Abbilden mehrfacher Beschäftigungszeiträume mit der DATEV-Integration

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mehrfache Beschäftigungszeiträume mit der DATEV-Integration abbilden können. Dies ist beispielsweise für die Darstellung eines Wiedereinstiegs oder eines Anstellungswechsels relevant.

 

Wie mehrfache Beschäftigungszeiträume mit der DATEV-Integration abbilden?

In DATEV Lohnabrechnungsprogrammen ist es möglich, mehrfache Beschäftigungszeiträume zu hinterlegen. Dies kann beispielsweise bei Wiedereinstiegen oder auch Änderungen von Anstellungsverhältnissen von Auszubildenden zu Mitarbeitenden und bei Teilzeitbeschäftigungen nötig sein. Eine solche Änderung umfasst in der Regel das Anlegen neuer Daten für den jeweiligen Ein- und Austritt im neuen Beschäftigungsverhältnis. 

In Personio empfehlen wir, das Systemattribut Anstelldatum nicht zu verändern, da daran wichtige Funktionen wie die Errechnung von Urlaubsansprüchen und Berichte geknüpft sind. Stattdessen können mehrfache Beschäftigungszeiträume mit den folgenden drei DATEV-spezifischen Attributen über die DATEV-Integration in Lohnabrechnungsprogramme eingepflegt werden:

  • Ersteintrittsdatum
  • Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum)
  • Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) 

Abhängig von der Art der Änderung, die Sie an den Beschäftigungszeiträumen vornehmen wollen, werden diese Attribute befüllt und gegebenenfalls durch eine manuelle Änderung der Personalnummer ergänzt. Lesen Sie im Folgenden, wie Sie bei den einzelnen Fällen vorgehen können.

Bestandskunden, die die DATEV-Integration mit LODAS bereits nutzen, werden die drei neuen Attribute am 2. August in den Accounts befüllt hinzugefügt und in KW 32 um die Funktionalität erweitert. Lesen Sie im nächsten Punkt unter Neu - Beschäftigungszeiträume LODAS, wo Sie aktiv werden müssen und wie Sie dabei vorgehen.

 

Attributszuweisungen in Personio und DATEV

Die drei Attribute, die das Abbilden mehrfacher Beschäftigungszeiträume ermöglichen, sind unabhängig von den Systemattributen Anstelldatum und Vertragsende sowie dem für das Ende des Arbeitsverhältnisses hinterlegten Datum in Personio. Die Bezüge der Attribute zwischen Personio und DATEV lauten wie folgt:

Attribut Personio Attribut DATEV Zuweisung
Ersteintrittsdatum Datum erster Eintritt Direkte Zuweisung
Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Eintrittsdatum Das Eintrittsdatum bezieht sich immer auf den letzten Beschäftigungszeitraum.
Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Austrittsdatum Das Austrittsdatum bezieht sich immer auf den letzten offenen Beschäftigungszeitraum.

In DATEV werden die beiden Attribute zu Ein- und Austrittsdatum dann jeweils in mehrere Beschäftigungszeiträume übersetzt. Dabei muss immer der aktuelle Beschäftigungszeitraum abgeschlossen werden, um einen neuen Zeitraum zu beginnen.

NEU - Beschäftigungszeiträume in LODAS 

Neue Attribute für Bestandskunden 

In den letzten Wochen haben wir daran gearbeitet, Ihnen das Abbilden und Übertragen von Beschäftigungszeiträumen für die DATEV-Integration mit LODAS zu ermöglichen. Um diese neue Funktion auszurollen sind zwei Schritte notwendig:

Schritt 1: Am 02. August werden für Sie drei neue DATEV-Attribute in ihrem Personio Account eingefügt und mit bestehenden Daten befüllt, die Sie prüfen und ggf. anpassen müssen.

Um Ihren Arbeitsaufwand zu verringern, befüllen wir die neuen Attribute bereits am 02. August mit den bekannten Daten der Personio-Systemattribute wie folgt:

  • Ersteintrittsdatum - wird NICHT befüllt
  • Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) > Anstelldatum Personio
  • Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) > Ende des Arbeitsverhältnisses (falls vorhanden)

Um den reibungslosen Übergang zu gewährleisten, bitten wir Sie, diese Attribute für ihre Mitarbeiter*innen ab dem 02. August zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. 

