Dieser Artikel erklärt, wie sie bestimmte zusätzliche Angaben für Abwesenheiten hinterlegen, warum diese Zusatzfragen existieren und wie Sie diese beantworten.
Wofür benötigt Personio Payroll die zusätzlichen Angaben?
Personio Payroll leitet aus den zusätzlichen Angaben der Abwesenheiten Schlüssel ab, die verschiedene entgeltabrechnungsrelevante Parameter bestimmen, wie beispielsweise Sozialversicherungstage, Meldungen an die Krankenkasse oder Stunden für die Unfallversicherung. Unbeantwortete Zusatzfragen können zudem die Entgeltabrechnung in Personio Payroll blockieren.
Für welche Abwesenheitskategorien werden die zusätzlichen Angaben generiert?
Personio Payroll verlangt bei den folgenden Abwesenheitskategorien nach zusätzlichen Angaben:
- Krankheitsfall
- Sonstige bezahlte Freistellung
- Kinderbetreuung
- Betreuung von Angehörigen
- Mutterschutz der Elternzeit
- Öffentliche Aufgaben
- Streik/Aussperrung
Wer hinterlegt die Angaben?
Mitarbeitende können einen Teil der Fragen und zusätzlichen Angaben beim Einreichen der Abwesenheit selbst beantworten. Andere Fragen sehen nur Personen mit den entsprechenden Berechtigungen, wie beispielsweise Administratoren. Genehmigende Personen können beim Prüfen der Abwesenheit auch die zusätzlichen Angaben jederzeit bearbeiten.
Tipp
Lesen Sie auch unseren Artikel zum Beantragen und Genehmigen von Abwesenheiten.
Zusätzliche Angaben in Personio Payroll hinterlegen
Wo können die zusätzlichen Angaben gemacht werden?
Sie können die zusätzlichen Angaben an drei Stellen hinterlegen. Die folgende Übersicht zeigt, welche Stelle für welchen Fall geeignet ist:
| Ort | Geeignet für |
| Mitarbeitendenprofil > Abwesenheit | Einzelne Abwesenheiten eines Arbeitnehmers |
| An- und Abwesenheiten > Teamkalender | Einzelne Abwesenheiten mit Blick auf das gesamte Team |
| Lohnbuchhaltung > Aufgaben | Beantwortung von offenen Zusatzfragen, auch für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig ohne einen Wechsel in den Kalender |
Die genehmigende Person kann beim Prüfen einer Abwesenheit zudem auch Fragen bearbeiten, die sonst der Mitarbeiter beim Einreichen der Fehlzeit beantwortet.
Zusätzliche Angaben einzeln bearbeiten und ergänzen
Sie können die zusätzlichen Angaben einzeln für eine Person hinterlegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Navigieren Sie zum entsprechenden Mitarbeitendenprofil > Abwesenheit.
- Klicken Sie auf die betroffene Abwesenheit.
- Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Abwesenheit zu bearbeiten.
- Öffnen Sie den Bereich Zusätzliche Angaben.
- Beantworten Sie die zusätzlichen Fragen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Sie können die Abwesenheiten auch im Bereich An- und Abwesenheit > Teamkalender bearbeiten.
Zusätzliche Angaben im Reiter Aufaben
Hinweis
Diese Funktion wird allen Kunden schrittweise in den kommenden Wochen zur Verfügung gestellt.
Sie können offene zusätzliche Angaben auch unter Lohnbuchhaltung > Aufgaben einzeln oder für mehrere Mitarbeitenden gleichzeitig hinterlegen. Diese Funktion wird in der Regel genutzt, wenn Sie Abwesenheitszeiträume über einen Import angelegt wurden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Navigieren Sie in den Bereich Lohnbuchhaltung > Aufgaben.
- Filtern Sie nach der Kategorie Abwesenheiten.
- Markieren Sie die entsprechenden Personen, die Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf Complete in Bulk und beantworten Sie die zusätzlichen Angaben.
- Klicken Sie auf Save all.
Die Beantwortung im Bulk gilt nicht für alle Abwesenheitskategorien. Die Abwesenheiten der Kategorie Mutterschutz und Elternzeit müssen weiterhin einzeln beantwortet werden.
