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Hinweis
Die abgebildete Entgeltabrechnung dient als Beispiel. Es handelt sich hierbei um eine rein fiktive Person mit Daten, die so nicht existieren und keiner realen Person zugeordnet werden können.
Was ist eine Entgeltabrechnung?
Der Begriff Entgeltabrechnung ist der deutsche Oberbegriff für Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Entgeltabrechnungen (im engl. Payslip) zeigen die genaue Zusammensetzung des Monatsgehalts oder Lohns in einem bestimmten Monat. Auf einer Entgeltabrechnung finden sich alle Bestandteile und Abzüge des Gehalts eines Mitarbeiters exakt aufgeschlüsselt. So können Mitarbeitende und Arbeitgebende die genaue Berechnung des ausgezahlten Betrages nachvollziehen. Grundsätzlich enthält jede Entgeltabrechnung, unabhängig von Software und Anbieter, nach § 1 EBV die gleichen Informationen. Meist unterscheiden sie sich nur in Design und Aufbau. Ein Musterbeispiel einer Entgeltabrechnung finden Sie unter dem entsprechenden Punkt.
Wie unterscheiden sich Lohn und Gehalt?
Lohn und Gehalt unterscheiden sich in Berechnung und Auszahlung:
| Gehalt | Lohn |
|
|
| Gehalt und Lohn werden gleich besteuert. | |
Gesetzliche Grundlage
Seit die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) zum 01.07.2013 in Kraft getreten ist, existiert eine konkrete arbeitsrechtliche Verpflichtung des § 108 (3) Satz 1 GewO zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung und deren Inhalten nach § 1 EBV. Darüber hinaus sind Arbeitgebende nicht nur dazu verpflichtet, eine Entgeltbescheinigung in Textform zu erstellen, sondern müssen diese der arbeitnehmenden Person zur Verfügung stellen.
Wie lange müssen Entgeltabrechnungen aufbewahrt werden?
Für Arbeitnehmende
Um unter anderem einen Nachweis für die späteren Rentenansprüche zu haben, ist es ratsam, sämtliche Entgeltabrechnung aufzubewahren, egal wie kurz der Beschäftigungszeitraum beim jeweiligen Arbeitgeber war.
Für Arbeitgebende
Im Gegensatz zum Arbeitnehmer hat der Arbeitgeber die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach § 41 EStG einzuhalten. Dieser spricht von einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren und beginnt am 01.01. des Folgejahres der zuletzt eingetragenen Entgeltzahlung und endet 6 Jahre später am 31.12.
Musterbeispiel einer Entgeltabrechnung
Der Kopfteil
Im Kopfteil finden Sie nach § 1 (1) EBV alle abrechnungsrelevanten Stammdaten des Arbeitnehmers. Dazu zählen:
- Allgemeine Daten (z. B. Adresse, Geburtsdatum und Bankverbindung)
- Sozialversicherungsrechtliche Daten (z. B. SV-Nummern, Beitrags- und Personengruppenschlüssel,)
- Steuerrechtliche Daten (z. B. Steuer-ID, Steuerklasse und Freibeträge)
Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die aufgelisteten Daten. Ein Musterbeispiel einer Entgeltabrechnung finden Sie hier.
Allgemeiner Teil
Im allgemeinen Teil sind folgende Informationen nach § 1 EBV enthalten:
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Name und Anschrift des Arbeitnehmers
Steuerdaten
Im Bereich der Steuerdaten finden sich nach § 1 EBV:
- die 11-stellige Steuer-ID
- die Steuerklasse, ggf. einschließlich des gewählten Faktors
- die Zahl der Kinderfreibeträge
- die Merkmale für den Kirchensteuerabzug
- die im Abrechnungszeitraum enthaltenen Steuertage
- ggf. Steuerfreibeträge oder Steuerhinzurechnungsbeträge nach Jahr und Monat
Persönliche Daten / Vertragsdaten
Im Bereich der Persönliche Daten / Vertragsdaten sind folgende Informationen nach § 1 EBV enthalten:
- das Datum des Beschäftigungsbeginns
- bei Ende der Beschäftigung das Datum des Beschäftigungsende in der Bescheinigung für den letzten Abrechnungszeitraum
- das Geburtsdatum des Arbeitnehmers
Die Punkte Personalnummer, Wöchentliche Arbeitszeit und Kostenstelle dienen als zusätzliche Information und sind so weit nicht gesetzlich vorgeschrieben.
Sozialversicherungsdaten
Im Bereich der Persönliche Sozialversicherungsdaten sind folgende Informationen nach § 1 EBV enthalten:
- die 12-stellige SV-Nummer nach § 147 SGB IV
- der Personengruppenschlüssel
- der Beitragsgruppenschlüssel
- die zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
- die im Abrechnungszeitraum enthaltenen Sozialversicherungstage
- die Anzahl der Kinder zur Berechnung der Pflegeversicherung
- ggf. die Angabe zum Beitragszuschlag für Kinderlose nach § 55 (3) SGB XI
- ggf. die Information, ob es sicher hierbei um eine Mehrfachbeschäftigung handelt
- ggf. die Information, ob es sich um ein Beschäftigungsverhältnis um Übergangsbereiche nach § 20 (2) SGB IV handelt
Der Hauptteil
Im Hauptteil finden Sie folgende Informationen:
- die Berechnung des Gesamtbruttos
- die Berechnung der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Abgaben
- Nettobezüge und -abzüge
- den Auszahlungsbetrag an den Arbeitnehmer
Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die aufgelisteten Daten. Ein Musterbeispiel einer Entgeltabrechnung finden Sie hier.
