In diesem Artikel wird erklärt, wie Google Workspace mit dem KI-Transformations-Hub verbunden wird. Nachdem Sie Google Workspace verbunden haben, importiert Personio Gemini-Nutzungsdaten aus Ihrem Google Workspace-Audit-Protokoll. Sie können dann feststellen, wie oft Ihre Mitarbeitenden Gemini nutzen. Erfahren Sie, wofür Sie diese Daten verwenden können.
Die Audit-Daten von Google enthalten keine Kosteninformationen. Das bedeutet, dass Google Workspace keine Ausgaben im Reiter KI-Transformation > Ausgaben anzeigt.
Der KI-Transformations-Hub befindet sich in der Beta-Phase. Verbindungsoptionen können sich daher aufgrund Ihres Feedbacks ändern. Um Feedback zu teilen, gehen Sie zu KI-Transformation, und klicken Sie auf Feedback geben.
Bevor Sie beginnen
Personio-Berechtigungen
Um Google Workspace mit dem KI-Transformations-Hub zu verbinden, benötigen Sie entweder eine Admin-Rolle oder Bearbeitungsberechtigungen für den Bereich KI-Transformation > Einstellungen für KI-Integrationen.
Google Workspace-Einstellungen
Personio fordert Lesezugriff auf die Audit-Berichte Ihres Unternehmens an. Nur Admins mit Zugriff auf Berichte können diesen Zugriff gewähren. Vergewissern Sie sich, dass Sie eine der folgenden Optionen haben:
- Google Workspace-Admin-Rolle.
- Individuelle Admin-Rolle, die die Berechtigungen admin.reports.audit.readonly enthält.
Sie müssen in Google keine zusätzliche Einrichtung vornehmen. Personio ruft die Gemini-Nutzung anhand der „Gemini for Workspace“-Ereignisse in Ihrem Audit-Protokoll ab.
Beachten Sie Folgendes:
- Ihr Zugriff ist an einen Admin-Account gebunden. Sie gewähren Zugriff über Ihren eigenen Google-Account. Wenn dieser Account später gesperrt oder gelöscht wird, z. B. wenn Admins Ihr Unternehmen verlassen, widerruft Google den Zugriff, und die Synchronisierung wird beendet.
- Eingeschränkte Apps von Drittanbietern. Wenn Ihr Unternehmen Apps von Drittanbietern einschränkt, lassen Sie zunächst die Personio App zu, sonst blockiert Google den Login. Gehen Sie dazu zur Google-Admin-Konsole und dann zu Sicherheit > Zugriffs- und Datensteuerung > API-Steuerelemente.
Verbindung in Personio starten
- Gehen Sie zu KI-Transformation.
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Einstellungen.
- Klicken Sie neben Google Workspace auf Verbinden.
Auf dem Verbindungsbildschirm wird angezeigt, auf welche Daten Personio zugreift und welche es speichert, zusammen mit einem Link zur Datenschutzrichtlinie.
Wenn die Seite KI-Transformation oder der Button Einstellungen nicht angezeigt wird, fehlen Ihnen wahrscheinlich die entsprechenden Berechtigungen. Bitten Sie Ihre Admins, dies zu überprüfen.
Bei Google einloggen und Zugriff gewähren
Nachdem Sie auf Verbinden geklickt haben, wird eine Google-Seite geöffnet. Sie haben 60 Sekunden Zeit, um diesen Teil abzuschließen. Wenn Sie länger brauchen, läuft die Verbindung ab, und Sie müssen erneut beginnen.
- Loggen Sie sich mit Ihrem Google Workspace-Admin-Account ein.
- Überprüfen Sie den angeforderten Zugriff: „Audit-Berichte für Ihre Google Workspace-Domain anzeigen“.
Klicken Sie auf Zulassen. - Das Fenster schließt sich automatisch, nachdem Sie Zugriff gewährt haben.
Verbindung in Personio prüfen
Personio überprüft den Zugriff, indem es einen Audit-Eintrag ausliest, um Ihren Google Workspace-Account zu identifizieren. Danach wird Google Workspace in den Einstellungen als verbunden angezeigt.
Wenn Personio meldet, dass der Google Workspace-Account noch nicht identifiziert werden konnte, warten Sie einige Minuten, und klicken Sie erneut auf Verbinden.
Was passiert, nachdem Sie eine Verbindung hergestellt haben
Nachdem Sie Google Workspace verbunden haben, importiert Personio die Gemini-Nutzung der letzten 180 Tage. Google speichert diese Protokolle 6 Monate lang. Personio importiert keine Daten, die vor dem 1. Januar 2026 generiert wurden. Danach werden die Daten jede Nacht synchronisiert. Personio importiert die letzten 7 Tage jede Nacht erneut. Der erste Datenimport kann je nach Unternehmensgröße zwischen einigen Minuten und einer Stunde dauern.
