Abbilden mehrfacher Beschäftigungszeiträume mit der DATEV-Integration

Beachten Sie, dass dieser Artikel nur für Sie relevant ist, wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz in Deutschland hat 🇩🇪

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mehrfache Beschäftigungszeiträume mit der DATEV-Integration abbilden können. Dies ist beispielsweise für die Darstellung eines Wiedereinstiegs oder eines Anstellungswechsels relevant.

 

Wie mehrfache Beschäftigungszeiträume mit der DATEV-Integration abbilden?

In DATEV Lohnabrechnungsprogrammen ist es möglich, mehrfache Beschäftigungszeiträume zu hinterlegen. Dies kann beispielsweise bei Wiedereinstiegen oder auch Änderungen von Anstellungsverhältnissen von Auszubildenden zu Mitarbeitenden und bei Teilzeitbeschäftigungen nötig sein. Eine solche Änderung umfasst in der Regel das Anlegen neuer Daten für den jeweiligen Ein- und Austritt im neuen Beschäftigungsverhältnis. 

In Personio empfehlen wir, das Systemattribut Anstelldatum nicht zu verändern, da daran wichtige Funktionen wie die Errechnung von Urlaubsansprüchen und Berichte geknüpft sind. Stattdessen können mehrfache Beschäftigungszeiträume mit den folgenden drei DATEV-spezifischen Attributen über die DATEV-Integration in Lohnabrechnungsprogramme eingepflegt werden:

  • Ersteintrittsdatum
  • Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum)
  • Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) 

Abhängig von der Art der Änderung, die Sie an den Beschäftigungszeiträumen vornehmen wollen, werden diese Attribute befüllt und gegebenenfalls durch eine manuelle Änderung der Personalnummer ergänzt. Lesen Sie im Folgenden, wie Sie bei den einzelnen Fällen vorgehen können.

 

Attributszuweisungen in Personio und DATEV

Die drei Attribute, die das Abbilden mehrfacher Beschäftigungszeiträume ermöglichen, sind unabhängig von den Systemattributen Anstelldatum und Vertragsende sowie dem für das Ende des Arbeitsverhältnisses hinterlegten Datum in Personio. Die Bezüge der Attribute zwischen Personio und DATEV lauten wie folgt:

Attribut Personio Attribut DATEV Zuweisung
Ersteintrittsdatum Datum erster Eintritt Direkte Zuweisung
Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Eintrittsdatum Das Eintrittsdatum bezieht sich immer auf den letzten Beschäftigungszeitraum.
Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Austrittsdatum Das Austrittsdatum bezieht sich immer auf den letzten offenen Beschäftigungszeitraum.

In DATEV werden die beiden Attribute zu Ein- und Austrittsdatum dann jeweils in mehrere Beschäftigungszeiträume übersetzt. Dabei muss immer der aktuelle Beschäftigungszeitraum abgeschlossen werden, um einen neuen Zeitraum zu beginnen.

 

Beschäftigungszeiträume in LODAS 
In LODAS können Sie Beschäftigungszeiträume unter Personaldaten > Beschäftigung > Zeiträume in Form einer Tabelle einsehen. datev-bz-lodas_de.png
Beschäftigungszeiträume in Lohn und Gehalt

In Lohn und Gehalt können Sie Beschäftigungszeiträume unter Stammdaten > Beschäftigung > Zeitraum einsehen und mithilfe der grünen Pfeiltasten zwischen einzelnen Zeiträumen navigieren.

datev-bz-lug_de.png

Beachten Sie, dass das Eintragen eines Austrittsdatums und das Hinzufügen eines neuen Eintrittsdatums für ein weiteres Beschäftigungsverhältnis jeweils separater Exporte aus Personio bedürfen so fern Ihr Lohnabrechner keine manuelle Anpassung in DATEV vornimmt.

 

Beschäftigungszeiträume in Personio und DATEV managen

Anlegen von neuen Mitarbeitenden in Personio

Wenn Sie neue Mitarbeitende in Personio anlegen, so genügt es, das Attribut Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) mit dem Anstelldatum zu befüllen. 

Ersteintrittsdatum Anstelldatum einfügen
Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Anstelldatum einfügen
Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) -

 

Beenden des Beschäftigungszeitraums 

Verlassen Mitarbeitende die Firma, ergänzen Sie das Attribut Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) mit dem Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum). Somit wird das Beschäftigungsverhältnis in DATEV vervollständigt und beendet.

Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Bestehendes Datum
Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses einfügen

 

Hinzufügen eines neuen Beschäftigungszeitraums

Ändert sich die Anstellung von Mitarbeitenden und das Hinterlegen eines neuen Beschäftigungszeitraums wird notwendig, können Sie diese Änderung auf zwei Arten an DATEV weitergeben.

 

Zwei Exporte von Personio in DATEV

Die eine Option ist, in Personio die Attribute Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) und Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) einzufüllen und diese jeweils einzeln über einen Export an DATEV weiterzugeben.

