende Nachricht hinzu und fügen Sie Fragen hinzu. Diese Schritte werden in den folgenden Abschnitten näher beschrieben.
- Wenn Sie Ihre Fragen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Fertig.
2. Von der Formulare-Seite
Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Formular auf der Seite Formulare zu erstellen:
- Gehen Sie zu Verwalten > Formulare.
- Wählen Sie im anschließend geöffneten Dialog + Formular erstellen, um ein neues Formular zu erstellen.
- Wählen Sie einen Namen für Ihr Formular, fügen Sie eine einleitende Nachricht hinzu und fügen Sie Fragen hinzu. Diese Schritte werden in den folgenden Abschnitten näher beschrieben.
- Wenn Sie Ihre Fragen hinzugefügt haben, klicken Sie auf Fertig.
Unabhängig davon, ob Sie Ihr Formular erstellen, um es sofort zu verwenden, oder es für später vorbereiten, gibt es drei Hauptschritte: Zuerst müssen Sie einen Namen auswählen, danach eine einleitende Nachricht vorbereiten und schließlich die Fragen selbst hinzufügen.
Namen wählen
Zunächst müssen Sie für Ihr Formular einen Namen auswählen. Dieser Name ist für Mitarbeitende sichtbar – wählen Sie also einen aussagekräftigen Namen.
Einleitende Nachricht
Der nächste Teil ist die Einführungsnachricht, die als Vorschau für die Nachricht dient, die per E-Mail, Slack oder Microsoft Teams an die anfragende Person gesendet wird.
In diesem Feld können Sie erklären, worum es in dem Formular geht, und spezielle Informationen oder Dokumente hervorheben, welche die anfragende Person möglicherweise bereitstellen muss.
Der Text (wie auch die Überschriften für Fragen) ist im einfachen Textformat. Sie können jedoch per Umschalttaste+Enter Zeilenbrüche einfügen.
Fragen und Fragetypen
Die letzte Aufgabe ist das Hinzufügen der Fragen. Sie können Ihrem Formular beliebig viele Fragen hinzufügen, aber wir empfehlen maximal sieben Fragen. Sie können eine Frage als verpflichtend kennzeichnen, indem Sie die Checkbox Pflichtfeld aktivieren.
Sie können aus verschiedenen Arten von Fragen auswählen, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden. Diese sind:
- Kurztext
- Langtext
- URL
- Nummer
- Datum
- Drop-down
- Anhang
So senden Sie ein Formular
Sobald Sie ein Formular erstellt haben, können Sie es in Ihre Antworten an anfragende Personen aufnehmen. Formulare werden als reguläre Antworten an den Kanal der Wahl der anfragenden Person (E-Mail, Slack oder Microsoft Teams) zugestellt. Die Antwort enthält die einleitende Nachricht und einen Link zu einer Online-Version des Formulars.
Tipp:
Die anfragende Person erhält außerdem in ihrem Personio-Konto eine Benachrichtigung über das Formular. Diese wird in ihrem Dashboard (unter Aufgaben) und in ihrer Inbox angezeigt. Die Benachrichtigung enthält den Namen des Experten, der die Anfrage bearbeitet, den Titel der Anfrage, einen Link zur ursprünglichen Anfrage und einen Link zum direkten Ausfüllen des Formulars.
Um ein Formular zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie zur Nachrichtenleiste am Ende der Anfrage.
- Klicken Sie auf Antwort > Formular.
- Wählen Sie das Formular aus, das Sie senden möchten.
Tipp: Klicken Sie auf Vorschau, um zu sehen, welche Fragen ein Formular beinhaltet, ehe Sie es auswählen. - Die Nachrichtenleiste füllt sich automatisch mit der Einführungsnachricht, die Sie nach Bedarf anpassen können.
- Klicken Sie auf Antwort senden.
Formularantworten verwalten
Nachdem eine anfragende Person ihre Antworten eingereicht hat, erhalten Sie innerhalb der Anfrage eine automatische Antwort, die Sie informiert, dass die anfragende Person das Formular ausgefüllt hat. Hier können Sie auch eine Vorschau der Antworten anzeigen und die Antworten als CSV-Datei herunterladen.
Wenn Sie ein Formular an mehrere Mitarbeitende gesendet haben, können Sie die Antworten in großen Mengen herunterladen, indem Sie zu Verwalten > Formulare navigieren und rechts neben dem entsprechenden Formular Antworten herunterladen auswählen.
Vorteile der Formular-Funktion
- Sie sparen Zeit, da kein unnötiges Hin und Her in der Kommunikation mehr nötig ist.
- Für anfragende Personen ist es leichter, die richtigen Informationen komplett zur Verfügung gestellt zu bekommen.
- Die Funktion ermöglicht es Ihnen, Informationen auch in großem Umfang zu erfassen und zu organisieren.
Weitere Informationen
Weitere Informationen über Personio Conversations finden Sie in den folgenden Artikeln.