Personio importiert nur Gemini-Nutzungsereignisse:
- Wer Gemini genutzt hat, nach E-Mail-Adresse
- Welche Gemini-Funktion genutzt wurde
- In welcher Google-App die Funktion genutzt wurde
- Wann die Nutzung stattfand
Personio liest nicht den Inhalt von E-Mails, Dokumenten, Chats oder Dateien aus. Personio liest auch keine Prompts oder Antworten von Gemini aus.
So erfasst Personio die Nutzung
Personio erfasst ein Nutzungsereignis für jede aktive Gemini-Aktion pro Person, Google-App und Tag. Eine aktive Aktion ist beispielsweise eine Generierung oder eine Zusammenfassung. Personio zählt keine Hintergrund- und inaktiven Ereignisse.
So ordnet Personio die Nutzung Mitarbeitenden zu
Personio ordnet die Gemini-Nutzung einem Mitarbeiter zu, indem die Google Workspace-E-Mail-Adresse der Person mit der E-Mail-Adresse des Mitarbeiters in Personio verglichen wird. Wenn sie nicht übereinstimmen, erfasst Personio die Nutzung, verknüpft sie aber nicht mit einem Mitarbeiter.
Verbindung mit Google Workspace trennen
Wenn Personio nicht mehr auf Ihre Google Workspace-Daten zugreifen soll, entfernen Sie die Verbindung sowohl in Personio als auch in Google:
- Gehen Sie in Personio zu KI-Transformation, und klicken Sie oben rechts auf Einstellungen.
- Klicken Sie neben der Google Workspace-Verbindung auf die drei Punkte und dann auf Löschen.
- Entfernen Sie die Personio App in Google auf eine der folgenden Arten:
- Gehen Sie in der Google-Admin-Konsole zu Sicherheit > Zugriffs- und Datensteuerung > API-Steuerelemente > Zugriff für Drittanbieter-Apps verwalten.
- Loggen Sie sich mit dem Account ein, der die Verbindung hergestellt hat, und rufen Sie myaccount.google.com/permissions auf.
Verbindungsprobleme beheben
Mir wird weder der KI-Transformations-Hub noch die Option zur Verbindung eines Anbieters angezeigt.
Wahrscheinlich fehlen Ihnen die erforderlichen Berechtigungen. Bitten Sie Ihre Admins, dies zu überprüfen.
Google blockiert den Login.
Ihr Unternehmen schränkt möglicherweise Apps von Drittanbietern ein. Bitten Sie Ihre Google Workspace-Admins, die Personio App in der Admin-Konsole unter Sicherheit > Zugriffs- und Datensteuerung > API-Steuerelemente zuzulassen.
Ich kann in Google keinen Zugriff gewähren.
Nur Admins mit Zugriff auf Berichte können den von Personio geforderten Zugriff gewähren. Damit sind Google Workspace-Admins oder Admins mit den Berechtigungen admin.reports.audit.readonly gemeint. Bitten Sie eine Person mit einer dieser Rollen, die Verbindung herzustellen.
Bei der Verbindung ist eine Zeitüberschreitung aufgetreten.
Sie müssen den Google-Login innerhalb von 60 Sekunden abschließen. Klicken Sie in Personio auf Verbinden, um erneut zu beginnen.
Personio konnte den Google Workspace-Account nicht identifizieren. Warten Sie einige Minuten, und klicken Sie erneut auf Verbinden.
Die Nutzung eines Mitarbeiters fehlt oder ist nicht mit ihm verknüpft.
Vergewissern Sie sich, dass die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters in Google Workspace mit seiner E-Mail-Adresse in Personio übereinstimmt.
Der Reiter Ausgaben zeigt keine Kosten für Google Workspace an.
Die Audit-Daten von Google enthalten keine Kosteninformationen, sodass Personio keine Ausgaben für Google Workspace anzeigen kann.
Nachdem ich Google Workspace verbunden habe, werden keine Daten angezeigt.
Der erste Import kann bis zu einer Stunde dauern. Personio erfasst zudem nur aktive Gemini-Aktionen. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Mitarbeitenden die Gemini-Funktionen in Google-Apps seit dem 1. Januar 2026 verwendet haben.
Meine Anbieterverbindung funktioniert nicht mehr.
Der Admin-Account, der die Verbindung hergestellt hat, wurde möglicherweise gesperrt oder gelöscht. In diesem Fall widerruft Google den Zugriff, und die Synchronisierung wird beendet.