Wenn Sie eine qualifizierte elektronische Signatur anfordern, müssen die Unterzeichnenden ihre Identität verifizieren. Schlägt die Verifizierung fehl, wird die Signaturanfrage gesperrt und kann erst abgeschlossen werden, nachdem sie erneut gestartet wurde. Dieser Artikel erklärt die häufigsten Gründe für eine fehlgeschlagene Verifizierung und wie Sie diese beheben können.

Warum die Verifizierung fehlschlagen kann

Die Identitätsprüfung kann aus verschiedenen Gründen fehlschlagen, etwa aufgrund des verwendeten Geräts, der Internetverbindung, des Ausweisdokuments oder der in Personio hinterlegten persönlichen Daten. Wenn Sie die häufigsten Ursachen kennen, können Sie das Problem gezielt beheben und die Verifizierung erneut versuchen.

Der Name stimmt nicht mit dem Ausweisdokument überein

Dies ist der häufigste Grund für eine fehlgeschlagene Verifizierung. Der Name auf Ihrem Ausweisdokument muss exakt mit Ihrem bürgerlichen Vor- und Nachnamen in Ihrem Personio Profil übereinstimmen.

• Prüfen Sie, ob Ihr Name in Personio exakt mit Ihrem Ausweisdokument übereinstimmt. Fügen Sie keine Titel wie „Dr.“ oder „Prof.“ hinzu.
• Wenn Ihr Name in Personio nicht korrekt ist, wenden Sie sich an Ihre Personio Admins, damit er aktualisiert wird.
• Wenn der Name auf Ihrem Ausweisdokument falsch ist, benötigen Sie möglicherweise ein neues amtliches Ausweisdokument, um fortzufahren.
• Sobald Ihr Name korrigiert wurde, bitten Sie die anfragende Person, die Signaturanfrage erneut zu senden, damit Sie die Verifizierung noch einmal durchführen können.

Hinweis:
Bei jedem erneuten Versand einer Anfrage fällt unabhängig vom Ergebnis eine neue Gebühr von 6 € für die Identitätsprüfung an.

Probleme mit Gerät, Verbindung oder Browser

Die Verifizierung kann fehlschlagen, wenn Ihr Gerät oder Browser nicht unterstützt wird, Ihre Internetverbindung instabil ist oder Ihre Kamera nicht verfügbar ist bzw. unscharfe Aufnahmen liefert.

• Versuchen Sie die Verifizierung nach Möglichkeit auf einem anderen Gerät erneut.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung stabil ist. Wenn Sie WLAN verwenden und Probleme auftreten, wechseln Sie nach Möglichkeit zu einem Mobilfunknetz. Für optimale Ergebnisse wird ein 5G-Mobilfunknetz gegenüber WLAN empfohlen.
• Achten Sie auf eine gute Beleuchtung und stellen Sie sicher, dass Ihre Kamera ordnungsgemäß funktioniert.
• Schließen Sie andere Anwendungen, die möglicherweise auf Ihre Kamera zugreifen oder viel Bandbreite beanspruchen.
• Bitten Sie die anfragende Person, die Signaturanfrage erneut zu senden, damit Sie die Verifizierung mit einer besseren Verbindung noch einmal versuchen können.

Probleme mit der Foto- oder Ausweisqualität

Die Verifizierung kann fehlschlagen, wenn Ihr Ausweisdokument nicht deutlich zu erkennen ist, Ihr Gesicht nicht eindeutig erkannt werden kann, die Lichtverhältnisse schlecht sind oder Sie statt des Originaldokuments eine Kopie oder ein digitales Bild verwenden.

• Verwenden Sie Ihr physisches Original-Ausweisdokument. Verwenden Sie keine Fotokopie, kein Foto auf einem Bildschirm und keinen digitalen Scan.
• Stellen Sie sicher, dass Vorder- und Rückseite Ihres Ausweisdokuments bei guter Beleuchtung vollständig sichtbar sind.
• Achten Sie darauf, dass Ihr Gesicht während der Videoaufnahme gut beleuchtet und deutlich zu erkennen ist.
• Befolgen Sie die eingeblendeten Bewegungsanweisungen während der Verifizierung genau.
• Bitten Sie die anfragende Person, die Signaturanfrage erneut zu senden, und führen Sie die Verifizierung noch einmal durch.

Nicht unterstütztes oder ungültiges Ausweisdokument

Die Verifizierung kann fehlschlagen, wenn Ihr Ausweisdokument abgelaufen, beschädigt oder keine unterstützte Dokumentenart ist. Britische Führerscheine werden beispielsweise von DocuSign nicht akzeptiert.

• Prüfen Sie, ob Ihr Ausweisdokument gültig und noch nicht abgelaufen ist.
• Sehen Sie nach, ob Ihr Ausweisdokumenttyp unterstützt wird. Die vollständige Liste aller weltweit akzeptierten Ausweisdokumente finden Sie hier.
• Wenn Ihr Ausweisdokument abgelaufen oder beschädigt ist, benötigen Sie ein neues gültiges amtliches Ausweisdokument.
• Wenn Ihr Ausweisdokumenttyp nicht unterstützt wird, verwenden Sie stattdessen ein anderes gültiges Ausweisdokument.
• Bitten Sie die anfragende Person, die Signaturanfrage erneut zu senden, damit Sie die Verifizierung mit einem anderen Ausweisdokument versuchen können.

Bevor Sie es erneut versuchen

Beachten Sie diese wichtigen Punkte:

• Für die Identitätsprüfung und das Unterzeichnen benötigen Sie ein Smartphone.
• Jedes Mal, wenn Sie den Verifizierungsprozess neu starten, fällt unabhängig davon, ob der vorherige Versuch erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist, eine neue Gebühr von 6 € an.
• Wenn Sie Ihre Identität erfolgreich verifizieren, können Sie ein DocuSign Identity Wallet erstellen. Um ein Identity Wallet zu verwenden, benötigen Sie ein DocuSign-Konto, das mit der E-Mail-Adresse verknüpft ist, die Sie zum Unterzeichnen verwenden. Wenn Sie zum ersten Mal unterzeichnen, werden Sie während des Signaturvorgangs aufgefordert, ein Konto zu erstellen und Ihr Wallet einzurichten. Nach der Einrichtung bleibt Ihre verifizierte Identität drei Jahre lang gespeichert. Bei zukünftigen Signaturanfragen müssen Sie Ihre Identität erst wieder verifizieren, wenn das Wallet abgelaufen ist.
• Wenn Sie den Verifizierungsprozess vorzeitig verlassen, müssen Sie den gesamten Vorgang neu starten. Dabei fällt eine weitere Gebühr an.

Qualifizierte elektronische Signatur noch nicht in Recruiting verfügbar

Qualifizierte elektronische Signaturen werden beim Versenden von Angeboten in Personio Recruiting derzeit noch nicht unterstützt. Wir möchten diese Funktion künftig anbieten. Bis dahin können Sie folgende Übergangslösung verwenden:

1. Ändern Sie den Status des Bewerbers in „Eingestellt“, um ein Mitarbeitendenprofil zu erstellen.
2. Öffnen Sie dieses Mitarbeitendenprofil und gehen Sie zum Reiter „Dokumente“.
3. Laden Sie das Vertragsdokument hoch und fordern Sie dort eine qualifizierte elektronische Signatur an.