Zusatzangaben in den Abwesenheiten
Krankheitsfall
Die folgende Übersicht zeigt, die zusätzlichen Angaben, die bei einer Abwesenheit der Kategorie Krankheitsfall gemacht werden.
| Frage | Antwort | Bedeutung |
| Wurde am ersten Tag der Abwesenheit noch gearbeitet? |
|
Hat der Arbeitnehmer am ersten Krankheitstag teilweise gearbeitet, so ist die Antwort Ja, und die 42-tägige Entgeltfortzahlung beginnt erst am nächsten Tag. |
| Bitte geben Sie den letzten Arbeitstag vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit an (Optional) | Datumsfeld | Dieses optionale Feld ist wichtig, wenn der letzte Arbeitstag abweicht, insbesondere bei einem Wechsel des Abrechnungssystems. |
| Ist der Krankheitsfall mit einer Rehamaßnahme / Übergangsgeld verbunden? |
|
Relevant beim Bezug von Übergangsgeld. |
| Liegt die Ursache des Krankheitsfalls in der Folge eines Arbeitsunfalles oder einer Berufskrankheit? |
|
Relevant für den Bezug von Verletztengeld (Zahlung durch die Berufsgenossenschaft) |
| Im Fall eines Unfalls: Waren Dritte beteiligt? |
|
Nur sichtbar, wenn die vorhergehende Frage mit Ja beantwortet wurde. Wurde die Arbeitsunfähigkeit durch Dritte verursacht (z. B. Verkehrsunfall, Unfall durch eine unerlaubte Handlung im Sinne von § 823 BGB usw.). |
| Besteht ein Anspruch auf Abtretung? (Bezogen auf die vorhergehende Frage auf Schädigung durch dritte Personen) |
|
In Verbindung mit der vorhergehenden Frage. Wenn die Arbeitsunfähigkeit durch einen Dritten verursacht wurde (z. B. Verkehrsunfall, Unfall durch eine unerlaubte Handlung im Sinne von § 823 BGB usw.), geht der Schadenersatzanspruch nach § 6 EFZG auf den Arbeitgeber über, wenn er das Gehalt weitergezahlt hat. Will der Arbeitgeber von der Krankenkasse eine Erstattung, muss er den Anspruch nach § 5 AAG rechtsverbindlich abtreten. |
| Steht der Krankheitsfall in Verbindung mit einer Organ-, Gewebe- oder Stammzellenspende? |
|
Der Arbeitnehmer muss gemäß Transplantationsgesetz angeben, ob es sich um eine Organ-, Gewebe- oder Stammzellenspende handelt. |
| Erfolgt im Krankheitsfall eine Zahlung von Krankengeld der Sozialen Entschädigung nach dem Sozialgesetzbuch XIV (SGB XIV)? |
|
Das Versorgungskrankengeld ist eine Entgeltersatzleistung bei Arbeitsunfähigkeit oder stationärer Reha nach dem Bundesversorgungsgesetz (BVG). Es wird u. a. an Kriegsbeschädigte, Impfgeschädigte oder Opfer von Gewalttaten gezahlt. |
| Geben Sie die Anzahl der in Verbindung stehenden Vorerkrankungstage an. (Optional) | Zahlenfeld | Im Falle eines Provider-Wechsels kann hier die Anzahl der anrechenbaren Tage eingegeben werden. |
| Besteht mit dem Zeitpunkt der Aussteuerung ein Anspruch auf Arbeitlosengeld? |
|
Nur relevant im Fall einer Langzeiterkrankung von 78 Wochen in Verbindung mit Aussteuerung. Hier erteilt das Arbeitsamt eine Auskunft. |
| Wurde der Anspruch auf Erwerbsunfähigkeitsrente vom Rententräger bestätigt? |
|
Einstellung der Entgeltersatzleistung (Ende Krankengeld) wegen voller Erwerbsminderungsrente. Der Rententräger gibt dazu Auskunft. |
Kinderbetreuung
Die folgende Übersicht zeigt, die zusätzlichen Angaben, die bei einer Abwesenheit der Kategorie Kinderbetreuung gemacht werden.
| Frage | Antwort | Bedeutung |
| Wurde am ersten Tag der Abwesenheit noch gearbeitet? |
|
Bei teilweiser Arbeit trägt der Arbeitgeber die Kosten. |
| Handelt es sich um einen bezahlten oder unbezahlten Krankheitsfall des Kindes? |
|
Bei Unbezahlt erstellt Personio Payroll nach der Freigabe eine EEL für die Krankenkasse. Bei Bezahlt benötigen Sie eine zusätzliche Richtlinie für die vom Unternehmen bezahlten Tage. |
| Fand eine gemeinsame Einweisung mit dem Kind im Krankenhaus statt? |
|
Bei Ja begleitet die Mitarbeitende das Kind als Begleitperson im Krankenhaus (Mitaufnahme). Die Krankenkasse kann dafür Krankengeld nach § 44b SGB V zahlen. |
| Liegt für die Abwesenheit eine Bescheinigung von einem Krankenhaus vor? |
|
Das Krankenhaus bestätigt darin die Mitaufnahme. Die Krankenkasse benötigt diese Bescheinigung für das Krankengeld. |
Mutterschutz und Elternzeit
Personio Payroll unterscheidet bei Abwesenheiten der Kategorie Mutterschutz und Elternzeit zwischen den folgenden Arten der Abwesenheit:
- Mutterschutz
- Elternzeit
- Beschäftigungsverbot
- Auszeit aufgrund von Fehlgeburt
Für die Abwesenheitsart Elternzeit müssen keine weiteren zusätzlichen Angaben gemacht werden.