Wichtig ist hierbei, dass stets innerhalb eines Exports das Austrittsdatum auf ein Eintrittsdatum folgt und nach diesem liegt oder leer ist. 

Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Bestehendes Datum
Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Einfügen und 1. Export durchführen.
Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Datum vor dem 2. Export entfernen
Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Einfügen und 2. Export durchführen

 

Manuelle Anpassung in DATEV und ein Export von Personio

Die zweite Möglichkeit setzt die Zusammenarbeit mit Ihrem Lohnabrechner voraus. Diese beendet das bestehende Beschäftigungsverhältnis manuell durch Eintragen des Austrittsdatums. Auf Personio-Seite ist dann lediglich das Eintragen eines neuen Wertes für das Attribut Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) nötigDas Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) wird in diesem Fall ausschließlich für den endgültigen Austritt der Mitarbeitenden aus dem Unternehmen genutzt.

Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Bestehendes Datum
Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Wird von der Steuerkanzlei manuell in DATEV eingefügt. Kein Export aus Personio nötig.
Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) Anstelldatum einfügen

Beachten Sie, dass die manuelle Anpassung des Austrittsdatums seitens des Lohnabrechners vor dem Export aus Personio geschehen muss.

 

Hinzufügen eines neuen Beschäftigungszeitraums und Änderung der DATEV-Personalnummer

Wenn Mitarbeitende untermonatige Ein- oder Austritte haben, kann es nötig sein, die DATEV Personalnummer zu ändern, wenn ein neues Beschäftigungsverhältnis hinzugefügt wird. Dies kann in Personio über Änderungen der Attribute Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) und Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) in Kombination mit dem Attribut DATEV Personalnummer vorgenommen werden. Je nachdem, ob Ihr Lohnabrechner manuelle Änderungen auf DATEV-Seite vornimmt, beinhaltet dies mehrere Exporte aus Personio.

 

Vier Exporte von Personio in DATEV

Um die Anpassung des Beschäftigungszeitraums in DATEV und die Personalnummer aus Personio zu ändern sind folgende Schritte nötig:

  1. Beschäftigungszeitraum für Personalnr. 1 beenden: Befüllen Sie in Personio das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) und führen Sie einen Export durch. Sie haben damit den aktuellen Beschäftigungszeitraum vervollständigt und beendet.
  2. Beschäftigungszeitraum für Personalnr. 2 erstellen: Fügen Sie neue Werte für die Attribute DATEV Personalnummer und Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) ein. Das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) bleibt leer. Führen Sie dann den zweiten Export durch um in DATEV einen neuen Mitarbeiter mit dem neuen Eintrittsdatum anzulegen.
  3. Beschäftigungszeitraum für Personalnr. 2 beenden: Ergänzen Sie den neuen Wert für das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) und führen Sie einen dritten Export durch, um den Beschäftigungszeitraum des zweiten Mitarbeiters in DATEV zu beenden.
  4. Neuen Beschäftigungszeitraum für Personalnr. 1 erstellen: Fügen Sie den Wert der Personalnummer 1 in das Attribut DATEV Personalnummer und das neue Eintrittsdatum in Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) ein. Das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) bleibt leer. Führen Sie dann den vierten Export durch, um in DATEV für den ursprünglichen Mitarbeiter einen neuen Beschäftigungszeitraum anzulegen.

 

Zwei manuelle Anpassungen in DATEV und zwei Exporte aus Personio

Um die Anpassung des Beschäftigungszeitraums in DATEV und die Personalnummer aus Personio mit manuellen Anpassungen des Lohnabrechners zu ändern, sind folgende Schritte nötig:

  1. Beschäftigungszeitraum für Personalnr. 1 beenden: Ihr Lohnabrechner befüllt das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) in DATEV und vervollständigt und beendet damit den aktuellen Beschäftigungszeitraum der Personalnummer 1.
  2. Beschäftigungszeitraum für Personalnr. 2 erstellen: Fügen Sie neue Werte für die Attribute DATEV Personalnummer und Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) ein. Das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) bleibt leer. Führen Sie dann den ersten Export durch um in DATEV einen neuen Mitarbeiter mit dem neuen Eintrittsdatum anzulegen.
  3. Beschäftigungszeitraum für Personalnr. 2 beenden: Ihr Lohnabrechner befüllt das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) in DATEV und vervollständigt und beendet damit den aktuellen Beschäftigungszeitraum der Personalnummer 2.
  4. Neuen Beschäftigungszeitraum für Personalnr. 1 erstellen: Fügen Sie den Wert der Personalnummer 1 in das Attribut DATEV Personalnummer und das neue Eintrittsdatum in Eintrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) ein. Das Attribut Austrittsdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum) bleibt leer. Führen Sie dann den zweiten Export durch, um in DATEV für den ursprünglichen Mitarbeiter einen neuen Beschäftigungszeitraum anzulegen.

 

Kommentare

0 Kommentare

Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.

    Themen dieses Artikels