Vom Brutto zum Netto
Um die Zusammensetzung zwischen den verschiedenen Beträgen zu verstehen, müssen Sie zunächst die Zwischenbeträge verstehen, die als Grundlage für die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge zu berücksichtigen sind. Sehen Sie im Folgenden eine Übersicht über den Ablauf zur Berechnung einer Entgeltabrechnung:
Bruttobezüge
Die monatlichen Bezüge setzen sich aus folgenden Beträgen zusammen:
- Fixgehalt
- Stundenlohn
- Einmalige und laufende Bezüge
- Zuschläge
- Firmenwagen
- BAV
- usw.
Als Grundlage für die Berechnung des Gesamtbruttos zählen alle Einzelbeträge, die in der Spalte GB (Gesamtbrutto) mit J (Ja) gekennzeichnet sind. Ob Beträge in das Steuer- oder SV-Brutto einfließen, sehen Sie in den Spalten St (Steuer-Brutto) und SV (SV-Brutto).
Steuer- und Sozialversicherung
Dieser Bereich gibt die genaue Aufschlüsselung und Berechnung der steuer- und SV-rechtlichen Abgaben. Dabei wird als Berechnungsgrundlage das Steuerbrutto und das SV-Brutto gebildet:
| Steuerbrutto | SV-Brutto |
|
Gesamtbrutto abzüglich aller nicht individuell versteuerten Beträge. Basierend auf dem Betrag, der in der Lohnsteuer abgeführt wird, errechnen sich anhand dessen die sogenannten Annexsteuern, bestehend aus Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. |
Das SV-Brutto unterteilt sich in die vier Beträge:
Die BBG (Beitragsbemessungsgrundlagen) für KV/PV und RV/AV kann allerdings unterschiedlich hoch sein. Auf Grundlage des jeweiligen SV-Bruttos werden in den einzelnen SV-Zweigen die Beiträge berechnet. |
Das Gesamtbrutto vermindert um die steuer- und SV-rechtlichen Abzüge ergibt den Nettoverdienst des Arbeitnehmers.
Nettobezüge und Nettoabzüge
Im Anschluss werden die Nettobezüge und -abzüge berücksichtigt. Diese können den Nettoverdienst entweder erhöhen oder verringern und haben einen entsprechenden Einfluss auf den Auszahlungsbetrag. Als Beispiele für die häufigsten Nettobeträge können hier z. B. Abzüge von Vorschüssen oder der Beitrag zur VWL genannt werden. Aber auch Pfändungsbeträge, Gesamtbeiträge zur freiwilligen Krankenversicherung oder Darlehensrückzahlungen sind Nettoabzüge.
Der Schlussteil
Im letzten Teil der Entgeltabrechnung finden Sie folgende Informationen:
- Verdienstbescheinigung
- eine Erklärung der benutzen Abkürzungen
Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die aufgelisteten Daten. Ein Musterbeispiel einer Entgeltabrechnung finden Sie hier.
Verdienstbescheinigung
Unter Verdienstbescheinigung die Gesamtwerte des Mitarbeiters des laufenden Kalenderjahres der Anstellung wieder.
Was bedeuten die Abkürzungen?
Die Erklärungen für die verschiedenen Abkürzungen, die sich auf einer Entgeltabrechnung finden, stehen meist in der Fußnote. Doch was bedeuten sie genau?
| Abkürzung | Bedeutung | Erklärung |
| L | Laufender Bezug | Laufende Bezüge sind regelmäßige Zahlungen (Gehalt, Lohn etc.) für einen üblichen Entgeltabrechnungszeitraum, meist ein Monat. Dazu gehören u. a. auch schwankende Bezüge, wie z. B. laufende Umsatzprovisionen. |
| S | Sonstiger Bezug | Der sonstige Bezug definiert im lohnsteuerrechtlichen Sinne alle Zahlungen, die keinen laufenden Arbeitslohn darstellen. Darunter fallen z. B. Einmalzahlungen. |
| F | Frei | Diese Bezüge sind frei in der SV und Steuer und werden nicht verbeitragt oder versteuert. |
| E | Einmalbezug | Der Einmalbezug definiert im SV-rechtlichen Sinne alle Zahlungen, die keinen laufenden Arbeitslohn darstellen. Darunter fallen z. B. Einmalzahlungen. |
| P | Pauschalierung | Bei der Pauschalierung eines Gehaltsbestandteils, wird die Lohnsteuer des Betrags nicht mit dem individuellen Steuersatz berechnet, sondern nach einem durchschnittlichen oder gesetzlich vorgegebenen Steuersatz. |
| A | Abfindung | Abfindung als besonderer Gehaltsbestandteil wir i. d. R. in Verbindung mit einer Kündigung durch den Arbeitgeber gezahlt. |
| M | Mehrjährige Versteuerung | Sollte die Besteuerung als sonstiger Bezug zu hoch sein, kann hier eine mehrjährige Besteuerung auf den Betrag für eine mehrjährige Vergütung angewendet werden, z. B. bei einer „Jubiläumszuwendung“. |
| N | Nachberechnung | Bei Korrektur einer Entgeltabrechnung aus dem Vormonat. |
| V | Vorjahr | Beträge, die dem Vorjahr zuzurechnen sind, wie z. B. bei der Märzklausel. |
| W | Entgeltguthaben | Mit dem Entgeltguthaben / Wertguthaben (auch: Zeitwertkonten = soll für eine längerfristige Freistellung wie Sabbatical, Vorruhestand oder Altersteilzeit vorgesorgt werden). |