Hinweis
Die Abwesenheitsarten Mutterschutz, Beschäftigungsverbot und Auszeit aufgrund von Fehlgeburt stehen nur Mitarbeitenden zur Verfügung, die im Mitarbeitendenprofil im Attribut Geschlecht die Optionen weiblich oder divers hinterlegt haben.
Mutterschutz
| Frage | Antwort | Bedeutung |
| Wann ist der errechnete Geburtstermin? | Datumsfeld | Für die Berechnung der voraussichtlichen Dauer des Mutterschutzes. |
| Wann war der tatsächliche Geburtstermin? | Datumsfeld | Für die Berechnung der tatsächlichen Dauer des Mutterschutzes. |
| Wurde das Kind zu früh oder mit einer Behinderung geboren oder handelte es sich um eine Mehrlingsgeburt? |
|
Bei Ja fragt Personio Payroll die drei Einzelfälle ab: Frühgeburt, Mehrlingsgeburt, Behinderung. Wird eine der darauffolgenden Fragen mit Ja beantwortet, wird die Dauer des Mutterschutzes auf 12 Wochen nach der Geburt verlängert. |
| Wie hoch ist der tägliche Nettoverdienst der weiteren Beschäftigung? | Betrag in Euro | Nur bei Mehrfachbeschäftigung. Wird für die Berechnung durch Arbeitgeber und Krankenkasse benötigt. |
| Durchschnittlicher Bruttolohn der letzten drei Monate | Betrag in Euro | Nur relevant, wenn weniger als drei volle Abrechnungsmonate in Personio Payroll vorliegen. |
| Durchschnittlicher Nettolohn der letzten drei Monate und Nettolohn je Kalendertag | Betrag in Euro | Nur relevant, wenn weniger als drei volle Abrechnungsmonate in Personio Payroll vorliegen. |
Beschäftigungsverbot
| Frage | Antwort | Bedeutung |
| Wann ist der errechnete Geburtstermin? | Datumsfeld | Für die Berechnung der Dauer. |
| Wann war der tatsächliche Geburtstermin? | Datumsfeld | Für die Berechnung der Dauer. |
| Im Fall eines Beschäftigungsverbots, wählen Sie bitte die Art: |
|
Ein individuelles Verbot erfolgt auf ärztlichen Rat. Ein allgemeines Verbot ordnet der Arbeitgeber wegen Gefahren im Arbeitsumfeld an. |
| Im Fall eines partiellen Beschäftigungsverbots: Wie viele Stunden darf die Mitarbeiterin täglich arbeiten? | Freitext | Nur bei einem teilweisen Verbot. Beim individuellen Verbot teilt die Ärztin oder der Arzt die Stunden mit. Beim allgemeinen Verbot legt der Arbeitgeber sie fest. |
Auszeit aufgrund von Fehlgeburt
| Frage | Antwort | Bedeutung |
| Wann wurde die Fehlgeburt festgestellt? | Datumsfeld | Hilft bei der Bestimmung, ab wann die bezahlte Freistellung beginnen kann. |
| Zu welchem Zeitpunkt in der Schwangerschaft wurde die Fehlgeburt festgestellt? |
|
Für die korrekte Berechnung der Dauer der Freistellung. |
Betreuung von Angehörigen
Die folgende Übersicht zeigt, die zusätzlichen Angaben, die bei einer Abwesenheit der Kategorie Betreuung von Angehörigen gemacht werden.