Schritt 2: In der Kalenderwoche 32 wird dann schrittweise die Funktionalität ausgerollt, die es ermöglicht, diese Attribute mit den Beschäftigungszeiträumen in DATEV LODAS zu koppeln.

Beachten Sie, dass das Attribut Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) mit dem 2. Schritt des Rollouts verpflichtend für den Abschluss der Lohnabrechnung für alle Mitarbeiter*innen wird. Fehlt der Eintrag, werden die entsprechenden Mitarbeiter*innen nicht im DATEV-Export berücksichtigt. Die beiden Attribute Ersteintrittsdatum und Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) können auch ohne Daten an DATEV übergeben werden

So prüfen und befüllen Sie die neuen Attribute

Sie können die neuen Attribute entweder im jeweiligen Mitarbeiterprofil in der Sektion DATEV LODAS einsehen und aktualisieren oder die Mitarbeiterübersicht nutzen. Dort können Sie sich entsprechend die Attributenebeneinander anzeigen und anpassen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel: Funktionen der Mitarbeiterübersicht.

Wenn Sie die Daten mehrerer Mitarbeiter*innen anpassen möchten, empfiehlt es sich auch, dies über einen Import von Mitarbeiterdaten zu lösen. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Artikel: Wie führe ich einen Import durch? 

Sollten Sie Prüfen und Anpassen der neuen Attribute auf Fragen stoßen oder weitere Hintergrundinformationen benötigen, hilft Ihnen unser Service-Team gerne weiter.

Ansicht mehrfacher Beschäftigungszeiträume in LODAS

In LODAS können Sie Beschäftigungszeiträume unter Personaldaten > Beschäftigung > Zeiträume in Form einer Tabelle einsehen. datev-bz-lodas_de.png
Beschäftigungszeiträume in Lohn und Gehalt

In Lohn und Gehalt können Sie Beschäftigungszeiträume unter Stammdaten > Beschäftigung > Zeitraum einsehen und mithilfe der grünen Pfeiltasten zwischen einzelnen Zeiträumen navigieren.

datev-bz-lug_de.png

Beachten Sie, dass das Eintragen eines Austrittsdatums und das Hinzufügen eines neuen Eintrittsdatums für ein weiteres Beschäftigungsverhältnis jeweils separater Exporte aus Personio bedürfen sofern Ihre Steuerkanzlei keine manuelle Anpassung in DATEV vornimmt.

 

Beschäftigungszeiträume in Personio und DATEV managen

Anlegen von neuen Mitarbeitenden in Personio

Wenn Sie neue Mitarbeitende in Personio anlegen, so genügt es, das Attribut Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) mit dem Anstelldatum zu befüllen. 

Ersteintrittsdatum Anstelldatum einfügen
Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Anstelldatum einfügen
Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) -

 

Beenden des Beschäftigungszeitraums 

Verlassen Mitarbeitende die Firma, ergänzen Sie das Attribut Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) mit dem Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum. Somit wird das Beschäftigungsverhältnis in DATEV vervollständigt und beendet.

Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Bestehendes Datum
Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses einfügen

 

Hinzufügen eines neuen Beschäftigungszeitraums

Ändert sich die Anstellung von Mitarbeitenden und das Hinterlegen eines neuen Beschäftigungszeitraums wird notwendig, können Sie diese Änderung auf zwei Arten an DATEV weitergeben.

 

Zwei Exporte von Personio in DATEV

Entweder füllen Sie in Personio die Attribute Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) und Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) ein und geben diese jeweils einzeln über einen Export an DATEV weiter.

Wichtig ist hierbei, dass stets innerhalb eines Exports das Austrittsdatum auf ein Eintrittsdatum folgt und nach diesem liegt oder leer ist. 

Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Bestehendes Datum
Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Einfügen und 1. Export durchführen.
Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Datum vor dem 2. Export entfernen
Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Einfügen und 2. Export durchführen

 

Manuelle Anpassung in DATEV und ein Export von Personio

Die zweite Möglichkeit setzt die Zusammenarbeit mit ihrer Steuerkanzlei voraus. Diese beendet das bestehende Beschäftigungsverhältnis manuell durch Eintragen des Austrittsdatums. Auf Personio-Seite ist dann lediglich das Eintragen eines neuen Wertes für das Attribut Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) nötigDas Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) wird in diesem Fall ausschließlich für den endgültigen Austritt der Mitarbeitenden aus dem Unternehmen genutzt.

Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Bestehendes Datum
Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Wird von der Steuerkanzlei manuell in DATEV eingefügt. Kein Export aus Personio nötig.
Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Anstelldatum einfügen

Beachten Sie, dass die manuelle Anpassung des Austrittsdatums seitens der Steuerkanzlei vor dem Export aus Personio geschehen muss.

 

Hinzufügen eines neuen Beschäftigungszeitraums und Änderung der DATEV-Personalnummer

Wenn Mitarbeitende untermonatige Ein- oder Austritte haben, kann es nötig sein, die DATEV Personalnummer zu ändern, wenn ein neues Beschäftigungsverhältnis hinzugefügt wird. Dies kann in Personio über Änderungen der Attribute Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) und Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) in Kombination mit dem Attribut DATEV Personalnummer vorgenommen werden. Je nachdem, ob Ihre Steuerkanzlei manuelle Änderungen auf DATEV-Seite vornimmt, beinhaltet dies mehrere Exporte aus Personio.

 

Vier Exporte von Personio in DATEV

Um die Anpassung des Beschäftigungszeitraums in DATEV und die Personalnummer aus Personio zu ändern sind folgende Schritte nötig:

  1. Beschäftigungszeitraum für Personalnr. 1 beenden: Befüllen Sie in Personio das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) und führen Sie einen Export durch. Sie haben damit den aktuellen Beschäftigungszeitraum vervollständigt und beendet.
  2. Beschäftigungszeitraum für Personalnr. 2 erstellen: Fügen Sie neue Wert für die Attribute DATEV Personalnummer und Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) ein. Das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) bleibt leer. Führen Sie dann den zweiten Export durch um in DATEV einen neuen Mitarbeiter mit dem neuen Eintrittsdatum anzulegen.
  3. Beschäftigungszeitraum für Personalnr. 2 beenden: Ergänzen Sie den neuen Wert für das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) und führen Sie einen dritten Export durch, um den Beschäftigungszeitraum des zweiten Mitarbeiters in DATEV zu beenden.
  4. Neuen Beschäftigungszeitraum für Personalnr. 1 erstellen: Fügen Sie den Wert der Personalnummer 1 in das Attribut DATEV Personalnummer und das neue Eintrittsdatum in Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) ein. Das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) bleibt leer. Führen Sie dann den vierten Export durch um in DATEV für den ursprünglichen Mitarbeiter einen neuen Beschäftigungszeitraum anzulegen.

 

Zwei Manuelle Anpassungen in DATEV und zwei Exporte aus Personio

Um die Anpassung des Beschäftigungszeitraums in DATEV und die Personalnummer aus Personio mit manuellen Anpassungen der Steuerkanzlei zu ändern sind folgende Schritte nötig:

  1. Beschäftigungszeitraum für Personalnr. 1 beenden: Ihre Steuerkanzlei befüllt das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) in DATEV und vervollständigt und beendet damit den aktuellen Beschäftigungszeitraum der Personalnummer 1.
  2. Beschäftigungszeitraum für Personalnr. 2 erstellen: Fügen Sie neue Wert für die Attribute DATEV Personalnummer und Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) ein. Das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) bleibt leer. Führen Sie dann den ersten Export durch um in DATEV einen neuen Mitarbeiter mit dem neuen Eintrittsdatum anzulegen.
  3. Beschäftigungszeitraum für Personalnr. 2 beenden: Ihre Steuerkanzlei befüllt das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) in DATEV und vervollständigt und beendet damit den aktuellen Beschäftigungszeitraum der Personalnummer 2.
  4. Neuen Beschäftigungszeitraum für Personalnr. 1 erstellen: Fügen Sie den Wert der Personalnummer 1 in das Attribut DATEV Personalnummer und das neue Eintrittsdatum in Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) ein. Das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) bleibt leer. Führen Sie dann den zweiten Export durch um in DATEV für den ursprünglichen Mitarbeiter einen neuen Beschäftigungszeitraum anzulegen.

 

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