Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mehrere Anstellungszeiträume mit der DATEV-Integration abbilden können. Dies ist relevant, wenn Sie beispielsweise eine Wiederbeschäftigung oder einen Positionswechsel abbilden müssen.

Wie kann ich mehrere Anstellungszeiträume mit der DATEV-Integration abbilden?

Mit den Lohnbuchhaltungsprogrammen von DATEV können Sie mehrfache Anstellungszeiträume speichern. Dies kann beispielsweise bei einer Wiederbeschäftigung von Mitarbeitenden, einem Wechsel der Anstellungsart von einem Ausbildungs- zu einem Mitarbeitendenverhältnis oder bei Teilzeitpositionen erforderlich sein. Eine solche Änderung ist in der Regel mit der Erstellung neuer Ein- und Austrittsdaten für den neuen Anstellungszeitraum verbunden. 

Wir empfehlen, das Systemattribut Anstelldatum in Personio nicht zu verändern, da es mit wichtigen Funktionen wie der Berechnung von Urlaubsansprüchen und Berichten verknüpft ist. Stattdessen können mehrfache Anstellungszeiträume anhand der folgenden drei DATEV-spezifischen Attribute über die DATEV-Integration in den Lohnbuchhaltungsprogrammen hinterlegt werden:

• Ersteintrittsdatum
• Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum)
• Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum)

Je nachdem, welche Art von Änderung Sie an den Anstellungszeiträumen vornehmen möchten, müssen diese Attribute ausgefüllt und ggf. durch eine manuelle Änderung der Personalnummer ergänzt werden. Bitte lesen Sie die folgenden Informationen, um herauszufinden, wie Sie in den einzelnen Fällen vorgehen müssen.

Tipp
Wir empfehlen, dass Sie zunächst mit Ihrer Steuerberatung besprechen, ob in Ihrem konkreten Fall ein neuer Anstellungszeitraum entstehen soll. Verschiedene Steuerberatungen können diese Fälle unterschiedlich handhaben.

Attribute in Personio und DATEV zuordnen

Die drei Attribute, mit denen Sie mehrfache Anstellungszeiträume abbilden können, sind unabhängig von den Systemattributen Anstelldatum, Vertragsende und Austrittsdatum in Personio. Die Personio- und DATEV-Attribute sind wie folgt verknüpft:

Die Attribute Eintritts- und Austrittsdatum können in DATEV dann in mehrere Anstellungszeiträume übersetzt werden. Der aktuelle Anstellungszeitraum muss immer abgeschlossen sein, bevor ein neuer Zeitraum beginnen kann. 

Anstellungszeiträume in LODAS

Sie können Anstellungszeiträume in LODAS unter Personaldaten > Beschäftigung > Zeiträume in tabellarischer Form einsehen.

Anstellungszeiträume in Lohn und Gehalt

In Lohn und Gehalt können Sie Anstellungszeiträume unter Stammdaten > Beschäftigung > Zeitraum einsehen und mithilfe der grünen Pfeilsymbole zwischen ihnen navigieren.

Hinweis
Beachten Sie, dass das Eintragen eines Austrittsdatums und das Hinzufügen eines neuen Eintrittsdatums für einen neuen Anstellungszeitraum jeweils separate Exporte aus Personio erfordern, es sei denn, Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person nimmt eine manuelle Anpassung in DATEV vor.

Anstellungszeiträume in Personio und DATEV verwalten

Neue Mitarbeitende in Personio erstellen

Wenn Sie in Personio neue Mitarbeitende erstellen, können Sie das Attribut Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) einfach mit dem Anstelldatum befüllen. 

Anstellungszeitraum beenden 

Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, ergänzen Sie das Attribut Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) mit dem Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum). Damit wird der Anstellungszeitraum in DATEV abgeschlossen und beendet.

Neuen Anstellungszeitraum hinzufügen

Wenn Mitarbeitende die Stelle wechseln und daher einen neuen Anstellungszeitraum erstellen müssen, gibt es zwei Möglichkeiten, dies an DATEV zu melden.

Zwei Exporte von Personio nach DATEV

Eine Möglichkeit ist, die Attribute Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) und Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) in Personio zu befüllen und diese individuell über einen Export an DATEV weiterzugeben.

Hinweis
Wichtig ist, dass das Austrittsdatum in einem Export immer auf ein Eintrittsdatum folgt und nach diesem liegt oder leer ist. 

Ein Export aus Personio und eine manuelle Anpassung in DATEV

Die zweite Option erfordert die Zusammenarbeit mit Ihrer für die Lohnbuchhaltung zuständigen Person. Diese muss den bestehenden Anstellungszeitraum beenden und dafür das Austrittsdatum manuell eingeben. Anschließend müssen Sie in Personio nur noch den neuen Wert für das Attribut Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) eintragen. In diesem Fall wird das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) nur für das endgültige Ausscheiden der mitarbeitenden Person aus dem Unternehmen verwendet.

Hinweis
Beachten Sie, dass Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person das Austrittsdatum manuell anpassen muss, bevor Sie den Export aus Personio durchführen.

Hinzufügen eines neuen Anstellungszeitraums und Änderung der DATEV-Personalnummer

Wenn Mitarbeitende im Laufe des Monats in das Unternehmen eintreten oder es verlassen, muss eventuell die DATEV-Personalnummer geändert werden, wenn ein neues Arbeitsverhältnis hinzugefügt wird. Dies kann in Personio erfolgen, indem Sie die Attribute Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) und Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) in Kombination mit dem Attribut DATEV-Personalnummer ändern. Je nachdem, ob Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person in der Lage ist, manuelle Änderungen in DATEV vorzunehmen, können hierfür mehrere Exporte aus Personio nötig sein.

Exporte von Personio nach DATEV

Um den Anstellungszeitraum in DATEV anzupassen und die Personalnummer in Personio zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Anstellungszeitraum für Personalnummer 1 beenden: Füllen Sie in Personio das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) aus und führen Sie einen Export durch. Damit haben Sie den Anstellungszeitraum abgeschlossen und beendet.
2. Anstellungszeitraum für Personalnummer 2 erstellen: Hinterlegen Sie neue Werte für die Attribute DATEV-Personalnummer und Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum). Das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) sollte nicht ausgefüllt werden. Führen Sie nun den zweiten Export durch, um in DATEV eine neue mitarbeitende Person mit dem neuen Anstelldatum anzulegen.

Manuelle Anpassungen in DATEV 

Damit Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person den Anstellungszeitraum in DATEV anpassen und die Personalnummer in Personio manuell ändern kann, sind die folgenden Schritte notwendig:

1. Anstellungszeitraum für Personalnummer 1 beenden: Ihre für die Lohnbuchhaltung zuständige Person muss in DATEV das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) ausfüllen, das den aktuellen Anstellungszeitraum für Personalnummer 1 abschließt und beendet.
2. Anstellungszeitraum für Personalnummer 2 erstellen: Hinterlegen Sie neue Werte für die Attribute DATEV-Personalnummer und Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum). Das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) sollte nicht ausgefüllt werden. Führen Sie anschließend den ersten Export durch, um in DATEV eine neue mitarbeitende Person mit dem neuen Anstelldatum anzulegen.