| Frage | Antwort | Bedeutung |
| Beträgt die Dauer der Abwesenheit maximal 10 Arbeitstage? (Kurzzeitpflege) |
|
Bei Ja handelt es sich um eine kurzzeitige Arbeitsverhinderung wegen Pflege. |
| Erfolgt die Abwesenheit aufgrund der Mitaufnahme als Begleitperson im Krankenhaus? |
|
Bei Ja erstellt Personio Payroll eine EEL mit Grund 04 für die Krankenkasse. Die Person erhält Krankengeld. |
| Wurde am ersten Tag der Abwesenheit noch gearbeitet? |
|
Für die Berechnung der Höchsttage. |
| Besteht ein Anspruch auf Pflegeunterstützungsgeld? |
|
Entscheidet, ob während der kurzzeitigen Pflege Pflegeunterstützungsgeld gezahlt wird. |
| Wird ein Kind in Rehabilitation oder ein Angehöriger in der letzten Lebensphase betreut? |
|
Relevant für die Erstellung der Dauer und des richtigen Abwesenheitsschlüssels. |
Öffentliche Aufgaben
Bei dieser Abwesenheitskategorie muss nur die Art der Abwesenheit gewählt werden:
| Art der Abwesenheit | Bedeutung |
| Freiwilliger Wehrdienst | Dienst bei den Streitkräften aus freiwilliger Entscheidung, nicht aufgrund einer Wehrpflicht. |
| Bundesfreiwilligendienst | Ziviler Dienst in sozialen, ökologischen oder kulturellen Einrichtungen. |
| Wehrübung | Zeitlich begrenzte Übung für Reservisten. |
| Eignungsübung | Kurze Übung, um die Eignung für den Wehrdienst festzustellen. |
Streik/Aussperrung
Bei dieser Abwesenheitskategorie muss nur die Art der Abwesenheit gewählt werden:
| Art der Abwesenheit | Bedeutung |
| Rechtmäßiger Streik | Die Mitarbeitende nimmt an einem rechtmäßigen Arbeitskampf teil und erhält kein Entgelt. Die SV-Tage laufen einen Zeitmonat weiter, die Mitgliedschaft in der Krankenversicherung bis zum Streikende. Bei mehr als einem Zeitmonat ohne Entgelt entsteht eine Abmeldung mit Grund 35. Bei Wiederaufnahme der Arbeit folgt eine Anmeldung mit Grund 13. |
| Unrechtmäßiger Streik | Die Mitarbeitende nimmt an einem unrechtmäßigen Streik teil und erhält kein Entgelt. Die SV-Tage laufen einen Zeitmonat weiter. Bei mehr als einem Zeitmonat ohne Entgelt entsteht eine Abmeldung mit Grund 34. Bei Wiederaufnahme der Arbeit folgt eine Anmeldung mit Grund 13. |
| Aussperrung | Der Arbeitgeber schließt die Mitarbeitende im Arbeitskampf von der Arbeit aus, und sie erhält kein Entgelt. Die Folgen entsprechen dem rechtmäßigen Streik: Abmeldung mit Grund 35 bei mehr als einem Zeitmonat ohne Entgelt und Anmeldung mit Grund 13 bei Wiederaufnahme. |
Sonstige bezahlte Freistellung
Bei dieser Abwesenheitskategorie muss nur die Art der Abwesenheit gewählt werden:
| Art der Abwesenheit | Bedeutung |
| Wochenende/Feiertag ohne Entgelt | Für ein Wochenende oder einen Feiertag besteht kein Entgeltanspruch, ohne dass die Mitarbeitende dies zu vertreten hat. Die Zeit ist unbezahlt und wird wie unbezahlter Urlaub behandelt. Die SV-Tage laufen einen Zeitmonat weiter. Bei mehr als einem Zeitmonat ohne Entgelt entsteht eine Abmeldung mit Grund 34. |
| Widerrufliche Freistellung | Der Arbeitgeber stellt die Mitarbeitende unter Fortzahlung des Entgelts frei und kann die Freistellung widerrufen. Die SV-Tage bleiben erhalten, und es entsteht keine Meldung. Die UV-Stunden werden gekürzt, das UV-Entgelt ist zu melden. |
| Duales Studium | Betrifft die Zeiten, in denen die dual Studierenden die Hochschule besuchen. Der Arbeitgeber zahlt weiter Entgelt und die SV-Tage bleiben erhalten. Für das laufende Entgelt besteht keine UV-Pflicht und es fallen keine UV-Stunden an. |
| Sonstige Freistellung im Rahmen flexibler Arbeitsregelungen | Die Mitarbeitende wird im Rahmen einer flexiblen Arbeitszeitregelung freigestellt, zum Beispiel beim Abbau von Arbeitszeitguthaben. Die SV-Tage laufen bis zu drei Zeitmonate weiter. Bei mehr als drei Zeitmonaten entsteht eine Abmeldung mit Grund 30. Bei Wiederaufnahme der Arbeit folgt eine Anmeldung mit Grund 10. |
FAQ
Was passiert, wenn ich eine Angabe nicht beantworte?
Unbeantwortete Angaben können die Abrechnung blockieren. Personio Payroll kann die Abwesenheit dann nicht korrekt zuordnen.
Können Genehmigende die Fragen der Mitarbeitenden ändern?
Ja. Genehmigende können beim Prüfen die Fragen bearbeiten, die Mitarbeitende beim Einreichen beantwortet haben.